Quando se fala em gestão de pessoas, conhecer os indicadores de RH é a base para ações mais efetivas, afinal medir está entre os requisitos para melhorar processos.
Se você é um profissional da área, já deve ter ouvido falar no termo “Headcount”, que em português significa “contagem de cabeça”.
Nos Recursos Humanos, essa palavra está relacionada à quantidade de colaboradores de uma equipe, de uma área ou até da empresa toda. E tem relação com o planejamento estratégico e orçamentário da corporação.
O headcount é um indicador que influencia diretamente nas metas e no crescimento da empresa dentro do mercado. Até porque é ele que permite que o RH compreenda qual é a melhor forma para aumentar a qualidade do trabalho realizado pelos colaboradores.
Mas para que isso seja possível, é necessário traçar estratégias tanto para fazer o cálculo quanto para melhorar a corporação a partir dele.
Afinal de contas, o que é headcount e porque ele é importante para a sua empresa? Bom, essas e outras perguntas serão respondidas a seguir neste artigo que o Genyo preparou para você. Então, acompanhe a leitura até o final para não perder nenhuma informação.
O que é headcount?
Como mencionado acima, headcount é um indicador de eficiência na administração de Recursos Humanos. A tradução da palavra para o português significa, literalmente, contagem de cabeças. Basicamente, headcount é a quantidade de pessoas que trabalham em uma organização.
Trata-se de um cálculo simples, porém, que deve ser analisado junto a outros dados para um estudo mais apurado antes de decidir alguma coisa.
Pode parecer uma informação simples e fácil de se obter, mas o segredo está no que se faz com esse tipo de informação em mãos e o que pode ser desenvolvido a partir disso em benefício da organização. Vale lembrar que ele deve estar de acordo com dois itens: Planejamento Estratégico e Orçamento Empresarial.
Outro ponto a ser destacado, é o fato de que a partir do controle de Headcount são previstos e provisionados os gastos com cada colaborador, o que, de uma forma bem direta, vai afetar o financeiro da empresa.
Como calcular headcount?
Após os avanços tecnológicos, o cálculo do headcount ficou relativamente ainda mais simples. Basta acessar a lista de funcionários ativos e verificar o total de colaboradores da organização.
O cálculo é uma operação simples onde será feita a soma do número de colaboradores. Em seguida, é possível pensar em segmentações, como o headcount de um departamento e a separação profissionais em regime parcial e integral.
Porém, a base é sempre a contagem pura e simples, e isso independe de características específicas.
Se, por exemplo, a empresa mantinha 200 funcionários, 20 foram admitidos e 12 foram demitidos, o headcount está em 208 pessoas (200 + 20 – 12). Além disso, é possível dividir as despesas totais com colaboradores por esse número, identificando o custo-médio da empresa por pessoa contratada.
O que levar em consideração na hora de fazer o cálculo do headcount?
Objetivos e desafios da empresa
Tendo em mente o que é Headcount, você já deve ter notado que esse indicador tem grande influência no cumprimento dos objetivos da empresa como um todo. Por isso, ao fazer o cálculo, o RH deve se guiar por duas perguntas principais:
- Onde a empresa quer estar nos próximos anos?
- Quais desafios podem impedir esse crescimento?
Com isso, é possível definir os riscos que podem ser tomados nesse processo de crescimento. Além disso, é claro, é possível saber quais estratégias podem ser adotadas e de quantos colaboradores a empresa precisa para chegar nesse objetivo.
Força de trabalho atual
Não é possível fazer um planejamento estratégico de uma empresa sem considerar a força de trabalho dela. Por isso, o RH deve conhecer a fundo a planta de colaboradores da corporação.
Nesse caso, não se trata apenas de definir a quantidade de profissionais, mas sim entender as funções e os lugares deles, na hierarquia da corporação.
