No cenário atual, particularmente no início do ano, as viagens a trabalho se tornam um tema cada vez mais relevante, especialmente após os desafios impostos pela pandemia.
Desse modo, é fundamental que tanto empregadores quanto empregados compreendam as regras da CLT que regem essas situações.
- Quem é o responsável pelo pagamento das diárias? Como funciona o reembolso? E como fica a questão dos intervalos, horas extras e seguros?
Para solucionar essas e outras questões, vamos esclarecer no artigo abaixo os direitos dos trabalhadores em viagens corporativas, abordando os principais aspectos legais que envolvem deslocamentos profissionais, como jornada de trabalho, reembolso de despesas e segurança.
Seja você gestor, profissional de RH ou trabalhador em viagem, fique atento e conheça as regras atualizadas!
O que é viagem a trabalho?
Pode até parecer óbvio, mas antes de falarmos sobre as regras das viagens de trabalho CLT, devemos traçar um panorama mais amplo sobre esse conceito.
A definição de viagem a trabalho refere-se a qualquer deslocamento realizado por um funcionário com o intuito de executar atividades profissionais em nome de sua empresa fora do ambiente de trabalho.
Tais viagens podem incluir a visita a clientes, realização de reuniões, participação em eventos corporativos e treinamentos externos.
Nesse sentido, a viagem a trabalho abrange uma variedade de situações, sempre voltadas à promoção dos interesses da empresa.
Vale destacar que não existe um limite legal para a duração dessas viagens e para o número de deslocamentos – alguns profissionais, inclusive, vivem viajando.
Seja como for, ao organizar as viagens, a empresa deve estipular o tempo de acordo com suas necessidades e a natureza das atividades profissionais a serem realizadas.
Além disso, durante o período da viagem, as horas trabalhadas devem ser contabilizadas como parte da jornada de trabalho, sendo assim, remuneradas adequadamente.
Durante as viagens a trabalho, o trabalhador tem direito a informações claras sobre o itinerário, horários e objetivos, o que auxilia no planejamento de atividades e garante que as expectativas sejam compreendidas por todas as partes envolvidas.
Direitos trabalhistas na viagem a trabalho
Trabalhadores que participam de viagens a trabalho têm direitos assegurados pela CLT, caso sejam contratados no modelo formal.
Abaixo, listamos alguns dos principais direitos trabalhistas relacionados à viagem a trabalho:
- Adicional de viagem: Os trabalhadores têm direito a um pagamento adicional devido às atividades realizadas fora da sua base de trabalho habitual.
- Sobreaviso: Se a viagem exige que o colaborador permaneça à disposição fora do horário normal, isso deve ser compensado conforme a legislação.
- Intervalos para refeições: É imprescindível respeitar os intervalos para descanso e alimentação durante as viagens a trabalho.
- Seguro contra acidentes: A empresa deve garantir que o funcionário tenha um seguro que cubra eventuais acidentes durante o deslocamento.
- Reembolso de despesas: Todas as despesas relacionadas à viagem, como combustível, alimentação e hospedagem, precisam ser reembolsadas. É necessário apresentar comprovantes.
Jornada de trabalho e contagem de horas em viagens
A jornada de trabalho durante as viagens inclui todo o período em que o empregado está deslocando-se ou aguardando ordens da empresa.
Na prática, isso abrange tanto o tempo de trajeto quanto os momentos de espera em locais como aeroportos e rodoviárias.
Desse modo, contagem de horas é o principal elemento utilizado para garantir que os direitos dos trabalhadores sejam respeitados.
No entanto, devemos ressaltar que nem todos os empregados estão sujeitos ao controle de horário. Para cargos de confiança, como gerentes e diretores, a legislação prevê que não se aplica a contagem de horas extras durante viagens a trabalho.
Conforme a normativa do TST, o deslocamento que ocorre fora do horário de serviço deve ser reconhecido como horas suplementares.
Afinal, enquanto estiver viajando, o trabalhador deve ser considerado à disposição da empresa.
O Art. 4 da CLT reforça essa diretriz ao afirmar que “Considera-se como serviço efetivo o período em que o empregado esteja à disposição do empregador“.
Por isso, durante as viagens de negócios, o tempo gasto deve ser contabilizado como parte da jornada e, em casos de excesso, remunerado como horas extras.
Sendo assim, como fazer o controle de ponto para os funcionários em viagens a trabalho? A melhor alternativa, definitivamente, é usar um aplicativo de ponto eletrônico digital, como o da Genyo.
Com ele, os funcionários podem registrar as horas trabalhadas de onde estiverem, com ou sem internet, e o RH pode acompanhar os registros em tempo real.
Tudo isso resulta em um controle bem mais efetivo do trabalho realizado em viagens, o que traz uma considerável economia de tempo e recursos para o RH.
