Você conhece quais são as obrigações acessórias pagas pela sua empresa? Elas estão sempre ali presentes mas talvez você ainda não esteja reconhecendo quais são. Obrigações acessórias são elementos fundamentais no cumprimento das responsabilidades fiscais e contábeis das empresas.
O cumprimento adequado das obrigações acessórias é essencial para que a sua organização esteja em conformidade com a legislação tributária e evite sanções, multas e problemas de ordem fiscal e legal. Não somente, o cumprimento dessas obrigações permite que a sua empresa possua uma gestão mais eficiente e organizada, com informações confiáveis e atualizadas sobre suas atividades.
E aí, quer entender melhor sobre os tipos de obrigações acessórias existentes em diferentes regimes tributários, como Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real? Então, continue a leitura conosco!
O que são obrigações acessórias?
As obrigações acessórias se tratam das exigências fiscais, contábeis e administrativas que devem ser cumpridas pelas empresas além das suas obrigações principais.
Elas têm como intuito fornecer informações complementares ou de suporte para a correta apuração e pagamento de impostos, bem como para o cumprimento de normas contábeis e regulamentações específicas.
Normalmente, as obrigações acessórias incluem a elaboração e envio de declarações, relatórios, registros e documentações específicas.
Essas informações são utilizadas pelas autoridades fiscais e órgãos reguladores para monitorar e fiscalizar as atividades das empresas, garantindo o cumprimento das obrigações legais e a transparência das operações.
Apesar do nome “acessória”, é importante salientar que as empresas precisam cumpri-las adequadamente, do contrário, é possível sofrer multas, penalidades e problemas legais.
Quais as diferenças entre as obrigações acessórias e as obrigações principais?
As obrigações acessórias e as obrigações principais são conceitos distintos no contexto fiscal e possuem seus direcionamentos.
Anteriormente, você viu como funciona as obrigações acessórias , já no caso das obrigações principais, estão envolvidos os deveres legais impostos às pessoas físicas e jurídicas relacionados ao pagamento dos tributos devidos ao Estado.
Essas obrigações financeiras devem ser cumpridas vão direto para os cofres públicos.
As obrigações principais são decorrentes da legislação tributária e podem incluir Imposto de Renda (IR), Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI), Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), Imposto sobre Serviços (ISS), entre outros.
Além disso, ainda podem envolver o pagamento de contribuições sociais, como a Contribuição para a Seguridade Social (COFINS), Programa de Integração Social (PIS), Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), entre outras.
Tipos de obrigações acessórias
As obrigações acessórias podem variar de acordo com o regime tributário adotado pela empresa.
Vejamos aqui alguns exemplos dos regimes Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real:
Simples Nacional
O Simples Nacional é um regime tributário simplificado destinado às microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) com limite de faturamento de até R$4,8 milhões.
O Simples Nacional unifica o cálculo e o recolhimento de diversos tributos, como Imposto de Renda de Pessoa Jurídica (IRPJ), Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI), Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS), Programa de Integração Social (PIS), entre outros.
Quando comparado a outros regimes, o Simples Nacional possui menos obrigações acessórias e simplificações contábeis, o que facilita o cumprimento das obrigações fiscais.
Entre elas, podemos citar:
1. DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais)
A DEFIS é uma declaração anual que deve ser apresentada pelas empresas optantes pelo Simples Nacional.
Essa obrigação acessória possui como intuito fornecer informações socioeconômicas e fiscais relevantes para a Receita Federal do Brasil.
Na declaração deve ser contemplados dados como receitas brutas, despesas realizadas, folha de pagamento, entre outras.
2. DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional):
O DAS é uma obrigação acessória que deve ser pago mensalmente pelas empresas optantes pelo regime do Simples Nacional.
Nele, são englobados os tributos unificados que são recolhidos por meio desse regime simplificado, como o IRPJ, IPI, CSLL, COFINS, PIS, entre outros.
3. DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte)
Por fim, a DIRF é uma obrigação acessória que consiste na entrega de uma declaração à Receita Federal, informando os valores do Imposto de Renda retidos na fonte pela empresa ao longo do ano-calendário.
Nessa obrigação acessória deve ser apresentada por todas as pessoas jurídicas e equiparadas, independentemente do regime tributário adotado.
Lucro Presumido
O Lucro Presumido é um regime tributário para empresas com lucro máximo de até R $78 milhões ao ano.
No Lucro Presumido, a apuração do lucro é feita com base em percentuais pré estabelecidos pela legislação, aplicados sobre a receita bruta da empresa.
Neste caso, a empresa recolhe o IRPJ e a CSLL com base na receita bruta, e o PIS e a COFINS com base em percentuais fixos sobre a receita.
Vejamos aqui algumas obrigações acessórias do Lucro Presumido:
DES (Declaração Eletrônica de Serviços)
A DES é uma obrigação acessória que algumas prefeituras municipais exigem das empresas prestadoras de serviços.
Ela possui como objetivo informar os serviços prestados e tomados pela empresa, bem como os valores envolvidos.
DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais)
A DCTF se trata de uma obrigação acessória de âmbito federal que consiste na declaração dos débitos e créditos tributários devidos pela empresa.
A sua declaração precisa ser entregue mensalmente à Receita Federal, pois ela é utilizada para o controle das obrigações tributárias federais, como IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, entre outros.
EFD Contribuições (Escrituração Fiscal Digital das Contribuições)
A EFD Contribuições é uma obrigação acessória do Sistema Público de Escrituração Digital, sendo esse um arquivo digital contendo informações sobre as contribuições previdenciárias, PIS e COFINS.
