Todo gestor procura diferentes formas de organizar uma empresa para que ela obtenha sucesso. Para isso, investem em avaliações de desempenho, controle de custos, análise de mercado e muitos outros. No entanto, nenhum desses pontos é eficaz sem estabelecer de qual maneira o negócio será organizado, seja falando da estrutura hierárquica ou delegação de tarefas. Com isso em mente, os organogramas podem ser muito útil, se tornando ferramentas praticamente indispensáveis nos dias de hoje. Se você deseja saber o que ele é, suas principais características e qual o modelo perfeito para o seu negócio, confira abaixo e aproveite essas dicas.
O que é um organograma?
O conceito de organograma é bem simples de entender: um diagrama que mostra a estrutura hierárquica de uma organização, seus níveis de autoridade e responsabilidades, bem como as relações entre seus cargos. No entanto, eles podem confundir quem não conhece o termo no dia a dia, visto que ele conta com diferentes modelos. No geral, é mais comum ver organogramas nas empresas com muitos níveis de autoridade, pois ajuda os funcionários a entender quem é o seu chefe ou subordinado e quais são as responsabilidades de cada cargo.
Além disso, ele também é muito eficiente em indicar a hierarquia da organização e a localização dos departamentos e escritórios, algo que pode ser útil para o planejamento estratégico e a tomada de decisões. Isso porque um organograma também pode ser usado para ilustrar a estrutura de liderança de uma empresa. Quando há muitos níveis de autoridade, por exemplo, esse exemplo visual pode ajudar a destacar quem é o chefe de cada área, quais são os seus subordinados e quem tem autoridade sobre as decisões finais. É uma excelente maneira de evitar confusão entre os funcionários e ajudar a manter a organização funcionando de forma eficiente.
Os organogramas ao longo dos anos
A história do organograma começa com os sistemas de linha de comando militar usados na Antiguidade. Naquela época, os soldados eram organizados em fileiras para que os oficiais pudessem ver facilmente o número e ordem de suas unidades. Era sistema um amplamente usado durante as guerras Napoleônicas, quando as tropas eram organizadas em fileiras e posições. Já no século XIX, os organogramas passaram a ser usados para representar a estrutura organizacional das empresas, visto que já apresentavam resultados positivos e níveis hierárquicos bem estabelecidos nos exércitos nacionais.
No entanto, o primeiro registro de um organograma de empresa foi visto apenas em 1921, quando foi utilizado por Frederick Taylor. O engenheiro mecânico estadunidense utilizou de uma série de blocos para representar a estrutura hierárquica da companhia que fazia parte. Nesse caso específico, o propósito do diagrama era mostrar os relacionamentos entre os funcionários e os seus departamentos. Com o passar do tempo, esses diagramas começaram a ser usados com mais frequência em organizações comerciais, financeiras e militares.
Assim, ao longo dos anos, o diagrama de blocos foi substituído por uma versão mais complexa de organograma, que incluía linhas de relacionamento e ícones para representar níveis hierárquicos. Esta versão mais complexa também permitia que os usuários visualizassem melhor o relacionamento entre os funcionários e os seus departamentos. Eles evoluíram ainda mais com o desenvolvimento da tecnologia e meios de comunicação , onde programas de computador passaram a ajudar um pouco mais na criação dessas estruturas.
A diferença entre organograma e estrutura organizacional
Organograma e Estrutura Organizacional são conceitos que, apesar de serem frequentemente usados como sinônimos, possuem diferenças significativas:
Como foi dito, o organograma é um diagrama que visualiza a hierarquia de uma empresa ou organização. Seu objetivo é mostrar a estrutura da empresa, a autoridade e responsabilidade de cada cargo e as relações entre os setores. No entanto, é importante ter em mente que uma vez que os organogramas são diagramas, eles são estáticos e não representam as mudanças dinâmicas de uma organização. Já a estrutura organizacional, por outro lado, é um modelo que descreve como as tarefas e responsabilidades de uma organização são divididas, coordenadas e supervisionadas, mas também a forma como as relações entre os cargos são estruturadas. Por esse motivo, é descrita como um sistema de interações entre pessoas, grupos e unidades que trabalham juntos para alcançar os objetivos da organização.
