Homologação de ponto: Entenda como funciona e como implementar

A homologação de ponto é um processo que assegura a precisão e a legalidade no controle de jornada de trabalho nas empresas.

Desde a aprovação do artigo 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) em 1943, que exige esse tipo de controle para organizações com 10 ou mais colaboradores, até a recente Portaria 1510, que aumentou para 20 o número mínimo de funcionários para a obrigatoriedade do controle de ponto, as regulamentações têm evoluído para garantir uma gestão adequada das horas trabalhadas.

Um sistema de ponto eletrônico homologado, como o oferecido pela Genyo, que possibilita marcação de ponto online e offline, se torna uma ferramenta indispensável para as empresas que desejam cumprir a legislação e evitar problemas legais.

Neste artigo, vamos detalhar a importância da homologação de ponto, seu funcionamento, e as vantagens de utilizar uma plataforma que esteja em conformidade com as normas vigentes.

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O que é a homologação?

A homologação refere-se ao processo de validação de sistemas ou produtos conforme normas definidas por órgãos reguladores.

No contexto do controle de ponto, a homologação se torna fundamental para garantir que os sistemas utilizados estejam em conformidade com a legislação trabalhista brasileira.

Na prática, esse processo assegura a autenticidade das informações registradas, evitando fraudes e estabelecendo a legalidade das horas trabalhadas.

A homologação também é obrigatória em casos de rescisão contratual, principalmente para colaboradores que atuaram sob o regime CLT por mais de um ano.

Além disso, a legislação determina que todas as verbas rescisórias devem ser quitadas em um prazo específico após a homologação, respeitando a precisão nas informações financeiras do empregado.

Com a Reforma Trabalhista de 2017, a participação do sindicato na homologação deixou de ser obrigatória, tornando o processo mais direto.

Apesar dessa mudança, a validação de sistemas e a documentação necessária para a homologação continuam a ser eixo central para a proteção dos direitos dos trabalhadores e para o correto atendimento das normas estabelecidas.

Homologação de ponto: definição e importância

A homologação de ponto refere-se à certificação de que um sistema de controle de ponto eletrônico está em conformidade com os requisitos estabelecidos pela legislação, mais especificamente pela Portaria 671 do Ministério do Trabalho.

Como citamos anteriormente, as empresas com mais de 20 funcionários têm a obrigação de gerenciar a carga horária de seus colaboradores, conforme o artigo 74 da CLT.

Desse modo, a importância da homologação não pode ser subestimada, pois ela garante que as horas trabalhadas sejam registradas de maneira precisa e dentro das normas legais.

Um sistema de controle de ponto que não esteja homologado pode resultar em problemas sérios, como erros e fraudes. Nesse cenário, um dos exemplos mais perigosos é chamado de buddy punching, ou ponto amigo.

De antemão, podemos dizer que a homologação de ponto protege tanto a empresa de possíveis penalidades, como multas e processos trabalhistas, quanto os colaboradores, assegurando que seus direitos sejam respeitados e que o registro correto de suas jornadas de trabalho seja mantido.

A adoção de um sistema de controle de ponto eletrônico, conforme estipulado na nova diretriz da Portaria 671, facilita a gestão da carga horária, eliminando várias burocracias.

Isto não apenas melhora a eficiência dentro da empresa, mas também proporciona segurança jurídica tanto para empregadores quanto para empregados.

Como funciona a homologação de ponto?

O processo de homologação de ponto, como você já deve ter percebido, é imperativo para garantir que os sistemas de controle de ponto adotados pelas empresas estejam em conformidade com a legislação brasileira.

Para entender como fazer homologação de ponto, é necessário seguir uma série de passos que asseguram a integridade e a legalidade no registro das horas trabalhadas.

Primeiramente, empresas que possuem mais de 20 funcionários devem obrigatoriamente realizar o controle de jornada, conforme estabelece o art. 74 da CLT.

Para aqueles que optam pelo ponto eletrônico, existem três modelos autorizados: REP-C, REP-A e REP-P.

Seja como for, a homologação deve ser feita por organismos autorizados, que verificam se todos os requisitos legais, definidos na Portaria 671, foram atendidos.

A Portaria 671, emitida em novembro de 2021, trouxe novas diretrizes que substituíram as portarias anteriores. A partir dela, os artigos 90 a 92 detalham os requisitos necessários para a homologação do REP-C e do REP-P.

