Você já deve ter ouvido falar sobre o ponto eletrônico como uma ferramenta de controle de jornada de trabalho nas empresas.
- Mas sabia que ele também pode ser eficaz na gestão de recursos humanos para o home office?
O trabalho remoto tem se tornado cada vez mais comum e, com a pandemia, muitas empresas tiveram que se adaptar a esse novo modelo de trabalho.
Nesse contexto, a gestão de RH para home office se tornou um desafio, pois é necessário manter o controle das horas trabalhadas, garantir a produtividade da equipe e promover o engajamento dos colaboradores.
Desse modo, no guia abaixo, vamos apresentar dicas de gestão de RH para o home office, com foco no uso do ponto eletrônico como uma ferramenta eficaz.
Acompanhe nossas dicas e saiba como aproveitar ao máximo o potencial do ponto eletrônico na gestão de recursos humanos para o home office!
O que é ponto eletrônico digital?
No mundo corporativo, a gestão de tempo e frequência dos colaboradores é fundamental para garantir a organização e a produtividade.
Mas lidar com carimbos de ponto, planilhas manuais e o risco de erros humanos pode ser um verdadeiro pesadelo!
É aí que entra o ponto eletrônico digital, uma solução inovadora que revoluciona a forma como as empresas controlam a jornada de trabalho
Imagine um sistema que registra em tempo real a entrada e saída dos seus funcionários, eliminando a chance de fraudes e erros.
Com o ponto eletrônico digital, você terá dados precisos e confiáveis, garantindo que o tempo de trabalho seja contabilizado de forma justa e transparente.
Mas as vantagens vão além da precisão! A tecnologia digital facilita todo o processo de registro de ponto, liberando tempo e recursos que podem ser direcionados para outras áreas da empresa.
Além disso, o sistema gera relatórios completos e detalhados, permitindo que você acompanhe a jornada de trabalho dos seus colaboradores de forma eficiente e analise dados importantes para a tomada de decisões estratégicas.
E como funciona na prática? Existem diferentes tipos de sistemas de ponto eletrônico digital, como:
- Leitores biométricos: Utilizam tecnologias como digital, facial ou íris para identificar os funcionários, garantindo ainda mais segurança e controle.
- Aplicativos móveis: Permitem que os colaboradores registrem o ponto diretamente em seus smartphones, proporcionando praticidade e flexibilidade.
- Cartões de proximidade: Funciona com cartões que possuem chips, sendo lidos por leitores específicos.
O que diz a Lei sobre ponto eletrônico digital?
A lei trabalhista brasileira permite o uso de ponto eletrônico digital, de acordo com a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).
Nesse cenário, a Portaria 671, publicada em 2021 e que entrou em vigor em 2022, estabelece requisitos para o registro de ponto nas empresas.
A lei determina que o registro de ponto é obrigatório para empresas com mais de 20 funcionários, podendo ser feito de forma manual, mecânica ou eletrônica.
Seja qual for o modelo escolhido, cada funcionário deve ter um comprovante de ponto individual, que pode ser físico ou virtual.
A Portaria 671 estabelece algumas regras para o uso de sistemas de ponto eletrônico, como:
- O sistema deve ser certificado no INPI e registrado como programa de computador.
- O sistema deve manter o relógio sincronizado com a Hora Legal Brasileira (HBL).
- O sistema deve emitir um comprovante de ponto para cada horário registrado, em formato impresso ou digital.
- O comprovante de ponto impresso deve durar no mínimo 5 anos.
Portanto, a legislação brasileira deixa bem claro que a utilização do ponto eletrônico digital pelas empresas está em conformidade legal.
E, desse modo, como fica a situação do home office? Continue lendo para conferir a resposta.
O que diz a lei sobre home office?
A lei brasileira sobre o trabalho em regime de home office passou por mudanças significativas nos últimos anos, com o objetivo de regularizar essa modalidade de trabalho que se tornou cada vez mais comum.
Aqui estão os principais pontos da legislação sobre home office no Brasil:
Lei nº 13.467/2017 (Reforma Trabalhista):
A Reforma Trabalhista introduziu o conceito de “teletrabalho”, que engloba o home office, e determinou a necessidade de um acordo individual escrito entre empregado e empregador, definindo as condições de trabalho.
