Com o Ano-Novo cada vez mais próximo, a maior parte das empresas já começa a traçar sua estratégia corporativa para 2025 – e nesse contexto, escolher um bom sistema de controle de ponto é uma tarefa primordial.
À primeira vista, entender como escolher ponto eletrônico ideal para sua empresa pode parecer uma tarefa desafiadora, mas em um mundo em que a digitalização é cada vez mais necessária, essa escolha se torna ainda mais relevante.
Vale lembrar que a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) estabelece a obrigatoriedade de que empresas com mais de 20 funcionários registrem a jornada de trabalho, o que destaca a importância de um sistema eficiente e em conformidade com a legislação.
Ao optar por um sistema de ponto eletrônico, as empresas podem otimizar a gestão de horários, minimizar erros e fraudes nos registros, e garantir um monitoramento eficaz da jornada de trabalho.
Desse modo, para entender como escolher o melhor sistema de ponto eletrônico para sua empresa, continue lendo!
Este guia completo oferecerá as orientações necessárias para ajudá-lo a encontrar uma opção que atenda às necessidades específicas de sua empresa, considerando fatores como segurança, integração e suporte!
Importância do controle de ponto para empresas
O controle de ponto é um elemento que serve para garantir que as empresas cumpram suas responsabilidades trabalhistas e mantenham um ambiente de trabalho justo.
Segundo o artigo 74 da CLT, todas as empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a registrar os horários de trabalho de seus empregados, o que mostra a relevância do controle de jornada na gestão de pessoas.
Nesse contexto, com a implementação de um sistema de ponto eletrônico, é possível fazer registros precisos de entradas e saídas, o que ajuda a evitar fraudes e erros que podem criar litígios trabalhistas.
O registro de ponto eletrônico oferece uma precisão maior em comparação aos métodos manuais e mecânicos.
Isso se torna ainda mais importante para empresas de grande porte, que precisam de um bom sistema para facilitar a gestão de funcionários e evitar passivos trabalhistas.
Da mesma forma, a correta gestão da jornada contribui para a eficiência organizacional, possibilitando uma melhor alocação de recursos humanos.
Além das exigências legais, um bom controle de ponto traz inúmeros benefícios, como a pontualidade, a transparência, a gestão de horas extras e a melhoria no clima organizacional.
Sendo assim, empresas que utilizam sistemas de controle de ponto, como o da Genyo, não apenas cumprem a legislação, mas também protegem seus colaboradores e promovem um ambiente de trabalho mais harmonioso.
O que é um sistema de ponto eletrônico?
Um sistema de ponto eletrônico é uma solução informatizada desenvolvida para registrar e armazenar as horas trabalhadas dos colaboradores de forma eficiente.
A utilização desse sistema assegura um registro de ponto mais preciso e seguro em comparação aos métodos tradicionais.
Na prática, a obrigatoriedade do controle de jornada, conforme a CLT, se aplica a empresas com mais de 20 colaboradores.
Exemplos do sistema de ponto eletrônico incluem três modelos reconhecidos: REP-C, REP-A e REP-P.
O REP-P, modelo utilizado pelo app da Genyo, se destaca como a opção mais avançada e versátil, permitindo registros através de dispositivos móveis como tablets e celulares.
Esse modelo acompanha a emissão de comprovantes, garantindo a segurança dos dados dos colaboradores, crucial para a conformidade com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).
Finalmente, as melhores plataformas de sistema de ponto eletrônico oferecem funcionalidades adicionais, como geolocalização, ponto por foto e relatórios automáticos.
A escolha do sistema deve considerar a facilidade de uso, suporte eficaz e adaptação às necessidades específicas do negócio, sempre visando uma gestão mais prática e segura das horas de trabalho.
Benefícios do ponto eletrônico digital para empresas
O registro eletrônico de ponto oferece uma série de benefícios que podem transformar a gestão de recursos humanos nas empresas.
Um dos principais benefícios do registro eletrônico de ponto é a otimização de processos.
A automação na coleta e armazenamento das informações de jornada de trabalho reduz significativamente o tempo que o setor de Recursos Humanos dedica a tarefas manuais, permitindo que a equipe se concentre em estratégias mais importantes para a empresa.
