Manual eSocial para Empresas: Tutorial completo do sistema online

Lidar com as obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais no Brasil sempre foi um desafio para as empresas.

Mas e se existisse uma forma de unificar todas essas informações em um único sistema digital, simplificando processos e garantindo a conformidade legal? É aí que entra o eSocial!

Abaixo, em nosso Manual eSocial, vamos desvendar todos os detalhes do eSocial: o que é, como funciona, quem precisa aderir, quais os benefícios, como realizar o cadastro e muito mais.

Você encontrará informações atualizadas sobre o eSocial Simplificado (S-10), as multas por descumprimento e um passo a passo para consultar a qualificação cadastral dos seus colaboradores.

Prepare-se para dominar o eSocial e levar a gestão da sua empresa para outro nível!

Manual eSocial: Conheça o sistema

O eSocial, abreviação para Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, é um projeto do governo federal que tem como objetivo unificar o envio de informações pelos empregadores em relação aos seus empregados.

Esse sistema foi instituído pelo Decreto nº 8.373 de 11 de dezembro de 2014 e desde 2018, coleta e armazena informações importantes em um ambiente virtual nacional.

O eSocial faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e visa consolidar em um único sistema as informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias, incluindo a folha de pagamento.

Ele substitui diversas obrigações acessórias que antes eram enviadas separadamente, como CAGED, RAIS, entre outras.

O sistema permite que órgãos participantes utilizem as informações relevantes do tema de cada órgão e também facilita o cálculo de impostos e contribuições, como o FGTS.

Além disso, o eSocial unifica obrigações como GFIP, CAGED, RAIS, CAT, e outras em uma única operação padronizada.

Empresas de diferentes nichos, tamanhos e valor de faturamento devem aderir ao eSocial. Até mesmo os empregadores individuais que contratam serviços de trabalho doméstico devem enviar informações pelo sistema.

Quais são os benefícios do eSocial?

A adesão ao eSocial traz diversos benefícios para as empresas. Em primeiro lugar, ele proporciona uma otimização da gestão de recursos humanos, pois centraliza todas as informações em um único sistema.

Similarmente, o eSocial promove a redução das obrigações acessórias, eliminando a necessidade de enviar diversas declarações separadamente, o que simplifica a rotina das empresas e evita duplicidade de informações.

O eSocial também traz benefícios para os trabalhadores, uma vez que centraliza as informações sobre seus direitos trabalhistas e previdenciários.

O governo, nesse sentido, é outro beneficiado, pois o sistema centraliza informações importantes para a fiscalização tributária e trabalhista.

Vantagens do eSocial para empresas, trabalhadores e governo

• Processos simplificados de gestão de recursos humanos
• Redução de obrigações acessórias, evitando envio de múltiplas declarações
• Centralização das informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais
• Agilidade nos processos de fiscalização
• Mitigação de fraudes, sonegação de impostos e crimes tributários
• Promove segurança jurídica e transparência

As vantagens do eSocial contribuem para uma gestão otimizada e integrada, evitando erros e retrabalho, promovendo a segurança dos dados internos das organizações e mantendo em dia os direitos trabalhistas dos colaboradores.

Quem deve aderir ao eSocial?

A adesão ao eSocial é obrigatória para todas as empresas, independentemente do porte ou segmento de atuação.

Como citamos anteriormente, empresas de diferentes nichos e tamanhos devem aderir ao eSocial, pois ele engloba obrigações como GFIP, CAGED, RAIS, entre outros.

Empresas de médio e grande porte, com faturamento superior a R$78 milhões, já utilizam a plataforma do eSocial desde janeiro de 2018.

Já as micro e pequenas empresas, que representam 93,7% dos estabelecimentos no país, foram obrigadas a aderir ao eSocial a partir de 1º de julho do mesmo ano.

O objetivo do eSocial é garantir os direitos trabalhistas de forma efetiva, simplificando o envio de 15 obrigações previdenciárias de forma centralizada.

O novo sistema eSocial simplificado entrou em operação propriamente dita em junho de 2021, focando em facilitar o preenchimento e reduzindo a quantidade de informações solicitadas.

