É inegável que ter um controle de frequência funcionários é a melhor forma de controlar a assiduidade dos seus colaboradores. Ele é um procedimento administrativo que permite às empresas verificarem o cumprimento do tempo de trabalho diário dos servidores para calcular a sua remuneração mensal.
Existem diversas formas para fazer o controle de frequência dos funcionários e elas são fundamentais para o bom funcionamento de qualquer instituição. Isso porque, ao fazer uso de um controle de ponto, o seu funcionário pode fazer o registro da sua presença, garantindo assim que o setor de Recursos Humanos tenha dados suficientes para montar o índice de frequência de cada funcionário.
Inclusive, ter um bom controle de ponto é o primeiro passo para ter um controle de frequência que gere resultados. Sem falar que ao optar por fazer uso de um sistema como este, a sua empresa está facilitando o cumprimento das obrigações legais e ainda consegue fazer o controle da jornada de trabalho de seus colaboradores e fechar a folha de pagamento.
O controle de frequência funcionários é uma importante ferramenta para qualquer empresa, principalmente quando utilizada de forma estratégica e inteligente, ela pode contribuir para a gestão da organização, proporcionando mais transparência e eficiência.
Para saber mais sobre o tema, acompanhe a leitura do texto que o Genyo preparou para você até o final e não perca nenhuma informação.
Importância do controle de frequência funcionários para a empresa
O primeiro ponto e talvez o mais importante, é que de acordo com a CLT, toda empresa que tiver mais de 20 funcionários é obrigada a controlar e a registrar as horas trabalhadas de cada colaborador. Ou seja, fazer o controle de frequência de toda a sua equipe.
Essa é a melhor forma de garantir que o funcionário está cumprindo com o que foi estabelecido em seu contrato de trabalho, além de ser uma segurança para o gestor.
Outro ponto importante de se fazer o controle de frequência funcionários é que ele também é uma boa forma de verificar se o seu colaborador está sendo produtivo e tendo um bom desempenho das suas funções.
Esta, inclusive, pode ser uma boa forma de reunir informações valiosas que podem embasar decisões importantes que impactarão no funcionamento e no desenvolvimento da empresa. Além de ser uma garantia de estar respaldado em possíveis ações judiciais.
Até porque é muito comum que funcionários que encerram seus contratos com a empresa de maneira conflituosa acabam procurando a justiça trabalhista para reaver seus direitos.
Principalmente relacionados às horas extras, este ano foram registrados mais de 13.070 processos trabalhistas, de acordo com o Tribunal Superior do Trabalho (TST). Esses processos poderiam facilmente ser evitados com um controle de frequência eficiente.
Ele é uma garantia de que tudo ficará registrado, ou seja, erros com horas extras passam a deixar de existir.
Apesar de ainda alguns funcionários não serem muito adeptos a ideia bater ponto, quando eles percebem que essa é uma ação que a empresa adota para cuidar deles e garantir os seus direitos, acabam mudando de opinião.
Como fazer o controle de frequência funcionários
Sabemos que fazer o controle de frequência funcionários é uma tarefa trabalhosa, principalmente se a sua empresa ainda não faz uso de um sistema de controle de ponto tecnológico.
Os métodos de gestão de frequência se tornaram cada vez mais eficientes, prontos para ajudar o RH da sua empresa e assim, otimizar a gestão dos colaboradores.
Mas, a seguir vamos te mostrar os 3 tipos de controle de ponto para que você possa escolher a que mais se adequa à sua empresa. Confira!
Controle Manual
Este é o tipo de registro mais antigo, nele, como o próprio nome sugere, o ponto é registrado manualmente pelo funcionário, bem como a soma das horas trabalhadas. Apesar de hoje já estar em desuso, empresas com poucos funcionários ainda optam por fazer este tipo de controle.
Normalmente, neste caso, ele é feito através de um livro de ponto ou por planilhas do excel. O preenchimento deve ser feito da seguinte forma, todas as colunas preenchidas com a assinatura do funcionário, data, horário de entrada e saída e seus intervalos.