Junto da otimização de processos, a redução de erros é outro fator de inegável importância. Ao substituir registros manuais por um sistema automatizado, as chances de equívocos na folha de pagamento diminuem consideravelmente.
A automação dos cálculos de horas trabalhadas, horas extras e períodos de licença facilita a gestão e, ao mesmo tempo, garante uma maior precisão nos dados apresentados.
Outro ponto relevante é a transparência que o registro eletrônico proporciona.
Com informações organizadas e acessíveis, auditorias tornam-se processos mais simples, assegurando que a empresa esteja em conformidade com a legislação vigente, como estabelece a Portaria 671 do Ministério do Trabalho e Emprego.
Na tabela abaixo, ilustramos algumas das vantagens do registro eletrônico de ponto em comparação com os sistemas tradicionais:
| Aspecto | Sistema Manual | Sistema Eletrônico |
|---|---|---|
| Tempo de Processamento | Alto | Baixo |
| Taxa de Erros | Alta | Baixa |
| Acesso à Informação | Limitado | Imediato e Organizado |
| Conformidade Legal | Desafiadora | Facilitada |
| Segurança de Dados | Baixa | Alta |
Em síntese, os benefícios do registro eletrônico de ponto se estendem por várias áreas, promovendo uma gestão mais eficiente e um ambiente de trabalho mais seguro e confiável.
Como escolher ponto eletrônico: passo a passo
Agora, chegamos ao ponto central do nosso guia: como escolher um bom sistema de ponto eletrônico digital na sua empresa?
De antemão, podemos dizer que escolher um aplicativo de ponto online requer uma análise cuidadosa de diversos fatores.
A primeira consideração deve ser a conformidade com a legislação trabalhista, especialmente para empresas com mais de 20 funcionários, que precisam registrar a jornada de trabalho.
Um aspecto que não pode ser ignorado na hora de decidir como escolher ponto eletrônico é entender as funcionalidades de sistemas disponíveis.
Vale a pena avaliar se as características oferecidas atendem às necessidades específicas da empresa, como a facilidade de uso para os colaboradores e para a equipe de Recursos Humanos (RH).
A escalabilidade do sistema também deve ser considerada. Um sistema que cresce junto com o negócio pode economizar tempo e recursos no futuro, evitando a necessidade de substituir o equipamento à medida que a empresa se expande.
Nessa mesma perspectiva, a experiência do usuário precisa ser intuitiva, garantindo uma transição suave e reduzindo erros de registro.
A adoção de um sistema que possibilite o uso remoto é instrumental para atender a jornadas flexíveis e modelos de trabalho híbrido, permitindo que funcionários registrem suas horas de qualquer lugar.
Para garantir a eficiência do sistema, é recomendável que ele ofereça suporte técnico robusto, com assistência ágil em caso de problemas.
Considerar a comunicação do dispositivo com o software de gestão é outra etapa importantíssima, pois isso permite análises em tempo real e a emissão eficiente de relatórios.
Veja mais detalhes na tabela abaixo:
| Critério | Descrição |
|---|---|
| Conformidade Legal | Atender às exigências da CLT e da Portaria 671 do Ministério do Trabalho. |
| Funcionalidades | Oferecer recursos como relatórios automáticos, suporte remoto e biometria. |
| Escalabilidade | Crescer com a empresa, evitando mudanças frequentes de sistema. |
| Facilidade de Uso | Interface intuitiva para colaboradores e setor de RH. |
| Suporte Técnico | Atendimento disponível para resolver problemas de forma rápida. |
Desse modo, quais são as principais categorias dos sistemas de controle de ponto no Brasil? A resposta está no próximo item, continue lendo!
Categorias de sistemas de controle de ponto
Os sistemas de controle de ponto no Brasil foram organizados pela Portaria 671, que estabelece três categorias principais:
- Registrador Eletrônico de Ponto Convencional (REP-C),
- Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo (REP-A),
- Registrador de Ponto Eletrônico via Programa (REP-P).
A divisão facilita a escolha de sistemas adequados, atendendo às exigências legais e promovendo uma gestão eficiente da jornada de trabalho.
A introdução dessa legislação é parte de um movimento mais amplo para aumentar a conformidade e respeito às normas trabalhistas, especialmente considerando o crescimento de 30% nos processos trabalhistas relacionados ao controle de frequência nos últimos anos.
