eSocial: o que é, como funciona, vantagens e como utilizar

Se você ainda não conhece o eSocial, chegou a hora de entender o que é essa plataforma e como utilizá-la para facilitar as demandas. Veja mais neste artigo!
Sumário
eSocial

O eSocial é um sistema criado pelo governo brasileiro com o intuito de unir as principais obrigações acessórias das empresas em uma única plataforma. Com isso, trâmites burocráticos se tornaram bem menos complicados.

Os avanços tecnológicos, sobretudo na área de informação, vêm contribuindo para a otimização de tarefas e as empresas têm se beneficiado bastante disso. O eSocial é uma dessas estratégias capazes de facilitar o envio de informações, por isso, vale a pena conhecê-lo.

Neste artigo, vamos abordar tudo que você precisa saber sobre o que é o eSocial. No decorrer do texto você irá entender sua origem, as maiores vantagens que ele pode oferecer ao seu negócio, as possíveis desvantagens desse sistema, bem como o que é necessário para começar a utilizá-lo. Boa leitura!

O que é eSocial?

O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – eSocial –, instituído pelo Decreto nº 8373/2014, refere-se a uma plataforma do Governo Federal voltada para a integração dos dados gerados pelas empresas, que posteriormente precisam ser enviados para sistemas do governo.

Basicamente, esse projeto é útil para unificar a comunicação entre as empresas (empregadores) e o governo em relação ao envio de informações a respeito dos colaboradores. No total, é possível utilizar a plataforma para realizar a entrega de 15 obrigações da área trabalhista de forma online.

A ideia de criar esse sistema surgiu como uma iniciativa da Caixa Econômica, INSS, Receita Federal e Ministério do Trabalho e faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped). Além de empresas, outras pessoas jurídicas podem se beneficiar do eSocial, assim como pessoas físicas.

De acordo com o Governo Federal, o envio eletrônico dos dados referentes à prestação das informações quanto às obrigações previdenciárias, trabalhistas e fiscais substituirá o preenchimento e a entrega de declarações e formulários para entes diferentes de forma separada.

Os dados coletados irão compor um banco de dados cuja administração ficará a cargo do Governo Federal e abrangerá mais de 40 milhões de trabalhadores. No total, é esperado que o eSocial conte com a participação de mais de 8 milhões de empresas e 80 mil escritórios de contabilidade.

O uso do eSocial será obrigatório?

A adesão ao sistema deverá ser feita aos poucos, com diferentes prazos para diferentes tipos de negócios, mas sim, o uso do eSocial já é obrigatório para pessoas jurídicas, inclusive microempreendedores individuais (MEIs) e pessoas físicas que possuem empregados domésticos, conforme previsto em portarias.

Nesse sentido, diversas relações de trabalho estarão incluídas no sistema e deverão ser cadastradas na plataforma, como estatutários, cooperadores, avulsos, trabalhadores celetistas, autônomos, sem vínculo empregatício e até mesmo estagiários.

Quais são as maiores vantagens do eSocial?

Como mencionamos anteriormente, o eSocial serve para facilitar o envio de informações, consequentemente, em vez de preencher diversos formulários e guias e precisar utilizar canais diferentes, será necessário apenas um sistema para lidar com diversas obrigações.

Economia de tempo

Tendo em vista essa simplificação de processos, o sistema servirá para economizar tempo e melhorar a qualidade das informações prestadas, algo que é benéfico tanto para os empregadores quanto para os empregados e os respectivos órgãos fiscalizadores.

Maior produtividade

Com a otimização do tempo graças a simplificação do processo de envio de informações, há maior produtividade, além de menor quantidade de erros nos cálculos, algo que é relativamente comum e pode gerar bastante dor de cabeça para os empregadores.

Integração de processos

A integração de processos, basicamente, diz respeito à centralização de informações em um único sistema. O eSocial servirá para este fim e ainda permitirá a realização de registros imediatos, como novas contratações e demissões, por exemplo. Ou seja, os dados poderão ser disponibilizados aos órgãos relacionados em tempo real.

Segurança jurídica

Outro aspecto relevante do eSocial é que o sistema proporciona maior segurança jurídica, haja vista que as informações ficam armazenadas em apenas um ambiente e todo o processo é realizado de maneira automatizada e digital.