Esse acordo deve conter informações como:
- Local de trabalho: Especificar o local onde o trabalho será realizado (residência do empregado, coworking, etc.).
- Jornada de trabalho: Definir os horários de trabalho, incluindo os períodos de descanso e intervalo.
- Equipamentos e ferramentas: Esclarecer quem será responsável pelos equipamentos e ferramentas de trabalho (empresa ou empregado).
- Custos com internet e energia: Definir quem arcará com os custos de internet e energia utilizados para o trabalho.
- Segurança e saúde: Estabelecer medidas de segurança e saúde do trabalho adequadas para o ambiente de trabalho do empregado.
- Direito à desconexão: A lei garante o direito do trabalhador à desconexão, ou seja, ao tempo livre fora do expediente, mesmo em regime de home office.
- Possibilidade de alteração do regime: O acordo individual escrito pode ser alterado por mútuo consentimento entre empregado e empregador, desde que haja comunicação formal.
Portaria MTE nº 875/2020:
Em meio à pandemia de COVID-19, o MTE publicou uma portaria com orientações sobre o teletrabalho, incluindo a necessidade de:
- Adaptação do ambiente de trabalho: As empresas devem garantir que o ambiente de trabalho do empregado em home office seja seguro e adequado, com ergonomia e medidas de segurança.
- Fornecimento de equipamentos: A empresa deve fornecer os equipamentos de trabalho necessários, como computador, celular e softwares, caso o empregado não os possua.
- Direito à desconexão: As empresas devem garantir o direito do trabalhador à desconexão, definindo horários de trabalho e períodos de descanso.
Lei nº 14.221/2021:
Essa lei prevê o teletrabalho como uma modalidade de trabalho permanente, e não apenas temporária. A legislação prevê direitos específicos para o trabalhador em home office, como:
- Auxílio para custeio de despesas: A empresa pode fornecer auxílio financeiro para custear despesas como internet, energia e telefone.
- Assistência médica e psicológica: A empresa deve oferecer assistência médica e psicológica aos trabalhadores em home office, caso necessário.
- Proteção contra assédio: A lei garante a proteção contra o assédio moral e sexual, incluindo o assédio online.
As empresas devem estar atentas à legislação e garantir que os acordos individuais escritos com seus trabalhadores em home office estejam em conformidade com as normas trabalhistas.
Lembre-se: é recomendado buscar orientação jurídica especializada para entender a aplicação da lei em sua empresa e garantir o cumprimento das normas trabalhistas, assegurando os direitos tanto do empregado como do empregador.
Como funciona o ponto eletrônico no home office?
O ponto eletrônico digital em home office funciona por meio de um sistema que permite aos colaboradores marcarem o ponto de trabalho sem a necessidade de se deslocar até a empresa.
O sistema pode ser instalado no computador ou smartphone do funcionário, e a marcação é feita por meio de um aplicativo ou software.
A obrigatoriedade de bater ponto no home office, por sua vez, depende do tipo de contrato de trabalho e do modelo de trabalho:
Se o contrato for por jornada fixa, é recomendado o uso de uma ferramenta de controle de ponto online.
Se o trabalho for por tarefa ou produção, a empresa não é obrigada a exigir o ponto.
Não é obrigatório para quem tem horário flexível, trabalha sob o regime de tarefas pontuais ou produtividade, e não precisa cumprir cargas estipuladas pelo empregador.
Quando necessário, o controle de jornada deve ser feito da mesma forma que no presencial, registrando a entrada, saída e intervalos.
Para garantir um controle de ponto eficiente e seguro, é possível usar um software de controle de ponto, como o da Genyo, que pode ser acessado por todos os colaboradores, independentemente de onde estejam.
Com o sistema da Genyo, inclusive, é possível bater ponto tanto online quanto offline, o que é instrumental para quem reside em regiões com baixa conexão de internet.
Benefícios do ponto eletrônico no home office
De antemão, podemos dizer que os sistemas de ponto eletrônico digital apresentam diversos benefícios para a gestão de RH no home office.
Além de garantir um controle transparente e eficiente das horas trabalhadas pela equipe, o ponto eletrônico também proporciona outros ganhos significativos.
