Revolucione a gestão de processos da sua empresa com o BPM

Alcançar excelência operacional e maximizar a eficiência são desafios constantes para qualquer empresa moderna.

Nesse cenário, o conceito de Business Process Management (BPM), ou Gestão de Processos de Negócios, emerge como uma solução poderosa para essas demandas.

BPM não é apenas uma ferramenta; é uma abordagem estratégica que transforma processos complexos em fluxos de trabalho otimizados e bem organizados, proporcionando uma vantagem competitiva significativa.

No artigo abaixo, vamos mostrar tudo sobre BPM e como ele pode melhorar os processos empresariais. Desde os conceitos fundamentais até as melhores práticas, você descobrirá como implementar BPM pode reduzir custos, aumentar a produtividade e melhorar a qualidade dos serviços oferecidos.

Prepare-se para uma jornada que vai transformar a maneira como você vê e gerencia os processos dentro da sua organização!

O que é BPM? Por que é importante?

O BPM, ou Business Process Management, é uma metodologia de gestão de processos que visa aumentar a eficiência, a eficácia e a agilidade das operações empresariais.

Ele engloba o mapeamento, análise, otimização, automação e controle dos processos organizacionais.

Com o BPM, é possível obter uma visão holística dos processos, identificar gargalos, eliminar atividades desnecessárias e otimizar o fluxo de trabalho.

A importância do BPM na gestão empresarial é inquestionável. Ao implementar essa metodologia, as empresas podem melhorar a qualidade dos produtos e serviços oferecidos, reduzir custos operacionais, aumentar a satisfação dos clientes e adaptar-se rapidamente às mudanças do mercado.

O BPM proporciona uma abordagem estruturada para a gestão dos processos, garantindo que todas as etapas sejam executadas de forma eficiente e orientada para os objetivos da organização.

Com o BPM, é possível identificar os pontos fracos nos processos, eliminando atividades desnecessárias e simplificando as etapas, o que resulta em maior eficiência e agilidade nas operações, permitindo que a empresa seja mais competitiva no mercado.

Além disso, o BPM promove uma cultura de melhoria contínua, buscando sempre aprimorar os processos e adotar melhores práticas de gestão.

Quando surgiu o BPM? Como ele evoluiu com o tempo?

O surgimento do BPM, ou Business Process Management, remonta ao início do século XX, quando o engenheiro mecânico Frederick Taylor desenvolveu a administração científica e destacou a importância de organizar os processos para obter melhores resultados nas empresas.

Com base nesses princípios, surgiram outras metodologias, como o Kanban e o Kaizen, que ganharam popularidade na segunda metade do século XX, focando na gestão do trabalho.

No entanto, foi com a chegada da tecnologia, a partir da década de 1980, que o BPM começou a ser utilizado de forma mais abrangente.

Por meio do avanço tecnológico, tornou-se possível controlar e gerenciar de forma mais eficiente os fluxos processuais das empresas, trazendo benefícios como a redução de custos e a melhoria da qualidade dos produtos e serviços.

Atualmente, o BPM está intrinsecamente ligado à tecnologia e ao controle dos fluxos processuais, permitindo às empresas alcançar maior eficiência, agilidade e competitividade no mercado.

Processos de negócio: Como eles ocorrem na empresa?

Os processos de negócio são fundamentais para o bom funcionamento de uma empresa, pois são responsáveis por todas as atividades realizadas que têm como objetivo entregar valor aos clientes e obter resultados para a organização.

Esses processos podem ser divididos em três categorias principais: processos essenciais, processos de suporte e processos de gestão, como destacamos na tabela abaixo:

Para deixar tudo ainda mais prático, vamos detalhar abaixo os três tipos de processos e mostrar como eles ocorrem, na prática, dentro das empresas:

Processos Essenciais

• Os processos essenciais são aqueles diretamente relacionados à entrega de valor para o cliente.
• Eles envolvem atividades como a criação de produtos, desenvolvimento de serviços, marketing, vendas e atendimento ao cliente.
• Esses processos estão diretamente ligados à satisfação do cliente e à geração de receita para a empresa.
• A execução desses processos pode ser feita tanto por seres humanos quanto por máquinas, dependendo da natureza das atividades envolvidas.

Processos de Suporte

• Os processos de suporte são responsáveis por atividades importantes para o funcionamento da empresa, mas que não estão diretamente relacionadas à decisão do cliente.
• Exemplos desses processos incluem atividades como a contratação e pagamento de funcionários, gestão de estoque e financeiro, manutenção de infraestrutura, entre outros.
• A execução desses processos é frequentemente realizada por seres humanos, pois envolvem decisões que demandam conhecimento e experiência específicos.