Os números indicam uma crescente necessidade de sistemas que garantam segurança e eficácia no registro de ponto, principalmente com a quantidade de 2 milhões de processos em andamento que envolvem esse tema.
Confira abaixo mais detalhes sobre os principais tipos de ponto eletrônico aceitos e que se ajustam às regulamentações:
| Tipo de Sistema | Descrição | Exemplo de Utilização |
|---|---|---|
| REP-C | Sistema convencional que opera de forma autônoma. | Empresas maiores, requerendo segurança e funcionalidade. |
| REP-A | Sistema alternativo para pequenas empresas, com menos funcionalidades. | Pequenos comércios que precisam cumprir a legislação. |
| REP-P | Sistema que utiliza software para registrar o ponto através de dispositivos conectados. | Startups e empresas de tecnologia que priorizam inovação. |
Como citamos anteriormente, a escolha de um sistema de ponto eletrônico homologado deve considerar diversos fatores, como a interface intuitiva, funcionalidades e a segurança dos dados.
O armazenamento em nuvem, por exemplo, representa uma inovação que facilita o acesso às informações de jornada de trabalho, além de oferecer uma boa prática para garantir a conformidade com as normas vigentes.
Legislação trabalhista e o ponto eletrônico
A legislação trabalhista brasileira, regida principalmente pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), estabelece diretrizes claras para o controle de jornada nas empresas.
Como você já sabe, a CLT exige que organizações com mais de 20 funcionários adotem um sistema de controle de ponto, conforme determinado pelo artigo 74.
O registro das entradas e saídas dos colaboradores é imprescindível para garantir conformidade legal e minimizar riscos de passivos trabalhistas.
Com o intuito de modernizar o controle de jornada, a Portaria 671, publicada em novembro de 2021, revogou a anterior, permitindo o uso de sistemas alternativos de registro eletrônico de ponto (REP-A) mediante autorização via acordo coletivo.
A nova abordagem proporciona flexibilidade às empresas e permite a adoção de soluções mais práticas, como o ponto online, que possibilita o registro de horários, pausas e férias dos funcionários de maneira eficiente e segura.
As leis sobre o ponto eletrônico facilitam a implementação de controles modernos, como softwares que automatizam o gerenciamento da jornada de trabalho.
Esses sistemas reduzem erros na folha de pagamento e, da mesma forma, previnem cálculos indevidos e promovem uma gestão mais eficaz.
Na marcação propriamente dita dos pontos, deve-se observar a jornada máxima de 8 horas diárias e 44 horas semanais, conforme as diretrizes da legislação trabalhista.
Como adotar um app de ponto digital: passo a passo
Para implementar um app de ponto digital, como o da Genyo, as empresas precisam seguir algumas etapas cruciais.
Primeiramente, é importante identificar as necessidades específicas de controle de jornada dentro da organização. Pensar sobre o que a equipe precisa ajudará na escolha do sistema mais adequado.
Em seguida, realizar uma pesquisa sobre fornecedores é o próximo passo. Guias práticos podem auxiliar na avaliação das diferentes opções disponíveis de sistemas, como cartão de ponto, biometria e ponto eletrônico digital.
Tais métodos oferecem diversas funcionalidades, incluindo ponto por selfie e geolocalização, adaptados às necessidades de cada negócio.
A comparação e avaliação da compatibilidade dos sistemas com as exigências legais e operacionais também é instrumental.
Mais uma vez, a legislação brasileira determina que empresas com mais de 20 colaboradores devem registrar os horários de trabalho, conforme a CLT, art. 74.
Portanto, garantir que o sistema escolhido atenda a essa normativa é uma prioridade.
Após essa análise, a configuração do sistema deve ser realizada. Esta fase envolve tanto a instalação do software quanto o treinamento da equipe, assegurando que todos compreendam como utilizar a nova ferramenta.
Um treinamento eficiente contribui para uma transição tranquila, evitando problemas como relógios de ponto não registrados corretamente.
Por fim, lembre-se de monitorar os resultados após a implementação. Avaliar indicadores de produtividade antes e depois da adoção do sistema pode ajudar a demonstrar sua eficácia, permitindo ajustes conforme necessário para otimizar o controle de jornada e aumentar a eficiência do setor de recursos humanos.
