Governo adia para 2025 nova regra para notas fiscais MEI

O Ministério da Fazenda anunciou que o prazo para a implementação de uma nova regra para notas fiscais MEI foi adiado para 2025.

Portanto, até a data limite, todos os microempreendedores individuais do Brasil devem se adaptar à nova exigência, já que o não cumprimento pode resultar em multas e outras penalidades.

Inicialmente, os Microempreendedores Individuais seriam obrigados a inserir o Código de Regime Tributário (CRT 4) nas notas fiscais eletrônicas (NF-e) e na Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) a partir de 2 de setembro de 2024.

Essa mudança é significativa, pois o CRT 4 identifica o emissor da nota fiscal como MEI no regime do Simples Nacional, facilitando a organização e fiscalização das obrigações MEI.

O adiamento oferece aos empreendedores mais tempo para se prepararem e se ajustarem às novas exigências.

Com isso em mente, confira abaixo tudo que você precisa saber sobre a nova regra para notas fiscais MEI e veja como se adequar!

Qual é a nova regra para notas fiscais MEI?

A nova regra para emissão de notas fiscais visa padronizar a identificação dos Microempreendedores Individuais (MEIs).

A alteração envolve a adoção do Código de Regime Tributário (CRT 4) nas notas fiscais eletrônicas, sendo este um passo cruciaal para a organização tributária.

Com a obrigatoriedade do CRT 4 a partir do novo prazo estabelecido pelo Governo, os MEIs poderão beneficiar-se de uma imagem mais sólida e confiável no mercado.

A inclusão desse código e os novos CFOPs disponíveis trazem maior transparência e uma abordagem mais profissional às suas atividades.

Da mesma forma, as atualizações nos códigos fiscais garantem que os MEIs classifiquem corretamente suas operações, evitando complicações com a Receita Federal.

O objetivo dessa nova regra não se limita apenas ao cumprimento legislativo, mas também busca fortalecer a posição do MEI no ambiente de negócios brasileiro, facilitando a emissão de notas fiscais e contribuindo para uma gestão tributária mais eficiente.

Por que a nova regra foi adiada para 2025?

O adiamento da nova regra para a emissão de notas fiscais para microempreendedores individuais (MEIs) até 1º de abril de 2025 representa uma resposta estratégica às necessidades deste grupo.

Os motivos do adiamento incluem a complexidade na implementação do Código de Regime Tributário (CRT 4) nas notas fiscais eletrônicas (NF-e) e na Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e).

O Ministério da Fazenda destacou que os MEIs necessitam de mais tempo para se familiarizar com as novas exigências e adaptar seus processos de emissão.

A inclusão do CRT 4, como citamos anteriormente, visa facilitar o controle fiscal e padronizar o regime tributário, o que demandará que os microempreendedores atualizem seus sistemas.

Nesse cenário, os desafios referentes aos prazos estabelecidos anteriormente não permitiam a plena adaptação dos MEIs.

Por esse motivo, a Secretaria da Fazenda (Sefaz) decidiu adiar as mudanças de regras, que originalmente, entrariam em vigor no dia 1º de setembro de 2024.

A informação é clara: quem não cumprir as exigências até a nova data limite, 1º de abril de 2025, pode enfrentar cancelamento de CNPJ e restrições de crédito.

Portanto, é recomendado que os microempreendedores busquem apoio especializado e acompanhem as atualizações nas diretrizes, preparando-se de maneira eficaz para a inclusão do CRT 4 nas suas emissões de notas.

O que muda com a nova regra para notas fiscais MEI?

Com a nova regra que entrará em vigor em 2025, os Microempreendedores Individuais (MEIs) precisarão se adaptar a diversas mudanças na emissão de notas fiscais.

A inclusão do Código de Regime Tributário (CRT 4) nas notas fiscais eletrônicas será uma das principais alterações. 

Essa medida facilitará a identificação das operações e garantirá que a Receita Federal reconheça o emissor como um MEI, assegurando um tratamento fiscal diferenciado a todas as entidades da categoria.

Além disso, a tabela do Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) será atualizada, trazendo novos códigos que permitirão aos MEIs descrever corretamente operações como vendas e devoluções.

Alguns dos novos códigos disponibilizados incluem:

Cumprir essas mudanças na regra será obrigatório para que as notas fiscais emitidas tenham validade legal.

Sob o mesmo ponto de vista, a falta de conformidade pode resultar em perda de benefícios, como melhores condições para obter crédito, e até mesmo o cancelamento do CNPJ.

O que é CRT 4 nas Notas Fiscais MEI?

A inclusão do CRT 4, como você já deve ter percebido, tornou-se obrigatória para os Microempreendedores Individuais (MEIs) na emissão de sua nota fiscal eletrônica.

A importância do CRT 4 está no fato de que este código identifica que o MEI está vinculado ao regime tributário do Simples Nacional.

