Nos últimos anos, a palavra produtividade se tornou uma das mais utilizadas no mercado de trabalho. Por conta disso, começou a nortear a maioria dos negócios atuais, tornando-se um fator crucial para todo profissional. No entanto, em todos sabem quais as melhores estratégias para ser mais eficiente. Com isso em mente, separamos algumas para quem deseja saber como ser mais produtivo.
O que é produtividade?
Seja você um estudante, gestor ou colaborador de uma empresa, produtividade provavelmente passou a se tornar uma palavra muito comum em seu dia a dia. No entanto, apesar de importante, nem todo mundo sabe o que significa ser eficiente, o que é indispensável para ser considerado alguém produtivo.
Basicamente, produtividade é uma forma de medir a relação entre a qualidade e quantidade de tarefas executadas em um certo espaço de tempo. Por esse motivo, tornou-se uma expressão diretamente ligada à eficiência de uma produção, o que a torna algo indispensável no dia a dia de qualquer negócio.
Hoje em dia, a palavra é até mesmo associada à qualidade de vida, sobretudo quando há um equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Ou seja, além de realizar muitas tarefas de forma eficiente, a qualidade de vida não pode ser comprometida.
Como ela pode ser medida?
O cálculo de produtividade é feito de forma bem simples: tempo x a quantidade de recursos que a empresa precisa para executar uma tarefa. Em geral, quando falamos no mundo de negócios, isso é feito através do número de unidades produzidas ou serviços oferecidos por hora de trabalho.
Além de medir a relação entre a quantidade e qualidade de tarefas realizadas, a produtividade também pode ser avaliada por meio de diferentes indicadores, como vendas por funcionários em um determinado período, lucro por cada unidade vendida e até mesmo o Retorno sobre Investimento (ROI).
Entretanto, é importante destacar que a avaliação dos níveis de produtividade pode variar significativamente de acordo com a atividade desenvolvida, o mercado em que a empresa está inserida e quais pontos específicos deseja analisar.
Um gestor pode optar por verificar apenas o número de vendas realizados por sua equipe, por exemplo. Em outra hora, poderá avaliar a qualidade dessas vendas, onde mesmo quando em menores números, podem trazer mais resultados pelo valor do produto.
É importante ressaltar que a tecnologia pode ser uma grande aliada na avaliação dos níveis de produtividade, por meio de sistemas de controle de ponto, planilhas de vendas e registro de vendas.
No entanto, é preciso ter em mente que outros fatores, como o clima organizacional e o bem-estar dos colaboradores, podem ser apenas mensurados com um acompanhamento mais humano. Portanto, é fundamental que a empresa encontre um equilíbrio entre tecnologia e interação humana para uma avaliação completa e eficiente dos seus níveis de produtividade.
Por que a produtividade é importante?
Toda organização busca mais eficiência e qualidade em suas tarefas, então a produtividade é algo indispensável. Isso é ainda maior entre aquelas empresas que contam com altas demandas e precisam entregar serviços de qualidade em pouco tempo. Logo, ter funcionários produtivos pode fazer bastante diferença na busca por seus objetivos.
Quando os gestores conseguem criar uma cultura organizacional produtiva, se torna muito mais fácil aumentar sua eficiência, reduzir custos e maximizar seus recursos. Como resultado, acaba contando com colaboradores mais satisfeitos e altos níveis de produtividade, além de produtos de qualidade para os seus clientes.
No entanto, pode ser um pouco complicado estabelecer estratégias que promovam mais produtividade sem esgotar seus recursos ou funcionários.
Como ser mais produtivo?
Como a rentabilidade está ligada a rentabilidade, não há motivos para não investir nesse fator. Para isso, basta seguir alguns pontos simples, que se tornam indispensáveis em todo negócio que deseja melhorar seus resultados.
Defina seus objetivos
Não tem para onde correr, qualquer conteúdo em relação ao aumento de produtividade destaca a definição de metas e objetivos como algo indispensável. Através delas, é possível manter os colaboradores bem motivados, onde o tempo e os recursos são investidos da maneira mais eficiente possível.
Para isso é importante que eles sejam realistas e muito clara, permitindo que possam ser alcançados dentro de uma janela de tempo, além de bem analisados. Ou seja, no lugar de definir algo mais generalista como “conseguir mais clientes”, o certo é estabelecer um objetivo do tipo “aumentar o número de clientes em 13% nos próximos 6 meses.
Assim, é possível avaliar o desempenho da equipe e da organização durante esse processo, em que pequenas mudanças poderão ser feitas de acordo com suas necessidades. Porém, deve-se ter claro quais desses objetivos serão prioridade, onde as tarefas mais importantes deverão receber mais atenção e foco da sua equipe.
