Em meio a tantos tipos de controle de ponto, fica difícil saber qual utilizar em uma empresa para registrar o horário de entrada e saída dos colaboradores.
Alguns deles são indicados para um tipo/tamanho de organização, enquanto outros se sobressaem, apresentando uma maior facilidade na hora de fechar a folha de pagamento. Entenda tudo sobre o assunto logo abaixo!
O que é o controle de ponto?
O controle de ponto pode ser definido como uma espécie de instrumento de monitoramento de horário da entrada, saída e pausas de um trabalhador. Muitas empresas necessitam deste sistema para poder funcionar bem.
Após a Revolução Industrial, se tornou essencial a criação de um sistema como esse, que auxiliasse os gestores a controlar e calcular a jornada de trabalho de cada um de seus funcionários.
Dessa forma, diversas leis foram criadas no Brasil através do tempo, para melhor orientar e delimitar como deve ser feito o gerenciamento de horas.
É obrigatório fazer o controle de ponto?
Em 1° de maio de 1943 foi decretada a Lei 5.452 que aprovou a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), desde aquela época, em seu artigo 74, fica definido a obrigatoriedade das empresas realizarem um registro de horário de trabalho de seus empregados, com anotação da hora de entrada, saída e pausas.
Naquela época, a obrigatoriedade se dava para os estabelecimentos acima de 10 funcionários. No entanto, em 2019, a Lei 13.874, intitulada de Lei da Liberdade Econômica, chegou para desburocratizar alguns pontos da CLT, dentre eles o controle de ponto.
Assim, foram revogadas questões como a obrigatoriedade de a empresa fazer um “quadro de horário de trabalho” em local visível para toda empresa, e também modificou a obrigatoriedade do registro de ponto apenas para as empresas com mais de 20 funcionários.
Outra legislação de extrema importância é a Portaria 671 de 2021. Essa portaria chegou para auxiliar e disciplinar principalmente o registro de ponto do tipo eletrônico, trazendo suas principais questões e obrigações.
Segundo a legislação brasileira, o controle de entrada e saída dos funcionários pode ser feito por meio manual, mecânico ou eletrônico. Mais para frente iremos nos aprofundar em cada um desses tipos de controle de ponto.
Benefícios de se fazer um controle de ponto
Proteção jurídica
O ponto principal de se realizar um controle de ponto é estar de acordo com a legislação. Como você observou, existem leis que regem o controle de ponto, a forma com que ele deve ser realizado e as horas da jornada de trabalho.
Portanto, ter uma forma de registrar estes horários, evita grande parte dos processos trabalhistas, já que tudo é a armazenado e comprovado. Um exemplo clássico são os processos trabalhistas por alegação de não pagamento de horas extras.
Dessa forma, o trabalhador demitido e a empresa podem demonstrar por meio de seus registros se houve ou não a realização de horas extras.
Jornada de trabalho
A CLT determina que a jornada de trabalho normal de todo trabalhador não pode ser superior a 8 horas por dia, a não ser nos casos em que seja estipulada a jornada 12x36h, que é trabalhar 12 horas seguidas e descansar outras 36 horas (permitido após a Reforma Trabalhista de 2017).
Com isso, é preciso que o trabalhador consiga registrar suas horas trabalhadas com exatidão, caso contrário ele poderá estar trabalhando uma quantidade inferior ao combinando, ou o contrário, realizando horas a mais.
As horas extras vão para o banco de horas da empresa e quando não programadas, se configura um gasto a mais para o empregador.
Reduz gastos
Como foi dito anteriormente, evitando processos trabalhistas a empresa economiza bastante os seus gastos, visto que estará de acordo com a legislação. Outro ponto é o pagamento correto da jornada de trabalho, sem gastos com horas extras.
Além disso, a depender do tipo de controle de ponto utilizado, ainda há o menor gasto com materiais e equipamentos para o seu funcionamento. Por exemplo, o controle de ponto eletrônico e digital do Genyo, fornece uma plataforma moderna de registro de horas apenas utilizando um sistema e aplicativo.
