Admissão no eSocial: Prazo e passo a passo para fazer

À medida que os setores de RH e DP gerenciam as questões trabalhistas de uma empresa, é comum realizar uma admissão no eSocial. No entanto, como o sistema é relativamente novo, tendo sido criado há menos de 10 anos, muitos profissionais ainda têm dúvidas sobre seu funcionamento.

De antemão, podemos dizer que o primeiro passo para fazer a admissão no eSocial é entender o que é esse sistema e qual o seu propósito. 

O eSocial foi criado pelo Governo Federal com o objetivo de unificar o envio das informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais das empresas. Trata-se de um sistema obrigatório para todas as empresas, independentemente do porte ou segmento.

O sistema funciona como uma plataforma eletrônica em que as empresas cadastram seus funcionários e enviam as informações pertinentes às suas atividades.

Neste artigo, iremos abordar o passo a passo para realizar a admissão no eSocial, os prazos estabelecidos e os documentos requeridos. Além disso, discutiremos as mudanças previstas para o eSocial em 2024 e os impactos que esse sistema tem no setor de Recursos Humanos (RH).

Continue lendo para obter todas as informações necessárias para fazer a admissão no eSocial de forma correta e cumprir com as obrigações legais!

O que é o eSocial?

Antes de explicar como fazer o procedimento de admissão no eSocial, devemos explicar o que é o sistema, como ele funciona, e quais são suas principais funções.

O eSocial é o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, que foi instituído pelo Governo Federal em 2014.

Ele tem como objetivo unificar o envio das informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais das empresas, simplificando esse processo e garantindo mais transparência nas relações entre empregadores e empregados.

Esse sistema obriga todas as empresas, independentemente do porte ou segmento, a enviar informações relacionadas aos trabalhadores, como vínculo empregatício, contribuições previdenciárias, acidente de trabalho, folha de pagamento, entre outros.

Nesse sentido, o eSocial é uma plataforma eletrônica que facilita o envio dessas informações para os órgãos governamentais responsáveis pela fiscalização.

O que é qualificação social?

A qualificação social é um processo fundamental para garantir a integridade das informações cadastrais de uma pessoa. Consiste na análise e validação dos dados fornecidos, com o objetivo de confirmar sua identidade e assegurar que as informações estejam corretas e atualizadas.

Esse processo de qualificação social é realizado por meio do cruzamento de informações provenientes de diferentes bases de dados governamentais, como CPF, RG e título de eleitor. Através desse cruzamento, é possível verificar a veracidade e a consistência dos dados cadastrais informados.

A qualificação social possui grande importância em diversos contextos, como na contratação de funcionários pelas empresas e na concessão de benefícios previdenciários. Ao garantir que as informações cadastrais estejam corretas e atualizadas, evita-se a ocorrência de fraudes e irregularidades.

No eSocial, o processo de qualificação social é realizado de forma eficiente e integrada. O sistema realiza o cruzamento das informações de diferentes bases de dados em um único ambiente, o que agiliza e facilita a validação das informações cadastrais.

Portanto, a qualificação social desempenha um papel importante no eSocial, assegurando que as informações cadastrais estejam corretas e atualizadas.

Ao utilizar esse processo de análise e validação dos dados, as empresas têm maior segurança e eficiência na gestão de seus processos e cumprem as obrigações legais de forma adequada.

Como fazer a admissão no eSocial? Passo a passo

O processo de admissão no eSocial é obrigatório para todas as empresas brasileiras. A admissão no eSocial é realizado por meio do envio do evento “S-2200 – Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso do Trabalhador”.

Para fazer a admissão no eSocial, siga o passo a passo abaixo:

• Acesse o portal do eSocial.
• Selecione a opção de cadastro de empregador.
• Preencha os dados do empregador e do trabalhador, incluindo: Nome completo, CPF, PIS, data de nascimento, endereço, telefone e e-mail.
• Após o preenchimento, envie os dados para o sistema do eSocial.
• Respeite o prazo estabelecido pelo sistema, que é de até um dia antes do início das atividades do trabalhador na empresa.
• Caso ocorra algum erro no preenchimento, é possível retificar as informações dentro do prazo estabelecido pelo sistema.

Prazo de admissão no eSocial

O prazo de admissão no eSocial é de até um dia antes do início das atividades do trabalhador na empresa. De acordo com o artigo 29 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), todas as empresas são obrigadas a cumprir esse prazo.

Vale ressaltar que o não cumprimento desse prazo pode acarretar multas e sanções por parte dos órgãos fiscalizadores.

O prazo de admissão é fundamental tanto para as empresas quanto para os trabalhadores. Para as empresas, cumprir o prazo garante que todas as informações necessárias sejam enviadas dentro do período estabelecido pelo eSocial, evitando problemas futuros.

Já para os trabalhadores, o cumprimento do prazo garante que seus direitos trabalhistas e previdenciários sejam devidamente reconhecidos e respeitados.

