Estilos de comunicação no trabalho: Qual é o seu?

Já se perguntou por que algumas equipes parecem funcionar em perfeita sintonia, enquanto outras se perdem em ruídos e mal entendidos? O segredo está na comunicação! 

• Mas não se trata apenas de falar e ouvir, e sim de dominar a arte de se comunicar de forma eficaz.

Afinal, cada indivíduo possui um estilo de comunicação único, e compreender essas nuances é a chave para desbloquear o verdadeiro potencial da sua equipe.

No artigo abaixo, vamos mergulhar fundo no universo da comunicação no trabalho, decodificando os diferentes estilos de comunicação, desvendando os segredos para uma comunicação mais eficiente e revelando dicas valiosas para construir um ambiente de trabalho mais colaborativo e produtivo.

Leia com atenção para se tornar um mestre da comunicação e conduzir sua equipe rumo a novas conquistas!

A importância da comunicação no trabalho

A comunicação eficaz, de maneira geral, é um aspecto fundamental para o sucesso de qualquer empresa.

Quando a comunicação dentro da equipe é clara e assertiva, isso leva a uma maior colaboração e produtividade.

Afinal, 93% dos colaboradores consideram as habilidades de comunicação mais importantes do que um diploma de graduação, segundo a pesquisa da Hart Research Associates.

Empresas nos EUA e Reino Unido, por exemplo, perderam em média US$ 62,4 milhões por ano devido à má comunicação, de acordo com o estudo “The Cost of Poor Communications“.

Por outro lado, negócios liderados por comunicadores eficazes tiveram retornos totais quase 50% maiores para os acionistas em relação àqueles com comunicadores menos eficazes em cargos estratégicos.

Uma boa comunicação tem impacto direto no faturamento dos negócios. Clientes que experimentam uma comunicação humanizada tendem a expressar feedback positivo com maior frequência.

Além disso, empresas que adotam essa abordagem desfrutam de uma reputação positiva, capaz de atrair novos clientes e fortalecer laços com a base atual.

Portanto, a comunicação eficaz promove a colaboração, auxilia na tomada de decisões, facilita a resolução de problemas, contribui para um clima organizacional motivador e melhora o atendimento ao cliente.

Conheça os 4 principais estilos de comunicação

De antemão, podemos dizer existem quatro principais estilos de comunicação no ambiente de trabalho. São eles:

• Comunicação passiva,
• Comunicação agressiva,
• Comunicação passivo-agressiva
• Comunicação assertiva.

Cada um desses estilos possui características únicas e impactos distintos na colaboração e na produtividade da equipe. No decorrer do artigo vamos detalhar cada um deles.

Indivíduos com estilo de comunicação passiva têm dificuldade em se expressar abertamente e tendem a evitar conflitos, podendo prejudicar sua participação nas discussões.

Por outro lado, os comunicadores agressivos se expressam de forma direta e dominam as conversas, o que pode limitar a contribuição dos colegas.

Já a comunicação passivo-agressiva combina a dissimulação do estilo passivo com a agressão indireta, prejudicando a compreensão clara das mensagens e gerando desconforto nas interações.

Por fim, o estilo assertivo é considerado o mais efetivo, pois permite uma comunicação direta e objetiva, além de aceitar feedbacks de forma construtiva.

Comunicação passiva: Como funciona?

O estilo de comunicação passivo é caracterizado por uma abordagem tímida e envergonhada.

As pessoas que priorizam a comunicação passiva, geralmente, não se manifestam com frequência, ficando satisfeitas em seguir o fluxo.

Os comunicadores passivos normalmente não são confrontadores e podem até parecer submissos.

Sua comunicação não verbal, como cruzar os braços e evitar contato visual, pode refletir essa postura.

Características da comunicação passiva no ambiente de trabalho

• Não se manifestar em reuniões ou discussões de equipe
• Concordar com opiniões dos outros mesmo sem ter certeza
• Evitar conflitos e confrontos com colegas
• Dificuldade em expressar opiniões e necessidades pessoais
• Aceitação de tarefas e responsabilidades além da capacidade

Esse padrão de comunicação pode levar a consequências negativas, como confusão emocional, depressão, ansiedade e dificuldade em amadurecer.

As pessoas com comunicação passiva acreditam que não conseguem defender seus direitos e frequentemente se sentem subjugadas por outros.

Características do estilo de comunicação agressivo

O estilo de comunicação agressivo se caracteriza por uma abordagem dominadora e confrontadora.

