Embora o ato de delegar tarefas seja algo habitual dentro das empresas, infelizmente, essa ação ainda não gera bons resultados em muitas corporações, uma vez que não são todos que conseguem executar as suas tarefas com eficácia.
Por isso, é muito importante que os gestores e líderes saibam a maneira certa de delegá-las, atribuindo as obrigações adequadas conforme o perfil do funcionário e o nível do seu conhecimento a respeito das atividades a serem realizadas.
Nesse artigo, nós do Genyo iremos compartilhar tudo que você precisa saber para delegar tarefas da forma correta em sua empresa e, assim, alcançar melhores resultados. Confira a seguir!
O que é delegar tarefas?
A palavra “delegar” significa conferir a alguém. Logo, o termo “delegar tarefas” é o ato de transferir uma atividade para outra pessoa.
Dentro das empresas, isso significa o direcionamento de certas tarefas para determinados membros ou equipes executarem. Contudo, a responsabilidade final sobre as atividades não deixa de ser dos líderes.
Isso significa que, se alguma coisa der errado ou não ter alcançado o resultado esperado, os líderes devem se responsabilizar, seja por não ter feito a devida supervisão durante a execução das atividades ou, até mesmo, por ter selecionado o funcionário errado para realizar certa atividade.
Por esse motivo, delegar tarefas é um ato de alta responsabilidade dentro das corporações, uma vez que isso exige bastante competência, atenção, compreensão e senso crítico dos líderes sobre os membros e as equipes.
Visto que, ao direcionar as atividades entre os funcionários, os líderes estão transferindo uma parte das suas responsabilidades e autoridade para os integrantes do time. Consequentemente, espera-se uma alta produtividade, proatividade, desempenho favorável e resultados positivos.
Por que delegar tarefas é importante?
Todo bom gestor sabe que o trabalho é mais próspero e abundante quando é feito em grupo. Afinal, o trabalho se torna mais limitado quando executado sozinho, uma vez que o tempo de entrega e o desgaste físico e psicológico são maiores.
Perante o exposto, podemos afirmar que uma das principais vantagens de delegar tarefas é a otimização do tempo e, claro, a oportunidade da abertura de novas possibilidades, visto que há mais pessoas contribuindo para o alcance dos resultados almejados.
Sendo assim, delegar tarefas é importante para construir equipes mais sólidas, engajadas, produtivas e que buscam resultados mais positivos. Tudo isso sem atrasos e sem sobrecarga de trabalho.
Além disso, não podemos deixar de falar que a delegação de tarefas também é importante para tornar os colaboradores mais motivados e engajados com as suas funções.
Isso porque, eles tendem a se sentir importantes e necessários para a empresa, o que gera o sentimento de pertencimento e, consequentemente, o maior desejo em alcançar os resultados almejados pela organização.
Quais são os benefícios para a empresa ao delegar tarefas?
Saber como delegar tarefas é o que destaca os bons líderes, pois a empresa e todos os integrantes do time só têm a se beneficiar dessa ação.
Então, veja abaixo quais são os principais benefícios que a delegação de atividades traz para as companhias!
Melhor desenvolvimento das equipes
Antes de mais nada, o primeiro ponto a se destacar é o fato de que a delegação de tarefas promove a maior autonomia e desenvolvimento das equipes.
Isso porque, ao direcionar as atividades certas para os funcionários certos, é possível evitar a sobrecarga de trabalho e, consequentemente, os desgastes físicos e psicológicos que ela causa.
Por isso é tão crucial que os líderes saibam delegar para que o crescimento das equipes realmente aconteça, o que aumentará, também, a confiança e valorização por parte dos colaboradores.
Aumento da produtividade
Outro benefício que vale a pena destacar é o aumento da produtividade e todas as vantagens que ela gera, uma vez que, através dela, os times conseguem produzir mais e em menos tempo.
Acontece que, quando os membros das equipes estão bastante esclarecidos sobre as funções de cada um individualmente, eles tendem a produzir mais rápido, sem perder a qualidade da execução, pois não há sobrecarga de trabalho.
