Um bom gestor está sempre em busca das melhores formas em como contabilizar e acompanhar as atividades e o período trabalhado por seus colaboradores. Pensando nisso, separamos abaixo algumas dicas de como realizar o registro de atividades em sua empresa, auxiliando no desempenho da organização.
O que é o registro de atividades?
Os funcionários de uma organização são as verdadeiras peças fundamentais para o funcionamento de uma empresa. São as atividades exercidas pelos colaboradores, sua qualidade e eficiência, que determina o sucesso ou o fracasso da companhia.
No entanto, mesmo com o exercício das atividades, todo gestor deve ficar atento quanto ao tempo necessário para a sua finalização e a jornada de trabalho total destes colaboradores.
Com isso, todo o período no qual o funcionário se dedica inteiramente ao cumprimento de sua função ou atividade, deve ser contabilizado e registrado pela empresa, visto que diversas legislações, como as Consolidações das Leis Trabalhistas (CLT), determina o período de horas trabalhadas.
Realizando o registro de atividades, o gestor consegue ter acesso a uma excelente ferramenta de gerência, onde é possível acessar de forma prática e rápida, quais são as tarefas pendentes, as que estão em andamento e quais foram concluídas.
Assim como, o funcionário também consegue demonstrar as atividades que fez, se foi feita dentro ou fora do prazo e o período que foi gasto para o seu cumprimento.
Uma profissão que serve para exemplificar bem sobre o registro de atividades, é a de motorista. Digamos que o motorista de uma empresa passe longos períodos estacionado em espera, para poder transportar determinado funcionário. Como contabilizar esse período de espera? Como saber se a jornada de trabalho deste motorista ultrapassou o tempo previsto?
Existem diversas maneiras de realizar o registro de atividades, como anotações em planilhas de papel ou em um caderno. Mais para frente iremos destrinchar algumas delas e demonstrar qual é a mais indicada para sua empresa, confira!
Etapas necessárias para uma boa administração
Primeiramente, é preciso entender as etapas para um administrador conseguir gerir sua empresa de forma eficiente. Apenas incluir um modelo de registro de atividades pode não surtir o efeito esperado se algumas etapas essenciais não estiverem sendo seguidas.
Basicamente, podemos dividir as etapas em 4. Essa divisão foi proposta por Jules Henri Fayol, conhecido no meio administrativo apenas pelo seu último sobrenome, Fayol.
As 4 etapas são denominadas como os pilares da administração de Fayol, nomeadas como: planejamento, organização, direção e controle. Com elas, uma empresa consegue expandir seu crescimento, através de uma melhor visão de mercado dos cenários futuros.
Planejamento
Nenhuma etapa de uma empresa pode ser seguida sem um bom planejamento. Ele é o início para o desenvolvimento, devendo ser obrigatório na criação e delimitação de estratégias.
O planejamento está muito relacionado com a gestão de riscos, que são as atividades voltadas a identificação e prevenção dos perigos que rondam seu negócio, além de garantir que os processos de sua empresa estejam em constante atualizações.
Para o planejamento envolve tudo, desde os recursos necessários, as ações adotadas e a forma de monitoramento. Nesse processo, discuta e aperfeiçoe sempre o seu planejamento, podendo utilizar diversas técnicas de gestão de riscos, como o APR, Brainstorming e o Diagrama de Ishikawa.
Organização
Após planejar é preciso organizar. A organização de uma empresa é o que determinar o seu diferencial. Você pode ter todos os recursos, maior quantidade de funcionários e possuir anos de mercado, mas se não houver organização dos processos em sua instituição, você não conseguirá ter eficácia.
Uma dica para todas as empresas que queiram aperfeiçoar sua organização é utilizar o Programa 5S, um modelo do Japão, que se baseia em 5 pilares da organização.
Direção
Essa etapa está intimamente relacionada com o perfil de liderança da organização. Um líder é responsável por direcionar uma equipe ao objetivo de sua ação. Portanto, nesse pilar está o respeito e a preocupação verdadeira com seus colaboradores, humildade e reconhecimento de erros e acertos.
Controle
Diz respeito a todas as ferramentas, estratégias e técnicas utilizadas para acompanhar e mensurar as atividades. É a observação ativa, com interpretação dos resultados extraídos, visando a melhoria dos processos e aprendizado da equipe.
