A utilização de um sistema de registro de ponto é obrigatório nos casos em que a empresa possui mais de 20 funcionários, conforme dita a norma brasileira trabalhista. Contudo, nas pequenas empresas o uso de um sistema de registro de ponto também é crucial.
Isso porque, os gestores de pequenas empresas sabem melhor do que ninguém que tempo é dinheiro. Sobretudo, quando se trata de monitorar os funcionários e controlar sua jornada, imprecisões podem custar muito dinheiro às empresas.
Muitas pequenas empresas recorrem aos sistemas de registro de ponto para ajudá-los a gerenciar as horas de trabalho de sua equipe e se proteger contra esses erros que podem custar caro.
Mas o que é um sistema de registro de ponto e como ele pode ajudar sua pequena empresa? Esse texto que o Genyo preparou para você traz a resposta para essas e outras perguntas.
O que é um sistema de registro de ponto?
Um sistema de registro de ponto é uma forma de rastrear as horas de trabalho dos funcionários. As empresas usam esse sistema para monitorar com precisão as horas trabalhadas por cada membro da equipe, pois usam um número de identificação e biometria para entrar e sair do trabalho a cada turno.
Esse sistema de cronometragem ajuda as empresas a controlar de maneira confiável e eficiente o número de horas trabalhadas por cada funcionário em um determinado período. Os dados são coletados e usados para processar a folha de pagamento e fornecer remuneração adequada aos funcionários por suas horas trabalhadas dentro de uma empresa, bem como suas respectivas horas extras.
Uma forma de se utilizar um sistema de registro de ponto é através da tecnologia, sendo considerado um dos meios mais seguros e eficazes de se fazer isso. Por isso, utilizar um sistema de registro de ponto eletrônico tal como o do Genyo é muito útil para o seu empreendimento.
O que diz a legislação sobre o sistema de registro de ponto?
A Consolidação das Leis Trabalhistas, em seu artigo 74, estabelece a obrigatoriedade da existência de um sistema de registro de ponto nos estabelecimentos empresariais que possuam acima de 20 trabalhadores.
Além da CLT, existe a Portaria 671/2021, que atualizou as diretrizes trabalhistas em diversos pontos. Dentre esses pontos que foram atualizados, encontra-se o sistema de registro de pontos e seus formatos.
A referida portaria, estabelece em seu artigo 79, que a validade do sistema de registro de ponto, quando o formato adotado for o digital, dependerá da existência de uma assinatura eletrônica. Por isso, é importante o gestor ficar atento para os produtos de sistema de registro de ponto que oferecem a possibilidade de uma assinatura eletrônica.
Outro ponto importante trazido pela Portaria 671/2021 no que diz respeito ao sistema de registro de ponto eletrônico, é que os softwares que os ofertem, devem gerar obrigatoriamente o Arquivo Eletrônico de Jornada e o Espelho de Ponto Eletrônico, para que sejam considerados de acordo com a legislação.
Convém explicar que o Arquivo Eletrônico de Jornada é um documento que deve conter algumas informações, de acordo com o estabelecido pelo Governo. Já o Espelho de Ponto é um documento utilizado pelo RH que deve conter algumas informações, tais como os dados da empresa, os dados do colaborador, entre outras.
Outra Portaria que trata sobre o sistema de registro de ponto é a Portaria 1486/2022 publicada em 3 de junho de 2022 pelo Ministério do Trabalho e Previdência. Ela traz algumas alterações na Portaria 671/2021.
Entre outras coisas, a Portaria 1486/2022 determina, em seu artigo 74, que o sistema de registro de ponto eletrônico tem por obrigação registrar fielmente as marcações de controle de jornada dos funcionários, não sendo permitidas alterações nesse sentido.
Assim, caso o dispositivo de registro de ponto eletrônico permita alterações e sua empresa o faça, estará ela em desconformidade com a legislação. Por isso, o gestor deve ficar atento na hora de contratar um serviço de registro de ponto eletrônico, para que se evitem complicações legais no futuro.