Desse modo, a empresa pode se beneficiar de menores custos financeiros, pois, com o aumento da produtividade, os resultados são melhores e maiores, fazendo, inclusive, que a companhia fique melhor posicionada perante os seus concorrentes.
Melhores resultados em um menor tempo
Como visto, ao ter todos os membros das equipes atuando em pró do mesmo objetivo, a execução das tarefas é mais eficaz e rápida. Assim, a empresa se beneficia de resultados melhores em um menor espaço de tempo.
Mas, vale lembrar que isso não significa sobrecarregar os funcionários! Afinal, um bom gestor sabe delegar tarefas da maneira correta, sem que um colaborador fique com mais atividades do que o outro.
Maior motivação dos colaboradores
Os funcionários que têm clareza sobre as suas atividades, e compreendem a importância delas para a empresa, tendem a se sentir mais motivados, visto que eles começam a desenvolver o sentimento de pertencimento, como se a equipe fosse parte da sua “família”.
Além disso, a delegação de tarefas também faz os colaboradores se sentirem mais valorizados e confiantes. Com isso, eles executam as suas atividades com mais excelência.
Sobra tempo para outras atividades
Por último, mas não menos importante, a delegação de tarefas também permite que sobre tempo para que os líderes possam focar em outras atividades.
Acontece que, ao fazer tudo sozinho, muitos gestores acabam ficando sem tempo para focar adequadamente nas estratégias para o bom funcionamento da empresa.
Diante disso, ao delegar tarefas, os líderes podem ter tempo suficiente para focar nas atividades primordiais, sem que ocorra atraso nas entregas ou sobrecarga de trabalho.
Como saber qual é a hora certa de delegar tarefas?
A hora certa de delegar tarefas é sempre aquela em que os líderes sentem a necessidade de dividir as suas atividades para que elas sejam realizadas com melhor desempenho e em um menor espaço de tempo.
Ou seja, o melhor momento para fazer a delegação de tarefas é aquele em que os gestores se sentem sobrecarregados em diversas etapas, o que pode gerar perda de tempo e dinheiro para a empresa.
Por outro lado, pode acontecer dos líderes se sentirem inseguros de delegar as suas atividades, por medo de elas não serem executadas da forma correta.
Mas, é importante ressaltar que delegar tarefas é crucial para o desenvolvimento da empresa. Portanto, caso haja insegurança, o ideal é treinar os funcionários para que eles executem as atividades direcionadas com alto desempenho e excelência.
Os 7 passos cruciais para delegar tarefas
Agora que você já sabe o que é a delegação de tarefas e quais são os seus benefícios para a empresa, chegou a hora de saber como delegar tarefas na prática. Confira abaixo!
1 – Identifique as habilidades de cada membro da equipe
Antes de tudo, o primeiro passo é conhecer cada membro da equipe para saber o quão qualificado ele é. Dessa forma, ficará mais fácil identificar se ele está apto ou não para desenvolver determinada tarefa.
Sendo assim, saiba quais são os integrantes que têm mais expertise para certa atividade, o que irá favorecer o resultado esperado.
Mas, cuidado! Isso não significa que as tarefas devem ser centralizadas para apenas alguns funcionários, mas sim que elas devem ser direcionadas de acordo com as habilidades e capacidade de entrega de cada um.
2 – Seja estratégico
É primordial que você saiba escolher a pessoa certa para executar a tarefa! Ou seja, você não deve delegar a atividade a alguém apenas por ela ter capacidade de fazê-lo. Ao invés disso, escolha alguém que tenha as habilidades adequadas e que esteja apta a entregá-lo.
Acontece que pode ocorrer de um certo funcionário poder realizar a tarefa, mas, no momento, ele não ter a disponibilidade necessária para fazê-la. Portanto, é necessário ter estratégia na hora de fazer a delegação das atividades entre os membros do time.