Uma ferramenta desse pilar bastante útil é o controle de ponto. Assim é possível registrar e acompanhar os dias e horas trabalhadas por um colaborador, servindo como um bom parâmetro para categorizar aquele funcionário.
Um exemplo de plataforma completa e tecnológica é o sistema de controle de ponto eletrônico e digital do Genyo. Nela o gestor tem acesso irrestrito ao período e horas trabalhadas por todo funcionário, além de um painel de métricas gerenciais, com dados de assiduidade, pontualidade e atrasos. Visite o site do Genyo para obter mais informações!
Eficiência x eficácia
Adentrando no registro de atividades, é preciso entender a diferença sobre eficiência e eficácia. Essas duas palavras são muitas vezes utilizadas como sinônimos, no entanto possui significados diferentes e podem ou não estarem relacionadas, ou seja, uma pessoa pode ser totalmente eficiente, mas nenhum um pouco eficaz.
Eficiência
Começando pela eficiência, diz respeito a característica de competência e rendimento de uma pessoa/equipe, alcançando o resultado dentro do prazo e sem erros. Assim, podemos dizer que a eficiência está diretamente relacionada ao uso do tempo da melhor forma possível, trazendo um resultado esperado e sem custos adicionais.
Eficácia
Ser eficaz é entregar o resultado esperado. Dessa forma, uma pessoa pode ser eficiente durante o processo, realizando toda atividade dentro do prazo estipulado, mas o resultado entregue não condiz com o que foi proposto. Ou seja, neste caso o resultado é ineficaz.
Produtividade
Além da eficiência e da eficácia, devemos também conhecer o conceito de produtividade, que conversa muito bem com tudo isso. A produtividade é conseguir fazer um trabalho com “menos”, seja menos recursos, menor tempo ou menor esforço. Basicamente é saber otimizar a força de trabalho.
Portanto, uma pessoa pode ser produtiva, trabalhando bem com menos, não ser eficiente, ou seja, não conseguir render bem ou cumprir os prazos, mas ainda assim o seu resultado será o que era esperado, ou seja, eficaz.
Como metrificar o tempo de trabalho de um funcionário
Uma dúvida recorrente de muitos gestores é saber como poder contabilizar o tempo de trabalho de um colaborador. Toda empresa necessita realizar o acompanhamento das atividades feitas para ter um melhor controle de processos.
Com isso, é possível saber se as ações, regras e direitos do trabalhador estão sendo cumpridas, assim como poder observar a eficiência, eficácia e produtividade de cada um.
Será que seu empregado está realizando uma tarefa no tempo que foi estipulado? Para você constatar com maior precisão, é necessário utilizar ferramentas de acompanhamento e monitoramento de processos.
Por exemplo, um funcionário que presta serviços a um cliente em domicílio, através destas ferramentas é possível identificar o tempo dedicado para o serviço e perceber se está havendo desvio para outras atividades.
Registro de atividades
As tarefas realizadas necessitam ser registradas para observar como os processos ocorrem em uma empresa. Só assim um gestor consegue saber o tempo e os recursos utilizados por seu funcionário, buscando sempre a otimização e aperfeiçoamento.
Se um colega de trabalho consegue entregar o mesmo resultado em menor tempo e com menos recursos, é possível que ele tenha descoberto alguma etapa desnecessária no seu processo, e só através do registro de atividades é possível identificá-la.
Para o gestor é um ganho imenso conseguir saber quanto tempo cada colaborador destina para cada atividade/projeto. Conheça abaixo algumas ferramentas indicadas para o registro de atividades.
● Planilhas
As planilhas feitas em folhas de papel ou Excel são uma forma simples de registrar atividades desenvolvidas. No entanto, é inegável o fato de ser um método bem desatualizado e pouco recomendado, já que necessita da utilização de diversas fórmulas e maior controle para evitar erros em seu preenchimento.
Um simples erro em uma destas planilhas pode desorganizar totalmente. Junto a isso, ainda é preciso criar diversos documentos mensais para o acompanhamento das atividades, dificultando o acesso rápido quando necessário.
● Ferramentas digitais
Algumas ferramentas digitais como o Trello, Asana e Evernote, trazem a proposta de ser uma forma mais flexível e fácil do registro e acompanhamento das atividades, neles, é possível criar diversos quadros, cartões e tarefas, com prazos, imagens, anexos e diversas outras funcionalidades.
