Funções administrativas: veja como aplicá-las e sobre a sua importância dentro de uma empresa

Seja qual for o tamanho da sua empresa ou o segmento dela, as funções administrativas são algo de grande importância para alcançar o sucesso. Elas, através das suas quatro principais funções fará com que o gestor consiga administrá-la de uma forma muito melhor e direcioná-la para ter um maior crescimento e, mesmo com o cenário de um mercado extremamente concorrido, elas possam continuar se dando bem e se destacando entre as demais empresas.

Esse é um assunto quase que essencial para qualquer empreendedor, seja aqueles que já estão inseridos no mercado há muito tempo, ou aqueles que estão entrando agora. Isso porque, entrar no mercado atualmente, já está sendo considerado como algo bem complicado e crescer, se dar bem e conseguir obter um destaque dentro dele, entre as milhares de opções que existem, é considerado algo ainda pior e um grande desafio.

Por isso, existem alguns fatores necessários que os empreendedores têm que buscar ao máximo seguir, para que eles possam chegar cada vez mais perto daquilo que eles almejam para o seu negócio. Entre esses fatores, os principais são: um grande preparo físico e emocional por parte dos gestores, para que eles saibam se posicionar no aspecto empresarial e pessoal, muito conhecimento e funções administrativas muito bem resolvidas pois essas são coisas que refletem em um negócio.

Então, caso você queira saber um pouco mais acerca deste conteúdo, continue a leitura deste artigo pois você verá de onde surgiu essas funções administrativas, a sua importância, os seus principais objetivos e as quatro atividades básicas que elas se dividem.

O que é administração?

A administração é, de forma geral, visto que existem diversas definições para essa palavra, usar todos os recursos que estiverem à sua disponibilidade, de forma muito mais racional e inteligente. Sendo os recursos, nesse contexto, tudo aquilo que a empresa tem ao seu dispor como o estoque, as matérias-primas, a mão de obra dos seus colaboradores, etc. Tudo isso com o intuito de extrair o maior valor atrativo do negócio e obter resultados muito melhores para ficar cada vez mais próximo de conquistar todas as metas e objetivos da empresa.

Esse é um conceito bem antigo, que já vem sendo implementado desde as sociedades rudimentares na Suméria em 5000 a.C. Porém, esse conceito vem sendo a cada dia mais utilizado, o que fez com que ele fosse mudando ao longo do tempo.

Outro fator importante de se falar é que em muitas situações, o termo “gestão” é utilizado como um sinônimo de administração. O que acontece por conta das suas razões históricas que podem acabar sendo confundidas, mas é importante frisar que o termo gestão se refere a atributos políticos-administrativos da empresa e a administração aos objetivos, através da ordenação de recursos para atingir todas as metas.

Teoria clássica da administração

A teoria clássica da administração foi um marco extremamente importante para que as empresas mais produtivas e eficientes pudessem se desenvolver. Porém, ela também ocorreu na mesma época que outras diversas estruturas teóricas que também faziam muito sucesso entre as pessoas e empresas.

Essa teoria foi muito empregada nos Estados Unidos, entretanto, o processo administrativo existente nas empresas só alcançou um novo patamar através das publicações das obras de Fayol que ocorreu em solo americano. O que antes era totalmente ignorado pelos pensadores da época.

Fundamentos

Henri Fayol era o nome de um engenheiro de minas que era o diretor geral de uma mineradora que estava à beira da falência, mas, que ele conseguiu reerguer e torná-la novamente competitiva no mercado. Sendo assim, as pessoas começaram a querer entender como conseguiu fazer isso e ele expôs o seu modelo de administração que se fundamentava em algumas funções básicas, como:

• Funções técnicas, que para serem executadas com maestria era necessário algumas habilidades;
• Tarefas comerciais, que eram aquelas relacionadas à compra e venda de mercadorias, permutas e demais operações que fazem parte dessa natureza;
• Funções financeiras, que eram aquelas que tinham como responsabilidade a gerenciar a empresa;
• Tarefas de segurança, as quais mantinham a empresa e o pessoal fora de perigo;
• Atividades da área contábil;
• Cargos administrativos, que buscavam a integração entre todos os demais setores que fazem parte da empresa.

