Na área de Recursos Humanos, a chegada de novos talentos é frequentemente celebrada e bem documentada. No entanto, tão crucial quanto o processo de integração é o momento em que um colaborador deixa a empresa.
O termo offboarding pode não ser tão familiar quanto seu oposto (onboarding), mas sua importância na área de recursos humanos é inegável. É nesse momento que se encerra não apenas um ciclo profissional, mas também uma jornada de aprendizado e contribuições para a organização.
Com isso em mente, confira abaixo tudo que você precisa saber sobre offboarding, desde o conceito expandido até o passo a passo para implementar esse modelo na sua empresa.
O que é offboarding?
O offboarding, no contexto de recursos humanos, refere-se ao processo de transição de um colaborador ao deixar uma empresa. É o conjunto de atividades planejadas e executadas para garantir uma saída suave e eficiente do funcionário, promovendo uma desvinculação positiva entre ele e a organização.
Durante o offboarding, são realizadas ações como a coleta de feedback do colaborador sobre sua experiência na empresa, o encerramento de acessos a sistemas e recursos internos, a organização de documentos e arquivos relevantes, além da realização de procedimentos administrativos como a devolução de equipamentos e a liquidação de benefícios pendentes.
O offboarding não apenas permite que a empresa mantenha relações positivas com seus ex-colaboradores, mas também oferece oportunidades para melhorar processos internos e fortalecer a marca empregadora.
Onboarding vs. Offboarding: Relação e diferenças
O onboarding e o offboarding são dois processos vitais no ciclo de vida de um colaborador dentro de uma organização, mas com objetivos e focos distintos.
O primeiro deles, onboarding, também conhecido como integração, refere-se ao processo de recepção e integração de novos colaboradores na empresa, englobando atividades como apresentação da cultura organizacional, treinamentos, familiarização com processos e políticas internas, introdução às responsabilidades do cargo, entre outros.
Seu principal objetivo é garantir que o novo funcionário se sinta bem-vindo, confortável e preparado para contribuir efetivamente desde o início de sua jornada na empresa.
Por outro lado, o offboarding é o processo de desligamento de um colaborador da empresa. Ele inclui atividades como encerramento de contas de acesso, coleta de feedback sobre a experiência do colaborador, orientações sobre benefícios e direitos pendentes, devolução de equipamentos e documentos, entre outros.
O objetivo do offboarding é garantir uma saída suave e profissional, promovendo uma transição positiva para o colaborador e preservando a reputação da empresa.
Portanto, enquanto o onboarding se concentra na integração e adaptação do colaborador ao ambiente de trabalho, o offboarding trata da desvinculação e despedida do funcionário da empresa.
Seja como for, ambos os processos são essenciais para a gestão eficaz de recursos humanos e contribuem para a construção de uma cultura organizacional sólida e positiva.
Qual é a importância do offboarding?
A importância do offboarding reside em diversos aspectos que impactam tanto a organização quanto o colaborador que está deixando a empresa. Alguns dos principais pontos são:
- Preservação da Imagem da Empresa: Um processo de offboarding bem conduzido reflete positivamente na reputação da empresa. Colaboradores que saem da organização de forma amigável e profissional são mais propensos a falar bem da empresa e recomendá-la a outros profissionais, fortalecendo assim sua marca empregadora.
- Manutenção do Relacionamento: Ao conduzir o offboarding de maneira respeitosa e cuidadosa, a empresa mantém o relacionamento com o colaborador mesmo após sua saída. Isso pode ser valioso para futuras oportunidades de colaboração, networking ou até mesmo para recontratações em casos adequados.
- Transferência de Conhecimento: Durante o processo de offboarding, é possível identificar e documentar o conhecimento e as informações importantes que o colaborador possui. Isso facilita a transferência desse conhecimento para outros membros da equipe e minimiza impactos negativos na produtividade ou qualidade do trabalho após a saída do colaborador.
