O coração de uma empresa é a sua área financeira. Negócios que não realizam uma boa gestão financeira sofrem com perdas e crescimento lento. Dentro das estratégias mais utilizadas para manter as contas da empresa positiva está o planejamento orçamentário.
Essa estratégia é mais do que um simples documento, sendo uma ferramenta bastante detalhada e concisa, englobando os recursos atuais, auxiliando no planejamento dos custos para os anos seguintes.
Se você se interessou por esse assunto e quer descobrir como realizar o planejamento financeiro em sua empresa, confira abaixo tudo o que é preciso saber para te ajudar a aplicar essa ferramenta!
O que é o planejamento orçamentário nas empresas
O planejamento orçamentário nas empresas é um tipo de ferramenta que faz parte da gestão financeira. Esse planejamento é realizado através de uma análise minuciosa dos dados financeiros da empresa.
Dessa forma, o planejamento não lida com especulações, sendo apoiado por valores concretos e exatos, produzindo assim uma previsão exata do futuro, auxiliando no crescimento da empresa e evitando erros financeiros.
Objetivos do planejamento orçamentário
Dentre os objetivos de realizar um planejamento orçamentário está o de poder direcionar com maestria as decisões e ações de uma empresa, evitando dúvidas e incertezas.
Além disso, é através do planejamento orçamentário que é possível aproveitar melhor todos os recursos disponíveis, extraindo o máximo de cada situação, além de conseguir identificar e desenvolver estratégias que gerem uma redução do desperdício financeiro dentro da empresa.
Realizando o planejamento com frequência, a empresa se desenvolve com mais facilidade, expandindo seus negócios e tomando decisões inteligentes e direcionadas.
Benefícios do planejamento orçamentário
Antes de aprender a como realizar um planejamento orçamentário, é preciso identificar e compreender os benefícios que essa prática pode gerar para as empresas. Confira abaixo a importância de executar um planejamento orçamentário correto e completo.
Otimização de recursos
Como citamos anteriormente, promover um planejamento orçamentário é a forma principal de otimizar os recursos da empresa. Isso significa que todos recursos disponíveis serão melhor utilizados, avaliando os custos de cada setor/processos e reduzindo os desperdícios.
Feito isso, além da redução das despesas e dívidas, a empresa passa a ter capital suficiente para outras atividades, investimentos e demais formas de utilização.
Aprimora a gestão financeira da empresa
Muitas empresas buscam estratégias para melhorar a sua gestão financeira. Através do planejamento orçamentário é possível aprimorar esse tipo de gestão, aperfeiçoando o controle de custos, gestão de recursos, distribuição de capital, etc.
De forma geral, a empresa passa a compreender melhor todo o seu setor financeiro.
Distribuição financeira equilibrada
Muitas empresas sofrem com a distribuição desproporcional de capital entre os seus setores. O setor de publicidade e propaganda é um dos mais afetados, recebendo um capital inferior ao necessário para aperfeiçoar o marketing da empresa.
Por esse motivo, ter conhecimento do real gasto de cada área da empresa e promover um planejamento orçamentário completo, possibilitará com que a distribuição de recursos seja equilibrada, mantendo os setores operantes e produtivos.
Permite enxergar o potencial da empresa
Por não ter uma visão completa da situação financeira da empresa, o seu potencial de crescimento acaba sendo escondido, congelando os lucros e impedindo com que as oportunidades sejam descobertas.
Assim, quando se realiza um planejamento orçamentário, o maior conhecimento do negócio permite enxergar todos os potenciais e dificuldades da empresa.
Como se divide o planejamento orçamentário
O planejamento orçamentário pode ser dividido de várias formas. A maneira mais comum é dividi-lo em 4 aspectos, sendo eles: receitas, despesas, custos e investimentos.
Quatro aspectos
Se tratando das receitas, pode-se dizer que são todos os valores que adentram a empresa, portanto, sua receita é o somatório de recursos. Em direção contrária estão as despesas. As despesas são todos os gastos relacionados ao planejamento e a manutenção da empresa.
Diferentemente das despesas, os custos são aqueles que estão atrelados a produção de um item ou serviço (como os custos com a matéria prima). Eles são modificados facilmente devido a flutuação de preços.
Por fim, os investimentos incluem todos os valores que são recebidos para elevar a valorização da empresa.
