Muito provavelmente você já iniciou ou participou de uma discussão desnecessária que teria sido evitada se a comunicação adequada tivesse sido feita. Esse tipo de situação é muito comum de acontecer no mercado de trabalho. No entanto, essa ação pode gerar frutos negativos para o colaborador e para o desempenho da empresa. Por isso a importância de aplicar ferramentas de feedback eficazes.
Isso porque o feedback é uma estratégia de comunicação frequentemente utilizada para expressar opiniões sobre indivíduos, empresas, equipes e colaboradores de uma forma sincera, mas cuidadosa. Existem várias maneiras de abordar um colaborador e implementar feedback dentro de uma organização. Quando incorporadas à cultura organizacional, as ações podem ser ampliadas e os resultados que afetam o desempenho e o ambiente de trabalho podem ser alcançados. Nesse sentido, confira neste artigo tudo o que você precisa saber sobre feedback.
O que é feedback?
De forma simples, podemos dizer que o feedback é toda resposta dada a um estímulo de avaliação. Esse termo em inglês é a representação da junção de duas palavras, sendo elas: feed (alimentar) e back (de volta). Portanto, podemos dizer que esse termo se refere a dar uma resposta em relação a uma atitude desempenhada por outro.
No ambiente corporativo, o feedback é usado como uma forma de avaliação de desempenho feitas com a equipe, o que se espera dos colaboradores e quais expectativas eles têm para a organização no ambiente interno de uma empresa.
Sendo assim, estabelecer um modelo de feedback para líderes e membros da equipe beneficia qualquer processo de gestão organizado. Já no ambiente externo, o foco do feedback é o cliente final e sua satisfação com os bens e serviços prestados pelo negócio.
Nesta situação, é crucial levar em consideração as interações públicas em todos os canais atualmente ativos, especialmente naqueles que correspondem às preferências da organização. Portanto, seja um feedback interno ou externo, é importante entender seus benefícios e limitações.
Para que serve o feedback?
É comum usar o termo “feedback” para descrever uma ação sempre que alguém expressa sua opinião sobre um comportamento ou a conclusão de uma tarefa. No entanto, o feedback não se limita a avaliações positivas ou negativas, ao contrário, é visto como informação que sempre busca melhorar.
E como muitas pessoas já devem saber, dar ou receber feedback não é uma tarefa fácil e muitos lutam para oferecer críticas positivas ou construtivas. Embora possa parecer um pouco indelicado, se bem feito e com justificativas claras, o feedback também pode ser usado para identificar um problema e fornecer uma possível solução.
A principal vantagem do feedback sem reservas é que ele ajuda a maximizar a comunicação interna, alinhando as expectativas da empresa com as dos funcionários para torná-la mais eficaz.
É frequentemente usado após uma avaliação de desempenho ao se tornar um profissional multicarreira ao criar um Plano de Desenvolvimento Individual (PDI). Portanto, os principais objetivos do feedback são auxiliar no engajamento e inspirar o potencial dos colaboradores dentro da empresa. Todas as pessoas são capazes de fornecer e receber feedback, para que isso não aconteça apenas do líder para o seguidor.
Além de tudo, ele ajuda os participantes a entender seus comportamentos e desempenho como um todo, sejam eles positivos ou negativos, incentivando o aprendizado e o desenvolvimento contínuos.
Quais são os tipos de Feedback?
Existem alguns modelos de feedback que podem ser usados em seu negócio e algumas formas de aplicá-los. Confira os principais e veja se existe algum que já está sendo aplicado na sua gestão.
Feedback negativo
Quando pensamos em feedback, normalmente associamos a algo negativo. Este tipo é tipicamente aquele que as pessoas estão menos abertas a receber. No entanto, a questão – chave é vê-lo como uma melhoria potencial.
A palavra “negativo” não é frequentemente usada em alguns negócios, pois evoca fortes sentimentos emocionais que são o oposto de como um feedback deve ser recebido. Por isso, normalmente ela é entendida como um feedback corretivo destinado a alterar um determinado comportamento.
As avaliações 100% negativas têm o potencial de desmotivar um membro da equipe, portanto, considere usar os termos “ponto de atenção” ou “ponto a melhorar” como o melhor curso de ação. Além disso, a avaliação pessoal deve ser evitada pelo colaborador, pois tem o potencial de impactar negativamente em seu bem-estar, estado emocional e relacionamento interpessoal.
Para ficar mais claro, um exemplo que deve ser evitado quando um chefe de setor precisa chamar a atenção de algum colaborador é a seguinte:
“Eu sei que você está preocupado em atender suas demandas dentro do prazo. No entanto, seu comportamento prejudicou o desenvolvimento geral da equipe no desenvolvimento do projeto. Como parte da nossa equipe, é crucial que você se preocupe com todos os outros envolvidos”.