Eliminação de algumas obrigações

Como a entrega de documentos será simplificada, algumas obrigações acessórias não serão mais necessárias e, portanto, serão eliminadas, o que é mais um aspecto facilitador para as empresas.

Desburocratização

O próprio Governo Federal enxerga o eSocial como uma medida de desburocratização, uma vez que a prestação das informações acerca das obrigações passará a ser feita de forma simplificada.

Além disso, outro aspecto a ser considerado é que graças a maior transparência nos dados repassados para a administração federal, há uma tendência para que haja diminuição dos índices de sonegação.

Possíveis desvantagens do eSocial

Bem, como o eSocial irá exigir uma forma nova de realizar e executar os processos, será necessário grande esforço por parte das empresas para padronizar, digitalizar e fazer o envio correto das informações.

Nos locais onde já se utiliza esse tipo de procedimento para algum fim será mais fácil, mas em outros poderá ser um pouco complexo. Desse modo, as empresas vão precisar de uma preparação para se adequar ao novo sistema e evitar possíveis entraves e punições pelo não cumprimento das obrigações.

A organização que não enviar os dados no prazo estabelecido ou que fizer o envio com informações incorretas terá que arcar com as penalidades previstas na legislação. Entretanto, isso não quer dizer que haverá novas multas, mas sim a aplicação das que já constam nas legislações trabalhistas, tributárias, previdenciárias e fiscais.

Quais obrigações estão incluídas no eSocial?

As obrigações centralizadas no eSocial são referentes aos dados previdenciários, fiscais e trabalhistas. Confira, a seguir, quais são elas.

  • Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);
  • Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
  • Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
  • Comunicação de Dispensa (CD);
  • Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
  • Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
  • Folha de pagamento;
  • Guia da Previdência Social (GPS).
  • Guia de Recolhimento do FGTS (GRF);
  • Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);
  • Livro de Registro de Empregados (LRE);
  • Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD);
  • Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
  • Quadro de Horário de Trabalho (QHT);
  • Relação Anual de Informações Sociais (RAIS).

Cronograma de implementação

O eSocial começou a ser obrigatório em 2016 para organizações com faturamento superior a R$ 78 milhões, mas desde 2018 passou a ser exigido para os demais empregadores, independente do faturamento anual.

Como começar a utilizar a plataforma

A adesão ao eSocial exige uma preparação, a fim de evitar erros que possam prejudicar a empresa e os funcionários. Por isso, listamos algumas orientações para facilitar esse processo.

Documentação atualizada

Separe o quanto antes os documentos e registros dos seus colaboradores, pois será necessário cadastrar o histórico de cada trabalhador no sistema. Portanto, com a documentação atualizada você agiliza esse processo e não terá que correr atrás desses dados depois.

Treinamento de pessoal

É importante preparar a equipe de recursos humanos (RH) para trabalhar com o sistema do eSocial, pois algumas informações adicionais a respeito de contratos de trabalho serão solicitadas como nome social do colaborador, registro de Contribuição Patronal para sindicatos, histórico cadastral e contratual, entre outros dados.

Além dessas informações, alguns registros como contratação de novos funcionários terão que ser feitos imediatamente. Sendo assim, os funcionários das áreas de RH e contabilidade deverão ser bem informados a respeito desses detalhes para evitar complicações futuras.

Revisão de processos

Com a chegada do eSocial é importante que as regras e os processos do negócio sejam revisados, analisados e mapeados, com o objetivo de identificar se todos os requisitos para utilização do novo sistema estão sendo cumpridos.

Certificação digital

O Certificado Digital funciona como uma assinatura eletrônica e serve para assegurar a legalidade de operações virtuais. Essa certificação é bastante utilizada em sistemas vinculados ao cumprimento de obrigações legais.

Para utilizar o eSocial você deve ter um Certificado Digital modelo A1 ou A3, validados pelo padrão ICP Brasil.

Revisão de sistemas e compatibilidade de arquivos

Um outro aspecto importante para o qual você deve se atentar é se o sistema usado na sua empresa para operações digitais (como folha de pagamento, por exemplo) gera arquivos compatíveis com o eSocial.

Por isso, confira se as plataformas são compatíveis e faça o possível para adequar esses processos o quanto assim, a fim de evitar problemas na hora de cumprir suas respectivas obrigações.

Caso sejam identificados gaps no sistema, isto é, brechas que possam dificultar o trabalho, é importante analisar não apenas a possibilidade de adequação, mas de aquisição de novos recursos, afinal, atualmente já existem ferramentas para facilitar uma série de registros.