- Avaliação do Clima Organizacional: O offboarding oferece uma oportunidade para que a empresa colete feedback honesto e valioso sobre a experiência do colaborador durante seu tempo na organização. Essas informações podem ser usadas para identificar áreas de melhoria na cultura organizacional, clima de trabalho e processos internos.
- Cumprimento de Requisitos Legais e Administrativos: O processo de offboarding garante que todos os procedimentos administrativos sejam realizados corretamente, como o encerramento de contas de acesso, a devolução de equipamentos e documentos da empresa, a liquidação de benefícios pendentes, entre outros. Isso ajuda a evitar problemas legais e administrativos no futuro.
Sendo assim, podemos dizer que um processo de offboarding bem estruturado e conduzido reflete o profissionalismo e o cuidado da empresa com seus colaboradores, contribuindo para o sucesso a longo prazo da organização.
O que a CLT diz sobre o desligamento de funcionários?
Independentemente do modelo de offboarding escolhido, as empresas devem respeitar as regras da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) sempre que forem demitir um funcionário.
A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) estabelece diversas regras relacionadas ao desligamento dos funcionários, garantindo direitos tanto para os empregadores quanto para os empregados. Algumas das principais regras incluem:
- Aviso Prévio: O empregador deve comunicar o empregado sobre a rescisão do contrato de trabalho com antecedência mínima de 30 dias. O empregado também pode cumprir esse prazo ou ser dispensado dele, recebendo o pagamento correspondente.
- Multa do FGTS: Em caso de demissão sem justa causa, o empregador deve pagar uma multa equivalente a 40% do saldo do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) do empregado.
- Verbas Rescisórias: O empregador deve pagar ao empregado as verbas rescisórias devidas, que incluem saldo de salário, férias proporcionais, décimo terceiro salário proporcional, horas extras, entre outros, conforme o tipo de rescisão.
- Homologação da Rescisão: Em algumas situações, como demissões sem justa causa de empregados com mais de um ano de serviço, a rescisão do contrato de trabalho deve ser homologada pelo sindicato da categoria profissional ou pela Superintendência Regional do Trabalho e Emprego (SRTE).
- Direito ao Seguro-Desemprego: Em caso de demissão sem justa causa, o empregado tem direito a receber o seguro-desemprego, desde que preencha os requisitos estabelecidos pela legislação.
- Prazos para Pagamento: As verbas rescisórias devem ser pagas ao empregado no prazo de até dez dias contados a partir do término do contrato de trabalho, ou até o primeiro dia útil imediato ao término do contrato, quando se tratar de aviso prévio indenizado.
Vale salientar que existem diversas outras disposições legais que devem ser observadas por empregadores e empregados durante o processo de rescisão do contrato de trabalho, sendo recomendável consultar um profissional especializado para orientação adequada em cada situação específica.
Quais são os principais pilares do offboarding?
Os principais pilares do offboarding são fundamentais para garantir uma transição suave e profissional quando um colaborador deixa a empresa. Esses pilares incluem:
- Comunicação Transparente: Uma comunicação aberta e transparente é essencial durante todo o processo de offboarding. Isso envolve informar o colaborador sobre sua saída com antecedência, explicar os motivos do desligamento, fornecer feedback construtivo e responder a quaisquer dúvidas ou preocupações que o colaborador possa ter.
- Respeito e Empatia: O offboarding deve ser conduzido com respeito e empatia pelo colaborador que está deixando a empresa. Isso significa reconhecer suas contribuições e realizações durante seu tempo na organização, valorizar seus esforços e mostrar gratidão pela sua dedicação.
- Apoio ao Colaborador: Oferecer apoio ao colaborador durante o processo de offboarding é crucial para garantir uma transição suave. Isso pode incluir orientação sobre benefícios pendentes, assistência na busca por novas oportunidades de emprego, acesso a serviços de aconselhamento ou treinamento profissional, entre outros.
