Compliance é um termo que derivou do inglês “to comply”, onde ele se trata de uma prática que busca trazer maior segurança para as empresas e instituições. Pensando nisso, no artigo de hoje, o Genyo vai mostrar tudo sobre o assunto, como: compliance o que é, quais são os seus benefícios e como implementar em seu negócio. Confira!
A palavra “compliance” passou a ficar em evidência depois da disseminação das operações que visam destruir os esquemas de corrupção no Brasil, se fortalecendo ainda mais depois da promulgação da Lei nº 12.486, de 1º de agosto de 2013, conhecida como a Lei Anticorrupção.
Desde então, o termo começou a ficar mais presente na rotina de diversas empresas brasileiras, a fim de favorecer que as organizações sempre atuem conforme as normas legais do mercado em que elas atuam.
Portanto, se você tem dúvidas sobre o tema e deseja descobrir o que é compliance e como implementar em sua empresa, é só continuar lendo esse texto até o final porque nós vamos te mostrar. Boa leitura!
Compliance o que é? Entenda o conceito
A palavra compliance vem do termo em inglês “to comply”, cuja tradução é “cumprir”. Sendo assim, o compliance é o ato de agir conforme as regras, normas e leis de um determinado local, sejam elas de políticas empresariais ou leis federais.
Nos negócios, o compliance se refere a atuar em conformidade com as diretrizes e regulamentos, sobretudo aqueles que regulamentam a sua atuação. Isso significa cumprir com as obrigações previstas em lei, como realizar os processos corretos para a abertura e formalização de uma empresa, por exemplo.
Além disso, o compliance também pode estar presente em todos os outros setores de uma organização, como no:
- financeiro;
- amparo à segurança, saúde e bem-estar dos colaboradores;
- funcionamento dos variados processos internos.
Portanto, podemos dizer que o foco do compliance é a prevenção, uma vez que ele leva as empresas a evitarem problemas, como multas e as demais penalidades, ao invés de ficarem pensando em soluções para resolvê-los.
Dessa maneira, as organizações conseguem minimizar os riscos e custos com despesas em processos judiciais, por exemplo, além de estabelecer um excelente clima organizacional, o que favorece a um crescimento mais sólido e saudável perante os seus concorrentes.
Como surgiu o compliance?
O compliance adveio depois que a legislação americana criou, em 1950, a Prudential Securities. Após isso, o termo se fortificou, em 1960, com a regulação da Securities and Exchange Commission (SEC) e, em 1977, com a origem da Foreign Corrupt Practices Act (FCPA).
A partir daí, o Reino Unido criou o Bribery Act, em torno de 25 anos depois, e, em 2013, o Brasil instituiu a Lei Anticorrupção, o que deu ainda mais evidência para o termo no país.
Logo, a lei brasileira estabelece as responsabilidades que a pessoa jurídica tem caso pratique ações contra a gestão pública, como:
- custear ou financiar a execução de práticas ilícitas;
- encobrir a identidade ou interesses dos favorecidos destas práticas;
- favorecer vantagens a agentes públicos.
Diante disso, a Lei Anticorrupção também determina quais são as penalidades para as empresas que não atuarem em conformidade com a legislação, como:
- perda de bens;
- atividades suspensas;
- proibição de recebimento de doações e incentivos;
- entre outros.
Por essa razão, as empresas passaram a perceber ainda mais a necessidade de atuar em conformidade com as regras, normas e leis. Assim, o compliance começou a ganhar mais evidência, pois, através dele, é possível ter mais facilidade e organização para:
- assegurar o comprometimento de todos os funcionários, sobretudo os da alta direção;
- treinar colaboradores;
- criar canais de denúncia;
- fazer o monitoramento contínuo para detectar possíveis falhas, com investigações internas, como o due diligence;
- elaborar medidas disciplinares e preventivas;
- realizar a gestão de riscos;
- criar posturas de conduta;
- gerar novas avaliações.
Quais são os objetivos do compliance?