Dessa forma, não há gastos com relógio de ponto, cartões de ponto, conserto, manutenção, troca de aparelhos, contratação de seguros, etc., visto que o ponto é registrado em poucos segundos utilizando um computador, celular ou tablet do próprio funcionário. Veja aqui outras características importantes desse sistema e como contratar!
Tipos de registros de ponto existentes
Como falamos no início desta matéria, a legislação brasileira classifica os tipos de controle de ponto em 3, sendo eles: registro manual, registro mecânico e registro eletrônico. Cada uma destas modalidades irá possuir tipos diferentes ferramentas, conheça:
Registro manual
O primeiro e mais antigo é o registro de ponto manual. Nele, como o nome já diz, o ponto é registrado manualmente pelo trabalhador, assim como o somatório das horas trabalhadas. Mesmo em desuso, algumas empresas com poucos funcionários realizam esse controle. Ele também é muito utilizado em empresas do tipo familiar.
Livro de ponto
O livro de ponto é o registro manual de maior utilização. Esse livro é encontrado em diversas lojas, sendo dividido em linhas e colunas. Cada página do livro diz respeito a um funcionário, e quando é totalmente preenchida, disponibiliza-se outra página.
Na hora de utilizar, deve ser preenchida todas as colunas do livro, com a assinatura do trabalhador, data, horário de entrada, horário de saída, e suas pausas.
Vantagens:
- É fácil e simples de ser utilizado;
- Método barato.
Desvantagens:
- Rasura de informações;
- Erros na hora da contagem das horas trabalhadas;
- Desgaste do setor de RH;
- Risco de perda ou mau uso do livro de ponto;
- Só pode ser feito um registro por vez;
Registro mecânico
Pensando na melhora dos pontos negativos do registro manual, surgiu o registro mecânico, que consiste na utilização de algum aparelho para fazer o registro de ponto de forma que o trabalhador não consiga alterar o horário, data, ou qualquer outro item do seu ponto. Esse registro trouxe maior segurança e conforto para os empregadores.
Relógio de ponto
O relógio de ponto, também conhecido como relógio mecânico ou cartográfico, é o aparelho utilizado para o formato mecânico, juntamente com o cartão de ponto (de plástico ou papel), realiza a marcação automática do horário de entrada, saída e intervalos.
Bata o trabalhador colocar seu cartão na entrada do relógio, que a marcação é feita em instantes, e não pode ser modificada. Após isso, o setor de Recursos Humanos calcula a folha de ponto destes funcionários.
Vantagens:
- Não há a possibilidade de rasura;
- Agilidade na hora de marcar o ponto.
Desvantagens:
- Caso não haja integração com um sistema digital, o cálculo da jornada de trabalho é feito manualmente;
- Longas filas para a devolução do cartão ao RH;
- Erros no cálculo da folha de ponto;
- Risco de perder o cartão de ponto;
- Gastos com relógio de ponto (manutenção, troca, seguro) e novos cartões.
Registro eletrônico
Em meio ao crescimento expansivo de sistemas e aplicativos digitais, a proposta do modelo eletrônico é dar fim nas desvantagens dos tipos de controle de ponto anteriores.
Com isso, o trabalho do RH no momento de fazer o cálculo da folha de ponto se torna bem mais simplificado e preciso, assim como o registro pelo funcionário é mais rápido e seguro.
Para o registro eletrônico, a Portaria 671 de 2021, classifica em 3 formas:
I – sistema de registro eletrônico de ponto convencional: composto pelo registrador eletrônico de ponto convencional – REP-C e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto;
II – sistema de registro eletrônico de ponto alternativo: composto pelo registrador eletrônico de ponto alternativo – REP-A e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto;
III – sistema de registro eletrônico de ponto via programa: composto pelo registrador eletrônico de ponto via programa – REP-P, pelos coletores de marcações, pelo armazenamento de registro de ponto e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto.
São diversas as ferramentas que podem ser utilizadas para o ponto eletrônico. As mais conhecidas são: crachá, biometria, leitura facial e sistema/aplicativo digital. Conheça cada uma delas:
Crachá
O objeto de identificação de muitos trabalhadores também é usado para fazer o registro de ponto. Os crachás que realizam esse serviço devem conter um código de barras ou um chip em seu interior, para o registro, que pode ser feito em um aparelho específico, ou na própria catraca de acesso.
