A auditoria é um processo de suma importância para o funcionamento de uma gestão eficaz em toda e qualquer empresa, independente do seu tamanho, pequena ou grande, e do seu número de funcionários.
Devido a sua importância, os gerentes têm obrigação de conhecer e entender todos os processos dessa tarefa.
Por isso, para te ensinar sobre o que é auditoria, seus processos e importâncias, o Genyo preparou este artigo.
Confira o artigo na íntegra e saiba como realizar essa tarefa da forma mais eficiente possível!
O que é o processo de auditoria?
A auditoria é a análise de todas as atividades desenvolvidas por uma empresa de pequeno, médio ou grande porte, que possui como objetivo principal verificar se as ações da determinada organização estão seguindo de acordo com as normas estabelecidas pelo Governo, por Lei.
Mediante a importância desse processo, as empresas precisam cada vez mais investir em medidas eficazes para cumprir as normas brasileiras de contabilidade.
O objetivo é averiguar, cuidadosamente, a documentação da empresa, procurando averiguar se as informações estão corretas, ou se há a necessidade de correção de dados.
Para garantir que todos os documentos se encontram nos conformes, muitas empresas investem em bons contadores, visto que esses já possuem a prática tradicional de verificação de documentos e registros. Essa é uma maneira de investigar inconsistências que podem eventualmente acontecer.
Existem duas subdivisões de auditoria: os processos externos e internos. Confira o que condiz com cada tipo:
Auditoria Interna
A auditoria interna é realizada pelos colaboradores da própria empresa, com a função de examinar a adequação e a eficácia dos controles internos das informações contábeis, financeiras e operacionais da corporação.
Mediante estas informações, o objetivo principal visa garantir um maior valor às operações realizadas pela companhia, contribuindo consequentemente para atingir resultados e metas, através de uma abordagem sistemática, como também de concluir sobre a qualidade dos registros e a segurança destes.
Para garantir a execução do trabalho, o auditor interno não pode, nem deve estar subordinado aos departamentos que irá examinar. Dessa forma, deverá ser independente e prestar informações apenas aos gestores que o destinarem a execução das atividades.
As constatações obtidas pelos auditores devem ser baseadas apenas nas evidências encontradas. Assim, mesmo sendo um funcionário da própria empresa, é fundamental que haja imparcialidade do colaborador, e este não conte com opiniões tendenciosas nem mesmo conflitos de interesse.
Auditoria Externa
A auditoria externa também pode ser denominada de independente.
Nela, são executadas por outras organizações, ou contratados externos à companhia.
Neste caso, a total imparcialidade do auditor com a organização auditada, visto que a independente atende também aos interesses de investidores, instituições bancárias e ao próprio governo.
Quais são os motivos de fazer uma auditoria?
Em alguns cenários, a empresa é legalmente obrigada a passar por auditorias independentes, sejam estas realizadas semestral ou anualmente.
Nesses casos, essas auditorias precisam ser realizadas por auditores independentes – que não façam parte da entidade que está sendo auditada.
Além disso, existem outras situações em que a própria empresa escolhe quem deverá executá-la.
A necessidade de melhorar os procedimentos, pode ser uma das causas para que a empresa realize o processo, uma vez que esta permite definir os riscos que podem intervir na governança.
Dessa forma, serve para que a empresa aprofunde seus conhecimentos a respeito dos processos e controle.
Outra causa é a prevenção de erros ou fraudes, quando visam avaliar a eficiência dos controles utilizados pela empresa e suas atividades estão sendo executadas conforme o planejamento.
Ainda há a possibilidade para caso o interesse seja a conferência de credibilidade, para empresas que buscam comprovar se os números apresentados pela contabilidade são realmente compatíveis com a realidade da companhia.
Neste caso, para concluir a investigação, são avaliados tanto os registros quanto as movimentações.
Quais os tipos de auditoria?
Visto que a auditoria é um elemento essencial em termos de solução de gestão dentro de uma empresa, é importante também compreender que essa investigação possui diferentes tipos, cada uma com seu foco específico, porém capazes de se complementar.
Auditoria contábil
A auditoria contábil possui como foco o patrimônio da empresa, por isso se encarrega de realizar uma análise minuciosa buscando conferir se o patrimônio da organização está sendo administrado de acordo com as diretrizes criadas pela companhia.