Veja alguns exemplos abaixo:
- Controle preciso e seguro: Ao utilizar o ponto eletrônico, é possível contabilizar os dados de forma rápida e precisa, evitando erros e retrabalhos. Isso resulta em relatórios seguros e confiáveis, que podem ser utilizados para diversas finalidades.
- Tomada de decisões estratégicas: Com o registro detalhado das horas trabalhadas, o gestor de RH tem acesso a informações valiosas para a tomada de decisões estratégicas. Esses dados podem auxiliar na análise de produtividade, alocação de recursos e planejamento de escalas, por exemplo.
- Contabilização de custos adicionais: Além de facilitar o controle das horas trabalhadas, o ponto eletrônico permite também a contabilização de custos adicionais com pessoal, englobando o cálculo de horas extras, adicional noturno e outras particularidades relacionadas à jornada de trabalho.
- Transparência entre colaboradores e RH: Por meio do ponto eletrônico digital, a relação entre colaboradores e RH se torna mais transparente. Cada membro da equipe tem acesso ao próprio registro de jornada, o que contribui para a confiança e o alinhamento entre todos.
- Flexibilidade para atuar com equipes remotas: O ponto eletrônico é uma solução eficaz para empresas que atuam com equipes remotas. Ele oferece flexibilidade para o registro das horas trabalhadas, independentemente da localização física dos colaboradores.
Além desses benefícios, o ponto eletrônico centraliza os dados, facilitando o acesso a relatórios de produtividade e indicadores de desempenho, o que contribui para a gestão eficiente do home office, promovendo a alta produtividade e o sucesso do trabalho remoto.
Desafios do controle de ponto no home office
O controle de ponto no home office apresenta alguns desafios para a gestão de RH. Entre eles, está a distância física, já que o contato direto com os colaboradores é limitado.
Da mesma forma, é difícil garantir a veracidade das informações registradas em planilhas manuais, pois não é possível inspecionar essas marcações.
Por isso, a adoção de aplicativos ou softwares de controle de ponto é mais recomendada, já que estas plataformas armazenam as informações de jornada para a prática análise do RH e DP.
Entretanto, outro desafio é a adaptação dos funcionários ao modelo de trabalho remoto, pois muitos não têm experiência prévia com o home office.
A comunicação interna virtual também pode ser um desafio, já que a interação entre os membros da equipe é realizada principalmente por meio de ferramentas digitais.
Ferramentas de gestão de pessoas para home office
No ambiente de trabalho remoto, o uso de ferramentas de gestão de pessoas é um bom caminho para garantir a eficiência e o alinhamento das equipes.
Além do ponto eletrônico, que auxilia no controle das horas trabalhadas, existem outras ferramentas que podem ser utilizadas para otimizar a gestão de RH no home office.
Uma dessas ferramentas é o treinamento remoto de equipe. Com o treinamento remoto, é possível capacitar os colaboradores mesmo à distância, fornecendo conteúdo relevante e promovendo o desenvolvimento profissional.
A prática do treinamento, nesse sentido, contribui para o aprimoramento das habilidades dos colaboradores e para a manutenção do desempenho da equipe no ambiente de home office.
Outro aspecto importante é ter uma política de home office bem definida.
Essa política deve estabelecer regras claras sobre a jornada de trabalho, o uso de equipamentos, a responsabilidade do colaborador e outros aspectos relevantes para o trabalho remoto.
Uma política de home office, desse modo, adequada ajuda a garantir a transparência e a igualdade de condições entre os colaboradores, promovendo um ambiente de trabalho justo e produtivo.
Finalmente, é essencial adotar estratégias de engajamento a distância.
Reuniões virtuais, programas de incentivo e atividades de integração são exemplos de estratégias que podem ser utilizadas para manter a motivação e o engajamento dos colaboradores no trabalho remoto.
Comunicação interna virtual: Estratégias de engajamento a distância
A comunicação interna virtual desempenha um papel de inegável importância na gestão de RH para home office.
Afinal de contas, ela permite que os colaboradores interajam, compartilhem informações importantes e mantenham o engajamento da equipe.
Por meio de ferramentas como e-mails, mensagens instantâneas e videoconferências, é possível promover uma comunicação eficiente e ágil, mesmo à distância.
