Em um mundo cada vez mais digital, informações importantes ficam bastante vulneráveis à corrupção de dados, falhas de hardware, entre outros problemas. Por isso, são necessárias alternativas para garantir a segurança dos dados. É nesse contexto que o backup vem se tornando cada vez mais importante.
A modernização do trabalho e das regulamentações acerca do manuseio das informações que são coletadas segue uma tendência mundial: da informação como um grande ativo corporativo. Hoje em dia, as organizações que têm mais sucesso são aquelas que usam seus dados de maneira estratégica.
Além disso, é necessário tomar precauções para manter os dados seguros e com alta disponibilidade. O funcionamento de grandes corporações depende disso. Por esse motivo, iremos abordar tudo que você precisa saber sobre o backup ao longo deste artigo.
Hoje nós do Genyo iremos te contar o que é o backup, como ele funciona, quais são os tipos, sua importância para empresas, bem como o passo a passo para criar uma cultura de backup na organização. Acompanhe o material conosco para entender esse assunto de forma detalhada e descomplicada.
O que é backup
O backup é o ato de realizar uma cópia de segurança de arquivos, pastas e/ou discos inteiros, que podem estar em dispositivos (celulares, computadores, tablets) ou em sistemas (softwares, jogos e aplicativos).
Com a cópia, os arquivos ficam salvos em outro ambiente no qual podem ser restaurados em caso de perda das informações originais. Isso é especialmente importante em adversidades como a ação de hackers, presença de softwares maliciosos ou vírus, que podem comprometer consideravelmente a vida digital.
Portanto, o backup é uma forma de garantir que os dados estarão sempre seguros e prontamente disponíveis, já que muitas vezes você pode acessá-los em qualquer lugar, desde que tenha acesso à internet.
Como funciona o backup – Diferentes tipos
Existem diferentes tipos de backup, que podem ser divididos em algumas categorias. Vamos entender melhor como funciona cada um deles? Acompanhe a explicação a seguir.
Backup local
Também conhecido como backup on-premises, o backup local refere-se a um hardware ou software que serve para armazenar os dados internamente. É um modelo bastante utilizado por empresas, pois proporciona o controle em relação ao armazenamento físico e a infraestrutura.
Como exemplos de backup local, existem os discos rígidos, storages NAS e os servidores. Nesse modelo, você é responsável por toda a manutenção e pela segurança das informações armazenadas.
Backup remoto
Como o nome indica, no backup remoto, os dados e informações ficam guardados fora da empresa. O termo backup remoto tem sido bastante utilizado atualmente como sinônimo de backup na nuvem.
No backup remoto, é necessário adquirir uma solução de backup em nuvem proveniente de um fornecedor. A cobrança pela solução é feita com base em alguns critérios, entre eles o espaço (tamanho) do armazenamento utilizado e a configuração do servidor.
Backup híbrido
O backup híbrido é um tipo de backup em que os dados são armazenados em locais diferentes, incluindo os tipos remoto e local. Um exemplo de backup híbrido é quando uma empresa adquire um servidor e uma solução na nuvem.
Você acha que isso é um exagero? Saiba que não é. Inclusive, corporações que lidam com informações valiosas costumam adotar esse modelo frequentemente. Assim elas têm elevada redundância e disponibilidade.
Backup completo
Como o nome sugere, o backup integral é a cópia completa de todos os arquivos. Esse tipo é o mais comum e simples, mas em contrapartida necessita de mais tempo para ser concluído e precisa de maior espaço de armazenamento.
Backup incremental
No backup incremental só são salvos arquivos novos ou modificados. Dessa forma você ganha velocidade e reduz o tempo para criação e restauração dos dados. Como não depende do backup completo para ser feito, ele pode ser realizado em uma periodicidade menor.
Caso seja necessário fazer uma restauração, primeiro deve ser feito o backup completo e só depois o incremental, uma vez que este último contará somente com informações novas.