5 etapas
Seguindo a diante, outra maneira de se dividir o planejamento orçamentário é através das etapas. A 1° etapa é definida como a etapa de identificação da origem de todos recursos. Em seguida, a 2° etapa é a de classificação de todas as despesas e da receita total da empresa.
Na 3° etapa são construídas todas as metas para os próximos anos. Na 4° uma revisão é feita, e por fim, na 5° etapa é realizada a tomada de decisões.
Áreas e subáreas
Independentemente da forma com que o planejamento orçamentário seja dividido, é preciso conhecer quais são as áreas e as subáreas da empresa. As áreas dizem respeito aos setores da organização, nesse caso, elas possuirão aspectos distintos uma das outras. Por exemplo, a área de vendas será bastante diferente da área de RH.
No entanto, as subáreas são as áreas que são comuns a todos os setores. Por exemplo, tanto o setor de vendas quanto o de RH realiza um controle de ponto e possui uma jornada de trabalho, essa é a subárea.
Para ter acesso a um sistema de controle de ponto digital que auxilia no planejamento orçamentário visite o Genyo. Esse sistema completo possui mais de 30 relatórios que contribuem para a gestão financeira e a gestão de pessoas.
Principais tipos de planejamento orçamentário
Antes de iniciar um planejamento orçamentário é preciso conhecer os principais tipos de planejamento existentes. Cada tipo de planejamento irá se adaptar a um tipo de empresa e um tipo de negócio.
Vale lembrar que para realizar o planejamento orçamentário é necessário utilizar os dados anteriores da empresa, portanto, a empresa necessita ter valores anteriores para ser possível projetar orçamentos futuros. Confira abaixo alguns tipos de planejamentos:
Estático
Um dos tipos mais conhecidos é o planejamento estático. Esse modelo é comum em grandes empresas, no qual não sofre alterações bruscas em suas contas. O objetivo do planejamento orçamentário estático é organizar as contas da empresa, possibilitando direcionar os recursos de forma mais estratégica e controlada.
Variável
Também chamado de planejamento orçamentário flexível, esse modelo é o oposto do planejamento estático. Com isso, o planejamento orçamentário realizado permite com que haja uma margem flexível para cobrir gastos não planejados.
Dessa forma, essa flexibilidade do orçamento possibilita com que as variações de mercado, mudanças de cenário e problemas inesperados, façam parte do planejamento, sem se tornar um grande problema financeiro para a empresa.
Base histórica
O modelo de planejamento orçamentário com base histórica é feito a partir dos dados do ano passado. Dessa forma, o cálculo utiliza todas as informações do passado para proteger a empresa de cometer os mesmos erros.
Esse modelo é um dos mais simples de ser feito, sendo muitas vezes o primeiro planejamento orçamentário a ser feito pelas empresas. Junto a isso, esse tipo de planejamento não precisa envolver muitas pessoas, o que torna a sua realização mais rápida.
Base zero
No caso do orçamento do tipo base zero, ele é o único planejamento que não utiliza nenhum dado anterior para ser feito, nesse caso, utiliza uma base zero. Dessa forma, a empresa faz a projeção ignorando as decisões erradas do passado, para impossibilitar que essas decisões impactem na sua projeção futuro.
No entanto, por ser feito do zero, esse planejamento é um dos mais extensos e complicados, necessitando de mais tempo para ser finalizado.
Contínuo
Se você deseja um planejamento orçamentário que seja sempre atualizado e revisado continuamente, o tipo de planejamento orçamentário contínuo é ideal.
Muitas empresas gostam de modificar o planejamento a cada mês, semestralmente ou anualmente. Dessa forma, para se ter um planejamento orçamentário mais realista, utilizar o modelo contínuo é o ideal, possuindo gastos sempre atuais.
Matricial
Quando falamos atualmente sobre as divisões do planejamento orçamentário falamos sobre as áreas e as subáreas. O tipo de planejamento matricial envolve essas divisões para fazer uma análise orçamentária colaborativa entre cada departamento.
Dessa forma, são avaliados os custos, investimentos, receitas e recursos em cada área, possibilitando identificar também as demandas orçamentárias de cada departamento da empresa.
Além disso, o planejamento matricial é ideal para dar fim a divisões, conflitos e disputas dentro da empresa, realocando todos os recursos com base na necessidade de gastos de cada setor.