Princípios básicos

Os princípios básicos existentes na teoria clássica administrativa eram:

• O trabalho deve ser dividido para que sua execução seja eficiente, minimizando erros e maximizando resultados;
• Deve haver tanto autoridade quanto responsabilidade; a primeira é definida como o poder de “dar ordens”, e a segundo é a capacidade de se seguir ordens. Sem essas estruturas funcionando, a empresa perde o controle de suas ações;
• A disciplina é indispensável para o bom andamento da produção. Ser disciplinado significa seguir regras, que vão desde vestimentas adequadas até posturas perante o trabalho;
• Um funcionário deve receber ordens de apenas um superior, para não ocorrer contradições;
• Deve haver apenas um controle para um grupo de atividades que visam os mesmos resultados;
• Os interesses da organização deve prevalecer sobre os interesses dos trabalhadores;
• O pagamento dos trabalhadores deve ser justo, tanto do lado de quem recebe quanto de quem paga;
• A hierarquização deve seguir o modelo de centralização de poder, de modo que uma pessoa comande de forma suprema as operações executadas; todavia, Fayol também via a necessidade de superiores darem autoridade a seus subordinados, como forma de otimizar a gestão da empresa;
• A linha de autoridade deve sempre ser respeitada à risca;
• A ordem é fundamental para o bom andamento da produção; ter local certo para cada coisa da empresa é de suma importância;
• Os direitos iguais faziam parte da teoria clássica, devendo prevalecer como forma de justificar a devoção dos trabalhadores;
• Não é interessante trabalhar com rotatividade de funcionários, dado que isso prejudica tanto a produtividade quanto o moral dos trabalhadores;
• Deve-se estabelecer planos e cumprí-los à risca para se atingir objetivos;
• É importante fomentar o trabalho em equipe, principalmente a comunicação entre os membros das equipes.

Importância das funções administrativas dentro de uma empresa

A importância das funções administrativas é algo que está muito claro e perceptível no dia a dia tanto estratégico como operacional, visto que, dentro de uma empresa, a sua execução consegue facilitar o dia a dia tanto dos empresários como dos seus colaboradores, fazendo com que a condução do seu negócio se torne uma atividade cada vez mais segura e eficiente.

Entretanto, um fator necessário que deve ser falado é que não existe uma receita para o sucesso, nada vai fazer com que a sua empresa se destaque e cresça de forma rápida dentro do mercado, como um passe de mágica. Mas, algo que podemos garantir é que a adoção de métodos de gestão mais eficientes que tem como o seu principal objetivo a organização e um melhor funcionamento dos serviços do seu negócio, no final, pode fazer uma diferença enorme. Frisando que todo o processo deve ser muito bem gerenciado e acompanhado de estratégias que façam ele funcionar de uma forma ainda melhor.

De forma mais resumida, o empresário tem o dever de agir sempre com profissionalismo em todas as suas ações, além de encarar a sua função com muita responsabilidade, visto que ela é a maior dentro da empresa. Além disso, algo também essencial é apostar em ferramentas e técnicas eficazes e adequadas ao processo.

Afinal, com os consumidores cada vez mais exigentes, as empresas se tornam obrigadas a entregar uma atuação voltada tanto para a produtividade como para a excelência, por isso, a administração na empresa se torna tão importante.

Quais são os objetivos das funções administrativas

O principal objetivo das funções administrativas é conseguir dividir todas as competências e responsabilidades existentes dentro da gestão de uma empresa. Para que, desse modo, se torne mais fácil entender e medir todo o desempenho do seu negócio e ver quais ações são precisas para o crescimento da sua empresa.

Sendo assim, através de todas as ações que são propostas pelas funções administrativas, aquilo que elas mais buscam atingir são:

• Um melhor controle financeiro;
• Um índice maior de satisfação dos clientes;
• Uma produtividade muito maior e um menor desperdício;
• A criação de um ambiente de trabalho muito mais agradável;
• E a otimização da cadeia produtiva e de suprimentos;

Mas, para que esses objetivos sejam alcançados, as 4 funções administrativas precisam estar funcionando, pois se houver qualquer problema em uma delas, pode ser que a sua performance não ocorra como deveria.

Desse modo, abaixo você verá uma explicação sobre as 4 funções administrativas, para que você possa compreender sobre todas elas e amplie o seu espectro de entendimento sobre como funciona a empresa.