Ademais, com essa análise é possível averiguar se as ações têm respeitado os princípios contábeis.
O resultado dessa auditoria busca fornecer à empresa condições para reduzir seus índices de improbidade corporativa.
Através da análise de documentos contábeis, existe a possibilidade de conferir se a conta das demonstrações contábeis é compatível com a situação financeira, econômica e patrimonial da organização.
Complementarmente, através de técnicas e procedimentos específicos, o analista verifica se os registros contábeis estão em ordem, bem como os controles internos da empresa a ser auditada.
Auditoria financeira
A auditoria neste formato é responsável pela análise de documentos que comprovem as demonstrações financeiras (fluxo de caixa, resultados anuais, entre outros aspectos) estão em equilíbrio com o patrimônio da empresa auditada, tal como a situação econômica e financeira.
Visto isso, os auditores financeiros são responsáveis por verificar a aplicação de recursos e o domínio do caixa da organização.
Por isso, está comprometido com o cumprimento da legislação tributária relacionada ao momento financeiro da empresa, dificultando o desvio de contas a receber e supervisionando o controle interno do setor financeiro.
Auditoria fiscal e tributária
A principal tarefa do modelo de auditoria fiscal é garantir que as obrigações tributárias de uma empresa estejam sendo cumpridas conforme a legislação.
Em vista disso, são analisados os aspectos fiscais e tudo o que envolve a gestão administrativa da companhia.
Através da auditoria fiscal, a empresa é capaz de reunir condições que a permitam evitar erros tributários; assim como esta atividade também permite que a empresa exerça controle adequado de procedimentos legais.
Devido à alta carga tributária presente no Brasil, manter um controle a respeito das questões legais é de suma importância para a empresa.
Por isso, esse tipo de auditoria é fundamental para garantir que o empreendimento possua condições para exercer a dívida tributária, impedindo que o gasto com impostos, taxas e tarifas evolua como uma bola de neve e interfira na busca por seus objetivos.
Auditoria operacional
A ideia por trás de uma auditoria operacional é, realizá-la em conjunto com o pessoal da administração, assessorar para o desempenho das funções e responsabilidades da gestão, sempre em função do planejamento e do plano de trabalho.
Consequentemente, a auditoria operacional avalia se as metas e os objetivos estão sendo alcançados pela empresa.
Para isso, considera os diferentes departamentos, as atividades que esses exercem, seus sistemas, controles, funções e operações.
Sistema 3E’s
O sistema 3 E ‘s é uma sigla para o conjunto: eficiência, economicidade e eficácia. É um mecanismo muito utilizado na auditoria operacional, viabilizando métodos para que todos os membros da administração tenham subsídios para melhorar a gestão.
Dessa forma, os 3 E’s possuem por objetivos:
- buscar por falhas e irregularidades presentes no ciclo operacional;
- compatibilidade entre as ações operacionais administrativas e as políticas, os planos e as diretrizes oficiais;
- identificação das causas de ineficiência ou de desperdícios;
- validação do desempenho do setor auditado, bem como de seu ciclo operacional.
Auditoria ambiental
Já a auditoria ambiental é uma ferramenta da gestão ambiental. Sua lógica se insere dentro da necessidade que as empresas possuem para avaliar passivos ambientais em processo de fusões e aquisições.
Os passivos ambientais exigem grandes custos, devido à alta capacidade de causar danos ambientais, podem ser extremamente prejudiciais para a imagem da empresa.
Sendo assim, a auditoria ambiental representa um meio para que as organizações verifiquem, de maneira sistemática, os cuidados com o meio ambiente.
Através da auditoria, é possível deduzir se a conduta ambiental desempenhada pelo empreendimento atende aos critérios previamente estabelecidos pela legislação. Caso não atendam, após a auditoria, é possível identificar quais são esses problemas.
Auditoria hospitalar
Adentrando o âmbito da saúde, pode-se identificar ainda a auditoria hospitalar. Essa pode ser aplicada a várias áreas de um hospital, como auditoria de enfermagem, por exemplo.
Neste cenário, a auditoria tem como objetivo averiguar se os serviços disponibilizados possuem qualidade, e cumprem as normas estabelecidas.
