A autenticação é uma prática de inegável importância para garantir a validade e a segurança dos documentos na sua empresa.
Em um mundo em constante transformação digital, a autenticação mantém sua relevância, especialmente em transações formais, como a compra e venda de imóveis e a contratação de funcionários.
Nesse cenário, compreender o conceito de autenticação de documentos, os tipos disponíveis e a legislação vigente é o primeiro passo para assegurar a conformidade legal, evitando complicações futuras.
Desse modo, neste guia passo a passo, vamos explorar os procedimentos de autenticação necessários para assegurar que seus documentos atendam às exigências legais e operacionais.
Fique de olho para evitar problemas legais e operacionais na sua empresa!
O que é a autenticação de documentos?
A autenticação de documentos, em termos gerais, refere-se ao processo de verificar a autenticidade de um documento.
Essa prática assegura que cópias tenham o mesmo valor legal que o original, proporcionando segurança e confiabilidade nas transações e processos jurídicos.
A autenticação envolve a certificação de que um documento foi elaborado de acordo com normas e padrões exigidos, evitando fraudes e confusões.
Os tabeliões, atuando em cartórios, realizam a autenticação. Eles atestam a igualdade entre o documento original e sua cópia, garantindo a integridade das informações.
Esse procedimento é vital em diversas situações, como na celebração de contratos, processamento de documentação institucional e transações comerciais.
Atualmente, a crescente aceitação de métodos digitais tem facilitado o acesso e a agilidade nesses processos, tornando a autenticação mais eficiente.
Tipos de autenticação de documentos
A autenticação de documentos, como você já sabe, é instrumental para garantir a validade e a segurança de informações legais e pessoais.
Existem dois principais tipos de autenticação de documentos nos dias de hoje: a autenticação física e a autenticação digital.
Cada uma possui suas características que atendem a diferentes necessidades e contextos. Confira abaixo:
Autenticação Física:
- Realizada em cartórios, envolve um tabelião que valida tanto a assinatura quanto a cópia do documento.
- Este tipo de autenticação é frequentemente utilizado em documentos oficiais, como contratos e procurações.
Autenticação Digital:
- Permite a verificação de identidade e a validação dos documentos através de métodos eletrônicos.
- Os certificados digitais são uma ferramenta importante nesse processo, assegurando a integridade e a autenticidade dos documentos no ambiente virtual.
A Lei nº 13.726/2018, também conhecida como Lei da Desburocratização, trouxe avanços significativos ao simplificar esses processos.
A modernização permite a dispensa de reconhecimento de firma em muitos casos junto aos órgãos públicos, facilitando as operações das empresas e tornando a autenticação mais acessível.
| Tipo de Autenticação | Descrição | Vantagens |
|---|---|---|
| Autenticação Física | Validação feita em cartório por um tabelião | Maior confiança em documentos físicos e aceitação ampla |
| Autenticação Digital | Verificação realizada digitalmente com certificados | Agilidade, redução de custos e segurança |
Assim, ao considerar os tipos de autenticação de documentos disponíveis, o melhor caminho é avaliar qual método atende melhor às necessidades específicas de seu negócio.
Quais documentos precisam ser autenticados?
A autenticação de documentos serve para garantir a segurança jurídica e a validade de diversos tipos de papéis.
- Nesse sentido, surge a dúvida: quais documentos precisam ser autenticados?
Entre os principais documentos que exigem autenticação, destacam-se:
- Balanços financeiros
- Diplomas e certificados de conclusão de cursos
- Contratos sociais de empresas
- Certidões diversas, como nascimento e casamento
A autenticação torna-se ainda mais crucial em processos complexos, como a compra e venda de imóveis.
Nesses casos, é obrigatório garantir a veracidade dos documentos apresentados.
Para a maior parte dos documentos exigidos por órgãos públicos, a recente lei de desburocratização permitiu que a apresentação do original fosse suficiente durante a conferência, eliminando a necessidade de cópias autenticadas na maioria das situações.
Legislação sobre autenticação de documentos
A Lei nº 13.726/2018, chamada também de Lei da Desburocratização, representou um avanço de inegável importância na flexibilização dos processos administrativos no Brasil.
Essa legislação torna mais simples a relação entre cidadãos e o governo, permitindo que, em certas situações, a autenticação de cópias fique dispensada quando os documentos originais forem apresentados para conferência.
A mudança busca simplificar o acesso a serviços públicos, tornando-os mais eficientes e menos onerosos. Seu 6º artigo é também o mais importante; confira:
“Art. 6º Ressalvados os casos que impliquem imposição de deveres, ônus, sanções ou restrições ao exercício de direitos e atividades, a comunicação entre o Poder Público e o cidadão poderá ser feita por qualquer meio, inclusive comunicação verbal, direta ou telefônica, e correio eletrônico, devendo a circunstância ser registrada quando necessário.”
Em termos mais práticos, com a implementação da Lei nº 13.726/2018, especialmente para pequenas e médias empresas, a carga burocrática diminui substancialmente.
A agilidade no processo de autenticação não apenas economiza tempo, mas também recursos financeiros, incentivando um ambiente de negócios mais dinâmico.
A lei é um passo importante rumo à modernização das práticas administrativas, alinhando-se às necessidades contemporâneas da sociedade brasileira.
