A gestão de ponto dos colaboradores é um aspecto vital para o funcionamento adequado das empresas no Brasil, especialmente aquelas que contam com mais de 20 funcionários.
De acordo com a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), cada trabalhador com contrato precisa registrar sua jornada de trabalho, respeitando um limite diário de 8 horas, que pode ser estendido em até 2 horas extras.
Essa prática não só assegura a conformidade legal, mas também alimenta informações essenciais como folha de pagamento, horas extras e absenteísmo.
- Desse modo, surge a dúvida: qual é a melhor maneira de fazer um controle eficiente da gestão de ponto dos colaboradores?
Com a evolução da tecnologia, o uso de sistemas de ponto eletrônico tornou-se uma solução recomendada para essa questão!
Investir em um sistema de gestão de ponto eficiente vai além de uma questão de conformidade: é uma estratégia que ajuda a prevenir disputas trabalhistas, diminui custos e otimiza os esforços da equipe de Recursos Humanos.
Por isso, no guia abaixo, vamos abordar práticas e estratégias para alcançar um controle eficaz da gestão de ponto na sua organização.
Gestão de ponto: o que é e como funciona
A gestão de ponto refere-se ao conjunto de práticas para o controle da jornada de trabalho dos colaboradores em uma organização.
Na prática, o processo inclui o registro de jornada de trabalho, onde se anotam os horários de entrada, saída, pausas e horas extras.
Dessa forma, as empresas podem realizar o controle de horas trabalhadas, garantindo uma administração mais eficaz e em conformidade com a legislação.
De acordo com a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), a gestão de ponto é uma obrigatoriedade para empresas que possuem mais de 20 funcionários.
O artigo nº 74 da CLT estabelece diretrizes para a anotação dos horários, que podem ser feitas de forma manual, mecânica ou eletrônica.
A partir daí, a Portaria 671, que está em vigor desde novembro de 2021, introduziu novas classificações para o registro de ponto, como o Registrador de Ponto via Programa (REP-P) – que é a modalidade mais recomendada atualmente.
A portaria revogou normativas anteriores e aprimorou as regras de controle, reunindo informações detalhadas sobre como realizar a gestão de ponto.
Com essas mudanças, as empresas devem garantir um controle rigoroso das horas de trabalho para evitar complicações legais, especialmente considerando que nos últimos anos houve um aumento significativo nas ações trabalhistas relacionadas a horas extras e verbas rescisórias.
Sendo assim, a gestão adequada do ponto traz não apenas benefícios operacionais, mas também promove um ambiente de trabalho mais organizado e transparente.
Ao garantir que todos os registros sejam feitos corretamente, a empresa se resguarda de possíveis penalidades e multas, que podem variar de R$ 40 a R$ 4 mil, conforme especificado pela Lei 12.544/2011.
Importância da gestão de ponto nas empresas
A gestão de ponto desempenha um papel de inegável importância no ambiente corporativo, influenciando diretamente a produtividade e a conformidade legal.
Nesse sentido, a importância do controle de ponto se reflete na capacidade das empresas de assegurar o cumprimento das jornadas de trabalho estabelecidas pela legislação.
De acordo com a CLT, todas as empresas devem manter um registro das horas trabalhadas, evitando possíveis questionamentos e passivos trabalhistas.
Sendo assim, a falta de um sistema adequado pode resultar em processos judiciais, especialmente se houver irregularidades no pagamento de horas extras.
Além de contribuir para a conformidade, a gestão de frequência promove uma cultura de responsabilidade entre os colaboradores.
Um registro preciso do tempo trabalhado ajuda a aumentar a transparência e a confiança no ambiente de trabalho, fatores que impactam a satisfação e a retenção de talentos.
Na prática, a implementação de métodos eficazes de controle de ponto resulta em melhorias na pontualidade e no gerenciamento da jornada dos trabalhadores, fortalecendo o clima organizacional.