Quais as etapas que compõem uma auditoria?
Fazem parte do processo de auditoria passos como: prestação de contas anual de uma empresa, composta normalmente por Relatórios da Administração; Relatórios das Demonstrações Contábeis; Relatórios das Notas Explicativas; Relatório da Opinião dos Auditores Independentes e do Parecer do Conselho fiscal.
As Demonstrações Contábeis exigidas por Lei são compostas por Balanço Patrimonial; Demonstração do Resultado do Exercício; Demonstrações de Mutações do Patrimônio Líquido ou Demonstrações de Lucros ou Prejuízos Acumulados, entre outros.
Todas essas auditorias podem ser praticadas por um contador.
Como preparar sua empresa para que a auditoria possa ocorrer?
Para que o processo da auditoria seja realizado de maneira otimizada e em conformidade com a legislação, é preciso estar preparado para esse processo. Confira como!
Trabalhe com planejamentos para a sua empresa
Um bom começo é realizar um plano anual de atividades. Este precisa conter quais áreas deverão ser auditadas e por quais motivos isso precisará ocorrer. Em vista da importância desse documento, cabe ao grupo diretor da empresa aprovar o plano.
Além das indicações e justificativas, também deve conter as datas de início e encerramento da auditoria, assim como das reuniões e o prazo para que o relatório final seja emitido pelo auditor.
Formalize os processos
Outrossim, também é importante que todos os processos estejam claros, com todas as suas finalidades bem definidas. Por isso, construa uma equipe capacitada para prestar os devidos esclarecimentos aos funcionários a respeito dos procedimentos realizados no ambiente de trabalho.
Identifique qual a necessidade no momento: auditoria interna ou externa
Caso contrate uma empresa especializada em auditoria externa, ela lhe fornece relatórios especializados, segurança, tal como auxílio para obter dados significativos para avaliar os processos.
Já preferindo um processo de auditoria interna, há a possibilidade de treinamento da própria equipe, para que esses colaboradores possam atuar de maneira mais específica para a necessidade da sua empresa no momento.
Seja qual for a alternativa escolhida, optar pela solução mais específica em relação às necessidades da sua empresa é de suma relevância, tal como contar com profissionais de qualidade.
Mapeie os processos da empresa
Para identificar as necessidades, é preciso mapeamento de cada setor da empresa.
Por isso, liste e identifique práticas de cada setor para que esse controle possa ser executado. Assim, crie um mapa de tarefas de modo a fazer com que o fluxo das análises seja visualizado com maior clareza.
Estabeleça um cronograma
Organize sua equipe para que ela possa atuar em função do calendário, que como citado, deve ser previamente elaborado. Sendo assim, defina pontos como:
- atividades e processos que devem ser mapeados e avaliados;
- data e horário para que a auditoria seja realizada;
- nomes de todos os auditores selecionados;
- nome dos envolvidos;
- nome dos responsáveis para solucionar dúvidas.
Realize testes
Antes de realizar esse processo, é possível, e muitas vezes, recomendável, a realização de testes. Dessa forma, o auditor tem a possibilidade de testar os controles internos de maneira a se certificar de que o nível de segurança é realmente adequado às necessidades do empreendimento.
Quais as vantagens de uma auditoria bem realizada?
Como mencionado, o processo é de suma importância para o bom funcionamento da empresa. Confira mais vantagens detalhadas, a seguir!
Dificulta os desvios
Uma das vantagens mais imediatas é a identificação de desvios. Ao implementar processos do tipo, esses criam um empecilho adicional no desvio patrimonial de recursos, ativos e passivos da empresa.
Assim, realizando uma auditoria ética, a movimentação indevida de bens se torna remota.
Otimiza o controle
As práticas de auditoria também contribuem para que, de maneira consultiva, possam haver estratégias insuficientes ou moralmente duvidosas na condução contábil da empresa.
Dessa maneira, há a produção de um ambiente de maior transparência, o que incentiva, também, aos funcionários para que tenham uma postura ainda mais ética no trabalho.
Consequentemente, os processos de auditoria também otimizam o controle melhorando as práticas administrativas, quanto a governança da própria, evitando desperdícios e coibindo transgressões.
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