SPED Fiscal (Sistema Público de Escrituração Digital Fiscal)
O SPED Fiscal é um conjunto de obrigações acessórias relacionadas à escrituração e ao envio de informações fiscais para a Receita Federal.
Nela, está incluída a EFD ICMS/IPI (Escrituração Fiscal Digital de ICMS e IPI).
Isso se trata do envio de informações detalhadas sobre as operações de compra e venda de mercadorias sujeitas ao ICMS e ao IPI.
GIA Estadual (Guia de Informação e Apuração do ICMS)
A GIA Estadual é uma obrigação acessória exigida pelos estados brasileiros para a apuração do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços.
A empresa precisa fazer o preenchimento e envio desta guia contendo informações sobre as operações realizadas pela empresa sujeitas ao ICMS.
GIA — Substituição Tributária
Com o nome bastante parecido com a anterior, a GIA — Substituição Tributária é uma versão específica da GIA Estadual, destinada a informar as operações de venda realizadas.
Neste caso, devem ser contidas informações sobre todas as mercadorias sujeitas ao regime de Substituição Tributária do ICMS.
Essa obrigação acessória é utilizada para o controle e a fiscalização do recolhimento correto do ICMS nas operações com substituição tributária.
LFE (Livro Fiscal Eletrônico)
O LFE é uma obrigatoriedade acessória que alguns estados brasileiros adotam para substituir os livros fiscais em papel, onde são registradas as entrada e saída de mercadorias, além de outras operações relacionadas ao ICMS.
Lucro Real
O Lucro Real é um regime tributário voltado para empresas que possuem faturamento superior a R$78 milhões no ano.
Neste regime, o imposto devido é calculado com base no lucro líquido contábil da empresa sendo apurado de acordo com as normas contábeis vigentes.
No Lucro Real, a empresa deve manter uma contabilidade completa, com a elaboração e apresentação de demonstrações financeiras de acordo com a legislação.
Uma opção interessante que o Lucro Real permite é a compensação de prejuízos fiscais de anos anteriores com os lucros futuros, o que pode reduzir a carga tributária.
Quando comparado com os outros regimes, o Lucro Real é mais complexo e exige um controle contábil mais detalhado.
Veja aqui algumas das obrigações acessórias que este regime possui:
EFD ICMS/IPI (Escrituração Fiscal Digital de ICMS e IPI)
Assim como citamos anteriormente, o EFD ICMS/IPI é uma obrigação acessória que faz parte do SPED e também deve ser cumprido pelas empresas de Lucro Real.
SEFIP/GFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social / Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social)
A SEFIP/GFIP são obrigações acessórias relacionadas às contribuições previdenciárias e ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS).
Por um lado, a SEFIP é um sistema utilizado para informar os dados dos trabalhadores e os valores devidos ao INSS e FGTS.
Já a GFIP se trata de uma guia de recolhimento dessas contribuições.
CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados)
O CAGED é uma obrigação acessória na qual é feita a comunicação ao Ministério da Economia sobre a admissão e a demissão de empregados pelas empresas.
Por meio do CAGED, as empresas fornecem informações sobre o mercado de trabalho e auxiliam no controle e na fiscalização das contratações e demissões.
ECD (Escrituração Contábil Digital)
A ECD é uma obrigação acessória que faz parte do SPED e substituiu o antigo Livro Diário em papel.
Aqui, as empresas devem enviar um arquivo digital com as informações contábeis da empresa, incluindo lançamentos, demonstrações contábeis e informações complementares.
ECF (Escrituração Contábil Fiscal)
A ECF é uma obrigação acessória do SPED e substituiu a antiga Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ).
Esse também é um arquivo digital com informações contábeis e fiscais da empresa, incluindo o lucro líquido, adições, exclusões e compensações fiscais.
DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte)
A DIRF se trata de uma declaração que deve ser entregue à Receita Federal informando os valores do Imposto de Renda retidos na fonte pela empresa ao longo do ano-calendário.
Essa documentação deve ser apresentada por todas as pessoas jurídicas e equiparadas, independentemente do regime tributário adotado.
RAIS (Relação Anual de Informações Sociais)
A RAIS é obrigatória para todas as empresas com empregados registrados, sendo utilizada para fins estatísticos e sociais.
As informações como nome, CPF, salário, vínculo empregatício, do quadro de colaboradores devem ser entregues ao Ministério da Economia.
DIRPF (Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física)
A DIRPF é uma obrigação acessória para pessoas físicas residentes no Brasil que estejam obrigadas a declarar o Imposto de Renda.
Nessa declaração são informados os rendimentos, despesas, bens e outras informações relevantes para a apuração do imposto devido ou da restituição a ser recebida.
Livros fiscais e comerciais necessários para as obrigações acessórias
As obrigações acessórias podem requerer diferentes livros fiscais e comerciais, dependendo da legislação vigente e das características de cada empresa.
Alguns dos mais comuns que são frequentemente exigidos para cumprir as obrigações acessórias são:
- Livro de Registro de Entradas
- Livro de Registro de Saídas
- Livro de Inventário
- Livro de Registro de Serviços Prestados
- Livro de Registro de Serviços Tomados
- Livro Diário
- Livro Razão
- Livro de Balancetes
- Livro Caixa
Conclusão
Como você viu até aqui, é evidente a importância de um adequado cumprimento das obrigações tributárias e contábeis por parte das empresas. Mas para que a sua empresa possa cumprir devidamente as obrigações acessórias, é necessário possuir uma organização adequada.
Além disso, é indispensável o seguimento de normas e regulamentações específicas de cada regime tributário e legislação vigente. Para isso, é essencial contar com o suporte de profissionais contábeis qualificados e tecnologias que promovam a geração de informações acertadas da sua empresa.
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