Métricas-chave da força de trabalho
As métricas-chave, ou Key Performance Indicators (KPI), são essenciais para o cálculo do Headcount. Elas permitem que o RH avalie o andamento dos objetivos da empresa em relação ao trabalho de uma certa quantidade de colaboradores. Confira alguns exemplos:
- absenteísmo;
- índice de turnover;
- tempo médio de empresa;
- investimento em treinamento;
- lucratividade por colaborador;
- índice de retenção de talentos;
- gastos com folha de pagamento;
- índice de satisfação dos colaboradores;
- relação entre horas extras e trabalhadas.
Levantando esses dados, o RH pode entender quais são os pontos de atenção dentro da empresa e definir quais são as estratégias necessárias para evitar resultados negativos.
Já que estamos falando de atribuições do RH, te convido para conhecer o Genyo, o sistema de controle de ponto eletrônico que está entre os melhores do país.
Por que o Headcount é importante para a sua empresa?
Geralmente, o headcount é influenciado pelas mudanças na gestão de pessoas e isso reflete nos resultados financeiros. Por isso, assim como a rotatividade de pessoal e o absenteísmo, são um dos KPIs mais importantes para mensurar a eficiência do RH.
Quando a empresa tem um headcount acima ou abaixo do necessário, isso pode ser a causa dos problemas de gestão de pessoas que ela está enfrentando.
No caso de um headcount acima do necessário, temos um custo mais elevado de operação, já em situações de headcount abaixo do necessário, temos uma tendência a perder capacidade produtiva.
Práticas relacionadas ao aumento de produtividade podem ter seus resultados mensurados pelo headcount.
Se dois concorrentes realizam as mesmas entregas, mas um deles depende de menos pessoas no processo, naturalmente haverá uma vantagem competitiva para esse que tem a menor folha de pagamentos.
Percebe-se então, que o indicador é muito útil no dia a dia de uma empresa. É uma informação que, com a tecnologia, tornou-se fácil de se levantar e pode ser utilizada em questões como a avaliação da produtividade e nos custos da folha de pagamento.
Como o headcount é afetado pela legislação trabalhista?
Existem algumas especificações na legislação trabalhista para as empresas de acordo com o número total de funcionários. O principal caso são as regras para empresas com mais de 100 colaboradores, que precisam reservar de 2 a 5% das oportunidades de trabalho para pessoas com deficiência ou em processo de reabilitação do INSS.
O headcount também influencia a quantidade de estagiários que podem ser contratados pela empresa:
- no máximo 1 para quem tem até 5 funcionários;
- até 2 para quadros de 6 a 10;
- até 5 de 11 a 25 colaboradores;
- até 20% nas organizações com mais de 25.
Já a contratação de menor aprendiz, pode ser aplicada apenas em organizações com mais de 7 colaboradores. Porém, nesse caso, existem isenções da obrigatoriedade para microempresas, empresas de pequeno porte e entidades sem fins lucrativos.
Como usar o headcount?
Quando se trata de gestão de pessoas, tendo os devidos cuidados, o headcount não vai gerar problemas para a empresa. Para isso, é necessário seguir as práticas abaixo:
1. Invista em treinamentos
Investir em treinamentos é a melhor escolha caso a empresa avalie que está menos competitiva do que os concorrentes, os treinamentos são uma opção para melhorar a produtividade e conseguir diminuir a quantidade de pessoas nas operações.
2. Digitalize o quadro de funcionários
Em tempos onde a tecnologia está dominando o mercado, não fazer uso dela é escolher se manter atrasado e consequentemente fora do mercado.
Por isso, é importante digitalizar o quadro de funcionários para que, a cada contratação ou rescisão, a quantidade seja atualizada de forma automática.
Essa dinâmica evita imprecisões no cálculo, bem como o retrabalho de contar admissões e demissões manualmente.
3. Utilize sistemas com dashboards
Ao escolher uma plataforma para digitalizar os quadros de funcionários, priorize soluções que praticam o conceito de gestão à vista. Ter as informações em painéis digitais (dashboards) vai agilizar a tomada de decisão e permite que rapidamente o gestor identifique mudanças no número de colaboradores da empresa. Mais uma vez utilizando a tecnologia ao seu favor.
