Com o crescimento constante do trabalho à distância, muitas empresas tem buscado formas de fazer o controle de ponto home office, visando garantir que o funcionário esteja de fato exercendo sua jornada de trabalho corretamente.
Além disso, fazer esse controle de ponto também auxilia o setor de Recursos Humanos (RH) na hora de realizar o fechamento da folha de pagamento. Confira abaixo nossas dicas de como fazer o controle de ponto home office.
Por que tantas empresas estão adotando o home office?
O home office nada mais é do que “escritório em casa” (em sua tradução literal). Portanto, é levar as tarefas que são realizadas em um ambiente corporativo para dentro de casa.
Dessa forma, o principal ponto é que a empresa consegue reduzir os custos operacionais, pois manter um profissional gera custos, como o pagamento do transporte, manutenção do ambiente de trabalho, limpeza, consumo de energia e água, etc.
Migrando os funcionários para sua própria residência permite que estes gastos fiquem por parte do colaborador (como o consumo de energia por exemplo), e caso sua empresa funcione inteiramente no formato home office, até mesmo o gasto com um espaço físico não será preciso.
Outro ponto importante é que o home office permite que seu quadro de funcionários seja composto por diversas pessoas das mais diferentes localidades do Brasil e do mundo, agregando mais conhecimento e possibilitando um leque de competências profissionais.
Além dos benefícios para a empresa, o trabalhador também pode se beneficiar com o home office, já que ele não precisa passar por todo o estresse e confusão do transporte público, onde teria que se deslocar todos os dias para o ambiente de trabalho.
Também, o conforto de sua residência, com seu espaço de aconchego, rodeado por familiares e pelas coisas de que tem apreço, permite uma melhor qualidade de trabalho.
No entanto, essa modalidade também tem os seus pontos negativos. Trabalhar dentro de casa a depender do ambiente pode ser estressante, principalmente quem tem filho pequeno. Além disso, o ambiente doméstico pode ser menos encorajador para realizar as tarefas do trabalho, já que existe grande distração.
Além do home office, existe também o teletrabalho e coworking. A seguir iremos explicar brevemente sobre estas outras duas modalidades que tem ganhado destaque pelas empresas.
O que é o teletrabalho?
O teletrabalho é um termo mais geral, que significa qualquer forma de trabalho que é realizado à distância de um escritório/centro de distribuição ou qualquer espaço físico, que naturalmente utilize alguma tecnologia para facilitar ao trabalho e comunicação.
Dessa forma, o teletrabalho é o trabalho remoto, onde são feitas atividades distantes, podendo ser enquadrado diversos tipos, como os centros compartilhados, trabalho de campo e o próprio home office. Sim, por definição, o home office é um tipo de teletrabalho, onde o ambiente de atuação é a casa do trabalhador.
O que é coworking?
Um pouco mais diferente e complexo o coworking é um tipo de espaço compartilhado para diversas empresas, trabalhadores e freelancers, onde eles podem dividir os gastos com o ambiente físico e fornecer uma estrutura adequada para que o profissional exerça suas funções.
Por exemplo, digamos que uma empresa atue totalmente na modalidade de teletrabalho, no entanto, para alguns funcionários que não estejam se adaptando bem ao ambiente doméstico ou caso ela queira realizar uma reunião com alguns investidores, um ambiente físico seria o mais adequado, certo?
Por esse motivo existe o coworking, que é um espaço onde colaboradores e gestores podem usufruir para sair da rotina do trabalho home office, se beneficiando de um ambiente estruturado, com um custo reduzido e ainda poder socializar e trocar experiência com funcionários de outras empresas.
Pontos importantes para quem quer tornar sua empresa home office
Se você pretende adaptar o trabalho de sua organização para o teletrabalho e realizar o controle de ponto home office é preciso ter em mente que essa mudança não ocorre de um dia para outro, e todos os setores e funcionários devem ser equipados, preparados e ajustados. Entenda:
Dê estrutura aos funcionários
Caso seus funcionários não possuam os itens necessários para realizar as mesmas atividades em casa, a empresa deve dispor dos materiais e equipamentos básicos, como cadeira, computador, mouse, etc.