- Coleta de Feedback: O offboarding também é uma oportunidade para coletar feedback valioso do colaborador sobre sua experiência na empresa. Isso pode ajudar a identificar áreas de melhoria na cultura organizacional, processos internos e relacionamento com os colaboradores, contribuindo para o aprimoramento contínuo da empresa.
Ao seguir esses pilares do offboarding, as empresas podem garantir uma saída respeitosa e profissional para seus colaboradores, preservando relacionamentos positivos e fortalecendo sua reputação como empregador.
Offboarding na prática: Passo a passo para o RH
Como citamos anteriormente, o offboarding, ou processo de desligamento de um funcionário da empresa, é uma etapa crucial no ciclo de vida de um colaborador.
Um offboarding bem conduzido não apenas garante uma saída suave e profissional do colaborador, mas também preserva a reputação da empresa, mantém relacionamentos positivos e facilita a transição para todos os envolvidos.
Para o setor de Recursos Humanos (RH), é essencial ter um processo estruturado e eficaz para lidar com o offboarding de forma apropriada. Por isso, mostramos abaixo o passo a passo completo e atualizado para fazer o melhor processo de offboarding possível.
Comunicação do Desligamento
O primeiro passo é a comunicação do desligamento do funcionário. Isso pode ser feito pelo gestor direto do colaborador ou pelo setor de RH, de acordo com a política da empresa. O colaborador deve ser informado pessoalmente sobre seu desligamento, preferencialmente em uma reunião privada, onde serão explicados os motivos do desligamento e os próximos passos do processo.
Agendamento de Reunião de Despedida
Após a comunicação do desligamento, o setor de RH deve agendar uma reunião de despedida com o colaborador. Essa reunião oferece a oportunidade de expressar gratidão pelo tempo e contribuições do colaborador, fornecer feedback construtivo e desejar-lhe sucesso em seus futuros empreendimentos. É importante que essa reunião seja realizada com empatia e respeito pelo colaborador que está deixando a empresa.
Coleta de Ativos da Empresa
Durante a reunião de despedida ou em um momento posterior, o colaborador deve devolver todos os ativos da empresa, como crachá, equipamentos eletrônicos, chaves, cartões de acesso, entre outros. O setor de RH deve garantir que todos os itens sejam devolvidos e registrados adequadamente.
Encerramento de Acesso
Após a devolução dos ativos da empresa, o setor de RH deve proceder com o encerramento do acesso do colaborador a sistemas e recursos internos. Isso inclui desativação de contas de e-mail, revogação de acesso a sistemas de TI, entre outros. É importante garantir que o colaborador não tenha mais acesso a informações confidenciais ou sensíveis da empresa após o desligamento.
Registro de Informações de Saída
O setor de RH deve registrar todas as informações relevantes relacionadas à saída do colaborador, incluindo data de desligamento, motivo do desligamento, verbas rescisórias, saldo de férias, entre outros. Essas informações são importantes para manter registros precisos e cumprir obrigações legais.
Entrega de Documentação
O colaborador deve receber toda a documentação necessária relacionada ao seu desligamento, como termo de rescisão do contrato de trabalho, comprovante de pagamento das verbas rescisórias, extrato do FGTS, entre outros. É importante fornecer esses documentos de forma clara e organizada para evitar dúvidas ou confusões por parte do colaborador.
Coleta de Feedback
Após o desligamento do colaborador, o setor de RH pode conduzir uma entrevista de desligamento para coletar feedback sobre a experiência do colaborador na empresa. Isso pode incluir perguntas sobre o ambiente de trabalho, oportunidades de desenvolvimento, liderança, entre outros. O feedback obtido pode ser utilizado para identificar áreas de melhoria na empresa e aprimorar processos internos.
Manutenção do Relacionamento
Mesmo após o desligamento do colaborador, o setor de RH deve manter o relacionamento com ele, quando apropriado. Isso pode incluir a inclusão do colaborador em redes profissionais da empresa, convites para eventos corporativos ou até mesmo o fornecimento de suporte em sua transição para um novo emprego.
