A Nota Fiscal é o documento que formaliza as suas vendas como MEI, garantindo a legalidade do seu negócio e transmitindo credibilidade para seus clientes.
É importante lembrar que a emissão de nota fiscal é uma obrigação legal para todos os microempreendedores individuais que prestam serviços para outras empresas (pessoas jurídicas) ou, em alguns casos, para pessoas físicas.
Deixar de emitir nota fiscal pode gerar problemas com o Fisco, além de prejudicar a imagem do seu negócio.
Pensando nisso, a Receita Federal desenvolveu plataformas online que tornam o processo de emissão de notas fiscais mais simples e acessível, como o Portal Nacional de Emissão de Nota Fiscal de Serviços (NFS-e).
Neste guia completo e atualizado para 2024, vamos te guiar passo a passo durante a emissão de notas fiscais pelo Portal NFS-e. Com linguagem acessível e prints de tela, vamos desmistificar o processo e te ajudar a manter suas obrigações fiscais em dia, sem dores de cabeça.
Leia com atenção e comece a emitir as suas notas fiscais MEI ainda hoje!
Quais são as características do MEI?
O Microempreendedor Individual (MEI) é uma figura jurídica criada no Brasil em 2008 com o objetivo de impulsionar a formalização de milhões de trabalhadores autônomos e pequenos empresários que atuavam na informalidade.
Esse regime tributário simplificado, idealizado para reduzir a burocracia e facilitar a vida do pequeno empreendedor, oferece uma série de vantagens para quem deseja regularizar suas atividades, ter acesso a direitos previdenciários e trabalhar dentro da legalidade, contribuindo para a economia formal do país.
Para se enquadrar como MEI, o empreendedor precisa se atentar a alguns requisitos básicos. O primeiro deles é o limite de faturamento anual bruto, que não pode ultrapassar R$ 81 mil, o equivalente a uma renda mensal de R$ 6.750,00.
É importante lembrar que esse limite é reavaliado periodicamente pelo governo e pode sofrer alterações.
Outro ponto crucial é a atividade exercida, que precisa estar listada no Portal do Empreendedor como permitida para o enquadramento como MEI.
Nem todas as atividades profissionais são enquadráveis nesse regime, especialmente aquelas regulamentadas por conselhos de classe, como advogados, médicos e engenheiros.
Além dos requisitos básicos, existem algumas outras particularidades a serem observadas para se tornar um MEI.
- Por exemplo: o empreendedor não pode ser sócio ou titular de outra empresa, o que significa que o MEI é um modelo voltado para o empreendedorismo individual.
É permitido ter, no máximo, um funcionário contratado, recebendo um salário mínimo ou o piso da categoria, o que demonstra que o MEI é um modelo voltado para pequenos negócios.
Uma das grandes vantagens do MEI é a simplificação das obrigações tributárias. Ao invés de lidar com uma série de impostos e alíquotas complexas, o microempreendedor individual paga um valor fixo mensal, reajustado anualmente pelo governo, que inclui impostos federais, estaduais e municipais, além da contribuição para a Previdência Social.
O que é nota fiscal e qual é sua importância?
A nota fiscal é um documento essencial no mundo comercial, que formaliza uma transação de venda de um produto ou prestação de um serviço.
Ela contém informações importantes sobre a operação, como dados do vendedor e do comprador, descrição do produto ou serviço, valor da transação, data de emissão, impostos incidentes, entre outras.
Para o MEI, a nota fiscal é a garantia de que sua atividade está sendo realizada dentro da legalidade, além de ser um instrumento fundamental para a organização financeira do negócio.
Mas além da obrigatoriedade legal, a nota fiscal traz consigo uma série de benefícios para o MEI:
- Comprovação da prestação de serviços: A nota fiscal serve como um recibo, comprovando que o serviço foi prestado ao cliente e garantindo o pagamento de forma segura e transparente.
- Organização financeira: A emissão de notas fiscais permite um controle mais apurado das receitas do negócio, facilitando a gestão financeira, o controle do fluxo de caixa e o planejamento de investimentos.
- Credibilidade e profissionalismo: A emissão de notas fiscais transmite mais credibilidade e profissionalismo ao negócio, demonstrando aos clientes que o MEI trabalha de forma legal e transparente.
- Acesso a crédito: Muitas instituições financeiras exigem a comprovação de renda por meio de notas fiscais para a concessão de crédito para MEI.
- Participação em licitações: A emissão de notas fiscais é um requisito para que o MEI possa participar de licitações públicas e vender produtos ou serviços para o governo.