Em relação à qualificação cadastral do empregado, o sistema do eSocial verifica automaticamente a consistência dos dados entre CPF e NIS no cadastramento do colaborador.

As funcionalidades do eSocial incluem a consulta à qualificação cadastral do empregado, mudança de dados cadastrais da empresa, fechamento da folha de pagamento e informe de rendimentos.

Quais são as obrigações acessórias do eSocial?

Com a adesão ao eSocial, as empresas passaram a substituir diversas obrigações acessórias que antes eram enviadas separadamente. O sistema, afinal, unifica as informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais em um único conjunto de eventos.

Obrigações acessórias, vale lembrar, são deveres administrativos impostos às empresas pelo governo, em diversas esferas (federal, estadual e municipal).

• Por exemplo: Emitir notas fiscais, entregar declarações (como a DIRF e RAIS), escriturar livros contábeis e fiscais, e cumprir normas de escrituração digital.

Antes da implantação do eSocial, as empresas precisavam enviar declarações como CAGED e RAIS, de forma individual.

Agora, essas obrigações são substituídas pelos eventos do eSocial, que abrangem todas as informações necessárias para cumprir as obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais.

Com a substituição das obrigações acessórias pelo eSocial, as empresas têm a vantagem de simplificar sua rotina de envio de informações e evitar duplicidade de dados.

Além disso, a centralização das informações traz maior transparência, eficiência e segurança aos dados das empresas e colaboradores.

Como cadastrar sua empresa no eSocial? Passo a passo

O eSocial, como você já sabe, unifica o envio de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais.

Para cadastrar a sua empresa no eSocial, não é necessário sair de casa! Basta seguir o passo a passo abaixo:

Obtenha os requisitos:

• Certificado Digital: Essencial para garantir a autenticidade e segurança das informações. O certificado deve estar em nome do responsável legal da empresa.
• Código de acesso no Portal eSocial: Acesse o Portal eSocial e clique em “Primeiro acesso”. Siga as instruções para gerar o código utilizando o certificado digital.

Acesse o sistema:

• Acesse o portal do eSocial: Utilize o certificado digital e o código de acesso obtidos anteriormente.
• Informe os dados da empresa: Preencha cuidadosamente os dados cadastrais da empresa, como CNPJ, razão social, endereço e natureza jurídica.
• Cadastre os usuários: Inclua os usuários que terão acesso ao sistema, definindo seus perfis e permissões.

Envie as informações:

• Cadastre os eventos iniciais: Inicie o envio das informações sobre a empresa, como dados do empregador, estrutura organizacional e tabelas.
• Cadastre os trabalhadores: Inclua os dados dos trabalhadores, como informações pessoais, contrato de trabalho e salário.

Mantenha as informações atualizadas:

• Atualize os eventos periódicos: Envie mensalmente as informações sobre a folha de pagamento, como remunerações, descontos e recolhimentos.
• Informe as alterações: Comunique ao eSocial qualquer alteração nos dados cadastrais da empresa ou dos trabalhadores.

Lembre-se que o eSocial é uma plataforma em constante atualização, por isso é importante manter-se informado sobre as novas regras e prazos.

Compreendendo os eventos do eSocial

Os eventos do eSocial são as informações que as empresas devem enviar ao sistema para cumprir suas obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais.

Compreendendo diferentes tipos de eventos, o eSocial engloba os eventos de tabelas, eventos não periódicos, eventos periódicos e eventos totalizadores. Confira mais detalhes abaixo:

Eventos de Tabelas

• Os eventos de tabelas são essenciais para a validação dos demais eventos do eSocial.
• Eles são utilizados para fornecer informações cadastrais e outros dados necessários para o preenchimento correto dos eventos subsequentes.
• Alguns exemplos de eventos de tabelas do empregador são o S-1000, S-1005, S-1010, S-1020 e S-1070.

Eventos Não Periódicos

• Os eventos não periódicos abrangem situações específicas ao longo do período laboral da relação entre empresa e empregado.
• Eles envolvem o registro de admissão, afastamento, desligamento e benefícios previdenciários, entre outros.
• Esses eventos são importantes para manter o registro atualizado dos trabalhadores e garantir o cumprimento das obrigações.