Quais são as quatro funções administrativas?

Para que todos os objetivos das funções administrativas sejam alcançados com êxito, você precisa entender e investir sempre na melhoria dessas quatro funções básicas, são elas:

Planejamento

Essa primeira função visa antever todas aquelas situações ou eventos que a empresa pode ter que encarar ao longo do tempo. Ou seja, nessa etapa há um planejamento que busca tentar impedir que a empresa sofra com algum impacto negativo por conta de algum imprevisto ou qualquer outra situação que possa vir a acontecer em um momento inesperado.

O planejamento é composto por definição de metas, objetivos principais, ações e outros elementos que também possam contribuir de forma positiva para a organização. Todos esses elementos são propostos pelos administradores, que precisam levar em conta, antes de estabelecer tudo isso, o mercado de trabalho que eles estão lidando.

Para que o planejamento seja bom e satisfatório é necessário seguir alguns passos, porém o mais fundamental é buscar conhecer ainda mais a sua empresa, seus pontos fortes e fracos, para que seja feitos planos de ação, tanto de longo como curto prazo.

Organização

Já essa etapa da organização, significa utilizar todos os recursos que estiverem disponíveis para que todos os objetivos traçados sejam atingidos. Além disso, nela também há a denotação das hierarquias e dos processos e ações que precisarão ocorrer para que o projeto dê certo. Ou seja, no planejamento há a formulação dos planos de ação e na organização esses planos se tornam realidade.

Para ter uma boa organização dentro do seu negócio é preciso saber de todos os recursos que a sua empresa dispõe, para que fique claro o que falta para ser colocado em prática.

Direção

Essa é uma das situações mais críticas dentro das empresas. Pois, dirigir tem uma ligação com liderar, fazendo com que nessa etapa seja preciso que dentro da empresa tenha um bom líder que saiba distribuir as tarefas, inspirar os demais colaboradores a terem uma postura mais proativa e positiva, e cobrar os resultados.

Para isso, é necessário que a empresa invista em uma comunicação interna, sobretudo a comunicação direta verbal entre os funcionários, pode ser uma das melhores formas de garantir uma boa direção.

Controle

Essa é a última função administrativa, onde nela há a previsão de “monitorar”. Sendo assim, em resumo, nessa etapa é preciso “dominar” todos os processos que a empresa executa através de sua monitoração de forma constante, se possível em tempo real.

Através dessa etapa é possível corrigir tudo aquilo que não está dando certo e adaptar projetos a realidade da empresa, visto que muitas coisas podem mudar diariamente, como exemplo temos a chegada de novas tecnologias.

Como são ou eram as funções administrativas no passado, no presente e no futuro?

Abaixo você verá as funções administrativas de um ponto de vista cronológico.

Passado

A primeira atividade básica das funções administrativas que precisa ser colocada no passado é a de controlar. Pois através dela é possível que os administradores consigam entender a posição que a empresa está e outras informações importantes como quais são os seus pontos fortes e os seus pontos fracos e mensurar o seu desempenho em projetos.

Presente

Já no presente, algo que se tornou muito comum foi o estabelecimento de políticas orçamentárias, que buscam, principalmente, balancear todos os investimentos que são feitos de acordo com a estratégia que faça mais sentido na ocasião e para a empresa.

Futuro

E no futuro, temos o planejar, que é aquele termo que decide levar em consideração todos os eleitos do passado e do presente, para que com eles seja possível traçar planos para o futuro, visando já se preparar tanto para os cenários positivos para a empresa como para aqueles que podem ser negativos.

Sendo assim, torna-se possível perceber que essas funções seguem uma ordem cíclica, que faz com que os administradores ao mesmo tempo que eles têm o dever de ficar de olho no futuro, também não se esqueçam daquilo que está no passado e no presente.

Conclusão

Por fim, podemos concluir que as funções administrativas são responsáveis por diversas tarefas que são de grande importância dentro das empresas, sejam elas de qualquer setor e de qualquer porte. Entre as suas principais funções, estão: avaliar os cenários, unificar os interesses coletivos e individuais e integrar e direcionar os esforços dos indivíduos, buscando sempre alcançar todas as metas pretendidas pela organização de forma mais rápida e eficaz.

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