- Cumprimento das obrigações fiscais: A emissão da nota fiscal é uma obrigação legal do MEI e garante que o negócio esteja em dia com o Fisco, evitando problemas futuros com a Receita Federal.
MEI é obrigado a emitir nota fiscal?
A obrigatoriedade da emissão da nota fiscal para MEI gera muitas dúvidas entre os microempreendedores. Afinal, em quais situações emitir a nota fiscal é realmente obrigatório? E quando essa prática é opcional?
A resposta, como em muitos casos na legislação tributária, não é tão simples quanto um “sim” ou “não” e exige uma análise mais aprofundada da lei.
Para começar, é preciso entender que a Lei Complementar nº 123/2006, conhecida como o Estatuto Nacional da Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte, estabelece as regras gerais para o MEI, incluindo as obrigações fiscais.
Em relação à nota fiscal, a lei é clara: sempre que o MEI presta serviços para uma empresa (pessoa jurídica), a emissão da nota fiscal é obrigatória, independentemente do valor da transação.
Essa regra tem como objetivo garantir a formalização da prestação de serviços entre empresas, independentemente do porte do fornecedor.
Por isso, as dúvidas sobre a obrigatoriedade da nota fiscal costumam surgir nas transações com pessoas físicas. Nesse caso, é preciso analisar a natureza da operação e a legislação específica do estado e do município onde o MEI está registrado.
Situações em que a emissão de nota fiscal é OBRIGATÓRIA para o MEI:
- Prestação de serviços para pessoas jurídicas (empresas), independentemente do valor da transação.
- Venda de produtos ou serviços para outros estados (operações interestaduais), mesmo para pessoa física.
Situações em que a emissão de nota fiscal NÃO é obrigatória para o MEI:
- Prestação de serviços para pessoa física dentro do mesmo estado.
- Venda de produtos para pessoa física dentro do mesmo estado.
No entanto, mesmo não sendo obrigatória em todos os casos, a emissão da nota fiscal é sempre recomendada, pois formaliza a transação, garante a segurança jurídica para o MEI e contribui para a organização financeira do negócio.
Outro ponto importante a ser observado, como citamos acima, são as vendas interestaduais para pessoas físicas. Nesse tipo de operação, mesmo que o cliente seja uma pessoa física, a emissão da nota fiscal é obrigatória para o MEI.
Isso ocorre porque as vendas interestaduais envolvem a cobrança do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), que é um imposto estadual. Sendo assim, a nota fiscal é fundamental para o controle e o recolhimento desse imposto.
A falta de emissão de nota fiscal, nas situações em que é obrigatória, constitui infração fiscal e pode acarretar penalidades para o MEI, como multas e até mesmo a exclusão do regime do Simples Nacional.
Onde emitir nota fiscal MEI 2024?
Até setembro de 2023, emitir nota fiscal como MEI costumava ser um verdadeiro transtorno para muitos empreendedores. Cada cidade e estado possuía seu próprio sistema, com regras, procedimentos e plataformas diferentes.
Essa falta de padronização gerava confusão, burocracia e muita dor de cabeça para os microempreendedores individuais, que precisavam desvendar um verdadeiro labirinto para cumprir com suas obrigações fiscais.
No entanto, essa realidade mudou em setembro de 2023 com a chegada do Portal Nacional de Emissão de Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e), uma iniciativa da Receita Federal para centralizar e padronizar a emissão de notas fiscais de serviços em todo o país.
A partir de 1º de setembro de 2023, os MEIs de todo o Brasil passaram a utilizar o Portal Nacional NFS-e ou o aplicativo da Receita Federal para emitir suas notas fiscais.
A plataforma gratuita, acessível e intuitiva, foi desenvolvida para simplificar a vida do empreendedor, eliminando a burocracia e a necessidade de lidar com múltiplos sistemas.
O acesso ao Portal Nacional NFS-e é feito por meio da conta gov.br — reforçando a importância da identidade digital do cidadão — ou por meio de cadastro direto na plataforma, utilizando os dados da pessoa jurídica.
A centralização da emissão de notas fiscais no Portal Nacional NFS-e representa um avanço significativo para os microempreendedores individuais, que agora contam com uma ferramenta unificada, simples e eficiente para cumprir com suas obrigações fiscais.
A iniciativa da Receita Federal demonstra o compromisso do governo em desburocratizar e modernizar o ambiente de negócios para os pequenos empreendedores, impulsionando o crescimento e a formalização da economia.
O que é NF-e e NFS-e? Qual é a diferença?
Com a modernização dos processos fiscais e a digitalização dos documentos, é comum surgirem dúvidas sobre as diferentes modalidades de notas fiscais eletrônicas.