Outros artigos desta Portaria alteram o padrão que deveria obedecer o Arquivo Eletrônico de Jornada e o Espelho de Ponto Eletrônico. Além disso, a Portaria 1486/2022 também define o tipo de padrão da assinatura eletrônica.
Diante do exposto, fica explícito a necessidade do gestor, na hora de escolher um sistema de registro de ponto digital, optar por aquele que se adequa à legislação trabalhista brasileira, para que não gere dores de cabeça no futuro que podem até mesmo acabar em processos, que custam tempo e dinheiro.
Quais os tipos de sistema de registro de ponto que existem?
Em síntese, existem dois principais grupos de sistemas de registro de ponto, qual seja, os manuais e os eletrônicos. Contudo, dentro desses grupos existem mais algumas variações. Vamos ver sobre cada uma delas.
Sistema manual
Um sistema de registro de ponto manual pode operar de algumas formas. Ele pode ocorrer tanto através de um caderno de anotações ou até mesmo uma planilha, ou através de um cartão de ponto.
No caso dos cartões de ponto, estes são feitos de papel e são inseridos em uma máquina, que perfuram o cartão com o dia e o horário. É um dos modelos mais antigos de sistema de registro de ponto.
O modelo de sistema de registro de ponto manual de cartão de ponto possui vulnerabilidades, tais como a possibilidade de outro funcionário utilizar seu cartão para bater o ponto.
Falando em vulnerabilidades, temos o caderno de anotações. Geralmente utiliza-se um caderno físico onde se anota a entrada e saída do colaborador da empresa. É o tipo menos seguro de sistema de registro de ponto, tendo em vista que o caderno de anotações pode ser acessado por qualquer funcionário.
Sistema eletrônico
O sistema de registro de ponto eletrônico é considerado um dos mais seguros e menos vulneráveis sistemas. Isto porque, as possibilidades de registro são diversas e possuem formas de se evitar que se burle o controle de jornada.
Alguns sistemas de registro de ponto eletrônico utilizam a coleta biométrica, enquanto outros o registro é feito através de reconhecimento facial. Sendo assim, não há como outro colaborador bater o ponto no lugar de um colega.
Ainda, podem se utilizar aplicativos para isso, o que possibilita o registro de ponto e controle de jornada de trabalhadores que executam suas funções fora do estabelecimento empresarial. Assim, há total controle por parte do gestor de onde o colaborador está através do GPS, impedindo também alterações nas informações registradas.
Qual a importância de um sistema de registro de ponto na sua empresa?
Um sistema de registro, sobretudo de forma eletrônica, agiliza o processo de controle de jornada e facilita o uso por funcionários e gerentes. Em comparação com o sistema de registro manual, o uso da tecnologia pode ajudar a economizar tempo, dinheiro e esforços, pois monitora, calcula e registra automaticamente as horas trabalhadas por cada membro da equipe.
Como o software começa automaticamente a monitorar as horas de trabalho de um colaborador assim que ele chega ao turno e termina quando ele sai, a equipe não precisa gastar tempo preenchendo planilhas de horas e entregando-as à gerência para revisão. O software preenche os quadros de horários com os dados correspondentes e os envia diretamente para os perfis do gestor e do departamento de RH.
O que procurar quando se está em busca de um sistema de registro de ponto?
Quando se fala em sistema de ponto, os sistemas do tipo manuais ou mecânicos são extremamente passíveis de erros, o que pode ocasionar dores de cabeça muito grandes para o RH e até mesmo para o setor jurídico, com possíveis processos trabalhistas em virtude de horas extras não contabilizadas, por exemplo.
Por isso, o primeiro ponto a se observar quando se está em busca de um sistema de registro de ponto para sua empresa é dar prioridade a um sistema do tipo eletrônico. Isto porque, um sistema de registro de ponto eletrônico é mais seguro, além de possuir outras peculiaridades que podem ser muito úteis para sua empresa.