Esses equipamentos são emprestados, e cabe ao colaborador zelar pelo seu cuidado. Além disso, a empresa também pode dispor de um auxílio para a contratação de planos de internet mais veloz para auxiliar no serviço.
Adapte as pessoas
Uma mudança brusca nunca é interessante. Por isso, comece com o trabalho híbrido, onde o trabalhador passa certo período em casa e outro na unidade física do trabalho (pode ser dias da semana, quinzenal ou mensal).
Dessa forma, você consegue avaliar se sua equipe continua sendo produtiva da mesma forma nos dois ambientes, e se as condições de trabalho home office são favoráveis para sua empresa.
Utilize novas ferramentas
Se você é o gestor de sua empresa e planeja partir para o home office, saiba que aquela tradicional “fiscalizada” que é dada ao caminhar pelo escritório ou acompanhar de perto as atividades realizadas por alguns funcionários, não será mais possível.
Para poder manter o controle dos processos que estão ocorrendo em sua empresa, assim como avaliar os trabalhos concluídos, é preciso incluir um sistema de registro de atividades.
Dentre as opções, o sistema e aplicativo do Genyo é o mais indicado, visto que além de realizar a marcação do ponto do funcionário, também permite que ele indique quais projetos e atividades estão em desenvolvimento ou já concluídos! Visite nosso site e saber como incluir o Genyo em sua empresa.
Revise suas atividades e processos
Antes de iniciar o home office, é interessante que os procedimentos e atividades realizadas na empresa sejam revisados. Essa atividade é nomeada gestão de riscos, e é preciso para identificar possíveis falhas que mais para frente se tornarão um grande problema.
Controle de ponto em home office
Desde 2017, através da reforma trabalhista (Lei 13.467 de 13 de Julho de 2017), o teletrabalho passou a ter uma maior segurança jurídica, já que regras, direitos e deveres foram incluídos aos profissionais e aos empregadores que realizassem esse tipo de atividade.
Desde o início da pandemia, com a necessidade do distanciamento social, mais que duplicou a quantidade de empresas que adotaram esse sistema. Algumas delas retornaram ao modelo convencional, enquanto outras optaram por permanecer de forma à distância ou híbrida.
Com tantos profissionais trabalhando longe do ambiente físico de uma empresa, é preciso dispor de um bom sistema de registro de ponto. Confira abaixo:
O que a lei diz sobre o controle de ponto em home office?
Ainda se tratando da Lei 13.467, de acordo com seu artigo 62 fica definido que funcionários em regime de teletrabalho não estão sujeitos aos métodos tradicionais de controle de ponto e jornada de trabalho. Dessa forma, fica dispensada a obrigatoriedade de fazer o controle de ponto home office.
No entanto, como estratégia positiva para trabalhadores e empregadores, a recomendação é que o controle de ponto seja feito. Essa medida auxilia o pagamento correto das horas trabalhadas, principalmente nos casos de horas extras e noturnas. Logo a frente iremos exemplificar outros benefícios de se realizar o controle de ponto home office.
Como fazer um controle de ponto home office
Tradicionalmente, as empresas utilizam aparelhos mecânicos para a marcação do ponto, como o tradicional relógio de ponto, onde basta inserir o cartão para registrar o horário de entrada e saída.
Algumas organizações preocupadas com a implementação de novas tecnologias, utilizam o registro de ponto eletrônico, por ser mais seguro e moderno, como o uso da biometria, crachá ou leitor facial.
No entanto, nenhum destes modelos se aplicam bem ao profissional em home office, pois para estes sistemas é preciso que o funcionário se desloque até o ambiente de trabalho, coisa que não é desejado no teletrabalho.
Portanto, para realizar um controle de ponto home office eficiente, a melhor opção é o registro de ponto eletrônico digital, como no caso do Genyo. Esse sistema/aplicativo oferece a possibilidade de o funcionário bater o ponto através de qualquer aparelho eletrônico, como o seu próprio celular, computador, notebook ou tablet.
