O setor de recursos humanos (RH) é uma das partes essenciais de toda empresa. Dentre suas dezenas de atribuições, talvez uma das mais vitais seja o cálculo das horas trabalhadas e criação do contracheque. Dessa forma, é preciso conhecer os benefícios do controle de ponto para RH e extrair o máximo dessa atividade.
Veja abaixo nosso compilado de informações sobre o controle de ponto, qual o papel do RH e como ele pode influenciar positivamente nesse registro!
O que é o controle de ponto?
O controle de ponto pode ser definido como um tipo de ferramenta capaz de realizar o monitoramento do horário de chegada, saída e descanso de todo trabalhador. Seu objetivo principal é auxiliar a empresa no cálculo das horas trabalhadas e jornada de trabalho.
Desde a Revolução Industrial, houve um crescimento dos métodos de controle de ponto, e de lá para cá, diversas leis e decretos foram estabelecidos para poder orientar e embasar funcionários e empresas quanto as obrigações do controle de ponto.
Para o RH, o equipamento contribui na gestão de pessoas, sendo uma excelente forma de avaliação de desempenho e acompanhamento do comprometimento e qualidade do serviço de cada funcionário.
O que diz a legislação sobre o controle de ponto
Em 1° de maio de 1943 foi estabelecida a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) através do Decreto 5.452. Nele, fica explícito em seu Artigo n° 74 a obrigação do registro de ponto para todos os funcionários da empresa. Naquela época, apenas as empresas com mais de 10 funcionários deveriam fazer o controle.
No entanto, de lá para cá, muitas leis foram surgindo no intuito de melhorar e adaptar a legislação com base na evolução do mercado de trabalho. Em 2019, a Lei 13.874 (Lei da Liberdade Econômica), modificou a obrigação de ponto apenas para as empresas com mais de 20 funcionários.
Em relação aos tipos de controle de ponto, algumas legislações foram criadas para possibilitar o crescimento e evolução dos itens utilizados. A Portaria 373 de 2011 é um exemplo, onde informa que as empresas poderão adotar sistemas alternativos eletrônicos de controle de jornada de trabalho.
Como se divide o controle de ponto e sua influência no RH
Como foi dito brevemente, a legislação permite alguns tipos de controle de ponto. Eles são divididos em 3: manual, mecânico e eletrônico. Cada um destes métodos de controle de ponto irá auxiliar o setor de RH de maneira diferente. Conheça:
Controle de ponto manual
Algumas empresas preferem utilizar um controle de ponto manual. Em sua maioria se utiliza uma planilha ou o tradicional livro de ponto. Nele, o colaborador registra o horário em que chegou, pausou e foi embora da empresa.
Se tratando dos benefícios do controle de ponto para RH, o do tipo manual não apresenta grandes vantagens, apenas ser um método barato e bastante simples de ser utilizado.
No entanto, por ser manual é comum ocorrer rasuras de informações, fraudes do horário preenchido, risco de perda do livro de ponto, extravio, além da demora do preenchimento e da fiscalização.
Acima de tudo isso, o ponto manual dificulta a vida do RH no que tange o cálculo da folha de ponto. Por necessitar ser feito um cálculo manual, a taxa de erros é alta, levando a empresa perder dinheiro ou não pagar corretamente seus funcionários (que pode gerar um sério problema futuro).
Controle de ponto mecânico
Agregando maior tecnologia ao controle de ponto, criou-se o registro mecânico, utilizando o tão conhecido relógio de ponto para registrar o horário do funcionário. Dessa forma, não é possível nenhum tipo de rasura ou alteração, visto que o ponto é registrado mecanicamente em um cartão de ponto ao inserir dentro do relógio.
No entanto, mesmo trazendo maior segurança, há desvantagens nesse controle de ponto para RH, com longas filas para a devolução do cartão, gastos com relógio de ponto (manutenção, troca, seguro) e ainda todo o cálculo é também feito manualmente pelo o RH, possibilitando erros.