Duas delas, em especial, costumam gerar confusão: a NF-e e a NFS-e. Entender a diferença entre elas é fundamental para garantir que você esteja emitindo o documento correto para sua atividade.
NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)
- A NF-e é utilizada para documentar operações de circulação de mercadorias, ou seja, a compra e venda de produtos físicos.
- Ela substitui as notas fiscais em papel tradicionalmente utilizadas nesse tipo de transação, trazendo mais agilidade, segurança e transparência para as operações comerciais.
NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica):
- A NFS-e, por sua vez, é utilizada para documentar a prestação de serviços, sejam eles prestados para pessoas físicas ou jurídicas.
- É importante ressaltar que a NFS-e não se aplica à venda de produtos, apenas à prestação de serviços.
E o que é a NFS-e Nacional?
Até setembro de 2023, a emissão da NFS-e era de responsabilidade de cada município, o que gerava uma série de sistemas e regras diferentes em todo o país.
A partir de setembro de 2023, a Receita Federal lançou o Portal Nacional de Emissão de Nota Fiscal de Serviços eletrônica, criando um padrão nacional para a emissão da NFS-e, independentemente da localização do MEI.
Com a implementação do Portal Nacional da NFS-e, não é mais necessário ter certificado digital para emitir a nota fiscal de serviços. O acesso ao sistema é feito por meio da conta gov.br ou cadastrando os dados da pessoa jurídica no emissor web.
Emitir nota fiscal MEI 2024: Primeiro acesso
Antes de começar a emitir suas notas fiscais pelo Portal Nacional de Emissão de Nota Fiscal de Serviços eletrônica (NFS-e), é preciso realizar o primeiro acesso e configurar a plataforma.
Esse processo inicial garante que suas informações estejam corretas e que o sistema esteja pronto para a emissão das suas notas. Também é necessário fazer o primeiro acesso pela web para usar o aplicativo.
Siga abaixo o passo a passo para fazer o primeiro acesso no Portal NFS-e:
- Acesse o Portal Nacional de Emissão de Nota Fiscal de Serviços Eletrônica: Entre no site oficial de emissão das notas fiscais
- Faça login ou cadastre-se: Você pode acessar o portal com sua conta gov.br (apenas para MEI) ou cadastrar os dados da sua empresa diretamente no emissor web.
- Acesse as configurações: Clique no ícone de engrenagem, no canto superior direito da tela, ou no ícone “Configurações”, na barra lateral esquerda.
- Preencha seus dados: Informe seu e-mail e telefone, que serão utilizados na geração da NFS-e.
- Configure o valor aproximado dos tributos: Selecione a opção “Não informar nenhum valor estimado para os tributos”.
- Cadastre seus serviços favoritos (opcional, mas recomendado para quem usa o app): Clique no ícone de estrela ou em “Serviços Favoritos” na barra lateral esquerda.
- Adicione um novo serviço favorito: Clique em “Novo Serviço Favorito” e preencha os dados solicitados, como descrição do serviço e código de atividade. Você pode cadastrar até 10 serviços favoritos.
Pronto! Após seguir esses passos, o Portal Nacional de Emissão de Nota Fiscal de Serviços eletrônica estará pronto para você emitir suas notas fiscais.
Emitir Nota Fiscal MEI 2024: Passo a passo
Chegou a hora de aprender a emitir suas notas fiscais pelo Portal Nacional de Emissão de Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)!
O passo a passo que vamos mostrar a seguir é específico para a emissão pelo site, não pelo aplicativo. Fique tranquilo, pois vamos dedicar um tópico específico para o passo a passo da emissão pelo aplicativo mais adiante neste guia.
O Portal Nacional NFS-e oferece duas modalidades de emissão de notas fiscais: a Emissão Simplificada, ideal para MEIs que prestam serviços padronizados, e a Emissão Completa, que oferece mais opções de personalização e é obrigatória em alguns casos específicos.
Vamos explorar cada uma delas em detalhes:
NFS-e Emissão Simplificada (Exclusiva para MEI) Passo a Passo:
- Acesse o menu de emissão de notas: Na página inicial do Portal NFS-e, clique no ícone “Notas Fiscais” ou em “Emitir NFS-e”.
- Selecione a opção “Emissão Simplificada”: Essa opção será exibida apenas para MEIs.
- Escolha o serviço da lista de favoritos: Na emissão simplificada, você só poderá utilizar os serviços que foram previamente cadastrados em “Serviços Favoritos”.
- Informe o CPF/CNPJ do cliente (opcional): Esse campo não é obrigatório, mas é recomendável preenchê-lo para ter um controle mais completo de seus clientes.