Backup diferencial
Semelhante ao anterior, o backup diferencial faz uma cópia de tudo que foi modificado após a conclusão do backup completo. Entretanto, ele inclui uma quantidade maior de dados do que o incremental.
Como é mais pesado, ele demanda mais tempo para ser realizado e é mais pesado. Na hora da restauração, o último backup total servirá como referência, assim o diferencial será uma atualização dele.
Backup sintético
O backup sintético também se parece com o incremental, em certa medida, haja vista que ele possibilita que somente arquivos alterados sejam copiados. No entanto, ele se diferencia pois é um modelo que também faz uma primeira cópia completa.
Desse modo, o backup sintético combina duas características muito boas: a rapidez de restauração do backup completo aliada à velocidade de armazenamento do backup incremental.
Por que o backup é importante para as empresas?
A importância do backup para a empresa é justamente assegurar que os sistemas, registros e dados possam ser recuperados facilmente em eventualidades como as que mencionamos anteriormente ou mesmo por falhas humanas que venham a comprometer os arquivos da instituição.
Ou seja, podemos afirmar que os backups são fundamentais para garantir segurança e confiança dos dados para a equipe continuar trabalhando normalmente e desenvolvendo novos negócios.
Ter um plano de contingência e contar com um backup ou mais pode ser a linha tênue entre precisar pausar todas as operações do seu negócio ou recuperar rapidamente o trabalho.
Existem situações de ransomware, que é basicamente um software de extorsão que funciona como um sequestro dos dados, no qual bandidos podem solicitar um pagamento para descriptografar as informações.
O backup é fundamental em situações como essa, pois basta acessar as cópias das informações ou limpar o disco rígido de máquinas com vírus, sem precisar ficar refém de criminosos.
Quando devo fazer backup?
Não há uma regra a ser seguida em relação à periodicidade para fazer o backup. Isso porque cada empresa deve definir a importância e a frequência para atualizar seus backups conforme suas experiências e necessidades.
Todavia, é recomendado que seja feita pelo menos uma cópia completa dos dados semanalmente, fora do horário comercial, preferencialmente aos finais de semana.
Além disso, para complementar esse backup semanal as empresas costumam agendar tarefas incrementais de backup para copiar somente dados que sofreram algum tipo de modificação após o último backup completo.
Como criar uma cultura de backup na sua empresa
A cultura empresarial é algo que requer um planejamento bem elaborado previamente. Todos que têm alguma relação com a empresa devem participar, ou seja, colaboradores, gestores, fornecedores e até mesmo os consumidores.
Além de criar, a manutenção de uma cultura de segurança é uma forma de deixar explícito que a instituição preza pela integridade e pelo sigilo das informações. Isso quer dizer que uma política bem definida de segurança, com medidas proativas e protetivas, contribui para melhorar a imagem da organização.
Além de decidir aderir e contratar um serviço de backup, independentemente do tipo, há diversas etapas e aspectos que precisam ser considerados e devidamente preparados pela sua empresa.
Agora que você já sabe a importância do backup para assegurar a segurança das informações no ambiente de trabalho, vamos ao passo a passo para incluir essa estratégia na sua instituição. Porém, lembre-se que você precisa levar em consideração a realidade e as necessidades do seu negócio.
Área de atuação
Antes de mais nada, para criar incluir o backup na empresa você deve ter em mente qual a área de atuação do seu negócio. Por exemplo, um e-commerce requer uma alta disponibilidade dos dados, haja vista que há uma movimentação constante de navegação por parte dos usuários.
Um escritório de advocacia, por sua vez, tem maior necessidade de segurança no local de armazenamento devido à confidencialidade das informações, mesmo que os dados não sejam acessados com tanta frequência.
Regulamentação
Outro aspecto que merece atenção é em relação à conformidade legal. A Lei 13.709/18, que é a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), muito debatida atualmente, determinou alguns aspectos obrigatórios do manuseio de dados.
Além da LGPD, há algumas leis próprias para determinados segmentos. Um exemplo disso é o Provimento n. 74/2018, que versa sobre padrões de tecnologia da informação para garantia da integridade, segurança e disponibilidade de dados pelos serviços de notarias e de registro no Brasil.