Em suma, o compliance tem o papel de potencializar a gestão e os resultados das empresas. Para isso, ele atua como uma base para que as organizações criem um plano de ação referente às diretrizes e políticas que incidem sobre a sua atuação, como, por exemplo, manter-se em conformidade com as regras fiscais e tributárias.
Mas, o compliance não se limita a isso, visto que ele também tem outros objetivos, tais como:
- detectar e prevenir atos ilícitos potenciais ou existentes;
- promover uma cultura que impulsione uma conduta ética por todos os colaboradores;
- aplicação aprimorada de recursos;
- proteger a organização judicialmente;
- estimular os funcionários a cumprir com a legislação e o código de conduta, bem como as regras internas da empresa;
- proteção contra fraudes e as demais irregularidades;
- fechamento de contratos com empresas íntegras e éticas;
- valorização da marca perante os seus concorrentes;
- gerar diferencial competitivo;
- favorecer a uma melhor cultura organizacional.
Quais são os tipos de compliance?
O compliance pode ser aplicado em instituições e empresas de variados segmentos, o que fez ele se ramificar e dar origem a diversos tipos. No entanto, as companhias podem aplicar os diferentes tipos de compliance em todos os seus setores. Confira abaixo quais são eles!
Compliance empresarial
O compliance empresarial está relacionado com o ato de estar em conformidade com as regras e normas que norteiam a atuação da empresa no mercado. Com isso, ele engloba tanto as políticas internas da organização como as leis federais.
Compliance fiscal
O compliance fiscal visa estruturar as disciplinas fiscais e assegurar o cumprimento de todas as diretrizes, regulamentações e políticas previstas na legislação. Isso quer dizer que a equipe responsável por esse tipo de compliance deve, por exemplo:
- emitir os documentos exigidos pelo Fisco;
- ficar atenta às atualizações das leis e instruções normativas;
- monitorar as obrigações fiscais pendentes;
- armazenar os documentos fiscais;
- fazer o preenchimento correto das notas fiscais conforme as instruções definidas em lei;
- acompanhar de forma assídua os prazos.
Compliance trabalhista
O compliance trabalhista tem relação com agir em conformidade referente às obrigações da empresa perante os seus funcionários. Além disso, neste caso, o compliance também é importante para estabelecer os deveres, direitos e obrigações de todos os trabalhadores, incluindo os gestores, gerentes e alta administração.
Compliance ambiental
O compliance ambiental engloba o dever das companhias em estar em conformidade com as normas relacionadas ao meio ambiente. Assim como, favorece para que as empresas elaborem planos e condutas para minimizar os impactos da sua atuação na natureza.
Compliance tributário
Por fim, o compliance tributário refere-se aos atos que evitem concessão, subsídio e isenção de benefícios desconformes com a lei, o que caracteriza uma conduta criminosa e desonesta e gera punições pesadas para a empresa.
Compliance e LGPD: tem relação?
Hoje em dia, estar em compliance dentro das empresas também tem a ver com proteger os dados pessoais dos clientes. Com isso, entra-se a importância de relacionar o compliance com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).
Mas, antes de falarmos sobre este assunto, vamos entender o que, de fato, é a LGPD:
O que é a LGPD?
A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais foi sancionada em 2018, através da Lei nº 13.709, que estabelece as normas para que as empresas protejam os dados pessoais dos seus consumidores.
Ela entrou em vigor em agosto de 2020 e define as regras para o processo de coleta, processamento, armazenamento e compartilhamento dos dados pessoais de usuários por empresas.
Com isso, dentre as suas diretrizes, está o fato de que os indivíduos devem autorizar o compartilhamento dos seus dados com as organizações, a partir de uma demonstração própria do titular, a qual deve ser feita de forma consciente e explícita.
Vale ressaltar que a lei estabelece que os dados protegidos devem ser todos aqueles considerados pessoais. Portanto, não se limita apenas ao RG e CPF, mas também engloba dados como: histórico de saúde, origem, religião, raça ou etnia, entre outros.
Como relacionar o compliance à LGPD?