Ajustado
Por fim, o planejamento orçamentário do tipo ajustado é um pouco semelhante ao do tipo contínuo e do tipo variável. A única diferença é que esse planejamento só é feito quando os gastos orçamentários ultrapassam o planejamento já realizado.
Portanto, o modelo ajustado é feito para readaptar a necessidade da empresa com base na realidade atual, para adequar os gastos e refazer um planejamento.
Como fazer um planejamento orçamentário completo
Para se realizar um planejamento orçamentário completo, o primeiro ponto é identificar o tipo de planejamento que mais se ajustará a realidade e objetivo da empresa.
Após isso, alguns passos podem ser seguidos para que todas as informações sejam colhidas corretamente, fazendo com que o planejamento se torne completo e bem estruturado, indo além do que uma simples ferramenta para saber o capital que entra ou sai da empresa.
Dessa forma, confira os 7 pontos importantes para se fazer um planejamento orçamentário completo:
- Definir o objetivo da empresa e o tipo de planejamento orçamentário ideal;
- Desenvolver o planejamento de vendas;
- Avaliar a projeção de vendas;
- Construir o orçamento dos custos de produção;
- Construir o orçamento de gastos com a mão de obra;
- Construir o orçamento de todas as despesas operacionais fixas e variáveis;
- Construir o orçamento dos investimentos.
Seguindo esses pontos, a gestão financeira da empresa estará em boas mãos. No entanto, vale lembrar que não existe uma regra para todas as empresas, devendo adaptar os procedimentos e dar ênfase para aqueles que mais se adequam a realidade de cada negócio.
Por exemplo, uma empresa do setor de serviços que possui centenas de funcionários, necessita dar uma atenção especial aos gastos com a mão de obra. Enquanto uma fábrica com muito maquinário, necessita ter atenção aos custos da produção e das despesas operacionais.
Dessa maneira, a dica é avaliar cada situação e identificar os caminhos disponíveis. Lembre-se de utilizar todos as ferramentas disponíveis na empresa para enriquecer o planejamento. Um exemplo de uma ferramenta importante é utilizar o sistema de ponto digital, como o Genyo.
Essa ferramenta completa, permite avaliar com precisão a jornada de trabalho dos profissionais, as horas trabalhadas, extras, noturnas, etc., facilitando na hora de calcular os custos com a mão de obra. Confira mais sobre o Genyo em nosso site!
Quando fazer um planejamento orçamentário
Se você está se perguntando qual é o momento ideal de se fazer um planejamento orçamentário, saiba que o ideal é fazer um planejamento antes mesmo da necessidade surgir.
Avaliar os custos da empresa, o valor operacional, quantidade de vendas, valor de investimentos e todas as demais despesas é essencial para toda empresa. Portanto, o planejamento é uma maneira de autoconhecimento empresarial.
Por mais que não seja uma ferramenta obrigatória, o planejamento orçamentário é ideal para estruturar melhor o negócio, sendo uma estratégia que complementa a gestão financeira.
Assim, quanto mais cedo o planejamento orçamentário for feito, mais cedo a empresa terá acesso a todos os benefícios dessa ferramenta, auxiliando no controle de gastos, identificação de forças e oportunidades, além de avaliar os problemas e erros financeiros que a empresa comete.
Principais erros no planejamento orçamentário
Por fim, é necessário identificar quais são os principais erros na hora de produzir um planejamento orçamentário. Esses erros podem botar todo o planejamento a perder, tornando-o obsoleto e sem refletir a real situação da empresa. Confira abaixo quais são esses erros mais cometidos:
Não começar
Como falamos anteriormente, o planejamento orçamentário deve ser feito antes mesmo de se precisar de um. Adiar o início de um planejamento orçamentário por medo de errar ou pro achar que ele dá muito trabalho é um erro que custa tempo e dinheiro para a empresa.
Não realizar o acompanhamento nem o desfecho
O planejamento não deve ser feito e esquecido na gaveta. É preciso que haja um acompanhamento desse planejamento, identificando se está dentro do orçamento, se erros surgiram e se é necessário ajustar algo.
Utilizar dados sem reajustar
Se você pretende realizar um planejamento utilizando o histórico de dados da empresa, é preciso pensar no reajuste daquelas informações, visto que o custo e preços são modificados com o tempo, tornando o reajuste necessário para o acompanhamento ideal e preciso.
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