Vantagens:
- Maior praticidade;
- Duas funções em um (identificação e ponto).
Desvantagens:
- Custo com a confecção de crachás;
- Custo com equipamento para registro;
- Perdas, defeitos e danos ao cartão;
- Possibilidade de que outro funcionário faça o registro de ponto.
Biometria
Uma outra forma de fazer o registro eletrônico é utilizando a biometria. Para isso, é preciso que todo novo funcionário realize o registro biométrico na base de dados da empresa, basta inserir o dedo no aparelho que o ponto é marcado.
Como a biometria é algo pessoal e intransferível, somente o próprio funcionário pode fazer seu registro, o que evita boa parte das fraudes no controle de ponto.
Vantagens:
- Não permite fraudes;
- Método prático.
Desvantagens:
- Custo com aparelhos biométricos;
- Limita a utilização em home office;
- Constantes erros na leitura.
Leitor facial
Trazendo ainda mais modernidade, o registro de ponto através da leitura facial é uma tecnologia nova no mercado. Esse registro é feito através de um sistema integrado com uma câmera, que captura o ponto do trabalhador, podendo ser feito em funcionários home office.
Vantagens:
- Bastante prático;
- Método intransferível e seguro.
Desvantagens:
- Erros na leitura (principalmente em funcionários com características faciais semelhantes);
- Custo elevado para implementação.
Sistema digital
Para finalizar os tipos de controle de ponto, o sistema digital é o último, mas não menos importante. Para ele, utiliza-se um sistema virtual no qual o trabalhador realiza o seu registro. Um dos sistemas do ramo que mais cresce no Brasil é o Genyo.
Nele, o trabalhador marca seu horário de entrada, saída e intervalos em qualquer smartphone, tablete ou computador (desde que este seja autorizado pela empresa). Por ser um sistema digital, todas informações são rapidamente acessadas.
Vantagens:
- Melhor custo benefício;
- Não permite alterar dados;
- Totalmente automatizado com emissão registro de ponto;
- Mais moderno;
- Cálculo automático de horas trabalhadas, extras e noturnas;
- O registro de ponto pode ser feito em qualquer lugar (viagens, funcionários externos, home office, etc.);
- Relatórios de ponto;
- Sistema de métricas gerenciais;
- Lembretes de registro de ponto;
- Criação de diferentes jornadas de trabalho
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Por que o registro eletrônico digital é o melhor?
Perceba que no sistema digital não existe nenhum tipo de desvantagem. Isso se dá pois ele consegue dar fim aos problemas dos outros métodos, além de conseguir se adaptar à realidade de todas as empresas, desde aquelas menores, com poucos funcionários, até as multinacionais.
O que é proibido?
Agora que você já conheceu os tipos de registro de ponto existentes, é preciso saber o que é proibido de ser feito, independente da forma utilizada. De forma geral, qualquer alteração, restrição ou manipulação do registro de ponto, o desvincula de sua finalidade, que é o registro preciso da jornada de trabalho.
Portanto, o artigo 74 da Resolução 671/2021 determina que não deve haver:
I – restrições de horário à marcação do ponto;
II – marcação automática do ponto, utilizando-se horários predeterminados ou o horário contratual […];
III – exigência, por parte do sistema, de autorização prévia para marcação de sobrejornada;
IV – existência de qualquer dispositivo que permita a alteração dos dados registrados pelo empregado.
Caso constatada qualquer uma dessas irregularidades, é permitido que o trabalhador realize uma denúncia ao Ministério do Trabalho e Previdência.
Além disso, o registro de ponto deve segui algumas obrigatoriedades como:
- Ter um banco de dados com o registro de ponto, que não seja possível apagar ou alterar seus resultados;
- Dispor de um comprovante de marcação para o trabalhador;
- Não permitir rasuras;
- Não haver a possibilidade de marcação automática;
- Ter um relógio seguro e preciso, sem possibilitar sua alteração.
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