Junto da comunicação interna, torna-se crucial implementar estratégias de engajamento a distância para manter a motivação e o envolvimento dos colaboradores no trabalho remoto.
Como citamos anteriormente, reuniões virtuais representam uma forma importante de promover a interação e alinhar os objetivos da equipe.
Programas de reconhecimento e incentivo também ajudam a valorizar o trabalho dos colaboradores e estimulam a produtividade.
Atividades de integração, como happy hours virtuais ou jogos online, podem ser realizadas para fortalecer os laços entre os membros da equipe mesmo de forma remotas.
Adotando essas estratégias, você poderá garantir um ambiente de trabalho virtual respeitoso, colaborativo e engajado, no qual todos os colaboradores poderão cumprir suas atividades com empenho, proatividade e segurança.
Como escolher o melhor ponto digital para home office?
Com o home office se tornando cada vez mais comum, encontrar o aplicativo de ponto digital ideal para a sua empresa é crucial para garantir um controle preciso e eficiente da jornada de trabalho dos seus colaboradores.
- Mas com tantas opções disponíveis, como escolher a ferramenta perfeita?
Pensando nisso, separamos algumas dicas para te ajudar nessa missão:
Funcionalidades:
- Registro de ponto online e offline: É importante que o aplicativo permita o registro de ponto tanto online quanto offline, garantindo que seus colaboradores possam bater o ponto mesmo com internet instável.
- Relatórios detalhados: Opte por um sistema que gere relatórios completos sobre a jornada de trabalho, incluindo horas extras, intervalos, faltas e atrasos.
- Facilidade de uso: O aplicativo deve ser intuitivo e fácil de usar, tanto para os colaboradores quanto para os gestores.
- Segurança dos dados: A segurança dos dados dos seus colaboradores é fundamental, então procure um aplicativo que utilize criptografia e outras medidas de segurança.
Suporte e atendimento:
- Suporte técnico disponível: É importante ter acesso a um suporte técnico eficiente para resolver qualquer problema que possa surgir.
- Comunicação clara e rápida: A equipe de suporte deve responder às suas dúvidas de forma rápida e eficiente.
Custo-benefício:
- Plano que se encaixa no seu orçamento: Avalie os diferentes planos oferecidos e escolha aquele que atenda às suas necessidades e orçamento.
- Recursos extras: Alguns aplicativos oferecem recursos adicionais, como alertas de horas extras.
Quer garantir um controle de ponto eficiente e seguro para o seu home office? A Genyo oferece a solução ideal!
Com um sistema completo e intuitivo, a Genyo te permite gerenciar a jornada de trabalho dos seus colaboradores com total segurança e precisão.
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FAQ
O que é ponto eletrônico digital?
O ponto eletrônico digital é um sistema que registra automaticamente a entrada e saída dos funcionários, eliminando a chance de erros humanos. Ele oferece dados precisos e confiáveis, além de gerar relatórios completos para análise da jornada de trabalho.
Quais os tipos de sistemas de ponto eletrônico digital?
Existem três tipos principais: leitores biométricos (utilizam digital, facial ou íris), aplicativos móveis e cartões de proximidade.
O que diz a lei sobre o ponto eletrônico digital?
A legislação brasileira exige o registro de ponto para empresas com mais de 20 funcionários, podendo ser manual, mecânico ou eletrônico.
Como funciona o ponto eletrônico no home office?
No home office, o ponto eletrônico funciona por meio de aplicativos ou softwares que permitem aos colaboradores marcar o ponto online ou offline. A obrigatoriedade depende do tipo de contrato de trabalho e do modelo de trabalho.
Quais os benefícios do ponto eletrônico no home office?
O ponto eletrônico garante controle preciso das horas trabalhadas, facilita a tomada de decisões estratégicas, permite a contabilização de custos adicionais, promove a transparência entre colaboradores e RH, e oferece flexibilidade para equipes remotas.
Quais os desafios do controle de ponto no home office?
Os desafios incluem a distância física, a necessidade de garantir a veracidade dos dados e a adaptação dos funcionários ao trabalho remoto.
Como escolher o melhor aplicativo de ponto digital para home office?
Procure por um aplicativo que ofereça registro online e offline, relatórios detalhados, facilidade de uso, segurança dos dados, suporte técnico eficiente e um plano que se encaixe no seu orçamento.