Ao definir as ações de compliance, a empresa também deve incluir e seguir os parâmetros estabelecidos na LGPD. Isso porque, a companhia não deve proteger os dados apenas dos colaboradores, mas também de todos aqueles que ela tem acesso.
Logo, para isso, o ideal é que as organizações contratem um profissional para atuar em conjunto com a equipe de compliance. Nesse caso, ele será responsável por supervisionar todos os processos internos referentes ao tratamento e segurança de dados, tanto de funcionários como de fornecedores e clientes.
Como aplicar o compliance nas empresas?
Veja, agora, como aplicar o compliance em sua empresa a partir da criação de um programa eficiente!
1 – Identificação dos riscos
Antes de tudo, o primeiro passo para a criação de um bom programa de compliance é a identificação e avaliação dos riscos potenciais e existentes de corrupção e, assim, é possível prever todos os pontos de vulnerabilidade do seu negócio.
Essa é uma etapa que exige bastante atenção e esforço, pois é o momento de observar todos os processos e interações da companhia, a fim de mensurar a exposição ao risco.
Segundo o estudo “Maturidade do Compliance no Brasil: 4ª Edição”, feito pela KPMG, 82% dos profissionais avaliados disseram que os maiores desafios do compliance é identificar e avaliar os riscos, principalmente:
- os riscos da gestão de contratos e de terceiros;
- os riscos trabalhistas, previdenciários, tributários e de segurança do trabalho;
- os riscos concorrenciais, de conflito de interesses e informação privilegiada.
2 – Prevenção de irregularidades
Após a identificação, avaliação e monitoramento dos riscos, chegou a hora de gerar as práticas de prevenção. Portanto, nesta etapa, você e os especialistas do seu negócio devem criar procedimentos de prevenção e controle.
Dessa forma, a empresa fica isenta de se corromper, atuando sempre em conformidade com as normas, regras e leis.
3 – Criação de um ambiente ético
Concluída as etapas anteriores, o próximo passo é gerar um ambiente ético dentro da empresa a partir da estruturação e implantação de um programa anticorrupção. Isso inclui a determinação de responsabilidades, papéis e mandatos que deverão atuar sobre o compliance, além do desenvolvimento de um processo de integridade.
4 – Estruturação de processos e canais
Na quarta etapa, é preciso desenvolver processos de investigação interna, como o duo diligence, e canais de denúncias. Além de planos para a gestão de crises e resposta a ocorrências, sendo importante ter tudo bastante definido para ficar livre de improvisos.
5 – Treinamento da equipe
É importante lembrar que o compliance só dá certo se todos estiverem atuando com o mesmo objetivo e em conformidade com a legislação. Logo, o treinamento corporativo é fundamental para fazer com que todos os colaboradores tenham uma boa adesão ao programa e, também, ao grupo.
Isso quer dizer que eles devem estar cientes sobre o que fazer, como fazer e qual é a importância das suas ações. Portanto, depois de ter todos os processos estruturados, realize o treinamento e capacitação das equipes, não deixando de tirar dúvidas e explicar sobre as políticas internas e externas.
6 – Monitoramento
Por fim, o monitoramento é indispensável para certificar se os times estão atuando em conformidade com as normas empresariais e as práticas legais para a operação da companhia no mercado.
Além disso, monitorar também é importante para reavaliar processos e implantar ações corretivas o quanto antes.
Quais profissionais podem aplicar o compliance?
No geral, o compliance não exige que o profissional tenha uma formação técnica específica para poder aplicá-lo, embora muitas empresas busquem por pessoas especializadas.
Desse modo, o recomendado é buscar por profissionais que possuam formações complementares e práticas sobre o assunto.
Além disso, é indicado a participação de um advogado, haja vista o grande volume de leis e diretrizes envolvidas, o que exige um membro na equipe com amplo conhecimento jurídico para assegurar a correta interpretação e aplicação das regras previstas na legislação.
E aí, o que achou deste artigo? Nós do Genyo, esperamos que você tenha conseguido tirar todas as suas dúvidas e tenha entendido, de uma vez por todas, o que é compliance e os seus benefícios para as empresas.
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