As obrigações acessórias são as declarações, escriturações e informações que a empresa precisa enviar ao governo para que ele fiscalize os tributos e encargos, sem envolver pagamento direto. A regra está no artigo 113 do Código Tributário Nacional, e quem tem empregados soma às obrigações fiscais as do departamento pessoal, como eSocial, DCTFWeb, FGTS Digital e EFD-Reinf.
O que são obrigações acessórias e por que geram multa
Obrigação acessória é tudo o que a empresa faz ou informa para que o Fisco confira se ela pagou o que devia. O pagamento do imposto é a obrigação principal; a declaração que mostra esse imposto é a acessória.
Entender o que são obrigações acessórias evita o erro mais comum de gestores: achar que, com o imposto pago, a empresa está em dia. Pelo artigo 113 do Código Tributário Nacional, a obrigação acessória não cumprida se converte em obrigação principal quanto à multa.
Na prática, declaração entregue fora do prazo ou com erro gera multa mesmo quando o tributo foi pago em dia. E, como as declarações cruzam dados entre si, um erro em uma costuma aparecer nas outras.
| Tipo | O que é | Exemplo |
|---|---|---|
| Obrigação principal | Pagar tributo ou multa | Recolher o DAS, o FGTS ou a contribuição previdenciária |
| Obrigação acessória | Declarar, escriturar ou informar | Enviar o eSocial, a DCTFWeb ou a ECF |
Obrigações acessórias do departamento pessoal
As obrigações acessórias do departamento pessoal valem para toda empresa com empregado, de qualquer regime tributário. O centro é o eSocial, que recebe admissões, folha e desligamentos e alimenta a DCTFWeb e o FGTS Digital.
| Obrigação | O que informa | Prazo |
|---|---|---|
| eSocial, eventos periódicos | Folha de pagamento do mês | Até o dia 15 do mês seguinte |
| EFD-Reinf | Retenções e contribuições fora da folha | Até o dia 15 do mês seguinte |
| FGTS Digital | Guia do FGTS gerada a partir do eSocial | Pagamento até o dia 20 |
| DCTFWeb | Contribuições previdenciárias e outros tributos federais | Último dia útil do mês seguinte |
| eSocial, folha do 13º salário | Décimo terceiro salário | Até 20 de dezembro |
O prazo do dia 15 para a folha está no item 10.3 do Manual de Orientação do eSocial, resumido no guia da VRI Consulting sobre os eventos periódicos. Se o dia 15 cair em dia não útil, o prazo passa para o dia útil seguinte.
O prazo do FGTS está no artigo 15 da Lei nº 8.036/1990, que manda depositar 8% da remuneração até o dia 20.
Já o prazo da DCTFWeb mudou em 2025 com a Instrução Normativa RFB nº 2.248/2025, como detalhou o IBET ao noticiar a mudança.
Três declarações antigas saíram de cena. A RAIS e o Caged foram absorvidos pelo eSocial, e a DIRF deixou de existir a partir do ano-calendário 2025, segundo a Fenacon, ao explicar a substituição pelo eSocial e pela EFD-Reinf.
Obrigações acessórias do Simples Nacional
As obrigações acessórias do Simples Nacional são poucas no lado fiscal: o PGDAS-D, declaração mensal que calcula o DAS, e a DEFIS, declaração anual de informações socioeconômicas e fiscais. Quem tem empregado soma a isso as obrigações do departamento pessoal.
O MEI tem a lista mais curta: a DASN-SIMEI, declaração anual entregue até 31 de maio, e o pagamento do DAS mensal. As regras e os valores de 2026 estão no post sobre o DAS MEI e a declaração anual do microempreendedor.
O erro frequente no Simples é tratar o regime como dispensa de obrigações. Ele simplifica o pagamento dos tributos, mas não tira do empregador o eSocial, o FGTS Digital e a DCTFWeb.