Para superar este último problema, é preciso que haja a integração do sistema mecânico com um sistema digital. Dessa forma, o cálculo das horas trabalhadas é realizado automaticamente pelo sistema, impossibilitando erro humano de cálculo.
O sistema eletrônico digital do Genyo é um dos mais indicados para exercer esta função, já que conta com uma inteligência artificial capacitada para calcular em poucos segundos a jornada de trabalho de um funcionário, além de identificar possível erros. Conheça outras funcionalidades e como ter acesso ao sistema, em nosso site!
Controle de ponto eletrônico
Por fim, o registro mais atual e moderno é o eletrônico! Ele surgiu justamente para poder dar fim as desvantagens dos modelos anteriores, principalmente aquelas ligadas ao trabalho exercido pelo RH no cálculo da folha de ponto.
Com o modelo eletrônico, o registro do funcionário é rápido e o acesso destas informações também! A Portaria 671 de 2021 foi um marco importante no que tange o controle de ponto eletrônico, trazendo classificações e diretrizes a serem seguidas, como por exemplo:
- Fica proibido a restrição de horários para marcar o ponto;
- Proibida a marcação automática, utilizando de horários predeterminados;
- Não deve haver nenhum tipo de exigência prévia no momento de marcação do ponto;
- E por fim, nenhum dispositivo deve permitir a alteração ou a exclusão do dado que foi registrado.
Essas características tornou o ponto eletrônico uns dos mais seguros do mercado, e ele pode ser realizado de diversas formas, conheça algumas delas:
Crachá
Além de ser um objeto de identificação, também é utilizado para registro de ponto. Basta conter um código de barras ou chip identificador, que ao ser inserido no aparelho ou catraca, contabiliza o ponto do funcionário.
Ele é bem prático, no entanto pensando no controle de ponto para RH, se torna um gasto extra na confecção e substituição desse item, além de que o ponto pode ser registrado por outro funcionário que tenha o crachá do colega em mãos, o que se configura uma fraude de registro.
Biometria
A biometria não permite fraudes, já que são utilizadas características pessoais e intransferíveis, como a digital das mãos, retina dos olhos ou fisionomia do rosto.
No entanto, instalar e manter esse sistema necessita de bastante capital, além de limitar a utilização apenas no ambiente de trabalho, o que prejudica no controle de ponto para RH que é feito a distância, para funcionários em home office ou externos.
Sistema digital
Solucionando todos os problemas anteriores, o sistema eletrônico digital é o melhor de nossa lista, pois o registro é feito em qualquer aparelho eletrônico (celular, computador ou tablet), levando maior comodidade para o funcionário, possibilitando o registro para aqueles que estão em home office ou trabalhando externamente.
É por esse motivo que o Genyo é o sistema que mais cresce no Brasil, já que possui melhor custo benefício, com sistema inteiramente automatizado que favorece o trabalho do RH, possibilitando o cálculo automático de horas extras e noturnas, relatórios de métricas gerenciais, criação de diferentes jornadas de trabalho e muitas outras funcionalidades!
Por que o RH é tão importante nesse momento?
O setor de Recursos Humanos a muito tempo deixou de ser apenas um setor básico de uma empresa, obtendo um papel de destaque no que diz respeito as decisões gerais em relação a equipe, recrutamento, carreira, clima organizacional e muitas outras possibilidades.
Dessa forma, o ambiente da empresa se torna bem melhor, auxiliando na eficiência e relacionamento interpessoal. Ademais, o investimento de recursos pode ser melhor direcionado, com base na percepção e auxilio do RH.
É inegável que o controle de ponto conversa bem com tudo isso, visto que ele é uma ferramenta gerencial essencial para avaliar quais funcionários estão de fato conectados com a empresa, visando melhores resultados e crescimento organizacional.
Relação do RH com o ponto eletrônico digital
Como foi dito anteriormente, pensando nos benefícios do controle de ponto para RH, o do tipo eletrônico digital é o mais vantajoso, por ser mais completo e moderno, funcionando bem para todos os tipos de funcionários.