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Reembolso de despesas em viagem a trabalho
Como citamos anteriormente, a empresa tem a responsabilidade de assegurar o reembolso de despesas em viagem a trabalho, conforme estipulado na CLT.
As despesas cobertas tipicamente incluem transporte local, alimentação e hospedagem, considerando que cada empresa pode estabelecer seus próprios critérios de reembolso.
Existem diversas modalidades de reembolso. As principais são:
- Adiantamento de despesas
- Reembolso pós-viagem
- Diárias de viagem
Definir claramente quais são as despesas reembolsáveis em uma política de viagens corporativas é sempre uma boa estratégia.
Para deixar tudo mais prático, mostramos na tabela abaixo exemplos de despesas cobertas e não cobertas pelas empresas nas viagens a trabalho:
Despesas cobertas | Despesas não cobertas |
---|---|
Transporte local (táxi, carro de aplicativo) | Compras de souvenirs |
Alimentação durante a viagem | Perda ou dano de equipamentos pessoais |
Hospedagem | Multas de trânsito |
Serviços de lavanderia | Taxas por perda de voos |
Documentação (passaporte, visto) | Gastos com entretenimento |
Pacote de dados para internet | Bebidas alcóolicas |
Nesse contexto, o envio de relatórios de despesas de viagens corporativas é obrigatório para que o reembolso seja realizado na prática.
Os relatórios devem conter todos os recibos e comprovantes, detalhando os valores, horários e locais de compra.
A partir daí, definir um prazo para o reembolso ajuda a evitar complicações financeiras, sendo ideal que o pagamento ocorra no mesmo mês da viagem.
Quais são as regras sobre diárias em viagens a trabalho?
As diárias assumem uma posição de protagonismo no processo de ressarcimento de gastos com alimentação e hospedagem durante as viagens corporativas.
Elas são diferentes das ajudas de custo, que normalmente têm um caráter indenizatório e são pagas ocasionalmente.
Nos últimos anos, com decisões do TST, as regras de diárias têm se tornado mais flexíveis, permitindo que os colaboradores não se sintam sobrecarregados com despesas inesperadas.
Dessa forma, o que caracteriza uma diária de viagem? Primeiramente, a natureza salarial dessas diárias depende do valor pago.
Quando as diárias ultrapassam 50% do salário-base, elas podem ser consideradas de natureza salarial, exigindo mais atenção em relação às obrigações fiscais e previdenciárias.
Veja mais detalhes na tabela abaixo:
Tipo de Diária | Natureza | Situação |
---|---|---|
Diária de Viagem | Não salarial | Pagas sem necessidade de comprovação, até 50% do salário-base |
Diária de Viagem | Salarial | Ultrapassa 50% do salário-base e é paga habitualmente |
Ajuda de Custo | Indenizatória | Paga em situações de deslocamentos ocasionais |
Ajuda de Custo | Salarial | Se paga de forma habitual |
Nessa mesma perspectiva, as diárias de viagem devem ser complementadas com uma reserva de emergência e partilhadas com os colaboradores antes da viagem.
A adoção dessa estratégia garante transparência nos gastos e ajuda a estruturar um planejamento financeiro adequado.
O processamento e reembolso de gastos com alimentação e hospedagem exigem a prestação de contas para assegurar que todas as despesas estejam de acordo com a política de viagens da empresa.
Por isso, realizar um bom planejamento e definir claramente as regras de diárias é sempre uma tática recomendada para o sucesso das viagens corporativas.
Adicional de Viagem: o que é e como funciona
O adicional de viagem é um benefício ou acréscimo remuneratório concedido aos empregados que viajam a trabalho.
Independentemente de estar previsto ou não no contrato de trabalho, o valor é importante para cobrir os gastos e desconfortos ocasionados pelo deslocamento.
Para dias úteis, o cálculo consiste no valor da hora ordinária do empregado mais 50%. Em domingos, feriados ou dias de descanso remunerado, o valor é de hora de trabalho acrescido de 100%.
A jurisprudência atual tende a reconhecer o direito ao adicional de viagem quando o empregado realiza tarefas que vão além de seu horário normal ou quando permanece à disposição da empresa depois do expediente, mesmo sem regime de sobreaviso.
Se a jornada de trabalho, incluindo a viagem, estiver dentro das 8 horas diárias ou 44 horas semanais estipuladas pela CLT, o pagamento do adicional não é normalmente justificado.
No entanto, para aqueles com registro detalhado de horas excedentes, a empresa se torna obrigada a remunerar as horas extras ou o adicional de viagem.
Nesse sentido, as empresas devem avaliar a situação individualmente, considerando fatores como controle de jornada, atividades executadas e a política salarial estabelecida.