Pessoas com o perfil de comunicação agressiva são muito seguras do seu ponto de vista e tendem a ignorar as opiniões dos colegas de equipe.

Elas expressam suas próprias opiniões de forma incisiva e podem usar uma linguagem de confrontação durante as conversas.

Em termos não verbais, essas pessoas mantêm um contato visual intenso, demonstrando confiança e determinação.

A postura assertiva e até mesmo agressiva pode criar conflitos no ambiente de trabalho e dificultar que outros membros da equipe se sintam à vontade para expressar suas ideias e perspectivas.

Nesse sentido, a comunicação agressiva é caracterizada por:

• Interrupções frequentes durante as conversas
• Uso de tom de voz elevado e linguagem confrontadora
• Ênfase excessiva no próprio ponto de vista, ignorando as opiniões alheias
• Contato visual intenso, por vezes intimidador
• Postura corporal rígida e fechada

Os impactos da comunicação agressiva no trabalho podem incluir:

• Dificuldade de colaboração e trabalho em equipe
• Conflitos interpessoais e tensão no ambiente
• Diminuição da confiança e da produtividade
• Deterioração do clima organizacional
• Desmotivação e insatisfação dos colaboradores

Os profissionais com tendências à comunicação agressiva devem desenvolver habilidades de comunicação assertiva, que permitem alcançar seus objetivos sem prejudicar os outros.

Essa abordagem mais equilibrada e respeitosa contribui para criar um ambiente de trabalho mais saudável e colaborativo.

O que é a comunicação passivo-agressiva?

No ambiente profissional, algumas pessoas adotam um estilo de comunicação passivo-agressivo, o que pode gerar problemas de relacionamento e impactar negativamente a produtividade da equipe.

Esse estilo é caracterizado pela dificuldade em expressar abertamente o que se sente, levando a comunicações verbais e não verbais contraditórias.

É nesse estilo de comunicação que costumam acontecer as famosas “indiretas”, que estão entre os principais motivos de conflitos no trabalho.

Identificando a comunicação passivo-agressiva

Alguns comportamentos típicos da comunicação passivo-agressiva no trabalho incluem:

• Usar sarcasmo e indiretas para lidar com situações difíceis
• Demonstrar desinteresse na resolução de conflitos
• Concordar aparentemente com as propostas, mas não cumprir os compromissos
• Postergar tarefas ou evitar responsabilidades
• Falar mal dos outros pelas costas
• Nunca dizer exatamente o que está pensando
• Utilizar a ironia como arma de ataque

Todos esses comportamentos podem prejudicar a colaboração, a confiança e o clima organizacional, sendo crucial identificá-los e abordá-los de maneira assertiva.

Lidando com a comunicação passivo-agressiva

Para lidar efetivamente com a comunicação passivo-agressiva no trabalho, é importante:

• Ter uma conversa franca e direta sobre o comportamento observado
• Solicitar que a pessoa se expresse de forma clara e objetiva
• Estabelecer limites claros e acordar formas construtivas de resolução de conflitos
• Incentivar a adoção de uma comunicação assertiva, que equilibra firmeza e empatia
• Oferecer treinamentos em habilidades de comunicação e inteligência emocional

Ao lidar de forma assertiva com a comunicação passivo-agressiva, fica mais fácil promover um ambiente de trabalho mais colaborativo, produtivo e saudável para toda a equipe.

Entendendo a comunicação assertiva

Finalmente, temos a comunicação assertiva, que é um estilo de interação equilibrado e respeitoso.

Por isso, entre todos os estilos de comunicação, este é o mais adequado para o ambiente de trabalho e para uma postura profissional em geral.

Afinal de contas, pessoas que adotam esse estilo consideram o ponto de vista dos outros, reconhecendo suas opiniões sem interrompê-los.

Elas se comunicam de forma confiante e clara, expressando seus pensamentos e sentimentos sem medo.

Benefícios da comunicação assertiva para as empresas

A comunicação assertiva traz diversos benefícios para as organizações, como:

• Maior produtividade: Estudos mostram que empresas que implementam estratégias de comunicação assertiva experimentam um aumento de 20% na produtividade dos funcionários.
• Retenção de talentos: Pesquisas revelam que 75% dos funcionários acreditam que a prática da comunicação assertiva melhora o ambiente de trabalho, o que ajuda a reter os melhores talentos.
• Aumento nos lucros: Dados indicam que empresas que fomentam uma cultura de comunicação assertiva relatam um aumento de 25% nos níveis de satisfação dos clientes.