Processos de Gestão

• Os processos de gestão são responsáveis pela coordenação e monitoramento dos outros processos na empresa.
• Eles têm como objetivo garantir a eficiência, a qualidade e o futuro da organização.
• Os processos de gestão incluem atividades como o monitoramento de indicadores de desempenho, definição de metas e estratégias, gestão de projetos, entre outros.
• A execução desses processos pode contar com a participação de seres humanos e também pode ser apoiada por sistemas e tecnologias de gestão empresarial.

Todos esses processos ocorrem de forma integrada e simultânea, formando uma estrutura funcional na empresa. Eles dependem uns dos outros para garantir o bom funcionamento e o alcance dos objetivos organizacionais.

Quais são as etapas do Business Process Management?

O BPM, ou Business Process Management, como citamos anteriormente, é uma disciplina de gestão que visa desenhar, modelar, executar, medir, controlar e otimizar os processos organizacionais.

A definição oficial de BPM, conforme a Association Of Business Process Management Professionals International (ABPMP), determina que o BPM integra as estratégias e os objetivos de uma organização com as expectativas e necessidades do cliente através do foco nos processos de ponta a ponta.

O BPM, nesse sentido, engloba estratégias, objetivos, cultura, estruturas organizacionais, funções, políticas, métodos e tecnologia para analisar, projetar, implementar, gerenciar o desempenho, transformar e estabelecer a governança do processo.

Para entender melhor o BPM, é fundamental compreender cada aspecto abordado em sua definição oficial. Abaixo, detalhamos as principais etapas desse processo:

Desenhar e modelar os processos organizacionais

• No BPM, a etapa de desenho e modelagem dos processos é de extrema importância.
• Isso envolve identificar e documentar os processos existentes na organização, incluindo as atividades, os responsáveis, os fluxos de trabalho, as entradas e as saídas.
• Ao desenhar e modelar os processos, é possível ter uma visão clara e estruturada das operações da empresa, identificando pontos de melhoria e possíveis gargalos.

Executar e controlar os processos organizacionais

• Após o desenho e modelagem dos processos, é hora de executá-los e controlá-los.
• Estamos falando sobre a implementação das atividades definidas, garantindo que sejam executadas da maneira correta e dentro dos padrões estabelecidos.
• Além disso, é necessário acompanhar e controlar o desempenho dos processos, monitorando indicadores-chave de desempenho (KPIs) para garantir que os objetivos sejam alcançados.

Medir e otimizar os processos organizacionais

• Outro aspecto fundamental do BPM é a medição e otimização dos processos.
• Essa etapa envolve a definição de métricas de desempenho, que permitirão avaliar se os processos estão alcançando os resultados desejados.
• Com base nessas métricas, é possível identificar oportunidades de melhoria e realizar ajustes nas atividades, fluxos e recursos envolvidos.
• A otimização dos processos é um processo contínuo, que visa sempre maximizar a eficiência e a eficácia das operações.

O BPM é uma disciplina abrangente e complexa, que exige conhecimento e habilidades específicas para sua aplicação efetiva.

No entanto, quando implementado corretamente, o BPM pode trazer benefícios significativos para as empresas, resultando em processos mais eficientes, redução de custos, melhoria na qualidade dos produtos e serviços, e maior satisfação dos clientes.

Diferença entre BPM, BPA, BPMS e BPMN

Para compreender o cenário empresarial atual, torna-se imprescindível entender a diferença entre BPM (Business Process Management), BPA (Business Process Automation), BPMS (Business Process Management System) e BPMN (Business Process Model and Notation).

O BPM é uma disciplina gerencial que abrange todas as etapas do processo organizacional, desde sua análise e modelagem até sua execução, controle e otimização. Ele é responsável por garantir a eficiência e agilidade dos processos empresariais.

Por sua vez, o BPA refere-se à automação dos processos de negócio por meio do uso de tecnologias e sistemas. Seu objetivo é eliminar tarefas manuais e repetitivas, aumentando a produtividade e reduzindo erros.

O BPMS é o software utilizado para gerenciar e automatizar os processos de negócio de uma organização. Ele fornece ferramentas e recursos necessários para o desenho, modelagem, execução, controle e otimização dos processos empresariais.

Por fim, o BPMN é uma notação gráfica utilizada para modelar e representar visualmente os processos de negócio.