Ou seja, o Organograma é um diagrama estático usado para visualizar a hierarquia da organização, enquanto a Estrutura Organizacional é um modelo dinâmico que descreve como as tarefas e responsabilidades são divididas e coordenadas. Ambos são ferramentas importantes para o planejamento e a gestão de empresas, mas apesar das semelhanças, são usadas de forma diferente. Afinal, enquanto o Organograma é usado para representar a estrutura de uma organização, a estrutura organizacional é feita para descrever como essa estrutura é utilizada para alcançar os objetivos de um negócio.
Tipos de organogramas
Veja abaixo quais são eles e qual melhor para você!
Organograma em árvore ou vertical
O organograma em Árvore é muito útil para entender como as empresas funcionam. Ele é excelente para treinar novos funcionários e ajudá-los a entender a estrutura da empresa.
Isso porque é capaz de apontar com precisão a posição de cada membro e as suas responsabilidades. Dessa forma, esses diagramas são úteis para entender melhor a estrutura de uma empresa e a forma como ela opera. No geral, essa árvore começa com o chefe máximo, que é geralmente o proprietário ou CEO da empresa. Abaixo dele, vêm os executivos e gerentes, que são responsáveis por coordenar as operações da empresa. Abaixo dos executivos e gerentes, encontram-se os funcionários regulares, que são responsáveis pelo trabalho diário.
As vantagens de utilizá-lo são muitas. Para começar, ele permite aos gestores da empresa terem uma visão mais clara de como estão distribuídos os papéis da organização , o que é muito importante para a tomada de decisões. Além disso, facilita o processo de comunicação interna, pois indica a quem cada funcionário deverá recorrer para obter informações, bem como as responsabilidades de cada cargo.
Organograma de matriz
O organograma de matriz é usado para mostrar as diferentes áreas de uma empresa e como as responsabilidades são divididas entre os diversos departamentos. Inclusive, ele também é desenvolvido em forma de árvore, com o cargo de CEO no topo, sendo a autoridade máxima da empresa. Abaixo dele, encontramos os vários gerentes, diretores e outros cargos e departamentos. O topo da árvore é comumente dividido em duas partes: as áreas de marketing e operações, mas isso pode variar e sofrer adaptações de acordo com a empresa.
Esses departamentos possuem seus próprios subdepartamentos, que são gerenciados por gerentes e outros cargos. Estes gerentes possuem autoridade sobre os seus respectivos subdepartamentos e podem delegar tarefas aos seus funcionários. Abaixo do cargo de gerente, existem outros cargos como assistentes, analistas e estagiários. No geral, ele é extremamente útil para empresas grandes e complexas, pois permite aos funcionários entenderem melhor a estrutura da organização e descobrir quem é responsável por quais tarefas.
Organograma de matriz circular
O Organograma de Matriz Circular é considerado único para representar o fluxo de trabalho de uma organização, então não é tão comum no mercado. Afinal, ele se difere bastante pelo fato de não ser linear. Em vez disso, as funções são representadas de forma circular e as linhas conectam os círculos às pessoas que as administram. Este tipo de organograma permite que as organizações vejam as relações entre as diversas unidades de trabalho e as pessoas responsáveis por elas.
Assim, os líderes odem determinar quem é responsável por quais tarefas, aumentando a eficiência do fluxo de trabalho. Além disso, o Organograma de Matriz Circular mostra como as diferentes áreas da organização interagem. Isto ajuda a melhorar o planejamento e a comunicação entre as diferentes unidades de trabalho. Inclusive, é excelente para visualizar onde estão as necessidades de recursos, o que ajuda a direcionar as decisões de investimento, alocação de recursos, cortes, etc.
Organograma horizontal
O organograma horizontal é um modelo de gestão que tem o objetivo de desenvolver um ambiente de trabalho mais horizontal, de forma a permitir mais autonomia e responsabilidade aos colaboradores, assim como maior interação entre as áreas e maior aproximação entre líderes e colaboradores. Esse modelo de gestão busca aproximar e integrar as áreas e equipes de trabalho, criando um ambiente colaborativo e democrático que aumenta a produtividade e a eficiência.