Além disso, a comunicação assertiva facilita o estabelecimento de relações saudáveis, permite a diferenciação de situações favoráveis e desfavoráveis, e proporciona feedbacks claros e objetivos.

Esse estilo de comunicação é essencial para uma liderança eficaz e para o sucesso geral da organização.

Quais são as principais características da comunicação assertiva?

A comunicação assertiva, como você já deve ter percebido, é uma habilidade valiosa que permite expressar pensamentos e sentimentos de forma clara, direta e respeitosa, ao mesmo tempo em que considera os direitos e sentimentos dos outros.

Ela se manifesta tanto na linguagem verbal quanto na não verbal, e suas principais características incluem:

Características verbais da comunicação assertiva:

• Clareza e objetividade: A mensagem é transmitida de forma concisa e fácil de entender, evitando ambiguidades e jargões desnecessários.
• Linguagem direta: O comunicador expressa suas necessidades e opiniões de forma franca e aberta, sem rodeios ou subterfúgios.
• Uso de “Eu” em vez de “Você”: A responsabilidade pelos próprios sentimentos e pensamentos é assumida, evitando acusações ou julgamentos. Exemplo: “Eu me senti desconfortável com a sua atitude” em vez de “Você me deixou desconfortável”.
• Expressão de sentimentos de forma adequada: As emoções são comunicadas de forma respeitosa e apropriada ao contexto, sem exageros ou agressividade.
• Escuta ativa: Demonstração de atenção e interesse genuíno pelo que o outro está comunicando, buscando compreender sua perspectiva.
• Feedback construtivo: Oferecimento de feedback de forma clara, específica e orientada para a melhoria, sem ataques pessoais.

Características não verbais da comunicação assertiva

• Contato visual: Manutenção de contato visual natural e direto, demonstrando interesse e confiança.
• Postura aberta e relaxada: O corpo demonstra receptividade e abertura para a comunicação, evitando cruzar os braços ou se fechar.
• Tom de voz firme e calmo: A voz transmite segurança e convicção, sem ser agressiva ou hesitante.
• Expressões faciais congruentes com a mensagem: As expressões faciais refletem a mensagem verbal, transmitindo sinceridade e coerência.
• Gestos moderados e coerentes: Os gestos complementam a comunicação verbal, sem serem exagerados ou distrativos.
• Respeito pelo espaço pessoal: Manutenção de uma distância adequada do interlocutor, demonstrando respeito por seus limites.

A comunicação assertiva é uma habilidade que pode ser desenvolvida e aprimorada com a prática.

Ao dominar essas características, é possível construir relacionamentos mais saudáveis, expressar suas necessidades de forma eficaz e alcançar seus objetivos de forma mais satisfatória.

Por que a comunicação assertiva é o estilo ideal

Entre os quatro estilos de comunicação predominantes no ambiente de trabalho – passivo, agressivo, passivo-agressivo e assertivo -, a comunicação assertiva é considerada a mais eficaz e saudável.

Isso porque esse estilo de comunicação se baseia no respeito mútuo, permitindo que as pessoas expressem suas opiniões de maneira clara e honesta, sem confrontos ou submissão.

Ao adotar a comunicação assertiva, as empresas criam um ambiente de colaboração e conexão entre os membros da equipe, o que leva a melhores resultados.

Estudos mostram que funcionários que se comunicam de forma assertiva tendem a ter autoestima elevada, habilidades de comunicação aprimoradas, metas claras e respeito mútuo no trabalho.

Ao contrário, comunicadores agressivos ou passivo-agressivos no ambiente de trabalho podem criar um clima menos amistoso e afetar os relacionamentos, gerando inseguranças e desconfiança.

• O motivo é bastante simples: esses estilos de comunicação não priorizam o equilíbrio entre as necessidades individuais e coletivas.

A comunicação assertiva é o melhor caminho para desenvolver relações interpessoais saudáveis, prevenir conflitos e melhorar a colaboração interna.

Para líderes, essa habilidade é crucial para realizar treinamentos eficazes, aumentar o poder de convencimento e conquistar a confiança dos colaboradores.

Entendendo o estilo de comunicação de cada colaborador

Apenas identificar o estilo de comunicação de um membro da equipe não é suficiente. É importante também entender o que está por trás desse estilo de comunicação, como estresse ou problemas no trabalho.

Ao analisar detalhadamente o estilo de comunicação de cada colega, dá para identificar os obstáculos que estão impedindo que eles se comuniquem de maneira assertiva e encontrar soluções para isso.