As empresas têm à disposição diversos tipos de sistemas de controle de ponto, como manuais, mecânicos e eletrônicos, cada um com suas vantagens e desvantagens.
As soluções digitais, que estão em ascensão no Brasil, oferecem mais flexibilidade, especialmente para trabalhadores remotos, enquanto garantem a segurança e a precisão necessárias no registro das horas.
Gestão de ponto dos colaboradores: como fazer?
A gestão de ponto dos colaboradores deve ser realizada com clareza e objetividade, assegurando a definição da jornada de trabalho, a marcação correta do ponto e o tratamento adequado das informações coletadas.
Como citamos anteriormente, as empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a fazer a marcação de ponto, conforme a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).
Antes da Reforma Trabalhista, essa exigência se aplicava a empresas com mais de 10 funcionários.
- Atenção! Existem casos de exceção para a obrigatoriedade da marcação do ponto, como empregados em atividades externas que não podem ser restritas a um horário fixo ou aqueles em cargos de gestão.
As regras da CLT também estipulam que a jornada de trabalho normal deve ser de até 8 horas diárias, totalizando 44 horas semanais.
Adicionalmente, a CLT permite até 2 horas extras por dia, que devem ser pagas com um adicional mínimo de 50% sobre o valor da hora normal.
Nessa mesma perspectiva, a opção pelo banco de horas também é uma alternativa viável para compensar as horas extras, devendo ser realizada dentro de um prazo máximo de seis meses com acordo individual ou até um ano através de convenção coletiva.
Para garantir uma boa gestão de ponto, as empresas devem adotar sistemas eletrônicos ou aplicativos que facilitem o registro da jornada.
A adoção dessa estratégia garante eficiência e, ao mesmo tempo, ajuda a manter conformidade legal, assegurando o cumprimento de direitos trabalhistas.
Tipos de controle de ponto: qual é o melhor?
A gestão eficiente das horas trabalhadas, como você já deve ter percebido, é algo imprescindível para o funcionamento de qualquer empresa.
Nesse contexto, existem diferentes tipos de controle de ponto que podem ser utilizados pelas empresas.
Quatro categorias principais são reconhecidas pela legislação brasileira, incluindo manual, mecânico, eletrônico e digital. Veja abaixo:
- Controle de Ponto Manual: Este tipo envolve anotações feitas em papel, como livros de ponto ou cartões de ponto. Geralmente adotado por empresas menores, o controle manual pode ser vulnerável a erros e fraudes.
- Controle de Ponto Mecânico: Conhecido como cartográfico, este sistema utiliza máquinas para marcar ou furar cartões de ponto. Embora seja uma evolução em relação ao controle manual, ele não oferece a segurança e a praticidade dos sistemas eletrônicos.
- Controle de Ponto Eletrônico: O sistema de ponto eletrônico registra os horários por meio de leituras biométricas, como impressão digital e reconhecimento facial. Esse tipo de controle é mais seguro e eficiente, atendendo às exigências da CLT para empresas com mais de 20 colaboradores.
- Controle de Ponto Digital: Este modelo inovador permite que os colaboradores registrem seu ponto remotamente, utilizando plataformas web ou aplicativos em celulares. Com a Portaria 671, o controle de ponto digital se tornou uma opção viável, permitindo a gestão de dados na nuvem.
A escolha do tipo de controle de ponto deve levar em consideração o número de funcionários e o setor de atuação da empresa.
Para empresas que buscam flexibilidade e eficiência no controle de horas trabalhadas, o sistema de ponto eletrônico digital, como o da Genyo, se destaca como a melhor opção.
| Tipo de Controle | Descrição | Vantagens | Desvantagens |
|---|---|---|---|
| Manual | Anotações em papel. | Baixo custo inicial. | Alta vulnerabilidade a erros e fraudes. |
| Mecânico | Maquinário para marcar cartões. | Melhor do que controle manual. | Menos prático e seguro que eletrônico. |
| Eletrônico | Relógio de ponto (exemplo). | Alta segurança e eficiência. | Pode ser difícil de treinar |
| Digital | Registro via aplicativo. | Todas as vantagens acima + flexibilidade e acesso remoto. | Não foram observadas |
Mas, afinal de contas, o que diz a Lei sobre o controle de ponto? No tópico abaixo, destacamos as principais orientações da Portaria 671 e da legislação trabalhista em geral.