A identificação na nota fiscal é utilizada para a correta tributação e evita erros na cobrança de impostos, garantindo que os empreendedores tenham um controle mais eficiente sobre suas obrigações fiscais.

Com a nova regra, que passará a vigorar em abril de 2025, todos os MEIs devem obrigatoriamente incluir o CRT 4 ao emitirem notas fiscais.

A mudança oferecerá mais segurança jurídica nas transações comerciais dos empreendedores, uma vez que os registros serão adaptados de acordo com a nova exigência.

Confira outros pontos das novas regras abaixo:

• O CRT 4 é específico para MEIs, diferenciando-os das demais categorias do Simples Nacional.
• É necessário cadastrar-se no portal de notas fiscais da Secretaria da Fazenda do respectivo estado.
• A regra introduz novos CFOPs, essenciais para operações diversas realizadas pelos MEIs.
• A falta de inclusão do CRT 4 tornará a nota fiscal inválida, sujeitando o empreendedor a penalidades.

A adoção correta do CRT 4 representa, portanto, um passo significativo na profissionalização das atividades do MEI e sua adaptação às exigências fiscais em constante evolução.

Notas fiscais MEI: O que você precisa saber

Para os Microempreendedores Individuais, entender as obrigações relacionadas à emissão de notas fiscais MEI é sempre uma boa ideia.

Em termos gerais, a nota fiscal serve como um documento que comprova as transações comerciais realizadas e garante a legalidade das atividades exercidas.

Diversas informações devem ser incluídas no documento, como dados do emitente e do destinatário, descrição dos produtos ou serviços, CFOP e impostos aplicáveis.

A ausência de emissão de notas fiscais pode causar sérios problemas, sendo considerada crime de sonegação fiscal.

Para os MEIs, as consequências variam desde multas que podem ir de 10% a 100% do valor da nota não emitida até a possibilidade de perder clientes que exigem a nota para comprovar a compra.

Da mesma forma, a regularização das notas fiscais é vital para manter boas relações com fornecedores.

Empresas que não cumprem as obrigações fiscais podem enfrentar dificuldades em manter contratos com fornecedores importantes, afetando diretamente o abastecimento de produtos.

Confira mais detalhes abaixo:

• A nota fiscal eletrônica é a forma mais comum e prática de emissão, recomendada para todos os MEIs.
• A emissão da Nota Fiscal de Serviço (NFS-e) é obrigatória para prestações de serviços a pessoas jurídicas.
• Para vendas de mercadorias, o MEI deve emitir a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) acompanhada do DANFE.
• Clientes pessoa física também podem exigir nota fiscal, destacando a importância da transparência nas transações.

Como emitir nota fiscal MEI? Passo a passo

Emitir uma nota fiscal MEI corretamente envolve uma série de etapas e atenção a detalhes importantes.

Para que tudo ocorra sem problemas, é necessário seguir o passo a passo durante o processo de emissão:

• A primeira ação consiste em acessar o serviço de emissão de NFA-e.
• Para notas fiscais superiores a R$8.000,00, o uso de certificado digital é obrigatório.
• Preencha os campos obrigatórios, que incluem CNPJ/CPF do destinatário, Inscrição Estadual e Endereço.
• Ao informar os produtos e serviços, é obrigatório incluir o código, descrição, unidade comercial, quantidade, valor e tributos como ICMS e ISSQN.
• O sistema realiza o cálculo automático do valor total da nota, garantindo precisão.
• Antes da transmissão da NFA-e, valide todas as informações. Correções devem ser feitas conforme necessário, de acordo com os erros apontados pelo sistema.
• Após a autorização pela SEFAZ, você receberá uma chave de acesso única de 44 dígitos e um protocolo de autorização, essenciais para garantir a unicidade da nota fiscal eletrônica.
• Não esqueça de imprimir o DANFE, que deve acompanhar a mercadoria, e enviar o arquivo XML aos destinatários e transportadores quando necessário.

Lembre-se da obrigação de guardar todas as notas fiscais de compra e venda para fins de controle financeiro.

Os MEIs devem emitir nota fiscal ao vender para pessoas jurídicas e quando solicitado por clientes pessoa física, em conformidade com o Código de Defesa do Consumidor.

Direitos e deveres do MEI

Os Microempreendedores Individuais (MEIs) devem estar cientes de seus direitos e deveres conforme estipulado pela legislação.

Os direitos do MEI incluem o acesso a serviços e benefícios da Previdência Social. Isso se reflete em uma proteção social que garante aposentadoria e auxílio-doença, quando necessário.

Por outro lado, os deveres do MEI são igualmente importantes para garantir a regularidade e a continuidade do seu negócio.