Tudo isso no intuito de facilitar a visualização de ideias e comunicação entre a equipe. No entanto, para utilização institucional é preciso realizar a assinatura de algum plano, que pode chegar até R$ 600,00 mensais.
No entanto, essas ferramentas muitas vezes não são tão simples de serem utilizadas por todos os funcionários, além de também não possuírem boa portabilidade para smartphones, o que torna uma desvantagem para funcionários que estão fora da sede da empresa.
● Controle de ponto
O sistema e aplicativo de registro de ponto do Genyo possibilita além de fazer o controle da jornada de trabalho dos funcionários, com cálculos automáticos de horas trabalhadas, horas extras e noturnas, também faz o registro das atividades realizadas pelos colaboradores!
Dessa forma, em poucos segundos, utilizando o aparelho eletrônico de preferência do funcionário, é possível com que ele registre sua atividade, como por exemplo, a participação e desenvolvimento de um projeto, a prestação de um serviço a um cliente, a execução de uma atividade, e muitas outras.
Para o gestor de empresas que tem colaboradores com estas características é bastante vantajoso saber quais tarefas estão ocorrendo em sua empresa e conseguir metrificar quanto tempo seus colaboradores estão destinando para estas atividades/projetos.
Além de tudo isso, se torna bem mais simples e automatizado o cálculo de horas trabalhadas, facilitando o trabalho do setor de Recursos Humanos. Todas estas funções é o que torna o controle de ponto a melhor maneira de realizar o registro de atividades. Consulte aqui todas as funcionalidades deste sistema que une tudo em um único lugar!
Benefícios em realizar o registro de atividades?
Você já entendeu que incluir uma ferramenta de registro de atividades é preciso para acompanhar a produtividade de sua organização. No entanto, diversas outras vantagens também podem auxiliar nos ganhos gerais da empresa, conheça:
Planejamento
Lembre-se que o planejamento é um dos pilares organizacionais proposto por Fayol. Portanto, realizar um registro de atividades é a etapa inicial para se planejar os objetivos de sua empresa, além de também auxiliar na gestão de riscos caso haja algum percalço pelo caminho.
Controle
Você já se imaginou tendo o controle de todos os processos que estão ocorrendo em sua empresa? Realizando o registro de atividades isso é possível, já que observa as etapas de um trabalho além de sugerir melhorias e observar os prazos.
Performance e desempenho
Se você busca quantificar e medir o desempenho de seus funcionários, observar o registro de suas atividades é uma das maneiras mais simples para realizar esse controle, já que nele fica registrado o período necessário para o seu cumprimento.
Identifica falhas
Como o registro de atividades você consegue identificar mais facilmente qualquer falha existente, levando ao aperfeiçoamento. Além disso, comparando resultados de colaboradores, é possível saber possíveis erros e quais funcionários merecem destaque.
Avaliação
Por fim, o registro serve para identificar as competências profissionais e avaliar o resultado de suas tarefas. Para saber se sua equipe necessita de treinamento, avalie se as atividades estão sendo feitas no período programado e se o resultado é eficaz!
Como fazer um registro eficiente?
Existem 3 formas de tornar o registro de atividades mais eficientes. Você pode dividi-lo em registro geral, de setor ou individual, sendo cada um deles destinado a uma análise diferente. Por exemplo, se você quer saber quais funcionários são mais produtivos, buscar o registro de atividades individual é mais vantajoso do que o registro de setor. Entenda:
- Registro geral: Utilizado para fazer uma análise de toda empresa. Busca saber como anda a produtividade de sua companhia, principalmente para criar relatórios de desempenho geral. Você pode determinar um período a ser observado, como o registro anual, mensal, semanal ou diário.
- Registro de setor: Toda empresa é dividida em setores, equipes ou departamentos. Para saber como está o cumprimento das atividades, se o setor está conseguindo suprir a demanda que é passada, basta observar o seu registro de atividades.
- Registro individual: Chegando ao trabalhador, que é a peça mais vital em toda organização, acompanhar o seu registro das atividades cumpridas e em andamento é excelente para observar sua produtividade, capacidade de crescimento na empresa, além é claro de contabilizar sua jornada de trabalho.
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