Esse exemplo é negativo e não construtivo, porque só pontua os erros e defeitos da ação do colaborador, muitas vezes deixando-o desmotivado e envergonhado. Nesse sentido, o ideal nessa situação seria, por exemplo, deixar claro que ele tem ajudado durante bastante tempo a empresa, mostrar que entende que a pessoa pode estar passando por uma situação difícil, pontuar que ele é uma peça fundamental no desenvolvimento do projeto e por isso precisa superar esse desafio para que o trabalho continue progredindo cada vez mais.
Feedback positivo
O feedback positivo não é tão comum de ser visto nas empresas como deveria, visto que ele gera bons resultados. Sendo assim, esse tipo é uma forma de reforçar um comportamento que queremos que continue sendo praticado.
Portanto, ao identificar uma ação positiva para a empresa, o gestor deve elogiar e destacar quais foram as atividades e resultados que tiveram resultado positivo por meio dele. Contudo, é preciso se atentar que as avaliações, mesmo de caráter positivo, podem ser difíceis para algumas pessoas. Afinal, muitas pessoas não se sentem confortáveis se sentindo analisadas.
Por isso, cabe ao gestor ou a pessoa que está fazendo o comentário considerar como a mensagem será recebida. Além disso, é preciso também ter cuidado para não exagerar nos elogios a ponto de que isso “suba a cabeça” do colaborador e cause desconfortos no time.
Feedback construtivo
As pessoas que usam esse tipo de feedback geralmente são bem-sucedidas porque, além de apontar um problema em potencial, também oferecem uma solução. Portanto, uma avaliação construtiva tende a ser um bom tipo de feedback.
Uma crítica construtiva leva em consideração tanto os sucessos quanto os fracassos em uma situação e aponta para uma solução por meio de uma nova tática ou oportunidade. Ao dar aos funcionários a chance de apresentar uma solução, o objetivo desse tipo de avaliação pode beneficiar os gestores. Mais uma vez, um colaborador pode ser a força motriz por trás de algo que pode melhorar o desempenho da empresa.
Em uma situação em que os colaboradores se sentem prejudicados pelo sistema de controle de ponto utilizado pela empresa pode ser feito da seguinte forma:
“Entendemos que a empresa tenta fazer o melhor para ajudar os colaboradores e manter o controle do registro de chegada e saída funcionando, no entanto, estamos sentindo que o atual modelo está apresentando defeitos que está prejudicando o desempenho dos funcionários. Nesse sentido, gostaríamos de sugerir que o registro de ponto eletrônico fosse inserido, no intuito de trazer mais eficácia e agilidade tanto para a empresa quanto para os funcionários.”
Trouxemos esse exemplo porque o sistema de controle de ponto eletrônico nas empresas normalmente é um gargalo. Adentrando nessa questão, vale a pena mencionar que hoje em dia existem diversos tipos de sistema de ponto modernos, como o da Genyo, no qual, os colaboradores podem marcar a presença e saída pelo computador ou outros dispositivos, como celulares e tablets.
One-one
As conversas individuais, muitas vezes conhecidas como conversas 1:1, são essencialmente conversas privadas entre o líder e o colaborador. Nesse sentido, o objetivo é ter uma discussão sobre um assunto significativo ou ajudar no desenvolvimento. No entanto, também visa alinhar expectativas e trocar comentários periodicamente.
Essa entrada é essencial para conectar e dar voz à equipe. Além disso, pode ser sobre qualquer assunto, como vida pessoal, futuro, ambiente de trabalho ou se a pessoa precisa de ajuda em uma tarefa específica.
Benefícios do feedback nas empresas
Você, sem dúvida, já identificou uma série de benefícios em aplicar o feedback corretamente na gestão empresarial. Agora, falaremos mais especificamente sobre as vantagens que ele tem para seus funcionários.
Time integrado
Com o uso correto do Feedback é possível criar um ambiente em que há maior proximidade entre o gestor e o funcionário, assim como gera mais confiança ao profissional, pois ele sabe que pode contar com seu líder e também com a empresa para melhorar seu desempenho.
Aumento da performance
Quando falamos sobre feedback é claro que estamos incluindo o momento em que os erros e pontos que precisam ser melhorados são comunicados para os colaboradores de forma assertiva.
Nesse sentido, o talento tem a oportunidade de aprimorar suas habilidades ou tomar conhecimento de alguma ação que não tenha sido favorável, melhorando o desempenho da empresa.
Isso sem esquecer que o feedback ocorre em mão dupla. Dessa forma, os colaboradores podem apontar problemas na gestão dos seus chefes para melhorar o trabalho e o relacionamento entre o líder e o funcionário(os).