Além do adicional, também é responsabilidade das empresas custear despesas relacionadas à viagem, como passagens aéreas, acomodação e alimentação, podendo ser reembolsadas conforme as políticas estruturadas.
Sobreaviso durante viagens a trabalho
O regime de sobreaviso em viagens a trabalho refere-se ao tempo em que o trabalhador se encontra à disposição do empregador, mesmo sem executar atividades diretas.
O tempo de sobreaviso deve ser contabilizado na contagem da jornada como horas efetivas de trabalho, conforme a CLT. Afinal, o trabalhador pode ser convocado a prestar atividades a qualquer momento.
A legislação também estipula um adicional para os trabalhadores em sobreaviso, equivalente a um terço (⅓) do salário-hora.
- Por exemplo, um funcionário com um salário mensal de R$6.000 que cumpre 20 horas de sobreaviso em um mês receberia um adicional de R$181,80.
O período de sobreaviso não pode ultrapassar 24 horas consecutivas, garantindo que haja respeito pela vida pessoal do colaborador.
Confira mais detalhes sobre o trabalho em sobreaviso abaixo:
- O tempo à disposição deve ser bem definido em acordos entre a empresa e o colaborador.
- A cada três horas de sobreaviso, o trabalhador deve ser compensado com uma hora de trabalho.
- As políticas de viagens corporativas devem incluir claramente os gastos e compensações por horas em sobreaviso.
- É importante observar as convenções coletivas que podem definir limites adicionais de sobreaviso.
Durante as viagens, os colaboradores podem estar em sobreaviso, honrando a necessidade de clareza sobre compensação.
Na prática, esta pode ser feita através do adicional de sobreaviso ou de outras formas de remuneração estabelecidas.
Intervalos e descanso remunerado em Viagens a Trabalho
Segundo a regulamentação CLT, trabalhadores que atuam mais de seis horas por dia têm direito a intervalos para descanso e alimentação, e essa regra também se aplica durante as viagens corporativas.
O Artigo 71 da CLT estabelece diretrizes específicas sobre os intervalos intrajornada, que devem ser cumpridos mesmo quando o funcionário está fora da sede da empresa.
O não cumprimento desse intervalo pode resultar em horas extras, o que significa um pagamento adicional ao colaborador pelo período não respeitado.
Veja mais detalhes abaixo:
- Colaboradores têm direito a um intervalo mínimo para descanso durante a jornada de trabalho.
- A CLT prevê que o descanso semanal deve ser garantido, mesmo em viagens a trabalho.
- As horas trabalhadas além da jornada normal devem ser pagas com um adicional de 50%.
Seguros e acidentes em viagens a trabalho
Durante as viagens a trabalho, a responsabilidade do empregador se estende não somente às despesas, englobando também a proteção dos colaboradores.
Por esse motivo, a contratação de seguro para viagem corporativa é uma prática recomendada.
O seguro garante cobertura de acidentes, oferecendo segurança e tranquilidade nos deslocamentos profissionais.
Ao optar por um seguro para viagem corporativa, as empresas podem escolher entre diversas modalidades de pagamento, como Pré-Pago, Pós-Pago e Anual.
Vale destacar que as coberturas básicas incluem despesas médicas, hospitalares e odontológicas, invalidez permanente, morte acidental e regresso sanitário.
Emergências que envolvem despesas médicas no exterior costumam ser onerosas. Assim, um bom seguro viagem corporativa não só protege o colaborador, mas também minimiza custos para a empresa em situações de acidentes.
Planejamento e boas práticas para viagens a trabalho
Um eficiente planejamento de viagens a trabalho é uma boa estratégia para garantir a segurança e o bem-estar dos colaboradores.
Dessa forma, estabelecer políticas claras para reservas de passagens e hospedagem promove a eficiência nas viagens e, ao mesmo tempo, ajuda a reduzir os custos gerais.
Estudos indicam que um planejamento bem estruturado pode diminuir despesas em até 20%, enquanto reservas de última hora, por outro lado, podem encarecer a viagem em até 40%.
Além de considerar a questão financeira, as empresas também devem focar em boas práticas corporativas, como a definição de orçamentos para alimentação, transporte e hospedagem.
Essa abordagem melhora o controle dos gastos, podendo reduzir os custos totais de uma viagem em média 15%.
Implementar diretrizes que incentivem a flexibilidade é igualmente relevante, já que colaboradores que se sentem apoiados frente a mudanças inesperadas tendem a ter uma satisfação 50% maior durante suas viagens.
Em síntese, investir na organização e no planejamento detalhado das viagens a trabalho resulta em aumento de eficiência e em uma experiência mais positiva para os colaboradores.
Assim, ao adotar uma única plataforma de gestão de viagens e despesas, as empresas podem otimizar recursos, garantir clareza nas informações e criar um ambiente corporativo mais alinhado e produtivo.