4. Compare cenários
Ao decidir pela redução ou aumento do headcount, procure sempre realizar projeções de cenários. Por exemplo, se a empresa aumentar o número de colaboradores em “x”, quanto é a produtividade esperada? Quais serão os custos? Que encargos precisam ser utilizados? Isso vai te dar uma previsibilidade do que pode acontecer.
5. Aposte em automação de processos
Igualmente, a automação de processos ajuda a minimizar os custos, justamente, pela redução do headcount. Ela pode começar no RH e estender-se por toda a organização, visando maior eficiência.
6. Observe o benchmarking
Lembre-se também de avaliar a quantidade de funcionários em relação aos quadros de empresas que possam servir de modelo. Isto é, o parâmetro para avaliar o headcount não deve se basear em estimativas pessoais do gestor, mas em dados concretos sobre as atividades similares. Só assim a organização saberá sua competitividade em relação às melhores práticas do mercado.
Nesse sentido, é preciso tomar alguns cuidados ao utilizá-lo. Não basta reduzir esse indicador a qualquer custo, é necessário entender as particularidades do negócio da empresa.
Em certas organizações, o crescimento está atrelado necessariamente ao aumento proporcional da quantidade de funcionários. Já outras tantas têm mais facilidade para escalar. Por isso, devemos usar a tecnologia para acompanhar a produtividade internamente e realizar comparações com o benchmarking.
Vantagens de fazer o monitoramento de headcount
As vantagens de fazer o monitoramento de Headcount são diversas, como por exemplo, a possibilidade de obter informações precisas e atualizadas sobre os colaboradores e com isso conseguir alinhar planejamento estratégico e gestão orçamentária da empresa.
Outros quesitos que são importantes de obter informações dos funcionários de maneira segmentada, são: funcionários ativos, sexo, média de idade, total de admissões por ano, cor ou raça, estado civil, natalidade, grau de instrução, cargo, função, entre outros.
Com o Headcount é possível analisar a eficiência das equipes, se a quantidade de profissionais é suficiente para atender as demandas da empresa, se é necessário criar novos cargos ou realizar novas contratações, se a mão de obra atual está capacitada para atender às expectativas dos clientes ou se precisam de treinamentos e qualificação, se alguma área está com baixo rendimento por falta de colaboradores, se há colaboradores para uma possível sucessão, entre vários outros.
Com todas essas informações em mãos, fica mais fácil verificar se o Headcount da empresa está satisfatório de acordo com o planejado e a partir disso reestruturar estratégias e planos de ação.
Por que optar por um sistema de controle de ponto eletrônico digital?
Se você é um gestor ou profissional de RH, com certeza deve passar por uma série de demandas no seu dia a dia que podem ser evitadas ou otimizadas ao optar por fazer uso de um controle de sistema de ponto eletrônico digital.
Você também já deve saber que toda empresa com mais de 20 funcionários tem obrigação de fazer o controle da jornada de trabalho dos seus funcionários e para isso, poder contar com uma solução prática que permite o acesso diretamente do smartphone ou tablet do trabalhador otimiza o processo e dá segurança.
Fazer uso de um sistema de controle de ponto eletrônico digital é a melhor escolha para quem quer gerir o seu negócio com segurança e qualidade, além de diminuir as muitas demandas que fazem parte do dia a dia de uma empresa. O Genyo está entre os melhores sistemas de controle de ponto do mercado.
Com ele é possível fazer o registro de ponto pelo computador, celular ou tablet, seu funcionamento é online e offline, ou seja com ou sem internet.
Além disso, através do aplicativo o funcionário consegue ser notificado na hora que deve fazer o registro do ponto, evitando esquecimento e gastos com horas extras que não eram necessárias.
São muitas as funcionalidades e vantagens que este sistema oferece. Inclusive, é possível fazer um teste grátis. Ou seja, você não paga nada para experimentar e ver se realmente funciona. Bom, o difícil é não se apaixonar pelo sistema que é inteligente até no nome.
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