Vantagens
- Barato e fácil de preencher.
Desvantagens
- Pode haver rasura de informações;
- Só pode ser feito um registro por vez;
- Risco de perda ou mau uso do livro de ponto;
- Erros na hora da contagem das horas trabalhadas;
Controle mecânico
Com o intuito de melhorar o registro de ponto manual, criou-se o registro mecânico, onde ele usa um aparelho para que o trabalhador não consiga fazer alterações em qualquer item do seu ponto. Com isso, há mais segurança para o empregador.
O chamado relógio de ponto, é um aparelho de formato mecânico que junto com um cartão de ponto, de papel ou plástico, faz a marcação automática do horário de entrada, saída e intervalos. Esta marcação não pode ser alterada e ao final do processo a empresa faz os cálculos das horas trabalhadas.
Vantagens
- Rapidez na marcação do ponto;
- Não permite que os horários sejam rasurados.
Desvantagens
- Risco de perder o cartão de ponto;
- Possibilidade de erros no cálculo da folha de ponto;
- Gastos com relógio de ponto (manutenção, troca, seguro) e novos cartões;
- Mais trabalho para a empresa que tem que fazer o cálculo das horas e cobrar que todos os funcionários devolvam e não percam o cartão.
Controle eletrônico ou online
Esta modalidade surge juntamente com os avanços tecnológicos e com o intuito de não ter nenhuma das desvantagens dos tipos anteriores. Além disso, ela vem para facilitar o trabalho dos empregadores na hora de fazer o cálculo da folha de ponto e também facilita a vida do funcionário na hora de registrar ponto, já que é mais rápido e seguro.
Existem diversas ferramentas que se enquadram como ponto eletrônico. Entre as mais conhecidas temos: crachá, biometria, leitura facial e sistema/aplicativo digital.
Crachá
Além de servir como meio de identificação dos trabalhadores, ele também é usado para fazer o registro de ponto. Para isso, eles precisam ter um código de barras ou um chip em seu interior.
Vantagens
- Praticidade;
- Mais difícil de perder;
- Tem duas funções em um (identificação e ponto).
Desvantagens
- Perdas, defeitos e danos ao cartão;
- Custo com a confecção de crachás e com equipamento para registro;
- Possibilidade de que o funcionário dê o seu crachá para que outro faça o registro de ponto.
Biometria
Neste caso, é necessário que o funcionário faça o cadastro da sua biometria na base de dados da empresa e com a sua digital ele consegue fazer o registro do ponto. Por se tratar de pessoal e intransferível, somente o próprio funcionário pode fazer seu registro.
Vantagens
- Prático;
- Evita fraudes.
Desvantagens
- Custo com aparelhos biométricos;
- Possíveis erros de leitura da biometria;
- Não pode ser usado em caso de home office.
Leitor facial
Novo o mercado e ainda mais tecnológico, a leitura facial é feita através de um sistema integrado com uma câmera, que permite a identificação do trabalhador e registra o ponto.
Vantagens
- Prático;
- Pode ser feito por funcionários em home office;
- Método intransferível e seguro.
Desvantagens
- Erros na leitura facial;
- Custo alto para implementar.
Sistema/Aplicativo digital
Por último, o que tem de mais avançado no país entre os tipos de controle de ponto. Neste caso, é usado um sistema virtual onde o trabalhador pode fazer o seu registro. Inclusive, o Genyo é um dos sistemas do ramo que mais cresce no Brasil. Clique aqui e conheça suas funcionalidades!
Com ele, o funcionário vai fazer a marcação do seu horário de entrada, saída e intervalos em qualquer smartphone, tablet ou computador, para isso é necessário que a empresa autorize. Como se trata de um sistema digital, as informações podem ser acessadas com mais agilidade.
Vantagens
- Mais moderno;
- Relatórios de ponto;
- Melhor custo benefício;
- Sistema de métricas gerenciais;
- Lembretes de registro de ponto;
- Permite a criação de diferentes jornadas de trabalho;
- Não permite que o funcionário faça a alteração de dados;
- Totalmente automatizado com emissão de registro de ponto;
- Calcula automaticamente as horas trabalhadas, extras e noturnas;
- O registro de ponto pode ser feito em qualquer lugar (viagens, funcionários externos, home office, etc.).