Através dele, fica mais fácil garantir a compreensão e comunicação eficaz dos processos por meio de elementos visuais padronizados, como fluxogramas e diagramas de negócio.

Cada um desses conceitos desempenha um papel específico na melhoria dos processos empresariais, contribuindo para a eficiência, agilidade e sucesso das operações.

Passo a passo para implementar o BPM na empresa

Implementar o Business Process Management (BPM) em uma empresa requer um processo estruturado e continuamente analisado.

Para facilitar esse caminho, mostramos abaixo o passo a passo para implementar o BPM na empresa da maneira mais prática possível:

• Mapeie e documente os processos existentes na organização: Identifique e registre todos os processos realizados na empresa, documentando suas etapas, fluxos e interações.
• Analise os processos: Avalie cada processo mapeado, identificando pontos de melhoria, gargalos e áreas de maior impacto para a implementação do BPM.
• Desenhe os processos otimizados: Utilize as informações coletadas na análise para redesenhar os processos, buscando otimizações e melhorias que possam ser implementadas.
• Implemente os processos: Com os processos desenhados e otimizados, é hora de implementá-los na empresa. Certifique-se de envolver as equipes responsáveis e fornecer treinamento adequado.
• Monitore os processos: Uma vez implementados, monitore os processos regularmente para identificar possíveis desvios e oportunidades de ajustes e melhorias.
• Refine os processos continuamente: O processo de implementação do BPM não deve ser considerado como algo finalizado. Busque continuamente refinamentos e otimizações dos processos, com base nos resultados obtidos.

Seguindo esse passo a passo, as empresas poderão implementar o BPM de forma eficiente e estruturada, obtendo benefícios como maior eficiência operacional, redução de custos, melhoria na qualidade dos produtos e serviços, além de uma cultura organizacional de aprimoramento contínuo.

Benefícios do BPM na gestão empresarial

A implementação do BPM na gestão empresarial traz uma série de benefícios que impactam diretamente no desempenho e sucesso da empresa.

Ao adotar o BPM, as organizações podem desfrutar de uma maior eficiência operacional, resultando em processos mais ágeis e produtivos.

Um dos principais benefícios do BPM é a melhoria na qualidade dos produtos e serviços oferecidos pela empresa.

Com a análise e otimização dos processos, é possível identificar pontos de melhoria, eliminar desperdícios e garantir a entrega de produtos e serviços de alta qualidade, que atendam às expectativas dos clientes.

Nessa mesma perspectiva, a implementação do BPM também contribui para a redução de custos. Ao mapear e analisar os processos, é possível identificar atividades desnecessárias e ineficientes, que podem ser eliminadas ou otimizadas, resultando em uma redução nos gastos operacionais da empresa.

Por meio do aumento da eficiência operacional e redução dos custos, o BPM também proporciona à empresa uma maior agilidade e flexibilidade.

A organização se torna capaz de se adaptar rapidamente às mudanças do mercado, implementar novas estratégias e processos de forma ágil, e responder de forma eficiente às demandas dos clientes.

Finalmente, o BPM promove a colaboração e comunicação entre as equipes, pois proporciona uma visão holística da organização e facilita o compartilhamento de informações e conhecimentos relacionados aos processos.

Todas essas práticas estimulam a troca de ideias e ajuda a alinhar os esforços de todos os envolvidos para alcançar os objetivos comuns da empresa.

BPM vs. Business Intelligence (BL)

O BPM e o Business Intelligence (BI) têm propósitos diferentes, mas podem ser complementares.

Como citamos anteriormente, o BPM está focado na gestão dos processos da empresa, analisando e otimizando as atividades realizadas.

Já o BI está voltado para a análise de dados da organização e do mercado, identificando tendências e padrões.

Embora utilizem informações distintas, ambos os conceitos podem ser usados para obter uma visão mais completa da empresa e embasar as decisões estratégicas.

O uso conjunto de BPM e BI permite reunir informações sobre os processos da organização e o mercado, proporcionando uma gestão mais eficiente e assertiva.

Desafios para a adoção do BPM

A implementação de BPM (Business Process Management) em uma empresa pode enfrentar alguns desafios, mas traz benefícios significativos para a melhoria contínua dos processos empresariais.

Um dos principais desafios é a resistência de alguns colaboradores, que podem ter receio de mudanças em suas rotinas de trabalho.

Nesse sentido, o comprometimento da equipe é fundamental para o sucesso da implementação.