Eventos Periódicos

• Já os eventos periódicos possuem uma periodicidade previamente definida, como a folha de pagamento.
• Eles são compostos por informações relacionadas à remuneração, contratação de trabalhadores avulsos e fechamento dos eventos periódicos.
• Tais eventos são enviados regularmente de acordo com o cronograma estabelecido pelo eSocial.

Eventos Totalizadores

• Os eventos totalizadores têm como objetivo consolidar as informações periódicas e não periódicas referentes a um colaborador.
• Eles garantem a correta consolidação dos dados e fornecem uma visão geral dos eventos enviados ao longo de um determinado período.
• Os eventos totalizadores são fundamentais para uma análise precisa das informações prestadas ao eSocial.

Cada tipo de evento possui suas particularidades e regras específicas a serem seguidas. O cumprimento correto desses eventos é extremamente importante para estar em conformidade com as obrigações estabelecidas pelo eSocial e evitar penalidades.

O que é o eSocial Simplificado (S-10)?

O eSocial Simplificado, também conhecido como S-10, é uma nova versão do eSocial que foi desenvolvida com o objetivo de simplificar o processo de adesão e uso do sistema.

Com base nas mudanças implementadas, o eSocial Simplificado oferece uma experiência mais fácil e intuitiva para as empresas lidarem com as obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais.

Essa versão traz diversas simplificações e ajustes em relação à versão anterior, visando facilitar a prestação das informações pelas empresas.

Uma das principais mudanças é a redução do número de eventos a serem enviados, tornando o processo de envio mais ágil e simplificado. Também foram implementadas melhorias no preenchimento das informações, com regras mais claras e objetivas.

O eSocial Simplificado foi desenvolvido levando em consideração o feedback dos usuários e também as necessidades das empresas, buscando tornar o sistema mais eficiente e amigável.

A nova versão tem como objetivo principal proporcionar uma experiência mais positiva e facilitada no cumprimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias.

Com o eSocial Simplificado, as empresas terão mais facilidade no cumprimento de suas obrigações, evitando erros e retrabalhos.

Nesse mesmo ponto de vista, o sistema oferece benefícios como a redução de custos com o envio de informações, a padronização na prestação de dados e a garantia de conformidade com a legislação.

O eSocial Simplificado é mais um passo importante para simplificar e modernizar as obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas no Brasil.

Multas do eSocial: Valores atualizados

O não cumprimento das obrigações estabelecidas pelo eSocial pode acarretar em multas e penalidades para as empresas.

A Receita Federal, o Ministério do Trabalho e a Previdência Social são responsáveis por aplicar essas penalidades. As multas variam de acordo com a infração cometida e podem ter valores significativos.

No caso de falta de informação sobre a admissão de um trabalhador, por exemplo, as multas podem variar de R$ 402,53 a R$ 805,06 por empregado.

Já para empresas que não atualizam contratos ou dados cadastrais, as penalidades podem chegar a R$ 402,54. Da mesma forma, multas de até R$ 4.025,33 podem ser impostas quando exames médicos obrigatórios não são realizados.

É possível verificar as infrações de eSocial no site oficial do Governo Federal. Após receber um documento de infração, o empregador tem 10 dias para apresentar defesa.

Multas do eSocial – Tabela 2024

A tabela a seguir apresenta algumas das multas mais comuns do eSocial e seus respectivos valores:

Empresas de todos os segmentos precisam estar atentas às regras do eSocial, fazer o envio correto das informações tomar cuidado com as irregularidades para evitar problemas com o MTE e a Justiça do Trabalho.

Como fazer a consulta de qualificação cadastral do eSocial?

A consulta de qualificação cadastral do eSocial é uma ferramenta que serve para as empresas garantirem a precisão e consistência dos dados dos trabalhadores antes do envio dos eventos.

Com essa consulta, é possível verificar se as informações cadastrais estão corretas, evitando problemas futuros e garantindo a conformidade com as obrigações do eSocial.

Para realizar a consulta de qualificação cadastral no eSocial, o primeiro passo é informar o nome, a data de nascimento, o número de CPF e o NIS do trabalhador (caso possua).