Um desses serviços é o de cartórios, que devem obrigatoriamente armazenar documentos pelo período de até 5 anos. Além disso, precisam fazer backups diários a cada 24 horas, com incrementos a cada 30 minutos.
Metas internas
Ele também pode se relacionar com as metas da empresa. Algumas situações em que ele é relevante incluem a implementação de lojas virtuais e a necessidade de diminuir o tempo de resposta durante o atendimento ao consumidor.
Dados que serão copiados
Após estabelecer as métricas, é necessário definir quais dados realmente serão copiados. Isso porque nem todos os arquivos devem ser incluídos nos backups corporativos, haja vista que algumas coisas são desnecessárias e podem consumir o armazenamento sem necessidade.
Sendo assim, para um backup eficiente na sua empresa é preciso estabelecer alguns filtros para elencar os dados em categorias de importância. Dessa forma o processo será muito mais preciso e eficiente.
Entre as características que você precisa se atentar para categorizar as informações, alguns pontos importantes são o volume de dados, onde eles estão armazenados originalmente e a frequência com que são alterados.
Compreender a forma de uso de cada informação é útil para criar uma rotina mais ágil e melhor. Além disso, também contribui para uma maior segurança no backup de dados críticos da instituição.
Local de armazenamento
Como vimos anteriormente, há três tipos de armazenamento. Você deve escolher o que melhor se aplica à sua empresa. Nesse sentido, cabe salientar que o backup local não deve estar na mesma localização geográfica do servidor original, isso é imprescindível caso ocorram eventos como incêndios ou inundações.
Defina a frequência dos backups
A frequência deve respeitar as especificidades do negócio, já mencionamos. Isto posto, a rotina de backup deve levar em consideração a urgência de acesso aos dados, assim como a frequência com que são modificados.
Estabeleça os responsáveis pelo backup
Um outro item importante na política de backups é a lista dos responsáveis pelo processo. Os papéis dentro da equipe devem ficar bem estabelecidos, pois a definição das responsabilidades de cada membro faz com que ninguém fique sobrecarregado e otimiza o tempo dos profissionais.
Escolha a ferramenta de backups
Após desenhar todo o projeto de implementação de forma detalhada, contendo os objetivos, os responsáveis e outros detalhes, é o momento de escolher uma ferramenta para salvar suas informações.
A escolha da ferramenta dependerá da verba disponível, é claro, então é válido colocar na balança o tipo de investimento que a instituição pode e quer desembolsar.
Tenha em vista todos os serviços agregados que podem ser necessários, como por exemplo a necessidade de investir na capacitação da sua equipe interna versus contratar o suporte técnico de uma equipe.
Além disso, pondere os custos com softwares de segurança e criptografia que podem ou não estarem inclusos de um provedor de backup. São exemplos disso: firewall, IPS, IDS e WAF.
Conclusão
Investir na segurança dos dados da sua empresa é uma forma de proteger tanto a instituição quanto seus consumidores, uma vez que a não realização dele abre margem para que informações, recursos financeiros e tempo sejam perdidos.
Trace um plano levando em consideração os aspectos que abordamos no decorrer deste material, como o tipo do seu negócio, a verba a ser investida e os dados que precisam ser copiados. Assim você poderá definir o melhor tipo de backup para atender às necessidades da sua empresa.
A tecnologia veio para ajudar a alavancar os negócios. Quanto mais digitalizada for sua empresa, mais fácil será para otimizar tarefas, além de aumentar a segurança das informações. Os backups são um exemplo disso, que, como abordamos, vale a pena investir.
Outros exemplos são o controle de ponto digital, a geração de relatórios diversos e a elaboração de escalas. Nesse caso nós do Genyo podemos te ajudar, então conheça nossos planos e preços. Saiba que podemos auxiliar sua empresa a ter maior controle e, consequentemente, melhores métricas.