Nessa estrutura, as decisões são tomadas de forma colaborativa e as informações são compartilhadas entre as áreas. Isso permite que os colaboradores trabalhem de forma integrada e proporciona à empresa um ambiente de trabalho mais dinâmico e ágil. Por conta disso, ele é capaz de promover o desenvolvimento de uma cultura de feedback constante, o que incentiva a comunicação entre os colaboradores.
Organograma funcional
O modelo de organograma funcional é baseado na hierarquia de uma organização, dividindo os cargos em diferentes níveis de responsabilidade e autoridade. É uma forma de representar graficamente a estrutura organizacional e as relações entre cargos e departamentos. No geral, serve como um guia para ajudar as empresas a estabelecer uma forma de funcionamento eficaz. No entanto, diferente do modelo vertical, em vez de focar na hierarquia dos cargos dentro de uma organização, ele foca nas funções de cada componente, e daí vem seu nome.
Cada cargo tem suas próprias responsabilidades e autoridade, bem como suas relações com outros departamentos e cargos. Por exemplo, o diretor geral terá autoridade sobre todos os departamentos, enquanto o gerente de finanças terá autoridade para tomar decisões sobre questões financeiras. O organograma identifica essas relações e responsabilidades, permitindo que a empresa crie um fluxo de trabalho eficaz.
Como criar um organograma
Criar um organograma é uma ótima maneira de estabelecer a estrutura e as relações hierárquicas da sua organização. Para isso, você pode seguir esses passos:
- Você precisa ter uma visão clara da estrutura da organização. Isso significa que você precisa conhecer o número de departamentos e funções que existem na organização. Você também deve conhecer a linha de comando, ou seja, quem está no comando e quem está subordinado a quem. Esta informação será necessária para criar o organograma.
- Em seguida, você precisa decidir o formato do organograma. Existem vários sites e programas que permitem que você crie um organograma, mas pode fazê-lo até mesmo em uma folha de papel. Ainda assim, é sempre bom contar com um profissional com habilidades em programas de edição e design. Afinal, esses softwares permitem que você crie um organograma com facilidade e rapidez.
- Depois de escolher o formato, você precisa adicionar os membros da organização ao organograma. Para isso, você precisa fornecer informações básicas sobre cada membro, como nome, cargo, departamento e relação hierárquica. Você também pode adicionar outras informações, como fotografias, informações de contato e informações de cargo.
- Por fim, após adicionar todos os membros, você precisa desenhar as linhas que conectam os membros entre si. Essas linhas devem mostrar o relacionamento hierárquico entre os membros. Se preferir, pode adicionar setas para indicar o fluxo de informação entre os membros.
Um organograma pode trazer malefícios?
Embora seja uma ferramenta útil, existem algumas desvantagens ao usar um organograma. A primeira desvantagem do uso dessa ferramenta é que ela pode restringir a criatividade. Como estabelece uma hierarquia rígida, pode acabar limitando a capacidade dos funcionários de tomar decisões ou criar novas ideias. Por conta disso, alguns gestores acabam se encontrando em um ambiente em que os funcionários são incapazes de serem inovadores e criativos.
Outra desvantagem do uso de um organograma é que pode criar um ambiente burocrático. O rigor de alguns desses modelos citados acima pode desencorajar a tomada de decisões rápidas, pois existe um longo processo de comunicação envolvido para alcançar qualquer decisão. Isso pode levar à perda de tempo e à ineficiência. Além disso, um organograma pode levar à estagnação organizacional. Como as informações fluem de cima para baixo, os funcionários de baixo nível podem ser incapazes de compartilhar suas ideias e pensamentos com seus superiores. Isso pode levar à falta de crescimento e inovação na organização.
Conclusão
No finak, o uso de um organograma pode ajudar as empresas a visualizar melhor suas estruturas hierárquicas, mas também pode conter algumas desvantagens significativas. Pode restringir a criatividade, criar um ambiente burocrático, levar à estagnação e criar uma cultura de competição desnecessária entre funcionários. Portanto, é importante que os gestores pesquisem e avaliem cuidadosamente os prós e contras do uso de um desses modelos antes de decidir se é ou não a melhor opção para o seu negócio.
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