Junto a isso, separamos alguns pontos importantes que o RH vai estar se beneficiando em realizar o controle de ponto eletrônico, confira:
Cálculo das horas trabalhadas
O primeiro ponto é a quantificação das horas trabalhadas. Em sistemas tradicionais, contabilizar faltas, atrasos e horas complementares pode ser um grande desafio para o RH. Ter tudo isso em poucos cliques é o sonho de todo RH, e é algo que o ponto eletrônico digital permite!
Dessa forma, é possível determinar qual o valor a ser pago para cada funcionário de forma precisa, sem erros e muito eficiente. Isso traz maior segurança para o empregador e também para o empregado.
Contracheque
Com o cálculo das horas trabalhadas feito de maneira precisa, a realização do contracheque é segura, sem dados duvidosos, podendo demonstrar o total de horas extras que foram pagas, etc. Em poucas palavras, a remuneração do trabalhador será justa e correta.
Jornadas diferentes
Se você possui diversos tipos de funcionários em sua empresa, provavelmente já se confundiu a respeito da hora e dos dias trabalhados por eles. Por esse motivo, ter o controle de ponto digital facilita bastante o RH, modificando e criando jornadas de trabalho diferentes, que esteja de acordo com a legislação e desejo do funcionário!
Identificação de falhas
Um bom RH está atento a gestão de riscos, portanto, o controle de ponto digital também identifica qualquer tipo de falha, atrasos ou informações duvidosas no registro de ponto. Tudo isso é possível graças ao sistema de inteligência artificial do Genyo, além de seu armazenamento de informações.
Por que apostar em um ponto eletrônico?
Se você ainda não está totalmente convencido sobre qual controle de ponto escolher, veja por que apostar em um ponto eletrônico traz benefícios a toda empresa, agilizando o processo e protegendo os envolvidos.
Proteção jurídica
O primeiro item é que quem escolhe o ponto eletrônico vai estar de acordo com a legislação, possuindo um sistema moderno de registro de horários. Dessa forma, não haverá brecha para o surgimento de processos trabalhistas por parte de funcionários, como por exemplo aqueles processos alegando o não pagamento de horas extras.
Como tudo é devidamente registrado e armazenado, torna fácil a comprovação da jornada de trabalho que foi feita!
Transparência
Para aumentar a confiança entre funcionários e empresa, contar com um sistema eletrônico transparente é o ideal. O registro de ponto eletrônico gera comprovante digital ou físico para que o funcionário possa checar as informações que foram registradas.
Além disso, caso o gestor queira ter acesso a alguma informação, é possível encontrar em poucos minutos! Como o sistema Genyo possui a capacidade de realizar o registro de atividades, saber quais projetos estão em andamento e quais já foram concluídos facilita a organização e fiscalização dos processos.
Jornada de trabalho
A CLT determina que a jornada de trabalho normal de todo trabalhador não pode ser maior do que 8 horas por dia, salvo nos casos a não ser nos casos em que seja estipulada uma jornada diferente, como é o caso de quem trabalha 12 horas seguidas e descansa outras 36 horas (12×36).
Dessa forma, é preciso que o trabalhador registre suas horas com exatidão, caso contrário ele poderá estar trabalhando uma quantidade inferior ao combinando, ou o contrário, realizando horas a mais.
Menores custos
Manter um sistema tradicional é caro, pois é preciso manutenção constante, reparo e substituição de peças. Com o modelo eletrônico digital, não há necessidade de gastos com sua manutenção e conserto.
Além disso, se optar pelo comprovante eletrônico, como no caso do Genyo, a empresa não precisa comprar papel térmico para a substituição, mantendo todas as informações seguras virtualmente.
Dados centralizados
Por fim, como foi dito anteriormente, as informações ficam armazenadas em local seguro e virtual. A centralização das informações é um sonho para todo gestor, onde em um único lugar é possível acessar relatórios, indicadores de desempenho, e muitas outras informações!