Veja abaixo:

“Art. 90. O REP-C deve ser submetido à análise de conformidade, seguindo os Requisitos de Avaliação da Conformidade para registrador eletrônico de ponto publicados pelo INMETRO, com emissão de certificado de conformidade atestando o atendimento ao art. 76 e aos requisitos elencados no Anexo VIII.

 Parágrafo único. Qualquer alteração no REP-C certificado, inclusive nos programas residentes, ensejará novo processo de certificação e registro.

Art. 91. O REP-P deve possuir certificado de registro de programa de computador no Instituto Nacional da Propriedade Industrial, atender ao art. 78 e aos requisitos elencados no Anexo IX.

Art. 92. Os fabricantes de REP-C deverão se cadastrar junto ao Ministério do Trabalho e Previdência e solicitar o registro de cada um dos modelos que produzirem.”

Sendo assim, com a implementação correta do processo de homologação, as empresas evitam disputas legais e potenciais multas severas relacionadas a descumprimentos da legislação.

O que é o ponto eletrônico digital?

O ponto eletrônico é uma ferramenta cada vez mais importante para o controle de jornada nas empresas.

Essa tecnologia serve para registrar as entradas, saídas, intervalos e horas extras dos colaboradores de maneira automatizada.

Através do sistema de gestão, as empresas conseguem acompanhar os dados em tempo real, o que simplifica o processo e diminui a margem de erro que pode ocorrer com métodos manuais.

Segundo a Portaria 671, publicada pelo Ministério do Trabalho e Emprego em novembro de 2021, existem três tipos principais de registros de jornada: o REP-A, o REP-P e o REP-C.

REP-C

• O registrador de ponto convencional, um equipamento físico instalado na empresa que funciona como um relógio de ponto.
• Os colaboradores fazem a marcação de ponto no aparelho, que armazena os dados na sua memória.
• O RH é responsável por exportar os dados para o tratamento de ponto.

REP-A

• O registrador de ponto alternativo, um conjunto de equipamentos e programas de computador que registram a jornada de trabalho.

REP-P

• O registrador de ponto por programa, um sistema digital que registra a jornada de trabalho dos colaboradores.
• O REP-P é executado em um servidor dedicado ou em ambiente de nuvem.

Para empresas com mais de 20 funcionários, a legislação exige o registro das horas trabalhadas, conforme a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

Nesse cenário, a utilização de um aplicativo de ponto eletrônico digital, como o da Genyo, traz vantagens significativas, como a redução de problemas legais e controle mais preciso dos horários.

Diferença entre ponto eletrônico homologado e não homologado

A distinção entre ponto eletrônico homologado e ponto não homologado reside na conformidade com as normas estabelecidas pelo Ministério do Trabalho e pelo INMETRO.

O ponto eletrônico homologado apresenta uma certificação adequada que assegura a veracidade e a segurança dos dados registrados.

Esta homologação garante um controle de jornada que respeita as diretrizes legais, minimizando riscos de fraude e inconsistências nos dados.

Por outro lado, o ponto não homologado pode gerar sérias repercussões para a empresa.

Nestes casos, os dados podem ser considerados inválidos, levando a penalizações legais e a dificuldades na comprovação das horas trabalhadas pelos colaboradores.

Além da falta de legitimidade, um sistema não homologado eleva os riscos de fraude, o que pode comprometer a integridade das informações de jornada.

Confira mais detalhes na tabela abaixo:

Escolher um sistema de ponto eletrônico homologado protege os direitos dos colaboradores assegura a segurança jurídica da empresa, tornando essa decisão ainda mais relevantena gestão de recursos humanos.

O que diz a lei sobre homologação de ponto?

A legislação que rege a homologação de ponto no Brasil é definida principalmente pela Portaria 671, publicada pelo Ministério do Trabalho e Emprego em novembro de 2021.

Essa portaria substitui as antigas portarias 1510 e 373 e estabelece diretrizes rigorosas para o registro de jornada de trabalho.

Como citamos anteriormente, um dos principais requisitos legais é a obrigatoriedade de empresas com mais de 20 funcionários de registrar a hora de entrada e saída de seus colaboradores, conforme indicado no artigo 74 da CLT.

Dentro do que estabelece a Portaria 671, três modelos de controles de ponto eletrônico são reconhecidos: o REP-C (Registrador Eletrônico de Ponto Convencional), o REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo) e o REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa).

Vale ressaltar que, enquanto o REP-A não necessita de homologação, é necessário que seja aprovado através de convenção coletiva, já o REP-P requer homologação pelo INMETRO e pelo Ministério do Trabalho para garantir a conformidade com a legislação.

