Desenvolver uma boa produtividade no trabalho é um dos objetivos mais preciosos que você, colaborador, precisa ter em sua carreira. Em suma, essa habilidade ajuda a elevar o seu nível profissional, bem como os padrões de qualidade dos serviços ou produtos da empresa em que você trabalha.
Para ser produtivo, no entanto, é preciso saber como fazer do tempo um aliado. Essa gestão saudável torna o profissional mais atrativo para o mercado, bem como aumenta suas chances por melhores salários.
Mas, como anda a sua produtividade? Se “te sobram tarefas no final de cada jornada”, este artigo é indispensável. Ao longo desta nossa conversa, você ficará por dentro de alguns métodos que te ajudarão a produzir mais, sem fazer hora extra ou desperdiçar preciosas horas de trabalho.
Ah, antes de tudo, só preciso deixar claro que este não é um texto de autoajuda. O conteúdo que você consumirá abaixo é todo trabalhado em bases científicas. Está pronto para os novos ares? Então, continue comigo e não se arrependerá.
Aprenda sobre o que são as Técnicas de Produtividades no Trabalho.
As técnicas da produtividade não só permitem que os seus objetivos sejam alcançados com maior facilidade, mas também estimulam a criatividade e a motivação dos trabalhadores. Além disso, elas poderiam contribuir para reduzir o tempo gasto na preparação do trabalho e para melhorar a qualidade das produções.
Como aumentar a produtividade no trabalho?
Num artigo recente, nós conversamos sobre a técnica Pomodoro, uma infalível metodologia de gestão de tempo. A boa notícia, no entanto, é que há várias outras formas para ser produtivo. Nesse sentido, cá estamos para te apresentar 4 metodologias para você aumentar a sua produtividade no trabalho e, consequentemente, fazer suas tarefas sem estresse. Vamos lá?
1. Princípio de Pareto
O Princípio de Pareto, ou lei 80/20, é um método que lida com a relação “causa/consequência”. Segundo esse método, 80% dos efeitos surgem a partir de 20% das causas.
Bastante polivalente, essa proporção pode ser aplicada em vários campos da vida. Todavia, vamos trazer esse raciocínio para o dia a dia de trabalho. Nesse sentido, pense em duas possibilidades:
- 20% dos seus esforços produzem 80% dos seus resultados.
- 20% das suas distrações resultam em 80% da improdutividade.
Com essas proporções em mente, concluímos que se trata de uma metodologia que orienta as pessoas que se distraem facilmente e têm dificuldade de agir. Em outras palavras, quem sabe usar o Princípio de Pareto, troca a procrastinação pelo aumento da produtividade no trabalho.
Por fim, mas não menos importante: não há a necessidade de programas específicos para trazer a Lei 80/20 para a sua realidade. É mais uma questão de auto avaliar o grau de influência que os problemas que tornam um profissional improdutivo exercem no seu dia a dia. Posteriormente, basta você adotar as medidas apropriadas para solucioná-los e, consequentemente, aumentar a sua produtividade no trabalho.
2. Método Kanban
O método Kanban é indicado para quem começa muitos projetos, mas não consegue terminar quase nem um. Conforme sua tradução livre, o termo “kanban” significa “cartão”. Por ser muito imagético e fácil de usar, facilmente é confundido com outras ferramentas de gestão. Então, desde já, mentalize que essa metodologia não é uma variação para to do list, bem como não é sinônimo para a filosofia de trabalho just-in-time.
Desenvolvido pela montadora de carros Toyota, esse sistema de controle de produção ou gestão de tarefas tem como variáveis a “agilidade” e o “visual”. Esses princípios básicos podem ser definidos no esquema abaixo:
- Ser ágil: gerenciar as tarefas com rapidez, acompanhando o ritmo de trabalho de equipes que possuem entregas com prazos bem apertados e definidos.
- Ser visual: funciona com a ajuda de um esquema de colunas e cartões (que podem ser coloridos), facilitando a visualização do que precisa ser feito por todos os membros da equipe.
Na prática, você deve organizar um quadro com as respectivas colunas: “por fazer”, “em andamento” e “concluído”. Em cada uma, adicionam-se as tarefas que se encontram nos respectivos estágios de desenvolvimento, mudando de coluna conforme seu progresso.
Essa representação visual te ajuda a identificar todas as atividades pendentes, definir prioridades e, por fim, gerenciar melhor o seu tempo. O mercado oferece softwares para o método Kanban. Porém, nada impede a confecção artesanal do painel e dos cartões.
3. Lei de Parkinson
Você já deixou uma tarefa para os “45 do segundo tempo” e acabou “levando o serviço para a prorrogação”? Não se preocupe, pois, esse hábito é tão ruim quanto é antigo. Prova disso é que, em 1955, o historiador Cyril Northcote Parkinson publicou um artigo, no The Economist, sobre esse assunto.