Vale ressaltar que independente da modalidade que você optar, é fundamental manter os registros mesmo após o fim do contrato de trabalho, para estar preparado em caso de ações trabalhistas.
Benefícios do controle de frequência funcionários
Reduz burocracias e dá mais confiança
Sabemos que são muitas as demandas de gestores e profissionais de RH, e é exatamente por isso que optar por fazer uso de um sistema de controle de frequência funcionários pode ser útil para reduzir burocracias. Além disso, com um sistema de controle de ponto eletrônico digital, você não vai precisar ter uma equipe específica para fazer o controle das horas trabalhadas dos seus funcionários, garantindo assim um aumento de produtividade.
Além disso, sistemas de ponto eletrônico também são mais confiáveis que planilhas. Isso porque, eles possuem menos chances de falha e manipulação, afinal fazem os registros de forma automática.
Controlar a frequência funcionário em home office
Outra vantagem de contar com um sistema de controle de ponto eletrônico digital é a possibilidade de monitorar as horas dos colaboradores que se encontram fora da empresa, como é o caso de quem está em home office ou de equipes externas.
Por meio de um aplicativo, os funcionários podem registrar sua jornada de trabalho a partir de qualquer lugar.
Vale lembrar que a reforma trabalhista determina que o regime de home office tenha a mesma carga horária do regime tradicional que é de 44 horas semanais e 220 horas por mês e que o controle de horas pode ser estabelecido em acordos individuais ou coletivos.
Controlar a jornada de trabalho dos seus funcionários
A jornada de trabalho conta com muitas especificidades que devem ser atendidas pelas empresas para evitar processos trabalhistas. Intervalo intrajornada, descanso semanal remunerado, horas extras e jornada de trabalho flexível são apenas algumas delas.
Conseguir fazer uma gestão eficiente da jornada de trabalho é uma das principais vantagens de contar com um sistema para fazer o controle de frequência funcionários. Assim, a empresa consegue ter garantias de que as normas estão sendo cumpridas, além de estar prevenida caso precise utilizar os registros para comprovar isso perante a justiça.
Qual o melhor sistema de controle de ponto?
Se você leu o texto até aqui, com certeza conseguiu perceber que o controle de frequência funcionários é fundamental para um bom funcionamento da empresa, otimiza as demandas dos profissionais de RH e proporciona maior segurança.
As modalidades de controle de ponto foram avançando de acordo com os avanços tecnológicos, por isso, hoje você encontra sistemas de soluções digitais como o Genyo, que foi idealizado para facilitar a vida de gestores e profissionais de RH.
Como falamos anteriormente, toda empresa com mais de 20 funcionários tem obrigação de fazer o controle da jornada de trabalho dos seus funcionários e para isso, poder contar com uma solução prática que permite o acesso diretamente do smartphone ou tablet do trabalhador otimiza o processo e dá segurança para os gestores e profissionais do RH.
Fazer uso de um sistema de controle de ponto eletrônico digital é a melhor escolha para quem quer gerir o seu negócio com segurança e qualidade, além de diminuir as muitas demandas que fazem parte do dia a dia de uma empresa. O Genyo está entre os melhores sistemas de controle de ponto do mercado.
Com ele é possível fazer o registro de ponto pelo computador, celular ou tablet, seu funcionamento é online e offline, ou seja com ou sem internet. Além disso, através do aplicativo o funcionário consegue ser notificado na hora que deve fazer o registro do ponto, evitando esquecimento e gastos com horas extras que não eram necessárias.
São muitas as funcionalidades e vantagens que este sistema oferece. Inclusive, é possível fazer um teste grátis. Ou seja, você não paga nada para experimentar e ver se realmente funciona. Bom, o difícil é não se apaixonar pelo sistema que é inteligente até no nome.
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