O que diz a Lei sobre controle de ponto? Portaria 671
A legislação brasileira estabelece diretrizes rigorosas para o controle de ponto, especialmente para empresas com mais de 20 colaboradores, conforme o artigo 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).
Em 2021, a Portaria 671 unificou as normas existentes, substituindo a Portaria 1510 e a Portaria 373.
A nova portaria introduziu três categorias de registradores eletrônicos de ponto: REP-C, REP-A e REP-P.
Tais dispositivos garantem que a anotação da hora de entrada e saída seja feita de forma precisa, o que é obrigatório para a verificação da assiduidade e controle da jornada de trabalho.
O artigo 58 da CLT estabelece que a duração máxima da jornada de trabalho não deve ultrapassar 8 horas diárias, enquanto a Constituição Federal, em seu artigo 7, inciso XIII, determina um limite de 44 horas semanais.
Com as alterações introduzidas pela reforma trabalhista, também é permitido a jornada parcial de 30 horas semanais ou de 26 horas com até 6 horas extras, conforme o artigo 58-A da CLT.
A correta marcação do ponto é o melhor caminho para evitar fraudes, assegurar o pagamento correto das horas trabalhadas e garantir segurança durante fiscalizações do Ministério do Trabalho e da Justiça do Trabalho.
A atenção aos detalhes proporcionada pelas recentes mudanças legais ajuda a evitar possíveis processos judiciais e garante que as empresas estejam em conformidade com as obrigações trabalhistas.
Quais os benefícios de uma boa gestão de ponto?
Uma gestão de ponto eficiente traz benefícios que vão além do cumprimento das obrigações legais.
Com um controle de frequência rigoroso, as empresas conseguem reduzir custos operacionais, evitando erros na folha de pagamento e contribuindo para um planejamento estratégico mais assertivo.
Nesse cenário, o uso de um sistema de ponto eletrônico proporciona um ambiente mais organizado e justo, o que pode impactar positivamente a motivação dos colaboradores.
O controle detalhado possibilitado por um sistema de ponto eletrônico também facilita a gestão do banco de horas, permitindo que a empresa administre melhor as horas trabalhadas e os benefícios dos funcionários.
- Por exemplo, benefícios como bônus e vale-alimentação podem ser calculados com base em dados precisos, tornando a compensação mais justa.
Sob o mesmo ponto de vista, a tecnologia de ponto eletrônico reduz significativamente as oportunidades para fraudes no registro de horas trabalhadas.
A integração do controle de ponto digital com outras ferramentas possibilita centralizar processos, otimizando o tempo dos profissionais de RH, que podem agir de forma mais estratégica.
Confira mais detalhes na tabela abaixo:
| Benefícios | Descrição |
|---|---|
| Redução de custos | Elimina a necessidade de materiais para sistemas manuais, evitando erros de cálculo. |
| Evita fraudes | Identificação biométrica e armazenamento em nuvem garantem segurança nos registros. |
| Transparência | Oferece dados claros sobre horas trabalhadas e benefícios, promovendo um ambiente justo. |
| Facilidade de acesso | Armazenamento em nuvem permite visualização e gestão dos dados de forma prática. |
| Aumento da motivação | Colaboradores se sentem valorizados ao perceber um sistema de controle justo e eficiente. |
Portanto, a automação do controle de ponto facilita a rotina do departamento pessoal, estabelecendo-se como uma estratégia eficaz para prevenir disputas trabalhistas, e solidificando a confiança em uma gestão que prioriza a transparência e a segurança.
Como otimizar a gestão de ponto? Dicas práticas
Quer otimizar a gestão de ponto na sua empresa? Para isso, vale a pena adotar as estratégias que vamos mostrar abaixo!