Acompanhamento pós-desligamento
Após o desligamento do colaborador, o setor de RH deve realizar um acompanhamento pós-desligamento para garantir que todas as pendências sejam resolvidas e que a transição do colaborador para o novo emprego ou atividade esteja ocorrendo de forma suave. Isso pode incluir o envio de mensagens de despedida, oferta de suporte adicional, entre outros.
Avaliação do Processo
Após a conclusão do offboarding do colaborador, o setor de RH deve realizar uma avaliação do processo para identificar pontos fortes e áreas de melhoria. Isso pode incluir revisão de procedimentos, feedback da equipe envolvida no processo, entre outros. O objetivo é garantir que o offboarding seja conduzido de forma eficaz e profissional em futuros desligamentos.
Como lidar com a demissão?
Agora que os profissionais de RH já conferiram as principais orientações para um processo de offboarding bem sucedido, temos algumas dicas para que os colaboradores desligados possam lidar com a demissão com maturidade e profissionalismo.
Ser demitido nunca é fácil, mas em muitas situações, o processo é mais relacionado às reestruturações internas das empresas, do que a falhas específicas dos funcionários.
Nesse sentido, se você foi demitido, não se desespere! Confira abaixo as melhores recomendações dos especialistas para lidar com a demissão e superar essa fase:
- Mantenha a Calma e o Equilíbrio Emocional: É normal sentir uma variedade de emoções ao ser demitido, como choque, tristeza, raiva ou preocupação. Permita-se sentir essas emoções, mas evite reagir impulsivamente. Respire fundo, mantenha a calma e procure controlar suas emoções para lidar com a situação de forma mais racional e construtiva.
- Busque Compreender os Motivos da Demissão: Em muitos casos, os motivos por trás de uma demissão podem não ser imediatamente claros. Se possível, busque compreender os motivos da demissão conversando com seu gestor ou com o setor de RH. Isso pode ajudá-lo a entender melhor a situação e a identificar áreas de melhoria para o futuro.
- Avalie Suas Opções e Planos Futuros: A demissão pode ser uma oportunidade para reavaliar suas metas profissionais e explorar novas oportunidades de carreira. Considere suas opções e faça planos para o futuro, como buscar novas oportunidades de emprego, investir em desenvolvimento profissional ou empreender seu próprio negócio. Mantenha uma atitude positiva e proativa em relação ao seu futuro profissional.
- Mantenha um Networking Ativo: Manter contato com colegas de trabalho, ex-colegas e outros profissionais da sua rede de contatos pode ser útil durante a busca por novas oportunidades de emprego. Mantenha seu networking ativo, participe de eventos da sua área de atuação, use plataformas online de networking e esteja aberto a novas conexões e oportunidades.
- Cuide da sua Saúde e Bem-Estar: A demissão pode ser um momento estressante e desafiador, por isso é importante cuidar da sua saúde física e emocional. Dedique tempo para cuidar de si mesmo, pratique atividades que o relaxem e ajudem a reduzir o estresse, como exercícios físicos, meditação, hobbies ou passar tempo com amigos e familiares.
- Mantenha uma Atitude Profissional: Mesmo após a demissão, é importante manter uma atitude profissional em todas as interações relacionadas à sua saída da empresa. Evite fazer comentários negativos sobre a empresa ou seus ex-colegas, mantenha-se disponível para concluir suas responsabilidades pendentes e siga os procedimentos de desligamento conforme orientado pela empresa.
- Aproveite a Oportunidade para Crescer e Aprender: A demissão pode ser uma oportunidade para crescer e aprender com a experiência. Reflita sobre os desafios enfrentados, as lições aprendidas e como você pode usar essa experiência para se tornar um profissional mais forte e resiliente no futuro.
Lembrando sempre que a demissão não define seu valor como profissional e que você tem o potencial para superar esse desafio e alcançar sucesso em sua carreira. Mantenha uma atitude positiva, seja resiliente e esteja aberto a novas oportunidades e possibilidades de crescimento.
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