- Informe o valor do serviço: Preencha o campo “Valor dos Serviços” com o valor total da nota fiscal.
- Emita a nota fiscal: Revise os dados e clique em “Emitir NFS-e”. Pronto! Sua nota fiscal será gerada e estará disponível para download.
NFS-e Emissão Completa Passo a Passo
- Acesse o menu de emissão de notas: Na página inicial do Portal NFS-e, clique no ícone “Notas Fiscais” ou em “Emitir NFS-e”.
- Selecione a opção “Emissão Completa”: Essa opção está disponível para todos os usuários do Portal NFS-e.
- Preencha os dados do tomador do serviço: Informe o CPF/CNPJ, nome/razão social, endereço e contato do cliente.
- Selecione o serviço prestado: Você pode escolher um serviço da lista de favoritos ou buscar por um novo serviço na lista completa de serviços.
- Descreva o serviço prestado: Preencha o campo “Descrição dos Serviços” com uma descrição detalhada do serviço prestado.
- Informe o valor do serviço: Preencha o campo “Valor dos Serviços” com o valor total da nota fiscal.
- Emita a nota fiscal: Revise os dados e clique em “Emitir NFS-e”. Sua nota fiscal será gerada e estará disponível para download em XML e PDF.
Vale lembrar que a Emissão Completa é obrigatória em algumas situações específicas, como na prestação de serviços para exportação ou quando o ISSQN (Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza) é devido no local do tomador do serviço.
Emitir Nota Fiscal MEI Aplicativo: Passo a passo
A Receita Federal oferece ainda mais praticidade para os MEIs com o aplicativo NFS-e Mobile, disponível gratuitamente para dispositivos Android e iOS.
Com ele, você pode emitir suas notas fiscais de qualquer lugar, a qualquer hora, diretamente do seu celular.
- Mas atenção: antes de começar a usar o aplicativo, é obrigatório que você já tenha realizado o primeiro acesso e configurado sua conta no Portal Nacional NFS-e, seguindo o passo a passo que mostramos anteriormente.
Pronto para emitir suas notas fiscais pelo celular? Siga o passo a passo:
- Baixe o aplicativo NFS-e Mobile: Acesse a App Store (iOS) ou Google Play (Android) e faça o download gratuito do aplicativo.
- Faça login: Acesse o aplicativo com sua conta gov.br ou com o login e senha que você cadastrou no Portal Nacional NFS-e.
- Toque em “Emitir NFS-e”: Na tela inicial do aplicativo, toque no botão “Emitir NFS-e”.
- Informe o CPF/CNPJ do cliente (opcional): Esse campo não é obrigatório, mas é recomendado para ter um controle mais preciso dos seus clientes.
- Selecione o serviço prestado: Escolha o serviço que você deseja incluir na nota fiscal. A lista exibida no aplicativo será a mesma que você cadastrou como “Serviços Favoritos” no Portal Nacional NFS-e.
- Preencha o valor do serviço: Informe o valor total da nota fiscal no campo “Valor dos Serviços”.
- Emita a NFS-e: Revise as informações e toque em “Emitir NFS-e”.
- Pronto! Sua nota fiscal será gerada e estará disponível para download em formato PDF.
Sua NFS-e é para uma obra?
Se o serviço prestado for relacionado a uma obra, será necessário adicionar algumas informações extras:
- Preencha as informações adicionais: No campo “Informações Adicionais”, adicione os dados da obra.
- Informe o endereço ou o CNO da obra: Você pode preencher com o endereço completo da obra ou com o número do CNO (Cadastro Nacional de Obras) e o município.
- Emita a NFS-e: Toque em “Avançar” para finalizar a emissão da sua nota fiscal.
Com o aplicativo NFS-e Mobile, emitir suas notas fiscais fica ainda mais fácil e rápido. Você pode gerenciar suas notas, acessar seu histórico de emissões e enviar as notas fiscais para seus clientes diretamente pelo celular, com praticidade e segurança.
Como você já deve ter percebido, emitir nota fiscal é um passo instrumental para a formalização e o sucesso do seu negócio como MEI.
Por meio do Portal Nacional de Emissão de Nota Fiscal de Serviços eletrônica (NFS-e) e o aplicativo NFS-e Mobile, a Receita Federal oferece ferramentas gratuitas, fáceis de usar e acessíveis de qualquer lugar.
Mantenha suas obrigações fiscais em dia, organize suas finanças, transmita credibilidade aos seus clientes e impulsione o crescimento do seu negócio com a emissão correta das notas fiscais!