Admissão eSocial e registro preliminar

O processo de admissão no eSocial pode ser dividido em duas etapas cruciais: o registro preliminar e a admissão efetiva. O registro preliminar é uma fase indispensável e ocorre por meio dos eventos “S-2190 – Admissão Preliminar” e “S-2300 – Início do Vínculo – Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – Ingresso de Pessoa com Deficiência”.

Esses eventos devem ser enviados antes da admissão oficial por meio do evento “S-2200 – Admissão / Ingresso do Trabalhador”.

O evento “S-2190” tem o propósito de informar a admissão preliminar de um trabalhador, fornecendo dados básicos como nome, CPF e data de nascimento.

Já o evento “S-2300″ é utilizado para informar o início do vínculo empregatício de um trabalhador sem vínculo emprego/estatutário.

Após a conclusão do registro preliminar, é realizado o evento “S-2200”, que consiste no cadastramento inicial do vínculo e admissão/ingresso do trabalhador.

Neste evento, são fornecidas informações detalhadas, como dados pessoais, dados do contrato de trabalho, informações bancárias, dados sobre a jornada de trabalho, entre outros. Confira mais detalhes na tabela abaixo:

E se eu perder o prazo de admissão eSocial?

Quando uma empresa não realiza a admissão do trabalhador no prazo estabelecido pelo eSocial, podem ser aplicadas multas e sanções. As penalidades podem variar de acordo com o tipo de infração cometida e podem resultar em valores significativos.

A perda do prazo de admissão no eSocial pode gerar problemas trabalhistas e previdenciários para o trabalhador, pois ele pode ter dificuldades em comprovar o vínculo empregatício e receber seus direitos trabalhistas.

De acordo com sites especializados em RH e DP, a multa aplicada às empresas que não lançam a admissão dos funcionários no eSocial nos prazos estabelecidos pode chegar a R$ 3 mil.

Admissão retroativa no eSocial

A admissão retroativa, ou seja, a contratação de um empregado com data anterior ao envio da informação ao eSocial, não é permitida de acordo com a legislação trabalhista brasileira. Isso significa que a prática de admitir um empregado com data retroativa nunca foi autorizada e não é alterada pelo uso do eSocial.

O eSocial tem como objetivo principal fazer com que as empresas cumpram as determinações da legislação trabalhista de forma mais eficiente, organizada e integrada. Portanto, as admissões devem ser enviadas para o eSocial até um dia antes do início efetivo da prestação do serviço.

Por exemplo, se um empregado foi contratado para iniciar suas atividades em 31/03, a informação de sua admissão deve ser enviada ao eSocial até o dia 30/03.

Isso garante que a empresa esteja em conformidade com as exigências legais e que o empregado tenha todos os seus direitos trabalhistas respeitados desde o início de sua contratação.

Admitir um empregado com data retroativa pode acarretar em consequências legais e trabalhistas para a empresa, como multas e passivos trabalhistas, uma vez que não está de acordo com as normas estabelecidas pela legislação vigente.

Admissão preliminar no eSocial

No eSocial, o evento S-2190 representa uma admissão de trabalho por registro preliminar, e sua utilização é opcional para as empresas. Ele é destinado a situações em que a empresa não possui todas as informações necessárias para fazer o registro completo do trabalhador, que seria realizado por meio do evento S-2200.

Por exemplo, pode ocorrer de a empresa não ter todos os documentos do colaborador, como o histórico escolar que está sendo aguardado de outra cidade. Nessas circunstâncias, a empresa pode optar por fazer a admissão preliminar por meio do evento S-2190, garantindo assim o cumprimento de suas obrigações.

Para submeter o evento de admissão preliminar, são necessárias algumas informações básicas, tais como o CPF do trabalhador, sua data de nascimento e a data de admissão.

É importante salientar que a admissão preliminar deve ser enviada até o dia anterior ao início efetivo da prestação do serviço. Após o envio do evento S-2190, a empresa terá até o dia 7 do próximo mês para coletar as informações faltantes e submeter o evento S-2200, que representa o registro completo do trabalhador.

Também vale destacar que, mesmo após o envio da admissão preliminar, a empresa não poderá aguardar o início efetivo do trabalho do funcionário para dar entrada no registro completo. Isso significa que o prazo para submissão do evento S-2200 não pode ser extrapolado, pois é necessário garantir a conformidade com as obrigações legais.

Portanto, os prazos de envio do evento S-2190 são os seguintes:

• Envio do S-2190: até o dia anterior ao início do trabalho;
• Validade: será válido até o dia 7 do mês seguinte ao início da prestação de serviço, sendo a data limite para a submissão do evento S-2200.

Durante o período de validade do evento S-2190, caso seja necessário realizar outros lançamentos, como afastamentos, desligamentos ou folha de pagamento, será imprescindível submeter primeiro o evento S-2200 e, em seguida, os demais eventos relacionados.