Nesse sentido, uma dica valiosa é separar um tempo para dividir as tarefas maiores em tarefas menores, tornando mais fácil definir quanto tempo será necessário para alcançar cada objetivo. Além disso, é importante avaliar o impacto que cada atividade tem no seu negócio, o que serve como um excelente termômetro para definir quais tarefas devem ser priorizadas.
Em alguns casos, é interessante refletir sobre a complexidade de cada objetivo, já que os mais complexos podem precisar de maior priorização. Porém, é crucial lembrar que todos os objetivos devem ser revisados regularmente, de acordo com as necessidades dos clientes, desempenho da equipe e outros fatores importantes.
Gerencie seu tempo
Não adianta definir os objetivos se não organizar bem o seu tempo. Para isso, é preciso definir como as tarefas serão distribuídas ao longo do dia, seja por meio de blocos de tempo por turno, horas ou outra forma de gestão. Ou seja, a gestão de tempo é crucial para planejar e executar as tarefas de forma eficiente, tornando-se indispensável quando o objetivo é aumentar a produtividade.
Inclusive, a gestão de tempo é uma excelente tática para reduzir o estresse no ambiente de trabalho, já que prazos e períodos bem definidos podem diminuir a pressão e ansiedade para realizar uma tarefa. Para isso, é possível seguir uma série de estratégias presentes no cotidiano de muitas empresas, como o uso de listas de tarefas.
Além disso, um cronograma costuma ser uma excelente ferramenta para planejar as ações da equipe e evitar desperdício de tempo. Através dele, é possível garantir que todas as atividades sejam feitas dentro dos prazos estabelecidos. Para isso, é possível utilizar de planilhas mais simples até as mais complexas, dependendo da complexidade das etapas.
No final, o importante é que ele atenda todas a necessidades da empresa e dos funcionários. Inclusive, pode ser utilizada até mesmo como um instrumento para tornar a jornada mais flexível, onde qualquer imprevisto pode ser ajustado ao longo do tempo. É algo que traz diversos benefícios tanto para os empregadores quanto para empregado.
Invista na comunicação
Comunicação é a chave para o sucesso de qualquer negócio. Afinal, quando feita de forma clara e com boas estratégias, como o uso de feedback e feedforward, ela pode reduzir os esforços gastos em tarefas desnecessárias.
Além disso, é uma questão fundamental para delegar tarefas e garantir que todos na empresa estejam alinhados com os objetivos, estrutura organizacional e clima da organização. Por isso, investir em uma boa comunicação interna e externa pode fazer toda a diferença na produtividade e eficiência da empresa.
Nesse sentido, é importante destacar que os canais de comunicação devem estar sempre abertos entre os líderes e colaboradores. Dessa forma, todos podem se sentir mais confortáveis para relatarem dúvidas, críticas e até mesmo ideias. Por esse motivo, construir um ambiente amigável e confortável é fundamental para aumentar a produtividade.
Inclusive, é igualmente necessário garantir que os serviços e canais de comunicação adequados sejam utilizados. Emails podem ser mais adequados para assuntos mais formais, enquanto telefonemas podem ser mais efetivos para questões mais urgentes. No final, é fundamental que haja clareza na comunicação e que todos os envolvidos saibam como e quando devem utilizar cada canal.
Por outro lado, para garantir que os funcionários sejam mais produtivos, também é preciso haver um maior controle desses mesmos canais. Hoje em dia, com o número massivo de conteúdo e distrações presentes em smartphones e computadores, esses instrumentos também podem acabar se tornando barreiras para a produtividade.
Mantenha a motivação
Manter a motivação é outra questão fundamental para manter um quadro de funcionários engajado e produtivo. Muitas vezes, as empresas podem acertar em todos os pontos acima, mas acabam encontrando funcionários sem energia para desempenhar suas tarefas, o que pode ser resultado de falta de motivação.
Para isso, ter metas claras já pode ser de grande ajuda, mas estabelecer uma cultura que se importante com o bem-estar desses colaboradores éo que vai fazer muita diferença. Além disso, reconhecer seus esforços e conquistas é determinante para que esses indivíduos se mantenham engajados no durante o dia a dia.
Tecnologia é um ponto chave
Nos últimos anos, a tecnologia se tornou uma importante aliada para aumentar a produtividade no dia a dia das empresas. Isso se deve ao fato de existirem muitas opções de sistemas e plataformas que proporcionam praticidade, economia de recursos e controle de tempo para diversos tipos de negócio.