Reduz turnover
Um dos benefícios do uso adequado do feedback, a redução da taxa de turnover, ou seja, de rotatividade de funcionários é uma das mais significativas. Isso porque quando o talento escuta feedbacks regularmente e os aplica, ele pode se sentir mais confiante em fazer suas atividades de forma correta e se sentir engajado para continuar na empresa.
Ambiente de trabalho mais harmonioso
É claro que quando todos estão se sentindo confortável e confiantes, o ambiente de trabalho se torna um local mais harmonioso. Quando uma organização demonstra sua empatia, cooperação e cuidado com seus funcionários, torna a empresa um lugar melhor para trabalhar. Esse fator oferece a seus funcionários um ambiente de apoio, tornando o relacionamento mais sólido.
Como implementar cultura de feedback na empresa?
Para implementar a cultura de feedback em uma empresa, é importante seguir alguns passos. A seguir, você confere uma síntese de 10 passos que ajudarão na implementação dessa que é uma das práticas indispensáveis para fazer uma gestão de pessoas eficiente.
1. Crie um ambiente de confiança e abertura
Todos os membros da equipe precisam se sentir confortáveis para dar e receber feedbacks. Nesse sentido, procure propor um ambiente de confiança e abertura para que os colaboradores se sintam seguros ao compartilhar opiniões.
2. Defina objetivos claros
Estabeleça objetivos claros para o feedback e explique o propósito e a importância do processo para todos os colaboradores. A realização de treinamentos para explicar a importância do feedback pode ser uma boa estratégia.
3. Implemente um sistema de feedback
Crie um sistema formal de feedback que seja acessível e fácil de usar para todos as lideranças da empresa. Isso pode incluir pesquisas anônimas, avaliações regulares de desempenho, reuniões individuais e sessões de feedback em equipe.
4. Torne o feedback construtivo
O feedback deve ser construtivo e fornecido de forma assertiva, clara e respeitosa. Ajude os membros da equipe a desenvolver habilidades para fornecer feedbacks construtivos e encoraje-os a se concentrar no comportamento e não na pessoa.
5. Cultive uma cultura de feedback contínuo
Torne o feedback uma prática constante em vez de um evento único ou esporádico. Encoraje os membros da equipe a dar feedbacks regularmente, mesmo fora das sessões de feedback formais, e reconheça e recompense a contribuição deles. Um simples “parabéns pela qualidade da última entrega”, durante o cafezinho, por exemplo, é uma excelente forma de feedback.
6. Estabeleça um exemplo de liderança
A liderança deve ser um modelo em dar e receber feedbacks. Os líderes devem dar o exemplo ao serem receptivos a feedbacks, fornecer feedbacks construtivos e demonstrar uma atitude positiva em relação ao processo.
7. Ofereça treinamento em habilidades de feedback
Forneça treinamento em habilidades de feedback para os membros da equipe. Isso pode incluir treinamento em comunicação eficaz, resolução de conflitos e habilidades de gerenciamento de emoções.
8. Incentive a escuta ativa
Incentive a escuta ativa em todas as interações, tanto formais quanto informais. Isso significa ouvir com atenção e sem julgamento, para entender completamente as preocupações ou perspectivas do outro.
9. Acompanhe e revise regularmente
Acompanhe e revise regularmente o processo de feedback. Monitore a eficácia do processo, faça ajustes conforme necessário e comunique os resultados e as mudanças aos membros da equipe.
10. Crie um plano de ação para o feedback
Crie um plano de ação para ajudar os membros da equipe a implementar feedbacks em seu trabalho diário. O plano deve incluir medidas concretas para melhorar o desempenho e alcançar os objetivos.
Lembre-se de que a implementação de uma cultura de feedback tende a ser um processo moroso, bem como desafiador. Afinal, nem todos os colaboradores entendem qual é a importância do feedback. No entanto, com o tempo e esforço, a cultura de feedback pode se tornar uma parte valiosa da cultura da empresa.
Conclusão
Se você chegou até aqui, certamente percebeu que o feedback é uma ferramenta crucial para o desenvolvimento e aprimoramento dos colaboradores. Afinal, essa cultura permite identificar pontos fortes e áreas que precisam ser melhoradas. Ao oferecer uma avaliação clara e objetiva, o feedback torna-se uma oportunidade para o crescimento pessoal e profissional dos membros da equipe, bem como para a melhoria dos processos internos da empresa.
Para que serve o feedback, então? Serve para estabelecer um diálogo construtivo e transparente entre os gestores e colaboradores, contribuindo para a efetividade da comunicação interna e o alcance dos objetivos organizacionais. Dessa forma, é fundamental que o feedback seja realizado de forma cuidadosa e respeitosa, a fim de evitar possíveis ofensas ou constrangimentos que possam prejudicar a motivação e a produtividade da equipe.
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