3 – Faça as devidas orientações
Para que as tarefas sejam executadas com sucesso e excelência, o primeiro ponto a se considerar é a orientação adequada. Afinal, o funcionário deve ter extrema clareza sobre o que deve ser feito e como fazer.
Sendo assim, não deixe de fazer as orientações devidas e com o máximo de detalhes possível. Além disso, se coloque à disposição para tirar dúvidas e deixe muito claro sobre as metas, objetivos e prazos de entrega.
A depender da complexidade da tarefa, as orientações também podem ser dadas por escrito, em reuniões com apresentações de gráficos e imagens, em vídeo, entre outras ações.
4 – Antecipe os problemas
Não esqueça que cada pessoa demanda um tempo de adaptação e aprendizado diferente. Por isso, um bom líder prevê os desafios e problemas que podem ocorrer e estabelece quais serão as suas ações caso eles ocorram.
Dessa forma, você não será pego de surpresa e, consequentemente, estará mais preparado para lidar com as falhas que podem acontecer por parte dos membros da equipe.
5 – Acompanhe todo o processo
Delegar tarefas não significa deixar tudo nas mãos dos colaboradores e esquecer que elas existem, lembrando apenas de cobrá-las nos dias de entrega.
Pelo contrário, como falamos neste artigo, a responsabilidade final das atividades continua sendo dos líderes. Portanto, é de extrema importância que eles acompanhem ativamente cada passo do processo para certificar que tudo está sendo executado conforme o esperado.
Isso significa observar, ficar por perto, avaliar e conferir se o funcionário realmente consegue executar a função. Além de estar à disposição para tirar dúvidas eventuais e fazer orientações pontuais.
6 – Confie na equipe
Por outro lado, confiar na equipe também é fundamental, pois, se as coisas estão fluindo bem, significa que todos os membros estão devidamente aptos para cumprir com as suas tarefas.
É normal que os gestores fiquem apegados com as atividades e queiram acompanhar tudo de perto. Mas, é preciso chegar a um equilíbrio para que os funcionários também saibam lidar com as suas próprias responsabilidades.
Caso contrário, os integrantes podem ter uma maior dificuldade de se tornarem autônomos, o que pode gerar dificuldades na tomada de decisão. Fora que as checagens e cobranças excessivas podem desmotivar e gerar queda na produtividade para os colaboradores.
Sendo assim, o ideal é estabelecer um cronograma para as checagens e evitar fazer qualquer tipo de vistoria fora do determinado.
7 – Dê feedbacks
Por fim, uma das partes mais necessárias da delegação de tarefas é o feedback, pois ele permite que os funcionários fiquem cientes sobre o que está dando certo e o que precisa melhorar.
Todavia, lembre-se que o feedback não deve ser apenas construtivo, pois, se o funcionário estiver cumprindo perfeitamente com as suas tarefas, também é importante reconhecê-lo, gerando, então, um feedback positivo.
Além disso, você pode aproveitar o momento para alinhar as expectativas de cada membro da equipe em relação a empresa e, também, as da empresa em relação ao colaborador.
Lembrando que essa também é uma oportunidade para ouvir os funcionários e avaliar as suas queixas, sugestões ou novas ideias.
Conclusão
O ato de delegar tarefas é indispensável para as empresas que almejam excelentes resultados e com uma boa otimização do tempo, sem que haja sobrecarga de trabalho ou atrasos das entregas.
No entanto, para que a delegação de atividades funcione de forma eficaz, é necessário que a companhia conte com um bom líder, pois ele saberá como desenvolver as habilidades apropriadas dos membros da equipe, bem como saberá direcionar as tarefas certas para os colaboradores certos.
Além disso, a constante supervisão durante a execução das atividades também é fundamental para que os feedbacks se mantenham constantes, o que também é importante para o alcance dos resultados almejados.
Portanto, agora que você sabe como delegar tarefas da maneira correta, chegou a hora de aplicar todo o seu conhecimento e, certamente, ele gerará resultados incríveis em sua empresa!
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