Obrigações acessórias lucro presumido e lucro real
As obrigações acessórias lucro presumido e lucro real são as mais extensas, porque esses regimes apuram cada tributo separadamente. A empresa entrega mensalmente a DCTFWeb e a EFD-Contribuições e, todo ano, a ECD e a ECF.
| Obrigação | Periodicidade | Prazo em 2026 |
|---|---|---|
| DCTFWeb (com tributos federais) | Mensal | Último dia útil do mês seguinte |
| EFD-Contribuições (PIS e Cofins) | Mensal | Conforme agenda da Receita Federal |
| ECD, a escrituração contábil digital | Anual | Último dia útil de junho |
| ECF, a escrituração contábil fiscal | Anual | Último dia útil de julho |
| EFD ICMS/IPI | Mensal | Conforme o estado |
Nas obrigações acessórias lucro presumido e lucro real, a contabilidade costuma concentrar as entregas, mas a empresa responde pelos dados e pelas multas. O vídeo a seguir, da GJ Treinamentos Contábeis, percorre as obrigações de 2026 separadas por regime tributário.
Em 2026, a ECD do ano-calendário 2025 venceu em 30 de junho e a ECF, em 31 de julho, como lembrou o guia da Judit sobre a ECD e a ECF 2026.
Calendário do mês: as três datas que o gestor não pode perder
O calendário de uma empresa com empregados se concentra em três datas por mês: dia 15, dia 20 e último dia útil. Quem domina essas três datas evita a maior parte das multas.
| Data | O que vence | Quem é responsável |
|---|---|---|
| Dia 15 | eSocial (folha) e EFD-Reinf | Departamento pessoal e contabilidade |
| Dia 20 | FGTS Digital, DAS do Simples e DAS do MEI | Financeiro |
| Último dia útil | DCTFWeb | Contabilidade |
A ordem importa: o eSocial fecha a folha no dia 15, o FGTS Digital usa esses dados para a guia do dia 20, e a DCTFWeb consolida tudo no fim do mês. Um atraso no dia 15 empurra os outros dois prazos.
Controle de ponto eletrônico: onde nascem os dados do eSocial
A folha que vai para o eSocial no dia 15 nasce no registro de jornada. Horas extras, adicional noturno, faltas e atrasos saem do ponto, viram valores na folha e chegam às declarações. Se o ponto erra, o eSocial, a guia do FGTS e a DCTFWeb erram juntos.
O próprio ponto também é uma obrigação perante a fiscalização. A Portaria 671/2021 exige que o empregador guarde e apresente os arquivos da jornada, o AFD e o AEJ, quando o auditor pedir. O que o auditor costuma solicitar está no post sobre a fiscalização trabalhista no controle de ponto. O vídeo abaixo explica os três tipos de registrador previstos na portaria.
Um controle de ponto eletrônico que fecha a jornada antes do dia 15 dá ao departamento pessoal tempo para conferir a folha e enviar o eSocial sem retificação.
Na Genyo, o alerta inteligente de inconsistências da jornada aponta marcações faltantes e divergências antes do fechamento, que é quando corrigir ainda não gera retificação no eSocial.
FAQ
O que são obrigações acessórias?
São as declarações e informações que a empresa envia ao governo para permitir a fiscalização dos tributos e encargos, como eSocial, DCTFWeb, ECD e ECF. Não envolvem pagamento direto, mas o atraso gera multa.
Quais são as obrigações acessórias do departamento pessoal?
eSocial, EFD-Reinf, FGTS Digital e DCTFWeb, com prazos no dia 15, dia 20 e último dia útil do mês seguinte.
A DIRF ainda existe?
Não. A partir do ano-calendário 2025, as informações da DIRF passaram a ser enviadas pelo eSocial e pela EFD-Reinf.
Quais são as obrigações acessórias do Simples Nacional?
PGDAS-D mensal e DEFIS anual. Com empregados, somam-se eSocial, FGTS Digital e DCTFWeb.
O que acontece se a empresa atrasar uma obrigação acessória?
A falta se converte em multa, conforme o artigo 113 do Código Tributário Nacional, mesmo que o tributo tenha sido pago em dia.