Atualmente, os sistemas mais comuns são aqueles utilizados para gerenciar projetos e estimular a colaboração entre os funcionários. No entanto, é importante destacar que essas ferramentas podem ser utilizadas para muito mais do que isso. Por exemplo, algumas delas podem ajudar a automatizar tarefas repetitivas, como o envio de e-mails, comunicados e até mesmo tarefas realizadas por máquinas.
Além disso, toda organização moderna utiliza de programas para melhorar a comunicação entre sua equipe, como os próprios e-mails, plataformas de videoconferência e sistemas de armazenamento de arquivos. Isso tudo é feito de forma bem simples, muitas vezes de casa ou até mesmo do smartphone.
Inclusive, os próprios sistemas de ponto modernos, como o Genyo, permitem um controle eficaz do quadro de funcionários, mas de forma bem simples. É uma excelente forma de economizar recursos em tarefas que antes eram consideradas complexas e direcionar esses esforços para atividades que pedem mais atenção.
O que pode te impedir de ser mais produtivo?
Apesar de existirem diversas estratégias e tecnologias para melhorar a produtividade, alguns hábitos podem levar isso tudo por água baixo. Por esse motivo, é importante saber identificá-las antes que comprometam sua eficiência. São essas:
Pouco descanso
Ter as 8 horas de sono diárias é fundamental para ser uma pessoa produtiva. Afinal, quando o descanso não é feito da forma correta, as pessoas podem apresentar sintomas de fadiga e estresse com muita frequência. Isso afeta de forma significativa não só seu desempenho no trabalho, mas também sua saúde mental.
Além disso, podem apresentar sintomas de declínio cognitivo a longo prazo, como perda de memória, falta de atenção e dificuldade em raciocinar. Logo, é importante ter uma rotina de sono bem estabelecida, além de fazer pequenas pausas durantes as horas de trabalho, seja para fazer exercícios físicos ou mudar o foco da atenção.
Muitas distrações
Hoje em dia somos bombardeados com uma série de distrações, onde as redes sociais desempenham um papel considerável nessa questão. Afinal, qualquer notificação no celular pode tirar o colaborador do foco e levá-lo a procrastinação, muitas vezes passando horas preciosas de trabalho nessas plataformas.
Por esse motivo, muitas organizações estabelecem limites para o uso de redes sociais em suas diretrizes. Claro, sempre respeitando a privacidade do funcionário e incentivando o bom uso desses sistemas.
Ser multitarefa
Muitas vezes, a cultura de ser multitarefa é incentivada é motivada no mercado de trabalho. No entanto, apesar de parecer uma estratégia que aumenta a produtividade, é justamente o contrário. Isso porque o cérebro humano não é programado para lidar com várias tarefas ao mesmo tempo, especialmente quando elas são mais complexas.
O certo mesmo é focar 100% da atenção em apenas uma, alternando apenas ao finalizá-la. Porém, é importante deixar claro que isso não se aplica quando falamos de atividades feitas de forma automática, como pintar uma parede. Nesses casos, é sim possível desempenhar outras atividades em conjunto, como participar de uma chamada.
Como lidar com a pressão em ser produtivo?
Apesar da produtividade ser obviamente importante, é importante discutir sobre o impacto que ela pode ter na vida dos colaboradores. Muitas vezes, quando não estão inseridos em um ambiente que entenda suas necessidades ou até mesmo estejam sob um momento de pressão, essa demanda por eficiência pode ter alguns impactos negativos.
Não é difícil encontrar empregados devido à cobrança excessiva por produtividade. Essa condição pode afetar diretamente a saúde desses indivíduos, causando ansiedade e até mesmo burnout. Para evitar esses problemas, é importante estabelecer metas realistas e gerenciar bem o tempo, já que objetivos inalcançáveis podem levar à frustração.
Além disso, cuidar da saúde mental é fundamental, onde esses colaboradores devem ser incentivados a fazer exercícios, hobbies, consultas com profissionais e tirarem o tempo necessário para descansar de suas atividades.
Conclusão
Hoje em dia, ser uma pessoa produtiva é objetivo de todo mundo. Para as empresas, aumentar sua performance está diretamente ligada à capacidade dos funcionários em produzir com qualidade em pouco tempo. No entanto, é preciso incentivar as estratégias e hábitos corretas para que isso ocorra.
Logo, a tecnologia se torna uma peça fundamental para que os colaboradores consigam realizar suas tarefas com o máximo de ganhos, mas sempre em um ambiente saudável de trabalho.
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