Isso ajuda a criar um ambiente em que todos os membros da equipe se sintam à vontade para se expressar.

Uma pesquisa do WFH Research Group revelou que 86% dos funcionários apontam a falta de colaboração e comunicação como a principal causa de falhas no ambiente de trabalho.

Nesse cenário, melhorar a comunicação interna pode aumentar a produtividade organizacional em até 25%.

Portanto, uma boa estratégia é compreender os estilos de comunicação individuais para fortalecer a comunicação da equipe e obter melhores resultados.

Um estudo global sobre estilos de comunicação no trabalho indicou que 75,3% dos profissionais utilizam um estilo assertivo, seguido por 10,5% passivo, 9,6% passivo-agressivo e 4,6% agressivo.

Como citamos anteriormente, a comunicação assertiva é considerada o estilo mais eficaz e equilibrado, favorecendo um ambiente de trabalho positivo.

Compreendendo os fatores que influenciam o comportamento comunicativo de cada indivíduo, os líderes podem encontrar soluções personalizadas para melhorar a comunicação da equipe e criar um ambiente de trabalho mais colaborativo.

Melhorando a comunicação no ambiente de trabalho

Aprimorar a comunicação no ambiente de trabalho é um esforço que deve envolver toda a empresa, desde os colaboradores até a alta liderança.

Uma comunicação eficaz e transparente faz grande diferença para o bom funcionamento de qualquer organização, contribuindo para a produtividade, o engajamento dos funcionários e a criação de um ambiente de trabalho mais positivo e colaborativo.

Com isso em mente, confira abaixo dicas para melhorar a comunicação no trabalho:

Promova a clareza e a objetividade:

• Incentive a comunicação clara e concisa, evitando jargões e termos técnicos que possam dificultar o entendimento.
• Utilize linguagem simples e direta, certificando-se de que a mensagem seja compreendida por todos.

Incentive a escuta ativa:

• Estimule a prática da escuta ativa entre os colaboradores, promovendo a atenção genuína ao que o outro está comunicando, sem interrupções ou julgamentos.
• Demonstre interesse em compreender a perspectiva do outro e faça perguntas para esclarecer dúvidas.

Utilize diferentes canais de comunicação:

• Explore diferentes canais de comunicação para atender às necessidades de cada situação, como e-mail, mensagens instantâneas, videoconferências e reuniões presenciais.
• Escolha o canal mais adequado para cada tipo de mensagem, considerando o nível de formalidade, a urgência e o público-alvo.

Ofereça feedback regularmente:

• Implemente uma cultura de feedback constante, incentivando os colaboradores a oferecerem e receberem feedback de forma construtiva.
• O feedback deve ser específico, objetivo e orientado para a melhoria, focando em comportamentos e ações, e não em características pessoais.

Invista em treinamento de comunicação:

• Promova workshops e treinamentos sobre comunicação assertiva, técnicas de apresentação, escrita profissional e outras habilidades relevantes para o ambiente de trabalho.
• O desenvolvimento dessas habilidades pode contribuir significativamente para a melhoria da comunicação interna e externa.

Crie um ambiente de confiança e respeito:

• Estimule um ambiente de trabalho onde os colaboradores se sintam confortáveis para expressar suas opiniões e ideias, sem medo de represálias.
• Promova o respeito mútuo e a valorização da diversidade de pensamento.

Facilite a comunicação entre diferentes departamentos:

• Implemente estratégias para facilitar a comunicação entre diferentes áreas da empresa, promovendo a colaboração e o alinhamento entre as equipes.
• Isso pode ser feito por meio de reuniões interdepartamentais, plataformas de comunicação interna e outras iniciativas.

Promova a transparência e a comunicação aberta:

• Mantenha os colaboradores informados sobre as decisões da empresa, os projetos em andamento e os resultados alcançados.
• A transparência na comunicação contribui para o engajamento e a confiança dos funcionários.

Utilize ferramentas de comunicação interna:

• Explore o uso de ferramentas de comunicação interna, como intranets, plataformas de mensagens instantâneas corporativas e outras soluções.
• Essas ferramentas facilitam a comunicação e o compartilhamento de informações entre os colaboradores.

Adapte a comunicação à cultura da empresa:

• Considere a cultura da empresa ao implementar as estratégias de comunicação, adaptando as mensagens e os canais de comunicação aos valores e à linguagem da organização.

Lembre-se de que a comunicação é um processo contínuo e que a busca pela melhoria constante deve ser uma prioridade para todas as empresas que desejam alcançar seus objetivos e se destacar no mercado.