Com isso, em poucos segundos, o trabalhador acessa a plataforma e faz a marcação do ponto, se forma segura e digital.
Por ser uma plataforma que possui um sistema de inteligência artificial, é possível extrair diversos dados do registro de ponto, como quais são os funcionários que mais atrasam na hora de bater o ponto, ou quais deles estão extrapolando a quantidade de horas extras estabelecida.
Caso você possua o sistema convencional em sua empresa, como um relógio de ponto, não se preocupe. O sistema digital do Genyo também consegue se integrar com outros modelos, o que permite o gestor usufruir de todas as funcionalidades existentes!
Por que fazer o controle de ponto home office?
Mesmo sem a obrigatoriedade em fazer o controle de ponto, as empresas que optam por fazê-lo, obtém diversos benefícios na prática, pois será possível acompanhar como anda a assiduidade e a dedicação de cada funcionário. Conheça abaixo alguns benefícios de trazer o sistema de ponto digital Genyo para a empresa:
Dados sempre atualizados
Fazer o controle de ponto permite avaliar em tempo real grande parte dos parâmetros que definem um bom ou mau trabalhador. Isso porquê atrasos recorrentes, faltas, não comprometimento da jornada de trabalho estabelecida, e muitas outras questões, só podem ser identificados apenas com o controle de ponto.
Mantém o controle sobre as atividades
Um sério problema do teletrabalho é a incapacidade de poder observar e saber quais atividades estão sendo executadas pelos trabalhadores. Com o controle de ponto certo, é possível também ter o registro de atividades de cada funcionário
Reduz gastos
A grande maioria dos sistemas de ponto necessitam de um gasto extra para sua manutenção. É o caso do ponto por crachá, onde sempre que a empresa contratar um novo funcionário, é preciso confeccionar um novo crachá, e em caso de danos ou perda também.
No entanto, quando se faz o controle de ponto home office utilizando um sistema digital, não há gastos com estes equipamentos ou manutenção!
Além do mais, o pagamento da jornada de trabalho e horas extras ocorreram de maneira precisa, sem erros de cálculos, já que tudo é feito de forma automática.
Praticidade
Tanto para o trabalhador quanto para o RH, se torna bem mais prático fazer o registro de ponto. O próprio sistema conta com um alerta de lembretes para que o ponto seja feito na hora certa.
Proteção contra processos trabalhistas
A todo ano novas legislações são lançadas pelo governo a fim de respaldar e tornar o teletrabalho da melhor maneira possível. Foi o caso da Medida Provisória Nº 1.108 de 2022, trazendo novas regras, como prioridades de vagas, auxilio alimentação, etc.
Portanto, se manter à frente dos problemas, com o controle de ponto realizado de forma correta, já é uma forma de garantir a segurança contra qualquer não conformidade, principalmente nos casos de demissão sem justa causa.
Algumas obrigações de todo controle de ponto home office
Como foi dito anteriormente, muitas legislações e medidas provisórias trazem pontos a serem seguidos por esta modalidade de trabalho.
Em relação ao controle de ponto, se realizado, ele deve seguir algumas obrigações, como:
- Não ser possível realizar a alteração do horário em que o ponto foi batido;
- Se for acordado entre as partes, é preciso que os horários sejam seguidos semelhante ao escritório, com horário para pausas e almoço;
- Toda hora extra deve ser previamente solicitada e autorizada;
- Possuir um sistema que armazene o ponto e possa ser consultado sempre que necessário;
- Emitir algum tipo de comprovante para o funcionário;
- O horário do sistema utilizado deve ser preciso e não modificável.
Somente dessa forma o registro de ponto será feito de maneira segura, seguindo as recomendações Federais.
Vale lembrar que o sistema Genyo cumpre com todas as disposições das legislações vigentes, inclusive a Portaria 671 do MTP, que traz as novas disposições sobre o controle de ponto eletrônico digital.
Acesso nosso site e confira os planos e preços do Genyo, e comece já a usufruir de suas funcionalidades!