Erros comuns na escolha de sistemas de ponto
A escolha de um sistema de ponto eletrônico pode ser desafiadora e, muitas vezes, as empresas cometem erros que impactam sua operação.
Um dos erros comuns na escolha de sistemas é a falta de pesquisa adequada sobre as opções disponíveis no mercado.
Muitas organizações se baseiam em informações superficiais, desconsiderando detalhes cruciais que podem afetar diretamente a usabilidade e eficácia do sistema.
- Por exemplo: não se deve escolher, necessariamente, a primeira opção que aparece no Google ou a que possui o maior número de downloads nas lojas de apps. Essas estatísticas não indicam, necessariamente, que a alternativa é a mais interessante.
Vale a pena pesquisar a fundo e analisar as funcionalidades de cada aplicativo, escolhendo uma plataforma com reputação comprovada e boas avaliações em todo o Brasil – como a Genyo.
Outro erro frequente é desconsiderar suporte técnico e o atendimento ao cliente.
Optar por um sistema sem considerar a assistência disponível pode resultar em dificuldades na resolução de problemas, levando a interrupções nas operações.
Sistemas que não oferecem um bom suporte técnico podem gerar frustrações e custos adicionais no futuro.
Adicionalmente, falhar em avaliar as necessidades específicas da empresa, como integração com sistemas já existentes, pode causar conflitos operacionais.
As empresas precisam garantir que a tecnologia escolhida se adeque às estruturas já estabelecidas, minimizando erros e redundâncias.
- Por fim, podemos dizer que a Genyo se destaca como a melhor opção em sistemas de controle de ponto eletrônico.
Nossa plataforma não apenas atende a todas as exigências legais, como também oferece funcionalidades avançadas que facilitam a gestão de horários e a conformidade trabalhista.
Com a Genyo, você garante segurança, eficiência e transparência em todos os registros de ponto.
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FAQ
Qual a importância de um sistema de ponto eletrônico?
Um sistema de ponto eletrônico é fundamental para garantir que a empresa cumpra a legislação trabalhista, registrando corretamente as jornadas dos funcionários e evitando passivos trabalhistas.
Como escolher um ponto eletrônico adequado?
Para escolher o ponto eletrônico adequado, é importante considerar a facilidade de uso, funcionalidades oferecidas, escalabilidade do sistema e a reputação do fornecedor no mercado.
Quais são os benefícios do registro eletrônico de ponto?
Os benefícios incluem a redução de erros na folha de pagamento, automação dos cálculos de horas trabalhadas, facilidade em auditorias e prevenção contra fraudes trabalhistas.
O que a legislação trabalhista exige sobre o controle de ponto?
A legislação, especialmente a CLT, exige que empresas com mais de 20 funcionários utilizem um sistema de controle de ponto, registrando entradas e saídas dos colaboradores.
Quais são as categorias de sistemas de controle de ponto?
Os sistemas podem ser classificados como Registrador Eletrônico de Ponto Convencional (REP-C), Alternativo (REP-A) e via Programa (REP-P), cada um com suas especificidades e adequações às normas legais.
Quais portarias regulamentam o uso de ponto eletrônico no Brasil?
A Portaria 1510 e a Portaria 671 são as principais normas que regulamentam o uso de Registradores Eletrônicos de Ponto, especificando requisitos de segurança e eficácia no controle de jornada.
Quais passos devo seguir para implementar um sistema de ponto eletrônico?
Os passos incluem identificar as necessidades de controle de jornada, pesquisar fornecedores, comparar as opções disponíveis e realizar a configuração e treinamento necessários.
Quais são os erros comuns ao escolher um sistema de ponto?
Erros comuns incluem não realizar uma pesquisa adequada sobre fornecedores, desconsiderar a importância do suporte técnico e não avaliar as necessidades específicas da empresa.
Por que o suporte técnico é importante na escolha de um sistema de ponto eletrônico?
O suporte técnico de qualidade é vital para resolver problemas rapidamente e garantir que o sistema funcione sem interrupções, impactando diretamente a rotina da empresa.
Como será o futuro do ponto eletrônico nas empresas?
O futuro do ponto eletrônico está ligado à evolução tecnológica e à necessidade de se adaptar a modelos de trabalho remoto e híbrido, exigindo sistemas cada vez mais sofisticados e integrados.