Os principais deveres incluem:

• A emissão de notas fiscais, sempre que um cliente, seja pessoa física ou jurídica, solicitar.
• O pagamento das contribuições ao INSS, ICMS e ou ISS, via Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS), até o dia 20 de cada mês.
• O preenchimento do Relatório Mensal das Receitas até o dia 20 de cada mês, detalhando todas as receitas obtidas.
• A entrega da Declaração Anual do Simples Nacional (DASN), que deve ser realizada até o último dia de maio do ano seguinte ao faturamento.

O MEI também possui responsabilidades em relação à contratação de empregados. Ele pode ter até um funcionário, com remuneração de até um salário mínimo.

As obrigações incluem o fechamento da folha de pagamento até o dia 7 de cada mês e o pagamento mensal dos encargos, que totalizam 11% do salário do empregado.

Desrespeitar essas normas pode resultar em sanções, como multas por atraso na entrega da DASN-SIMEI ou até mesmo o cancelamento do CNPJ do microempreendedor.

Atualizações na tabela do CFOP

A atualização da tabela do Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) é uma mudança significativa que impactará os Microempreendedores Individuais (MEIs).

A partir de 1º de abril de 2025, a inclusão do Código de Regime Tributário (CRT) 4 torna-se obrigatória durante a emissão de notas fiscais eletrônicas.

Essa nova exigência busca padronizar o regime tributário, além de facilitar o controle fiscal, evitando erros e inconsistências nas operações.

A atualização CFOP traz novos códigos específicos voltados para as operações fiscais realizadas pelos MEIs, permitindo uma melhor classificação das atividades.

Abaixo, estão algumas categorias relevantes:

• Devolução de mercadorias
• Remessas
• Vendas realizadas pelo MEI
• Operações de comércio exterior
• Ativo imobilizado
• Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISSQN)

Os novos códigos incluem, entre outros, os CFOPs 1501, 1503, 1504 e 1505, que serão utilizados dependendo do CRT 4 informado.

Essa mudança permitirá aos MEIs um maior detalhamento na natureza das operações, abrangendo vendas, devoluções, e remessas.

Consequências do descumprimento das novas regras

O descumprimento das novas regras estabelecidas para a emissão de notas fiscais pelos Microempreendedores Individuais (MEIs) pode trazer efeitos consideráveis para a categoria.

Entre as principais consequências do descumprimento está a invalidação das notas fiscais emitidas.

Esse cenário pode comprometer a capacidade do microempresário de justificar suas vendas e despesas, gerando complicações adicionais.

As multas para MEIs que deixarem de emitir a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) podem alcançar até 20% do valor da transação.

Essa penalidade onera o negócio e, ao mesmo tempo, pode levar a um cenário de riscos legais que incluem autuações fiscais e problemas com a Receita Federal.

Tal situação pode desencadear complicações na regularidade do CNPJ, afetando o funcionamento da empresa.

Nessa mesma perspectiva, a emissão incorreta da NF-e pode impedir a celebração de contratos com empresas, limitando as oportunidades de negócio para os microempreendedores.

A falta de compliance pode até resultar no desenquadramento da categoria MEI, transferindo esses empreendedores para modalidades empresariais com uma carga tributária significativamente mais elevada.

Com as novas regras que entrarão em vigor em abril de 2025, os MEIs devem estar atentos a essas mudanças.

A principal alteração, como citamos anteriormente, envolve a necessidade de utilizar o Código de Regime Tributário (CRT) “4 – Simples Nacional – Microempreendedor Individual – MEI” nas notas fiscais.

Para se preparar adequadamente, os MEIs são aconselhados a se informar sobre as novas diretrizes, atualizar seus sistemas, treinar seus colaboradores e buscar orientação de contadores ou órgãos de apoio ao empreendedorismo.

Diferença entre NF-e e NFC-e

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) são dois tipos de notas fiscais para os Microempreendedores Individuais (MEI), cada uma com um uso específico.

A NF-e é empregada principalmente em transações B2B e documenta a venda de mercadorias, sendo obrigatória para MEIs que atuam na venda de produtos.

Em contraste, a NFC-e é direcionada ao consumidor final, sendo usada em vendas diretas no varejo.

As diferenças NF-e e NFC-e não se restringem apenas ao tipo de transação.

A NF-e proporciona um controle mais rígido sobre as operações comerciais, essencial para empresas que buscam maior transparência fiscal.

Com as novas exigências a partir de abril de 2025, todos os MEIs que utilizam o Código de Regime Tributário (CRT) 4 devem se adaptar, emitindo tanto NF-e quanto NFC-e conforme a natureza das vendas.

Por fim, é importante que os microempreendedores entendam as implicações do uso inadequado dos Códigos Fiscais de Operações e Prestações (CFOPs) para evitar complicações fiscais.

Com a automação e a adoção de um certificado digital, eles conseguem facilitar a realização das obrigações tributárias e garantir a conformidade, evitando multas e outras sanções.