• Caso não haja NIS, pode-se utilizar o NIS padrão 13333333332.

A consulta pode ser feita de duas maneiras: online e em lote. Para consultas online, é possível realizar até 10 pesquisas diretas por vez, inserindo os dados necessários no sistema.

Já para a consulta em lote, é necessário utilizar um arquivo padronizado, que deve ser enviado por meio de certificado digital.

A qualificação cadastral deve ser realizada apenas com o CPF para novos trabalhadores, após a dispensa do NIS no eSocial.

Caso haja algum erro na qualificação, o trabalhador deve seguir as orientações fornecidas pela Receita Federal (para casos relacionados ao CPF) ou pelo órgão responsável, como o INSS, Caixa Econômica Federal ou Banco do Brasil.

Após realizar as alterações cadastrais necessárias, o eSocial reconhece as atualizações em até sete dias após o ajuste. Portanto, deve-se aguardar esse prazo para garantir que as modificações tenham sido processadas corretamente.

Como lançar férias no eSocial?

No eSocial, o lançamento das férias dos trabalhadores envolve o envio de eventos específicos para registrar o período de gozo das férias.

Duas das principais obrigações são os eventos S-2230 (afastamento temporário) e S-1200 (remuneração do trabalhador).

É por meio desses eventos que as informações necessárias, como a data de início e término das férias, os dias de abono pecuniário e outros detalhes relevantes, são enviadas ao sistema.

As empresas devem observar as regras estabelecidas pelo eSocial para o lançamento correto das férias dos trabalhadores.

Segundo a Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT), a data de início das férias deve ser informada com até 30 dias de antecedência ao trabalhador.

Similarmente, o cálculo correto do valor das férias também é essencial. Por exemplo, para um salário de R$ 2.000,00 e 15 dias de férias, o valor a ser pago seria de R$ 1.500,00.

Como citamos anteriormente, o não cumprimento das determinações do eSocial sobre férias pode acarretar em autuações por parte do sistema.

Portanto, é imprescindível que as empresas estejam em conformidade com as obrigações relacionadas ao pagamento e ao início das férias dos trabalhadores para evitar penalidades e garantir a regularização das férias retroativas.

FAQ

O que é o Manual eSocial?

O Manual eSocial é um guia atualizado que contém todas as informações necessárias para que as empresas possam otimizar a gestão dos seus recursos humanos de acordo com as obrigações estabelecidas pelo eSocial.

O que é o eSocial?

O eSocial é o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. É um projeto do governo federal que tem como objetivo unificar o envio de informações pelos empregadores em relação aos seus empregados.

Quais são os benefícios do eSocial?

A adesão ao eSocial traz benefícios como a otimização da gestão de recursos humanos, redução de obrigações acessórias e eliminação da necessidade de enviar declarações separadamente.

Quem deve aderir ao eSocial?

A adesão ao eSocial é obrigatória para todas as empresas, independentemente do porte ou segmento de atuação.

Quais são as obrigações acessórias do eSocial?

As obrigações acessórias do eSocial são substituídas por eventos do eSocial, que abrangem informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais.

Como cadastrar minha empresa no eSocial?

O cadastro da empresa no eSocial envolve o preenchimento de informações como o CNPJ, razão social e endereço.

Quais são os eventos do eSocial?

Os eventos do eSocial são informações que as empresas devem enviar ao sistema, como eventos de tabelas, eventos não periódicos, eventos periódicos e eventos totalizadores.

O que é o eSocial Simplificado (S-10)?

O eSocial Simplificado é uma versão simplificada do eSocial, que traz mudanças e simplificações no preenchimento das informações pelas empresas.

Quais são as multas do eSocial?

O não cumprimento das obrigações do eSocial pode resultar em multas e penalidades para as empresas. Os valores variam de acordo com diversos critérios.

Como realizar a consulta de qualificação cadastral do eSocial?

A consulta de qualificação cadastral do eSocial pode ser realizada através do sistema, verificando se os dados cadastrais dos trabalhadores estão corretos.

Como lançar as férias no eSocial?

Para lançar as férias no eSocial, a empresa deve enviar eventos específicos relacionados ao período de gozo das férias dos trabalhadores.