Tem como alterar data de emissão no eSocial?

Quando há necessidade de corrigir a data de admissão de um trabalhador no eSocial, é importante seguir alguns passos específicos para realizar essa alteração de forma correta e conforme as diretrizes do sistema.

Abaixo, segue um guia passo a passo para realizar essa modificação:

• Ao acessar o sistema do eSocial, localize e selecione a aba “Trabalhador”.
• Dentro da aba “Trabalhador”, procure e clique na opção “Gestão de Trabalhadores”.
• Localização do trabalhador e acesso às “Movimentações Trabalhistas”
• Procure pelo nome do trabalhador cuja data de admissão precisa ser alterada e clique sobre ele.
• Em seguida, na página de detalhes do trabalhador, localize e clique na opção “Movimentações Trabalhistas”.
• Dentro das “Movimentações Trabalhistas”, localize a opção “Retificar” e clique sobre ela para iniciar o processo de correção da informação.
• No processo de retificação, será necessário selecionar a categoria específica que contém os dados contratuais do trabalhador.
• Procure e clique na opção “Dados Contratuais”.
• Dentro dos “Dados Contratuais”, localize o campo referente à data de admissão
• Faça a modificação da data de admissão conforme necessário, inserindo a nova data desejada.
• Após realizar a modificação da data de admissão, certifique-se de revisar todas as informações alteradas.
• Clique em “Salvar” para confirmar a alteração e atualizar os dados do trabalhador no sistema do eSocial.

Seguindo esses passos, é possível realizar a alteração da data de admissão de um trabalhador no eSocial de maneira correta e eficiente, garantindo a conformidade das informações registradas no sistema.

Como cancelar uma admissão no eSocial?

Para realizar o cancelamento de uma admissão (cadastro de um funcionário) no eSocial, siga os passos abaixo:

• Utilize suas credenciais de acesso para entrar na Central eSocial.
• Navegue até a seção de “Andamento dos Envios”.
• No campo “Opções de Visualização”, escolha a opção “Exibir Eventos Processados”.
• Procure pelo evento S-2200 correspondente ao funcionário cuja admissão você deseja cancelar.
• Clique na opção “Detalhes” associada a esse evento.
• Após acessar os detalhes do evento S-2200, localize a opção “Excluir”.
• Clique em “Excluir” para confirmar a exclusão da admissão.
• Ao clicar em “Excluir”, o sistema enviará automaticamente o evento S-3000 de exclusão do funcionário cadastrado para o eSocial.
• Esse evento comunicará ao eSocial o cancelamento da admissão do funcionário e processará a exclusão dos dados correspondentes

Ao seguir esses passos, você será capaz de cancelar uma admissão no eSocial de maneira eficaz e em conformidade com as diretrizes estabelecidas pelo sistema. Certifique-se de revisar todas as informações antes de confirmar a exclusão para evitar erros ou inconsistências nos registros.

Impactos do eSocial no RH

A utilização do eSocial traz impactos significativos para o setor de Recursos Humanos (RH) das empresas. Esses impactos abrangem a simplificação de processos trabalhistas, a redução da burocracia, a facilidade na gestão de processos e a transparência nas relações entre empregadores e empregados.

Com a adoção do eSocial, as empresas podem enviar informações de forma mais rápida e simplificada, o que colabora para a fiscalização por parte dos órgãos competentes.

Além disso, o sistema permite a unificação de diversas obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais em uma única plataforma eletrônica, o que traz eficiência e otimização para a gestão de processos diários do setor de RH.

Tudo isso, é claro, fica ainda mais prático quando as empresas adotam sistemas de controle de ponto eletrônico digital, como o da Genyo. Com isso, os setores de RH e DP ganham tempo e recursos para lidar com tarefas mais complexas. Clique aqui para entender melhor como funciona e obter 15 dias de teste grátis.

Mudanças no eSocial 2024

O eSocial passou por importantes mudanças para o ano de 2024, visando simplificar e agilizar o processo de envio de informações para as empresas. Entre as principais alterações estão:

• Simplificação do layout. Redução do número de eventos e campos a serem preenchidos;
• Flexibilização das regras de impedimento para o recebimento de informações;
• Facilitação no envio de dados relativos ao cumprimento de obrigações fiscais e previdenciárias;
• Utilização apenas do CPF como identificação do trabalhador.

Essas mudanças têm como objetivo tornar o eSocial mais acessível e eficiente, facilitando o cumprimento das obrigações legais por parte das empresas.

Com um layout mais simplificado, menos campos a serem preenchidos e a flexibilização das regras, o processo de envio de informações se torna mais ágil e intuitivo.

Além disso, a utilização apenas do CPF como identificação do trabalhador traz mais praticidade e elimina a necessidade de outros documentos para o cadastramento no eSocial.