As dicas valem para empresas de todos os tamanhos e segmentos, mostrando que a evolução do controle de ponto é uma realidade acessível que depende somente a vontade do gestor:
- Automatização: Utilize sistemas eletrônicos que simplificam o registro e o tratamento das informações. A gestão de ponto online elimina registros errôneos, reduzindo riscos de processos trabalhistas.
- Treinamento: Capacite os colaboradores sobre a importância da gestão de ponto, com ênfase na correta utilização do sistema.
- Relatórios: Analise relatórios periódicos que identifiquem problemas e oportunidades de melhoria, permitindo um melhor controle de horas trabalhadas.
- Feedback: Crie canais de comunicação eficientes para que os colaboradores compartilhem suas experiências e sugestões sobre o sistema de ponto.
Além dessas práticas, a motivação dos colaboradores é um fator que não pode ser deixado de lado. Afinal de contas, um ambiente que estimula o compromisso profissional pode levar a menos faltas e marcações incorretas.
Veja mais orientações na tabela abaixo:
| Estrategias | Impacto |
|---|---|
| Automatização do sistema | Reduz erros e simplifica o registro de ponto |
| Treinamento da equipe | Melhora a compreensão e uso do sistema |
| Relatórios periódicos | Identificação de oportunidades de melhoria |
| Estabelecimento de metas | Reduz faltas e aumenta a responsabilidade |
Essas ações, quando implementadas de maneira sistemática, resultam em um controle de ponto mais eficiente e transparente, beneficiando toda a equipe e a administração da empresa.
Como escolher um sistema de ponto para minha empresa?
Escolher o sistema de ponto ideal é uma tarefa que exige atenção a diversos critérios.
Como você já sabe, as empresas com mais de 20 funcionários precisam adotar um método de registro, em conformidade com a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).
Dessa forma, na hora de escolher o melhor aplicativo de ponto eletrônico digital, o primeiro passo é avaliar as necessidades específicas da empresa, considerando o número de colaboradores e o tipo de jornada de trabalho.
Na prática, um bom software de gestão de ponto deve oferecer funcionalidades que facilitem o controle de frequência e gerenciem as jornadas de forma eficiente.
Além disso, o sistema escolhido deve atender a todas as exigências legais e incorporar recursos que garantam a transparência na gestão da equipe.
No cotidiano, um sistema de ponto eletrônico digital REP-P destaca-se por sua precisão e eficiência, superando métodos tradicionais como o livro de ponto e o relógio de ponto.
Esse tipo de sistema simplifica o fechamento da folha de ponto, automatiza cálculos de horas extras e ajuda na detecção de possíveis fraudes.
Alguns pontos que você deve considerar ao escolher o melhor sistema de gestão de ponto para sua empresa incluem:
- Funcionalidades específicas que atendem às necessidades da empresa;
- Escalabilidade, para acompanhar o crescimento do negócio;
- Facilidade de uso, para garantir a adoção pelos colaboradores;
- Suporte técnico eficiente, essencial para resolver problemas rapidamente;
- Conformidade com as regulamentações trabalhistas e previdenciárias vigentes.
Na prática, a pesquisa no mercado é sempre recomendada para as empresas que desejam modernizar e aprimorar as rotinas de RH.
Comparar diferentes soluções disponíveis e levar em conta feedbacks de usuários pode auxiliar na escolha do melhor sistema.
O sistema de controle de ponto pelo celular da Genyo, por exemplo, atende empresas dos mais variados tamanhos e segmentos em todo o Brasil – e atualmente, já se prepara para a expansão internacional.
Com avaliações excelentes de clientes satisfeitos, o aplicativo de ponto online da Genyo é a solução que sua empresa precisa para trazer o controle de ponto ao século 21 e otimizar em até 70% o fechamento da folha de pagamento.
- Experimente! Assine o app da Genyo ainda hoje e ganhe 15 dias de teste grátis para sua empresa!