Contudo, mesmo na hora de optar por utilizar um sistema de registro de ponto eletrônico, é essencial examinar os vários recursos disponíveis de cada produto antes de decidir qual usar para sua empresa. Aqui vão alguns recursos que devem ser observados na hora de escolher um sistema de registro de ponto eletrônico:
GPS e localização
Um sistema de registro de ponto decente oferecerá às empresas a capacidade de marcar vários locais do sistema usando GPS. Ao implementar a funcionalidade de GPS, os gerentes podem usar vários sistemas em vários locais, pois o software determina de onde vêm os quadros de horários e os dados para total transparência e precisão.
Integração com outros aplicativos
As empresas costumam usar vários aplicativos e softwares para ajudá-los com seus processos e procedimentos internos. Por esse motivo, encontrar um aplicativo de sistema de ponto digital que ofereça integração com outros sistemas torna mais fácil para as empresas atender a todas as suas necessidades sem complicações.
Geração de relatórios
O sistema de registro de ponto deve fornecer relatórios aos usuários para maior percepção dos negócios. Essas funções de relatório podem ajudar as empresas a rastrear métricas e prever suas futuras necessidades de trabalho.
Convém destacar que o sistema de registro de ponto oferecido pelo Genyo oferece essas e muitas outras funcionalidades.
Quais as vantagens de se utilizar um sistema de registro de ponto digital na sua empresa?
Pequenas e grandes empresas, além da obrigação legal, optam por usar sistemas de ponto no local de trabalho, pois o monitoramento de tempo resolve muitos problemas relacionados a processos e procedimentos internos.
Contudo, no que diz respeito ao uso de um sistema de registro de ponto digital, este acaba simplificando o processo de rastreamento de tempo dos funcionários. Por isso, trazemos aqui algumas das vantagens de se utilizar esse tipo de sistema:
Facilidade de uso
Os funcionários podem aprender rapidamente como usar um sistema desses. Como um software pode ser baixado ou acessado por meio de qualquer computador ou tablet com conexão à internet, não há novos sistemas ou maquinários com os quais as pessoas tenham que lidar.
Um software também oferece uma interface mais intuitiva que permite que gestores utilizem facilmente a plataforma, calculando as horas de trabalho do colaborador sem complicações.
Menos tempo realizando cálculos
Um sistema de registro de ponto digital ajuda os gestores a diminuir o tempo gasto na coleta e verificação de planilhas de horas e processamento da folha de pagamento. Um sistema digital carrega automaticamente as informações necessárias do quadro de horários para o departamento de RH, diminuindo as chances de erros e reduzindo o tempo e a energia necessários para gerar as folhas de pagamento.
Com o uso de um sistema digital, sua empresa pode recuperar esse tempo e energia gastos anteriormente em cartões de ponto em papel e alocar esforços em outras partes vitais da empresa. Também torna as auditorias de folha de pagamento mais fáceis de manusear quando necessário, pois todas as informações são armazenadas ao seu alcance.
Coleta informações precisas sobre tempo e presença
Um sistema de registro de ponto computadorizado não causará erros de cálculo em dados, como o controle de jornada feito de forma manual, utilizando cartões de ponto em papel.
Um sistema digital rastreia automaticamente os dados do cartão de ponto no que diz respeito às horas de trabalho de um colaborador no instante em que eles batem o ponto, até o final do turno, quando eles saem. Como resultado, os gestores não terão que se preocupar com a coleta imprecisa de dados de comparecimento de funcionários e custos de mão de obra.
Conclusão
Diante de todo o exposto neste artigo, o registro de ponto permite que o seu estabelecimento empresarial esteja de acordo com o que é definido na CLT. Contudo, para trazer mais adequação legal a sua empresa, é importante também optar pelo formato de sistema de registro de ponto mais seguro, sendo este o sistema eletrônico, pois são muitas as vantagens de sua utilização.