A homologação é assegura que o registrador de ponto eletrônico esteja em conformidade com a lei, garantindo registros autênticos da jornada e evitando fraudes.

Empresas que operam com um ponto eletrônico homologado conseguem gerenciar os dados de jornada em tempo real, permitindo acesso remoto e em nuvem, o que facilita o controle eficiente das informações.

A Genyo, por exemplo, é totalmente compatível com a Portaria 671, além de respeitar a LGPD e a CLT, oferecendo segurança e conformidade legal no registro e controle de dados.

Controle de ponto com homologação: como implementar?

Para realizar a implementação de um controle de ponto com homologação, as empresas devem tomar algumas medidas  para atender à legislação vigente.

O primeiro passo consiste na escolha de um sistema de registro de ponto que esteja em conformidade com a Portaria 671, garantindo que o dispositivo utilizado seja um Registrador Eletrônico de Ponto (REP) homologado.

A capacitação da equipe é outro passo que não pode ser ignorado nesse processo.

Os colaboradores devem ser treinados sobre as funcionalidades do sistema, assegurando que compreendam como registrar suas horas corretamente.

Esse conhecimento facilita a gestão de horas e, da mesma forma, evita erros que podem resultar em problemas trabalhistas no futuro.

As auditorias internas são sempre recomendadas para a manutenção da conformidade.

Certificar-se de que o sistema continua em adequado funcionamento e em conformidade com as normas estabelecidas pelo Ministério do Trabalho é uma parte inerente da gestão do controle de ponto com homologação.

Abaixo estão algumas diretrizes para a implementação eficaz:

• Escolher um sistema de controle de ponto digital, que ofereça funcionalidades adequadas e tenha certificação.
• Realizar treinamentos regulares com a equipe para assegurar o bom uso do sistema e o correto registro de horas.
• Estabelecer um processo claro de auditoria e revisão do sistema para detectar possíveis não-conformidades.
• Promover um canal de comunicação aberto para que colaboradores possam esclarecer dúvidas sobre o registro de suas horas de trabalho.

Ao seguir esses passos, as empresas cumprem com a legislação de forma eficaz e garantem uma gestão de horas mais eficiente, resultando em uma melhoria geral na administração das operações diárias.

REP-A e REP-P: como homologar?

Os tipos de registrador REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo) e REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa) estão entre os principais instrumentos para o controle de ponto nas empresas.

Nesse sentido, a homologação é um passo primordial para garantir que esses dispositivos atendam às normas estabelecidas.

O REP-P, introduzido pela Portaria 671 em 08 de novembro de 2021, não requer homologação sindical, permitindo maior flexibilidade na gestão do controle de jornada.

Por outro lado, o REP-A demanda autorização por parte do sindicato da categoria profissional predominante, além da anuência do sindicato da categoria econômica, conforme estipulado pela Portaria 373 de 25 de fevereiro de 2011.

A compreensão dos diferentes processos de homologação para o REP-A e REP-P permite que os empregadores façam escolhas informadas sobre qual modelo utilizar, contribuindo para a eficácia do controle de ponto nas suas operações.

Vantagens de ter um ponto eletrônico homologado

Implementar um ponto eletrônico homologado traz diversas vantagens que são cruciais para a gestão da jornada de trabalho nas empresas.

Com a homologação, os registros de jornada tornam-se legalmente válidos, oferecendo segurança jurídica tanto para empregadores quanto para funcionários.

Essa conformidade regulatória reduz as chances de disputas judiciais, especialmente em relação ao não pagamento de horas extras, que é uma das principais causas de ações trabalhistas.

A eficiência também é um benefício significativo. Sistemas homologados garantem um controle mais rigoroso sobre as informações de horas trabalhadas, evitando fraudes e erros.

Além de facilitar a administração das horas, esses equipamentos permitem que a gestão acompanhe os dados em tempo real, agilizando a tomada de decisões e a organização dos processos internos.

Adicionalmente, a presença do INMETRO nos processos de certificação dos relógios de ponto um nível extra de credibilidade e segurança.

O uso de assinaturas digitais nos comprovantes de registro e a conformidade com as exigências específicas promovem um ambiente de trabalho mais transparente.

Por isso, optar por um ponto eletrônico homologado não é apenas uma questão de atender a uma obrigação legal, mas também uma decisão estratégica que contribui para a modernização e melhoria contínua das operações nas empresas.

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