Outro desafio é a falta de conhecimento sobre a metodologia BPM. É importante investir em capacitação e treinamento dos colaboradores, para que eles compreendam os conceitos e processos envolvidos no BPM.

Assim, todos estarão alinhados e preparados para implementar e utilizar a metodologia de forma eficaz.

A adaptação aos processos existentes também pode ser um desafio. Algumas empresas já possuem procedimentos estabelecidos que precisam ser integrados ao BPM.

Nesse caso, é importante analisar e ajustar esses processos de forma a otimizá-los e adequá-los aos objetivos do BPM.

Como o BPM pode transformar a gestão empresarial?

O BPM, ou Business Process Management, tem o poder de transformar a gestão dos processos empresariais, trazendo uma abordagem centrada na otimização, eficiência e agilidade.

Por meio do mapeamento, análise e automação dos processos, o BPM promove a melhoria da qualidade dos produtos e serviços oferecidos pela empresa, além de contribuir para a redução de custos operacionais.

Com o uso do BPM, é possível proporcionar um atendimento mais eficiente aos clientes, garantindo maior satisfação e fidelização.

Além disso, o BPM oferece uma maior visibilidade e controle dos processos, facilitando a identificação de oportunidades de melhoria e a tomada de decisões estratégicas.

Uma gestão eficaz dos processos empresariais por meio do BPM permite que as empresas se tornem mais competitivas no mercado e se adaptem de forma ágil e eficiente às constantes mudanças do ambiente de negócios.

No quadro abaixo, apresentamos os principais benefícios do BPM na gestão dos processos empresariais:

Com base nesses benefícios, é evidente o impacto positivo que o BPM pode ter na gestão dos processos empresariais, proporcionando uma transformação significativa para as organizações que buscam se destacar e se manter competitivas no mercado cada vez mais dinâmico e exigente.

FAQ

O que significa BPM?

BPM, ou Business Process Management, é uma prática gerencial que busca melhorar a eficiência e agilidade dos processos de uma empresa. Ele é importante porque permite uma visão holística dos processos, facilitando a identificação de gargalos, a eliminação de atividades desnecessárias e a otimização do fluxo de trabalho.

Quais são os processos de negócio e como eles ocorrem em uma empresa?

Os processos de negócio são todas as atividades realizadas dentro de uma empresa que têm como objetivo entregar valor aos clientes e obter resultados para a organização. Eles podem ser divididos em três categorias: processos essenciais, processos de suporte e processos de gestão.

Qual é a definição oficial de BPM?

A definição oficial de BPM, conforme a Association Of Business Process Management Professionals International (ABPMP), determina que o BPM integra as estratégias e os objetivos de uma organização com as expectativas e necessidades do cliente através do foco nos processos de ponta a ponta.

Como surgiu o BPM?

O BPM surgiu no início do século XX, com o engenheiro mecânico Frederick Taylor e sua obra “Princípios da Administração Científica”.

Qual é a diferença entre BPM, BPA, BPMS e BPMN?

BPM é a disciplina de gestão que abrange todas as etapas do processo organizacional, enquanto BPA se refere à automação dos processos de negócio. BPMS é o software utilizado para gerenciar e automatizar os processos de negócio, e BPMN é a notação gráfica utilizada para modelar os processos de negócio.

Como implementar o BPM na empresa?

Os passos para implementar o BPM na empresa são: mapear e documentar os processos, analisar os processos, desenhar os processos, implementar os processos, monitorar os processos e realizar o refinamento contínuo dos processos.

Quais são os benefícios do BPM na gestão empresarial?

Os benefícios do BPM na gestão empresarial incluem o aumento da eficiência operacional, a redução de custos, a melhoria na qualidade dos produtos e serviços, o aumento da agilidade e flexibilidade da empresa, e a melhoria na colaboração e comunicação entre as equipes.

Qual a relação entre BPM e Business Intelligence (BI)?

BPM e BI são conceitos diferentes, mas podem ser complementares. O BPM está focado na gestão dos processos da empresa, enquanto o BI está voltado para a análise de dados da organização e do mercado.

Quais são os desafios ao implementar o BPM na empresa?

Alguns dos desafios ao implementar o BPM na empresa são a resistência de alguns colaboradores, a falta de conhecimento sobre a metodologia e a necessidade de adaptação aos processos existentes.

Como o BPM pode transformar a gestão dos processos empresariais?

Ao mapear, analisar e automatizar os processos, o BPM promove a melhoria da qualidade dos produtos e serviços, reduzindo custos operacionais e oferecendo um atendimento mais eficiente aos clientes.