Nesse sentido, o Genyo pode ser uma excelente alternativa, uma vez que possui um sistema completo de controle de ponto e ainda gera relatórios que podem ser utilizados para maximizar a gestão de pessoas. Ademais, também é possível elaborar o calendário de férias e escalas de trabalho por meio dele.

Qual a sequência de envio de dados para o eSocial?

eSocial

Os dados devem ser enviados através de eventos – um evento é basicamente qualquer fato jurídico-trabalhista referente à vida de um trabalhador –. Os eventos contam com layouts pré-definidos no eSocial e são divididos em quatro tipos; entenda, a seguir, quais são eles.

1.    Eventos iniciais

Os eventos iniciais referem-se a informações gerais a respeito do empregador, ou seja, são dados sobre a própria organização, como por exemplo a classificação fiscal e a descrição da estrutura administrativa.

Essas informações também são utilizadas em outros eventos. No momento o calendário do eSocial conta apenas com um evento inicial, que diz respeito às Informações do Empregador, Contribuinte ou Órgão Público.

2.    Eventos de tabela

Os eventos de tabela, por sua vez, servem para complementar os eventos iniciais e englobam dados que se repetem em outros tipos de eventos, os periódicos e não-periódicos. Esses elementos devem ser enviados imediatamente após o cadastro dos eventos iniciais.

Uma vez que as informações forem enviadas é fundamental mantê-las devidamente atualizadas. Desse modo, caso haja alguma alteração, é preciso enviar retificações. Entre os eventos de tabela estão incluídas as tabelas de rubrica, carreiras públicas, cargos e funções em comissão, horários e turnos de trabalho, entre outras.

3.    Eventos periódicos

Os eventos periódicos são processos que ocorrem em datas fixas. Para exemplificar, a emissão da folha de pagamento ocorre todos os meses, por esse motivo, trata-se de um evento periódico.

Além disso, outros eventos desse tipo que devem ser registrados no eSocial são benefícios previdenciários, contribuição sindical patronal, pagamento de rendimentos do trabalho, aquisição de produção rural, contratação de trabalhadores avulsos não portuários, etc.

4.    Eventos não-periódicos

Eventos não-periódicos, como o nome sugere, são eventos que não têm data específica para ocorrer, mas estão relacionados aos direitos e deveres previdenciários, trabalhistas e fiscais, como alterações salariais, demissões e admissões.

No eSocial, são exemplos de eventos não periódicos: alteração de contrato de trabalho, reintegração, desligamento, afastamento temporário, comunicação de acidente de trabalho, informações sobre o FGTS, treinamentos e capacitações, aviso prévio, monitoração do estado de saúde do trabalhador, entre outros dados.

eSocial simplificado

O eSocial é um sistema novo, mas já passou por uma mudança. Trata-se do eSocial simplificado, que substituiu o eSocial que foi implantado em 2015. Dessa forma, atualmente está em uso uma versão mais simples, que passou a ser utilizada em julho de 2021.

Os eventos informados na versão antiga do sistema continuam válidos, como férias, folhas de pagamento, afastamento, entre outros. Um ponto importante é que o próprio sistema é capaz de alertar a necessidade de atualização desse tipo de informação, solicitando o reenvio.

Na prática o que muda com a chegada do eSocial?

Como vimos ao longo deste artigo, o eSocial será responsável por mudanças significativas nos processos de trabalho, no uso dos sistemas e também na área de recursos humanos. Com isso, é fundamental que haja apoio por parte da alta gestão da empresa para que o eSocial seja usado da forma mais adequada.

Conclusão

O eSocial já é uma realidade, portanto, é essencial conhecer e entender como esse sistema funciona, quais são suas utilidades e o que é necessário para utilizá-lo. Agora você já possui todas essas informações e, não só pode, como deve implementar o eSocial na sua empresa o quanto antes.

Como mencionamos, o Genyo possui diversos recursos que podem auxiliar a gestão de pessoas e, consequentemente, facilitar o uso do eSocial. Por isso, não deixe de conferir nossas funcionalidades, que servem para quem atua na gestão, mas também beneficiam os colaboradores.

Ademais, se esse conteúdo foi interessante para você, saiba que aqui no blog temos diversos artigos sobre temas fundamentais para as organizações, então continue nos acompanhando.

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