De acordo com Parkinson, “o trabalho expande-se de modo a preencher o tempo disponível para sua realização”. Em outras palavras, se uma tarefa tiver que ser realizada dentro de 15 minutos, você não medirá esforços para cumprir o prazo. Em contrapartida, se essa mesma tarefa tiver sido estipulada para ser cumprida em um dia, você gasta todo o tempo disponível para também respeitar o deadline.
A boa notícia, no entanto, é que você precisa apenas dos quatro passos abaixo para se beneficiar da Lei de Parkinson.
- Crie um senso de urgência em suas tarefas: isso vai te tirar de sua zona de conforto, bem como te dará mais tempo de qualidade e foco.
- Estabeleça metas ousadas: elas te impulsionam a fazer o que deve ser feito, mesmo que apareçam as distrações e os infames “ladrões de tempo”.
- Monte uma agenda: organize o seu dia, simples assim. Chega de perder tempo com o pensamento “o que farei agora?”. Determine horários e compromissos pré-estabelecidos.
- Relaxe: o descanso é mais que justo. Aproveite bem os seus intervalos interjornada e intrajornada.
Viu só como gestos considerados banais podem ajudar a aumentar a produtividade no trabalho?
4. Getting Things Done [GTD]
Você é do tipo de pessoa que pensa em várias coisas de forma simultânea, mas no final do expediente quase nada saiu do campo das ideias? Se a sua vida profissional é sufocada pelo conceito “Tudo Ao Mesmo Tempo Agora”, presente em um dos discos dos Titãs, o método Getting Things Done [GTD] é o que você precisa. Afinal, ser produtivo não significa fazer mais, mas sim aproveitar melhor o tempo. Para isso, é preciso ter a mente tranquila.
Inventando pelo norte-americano David Allen, consultor e instrutor em produtividade, o GTD existe há mais de 30 anos. Com o tempo, Allen reuniu diversos aprendizados e técnicas de produtividade em um livro chamado “Getting Things Done” – ou “A arte de fazer acontecer”, em português.
Em suma, o GTD se baseia em cinco passos. Observe abaixo como fazer as coisas acontecerem:
- Coletar: é o momento de “tirar da cabeça todas as ideias e lembranças de coisas a fazer e passar para algum lugar mais confiável”. Nesta lista, você vai elencar obrigações, tarefas, projetos, objetivos e tudo o que requer sua atenção.
- Processar: analise cada uma das coisas que coletou e decida o que fazer, o que delegar e o que vai virar projeto.
- Organizar: organize suas listas! Tudo que for relacionado à sua vida pessoal, por exemplo, vai para uma listinha chamada “trabalho”. No diretório “pessoal”, inclua os assuntos pessoais.
- Revisar: chegou a hora de fazer a revisão de todo o sistema. A ideia aqui é atualizar as informações e obter perspectivas.
- Executar: não é só pegar a tarefa e terminá-la. É ter o engajamento para executar, naquele momento, a coisa mais importante que deveria estar fazendo.
Depois que usar o GTD, você descartará frases como “24 horas é pouco!” ou “fiz tanta coisa, mas parece que não fiz nada”.
Escolha uma das técnicas para melhorar sua produtividade no mercado de trabalho.
As técnicas são simples, mas não podem ser implementadas sem planejamento. Se você quer ter maior produtividade no seu trabalho, entre na área da tecnologia do trabalho e procure informações sobre os principais pontos abordados neste artigo.
Identifique os seus problemas de produtividades no trabalho.
A produtividade no mercado de trabalho é uma questão complexa, pois depende de muitos fatores. Para começar, identifique as suas deficiências em relação à produtividade. Isso significa que precisa saber exatamente o que está acontecendo e porquê. Você pode fazer isso usando um questionário de produtividade, como o Questionário de Produtividade de Gallup (GALLUP), por exemplo.
A importância de ter produtividade no trabalho
Se você chegou até aqui, percebeu que ser produtivo é algo totalmente alcançável. Basta se organizar e usar as metodologias acima com bastante foco e atenção. O primeiro passo, inclusive, pode ser dado exatamente agora.
Os bons níveis de produtividade no trabalho farão de você um profissional mais engajado e melhor posicionado no mercado. Consequentemente, serão maiores as suas chances de conquistar cargos de liderança e, sobretudo, confiança. Em suma, o desempenho exemplar é fundamental para a construção de uma carreira longeva, vitoriosa e inspiradora.
Agora que terminamos essa conversa, que tal começar a colocar tudo isso em prática? Desde já, saiba que a equipe do Controle de Ponto Digital Genyo te deseja todo sucesso possível.