Sob a mesma perspectiva, os efeitos da lei de autenticação de documentos refletem um compromisso com a eficiência e a transparência.
A desburocratização é um tema central nessa nova abordagem, oferecendo um caminho mais acessível e fluido para a realização de negócios e a convivência com a administração pública.
Como fazer autenticação de documentos em cartório?
Realizar a autenticação de documentos em cartório é um procedimento obrigatório para garantir a validade e a segurança de vários tipos de documentos.
Para saber como fazer autenticação de documentos, o primeiro passo é reunir a documentação necessária.
A partir daí, o interessado deve levar o documento original e sua respectiva cópia ao cartório desejado.
Após a entrega dos documentos, o tabelião ou escrevente do cartório será responsável por verificar a conformidade das informações contidas nos documentos apresentados.
Essa verificação é imperativa, pois assegura que o documento original e a cópia estejam alinhados, antes de proceder com a certificação da autenticidade.
Após a conferência, a autenticação em cartório é realizada com a inserção do carimbo e assinatura oficial do tabelião.
Vale lembrar que a autenticação pode acarretar custos, os quais costumam variar conforme a região e o cartório escolhido.
Por isso, é sempre recomendado consultar previamente sobre os preços e os procedimentos cartoriais específicos exigidos pelo cartório da sua escolha.
| Passos para Autenticação | Detalhes |
|---|---|
| 1. Reunir Documentos | Levar documento original e cópia |
| 2. Ir ao Cartório | Escolher o cartório de sua confiança |
| 3. Verificação | Tabelião verifica a conformidade |
| 4. Certificação | Carimbo e assinatura do tabelião |
| 5. Custos | Consultar preços e procedimentos cartoriais |
A autenticação de documentos é especialmente recomendada em situações formais, como a constituição de empresas e para registros que exigem maior segurança jurídica.
Desta forma, compreender como fazer autenticação de documentos garante a tranquilidade necessária em processos onde a validade e a autenticidade são imprescindíveis.
Autenticação digital de documentos: como fazer?
A autenticação digital de documentos se tornou uma prática bastante comum em tempos modernos, proporcionando mais agilidade e segurança em processos burocráticos.
Para entender como realizar autenticação digital de documentos, deve-se conhecer também as etapas e ferramentas envolvidas.
Um dos métodos mais comuns é o uso da Central Notarial de Autenticação Digital (Cenad). Para iniciar o processo de autenticação digital de documentos, basta seguir o passo a passo abaixo:
- Solicitar a emissão de um certificado digital: Esse certificado funciona como uma identidade virtual, garantindo a autenticidade do assinante.
- Apresentar documentos pessoais: É necessário fornecer documentos que comprovem sua identidade durante a solicitação do certificado.
- Enviar o documento para autenticação: Após obter o certificado digital, o usuário pode enviar o documento a ser autenticado pela plataforma escolhida.
- Aguardar a confirmação: O processo de autenticação digital acontece em poucos minutos, proporcionando um retorno rápido.
A assinatura eletrônica é um componente obrigatório nesse processo, pois garante a integridade e autenticidade do documento autenticado.
Usar esses recursos não só economiza tempo, mas também elimina a necessidade de deslocamento físico até cartórios, facilitando a vida de empresas e indivíduos.
Com a prática da autenticação digital, a segurança das informações é garantida, trazendo confiança aos negócios realizados online.
Documentos que não podem ser autenticados
A autenticação de documentos, como você já deve ter percebido, é essencial para assegurar a validade e a legalidade dos papéis que circulam nas transações do dia a dia.
Entretanto, existem documentos que não podem ser autenticados devido a certas restrições de autenticação.
Abaixo, listamos os exemplos mais importantes de documentos que não podem ser autenticados; confira:
- Documentos com rasuras: qualquer modificação visível em um documento pode torná-lo inválido para a autenticação, pois isso levanta dúvidas sobre sua veracidade.
- Papel térmico: documentos impressos em papel térmico não são aceitos, pois a qualidade da impressão pode se deteriorar com o tempo.
- Documentos em língua estrangeira: é necessário que estejam acompanhados de tradução juramentada para serem considerados válidos.
- Cópias de documentos já autenticados: a ausência de um original para comparação impede a autenticação de cópias.
- Papéis em branco: cópias sem conteúdo não podem ser autenticadas, pois não apresentam informações que possam ser verificadas.
Essas restrições de autenticação atuam como salvaguardas para garantir a integridade e a transparência dos documentos no processo de formalização e validade jurídica.
Por isso, tanto os profissionais quanto os cidadãos em geral precisam estar atentos a essas limitações ao lidar com a autenticação de documentos.
Custos e prazos para autenticação de documentos
A autenticação de documentos é um processo que envolve custos e prazos específicos, variando de acordo com a localização e as taxas de cartório.
Em geral, os custos e prazos para autenticação de documentos podem oscilar entre R$ 6,00 a R$ 15,00, podendo aumentar em regiões metropolitanas ou cartórios mais requisitados.
A taxa cobrada pelo cartório abrange a valorização de documentos, garantindo que a validade do ato seja respeitada enquanto as informações permanecerem intactas.
Vale a pena notar que se houver qualquer alteração no conteúdo do documento, novos custos poderão ser aplicados.
Assim, verificar a integridade das informações antes de submeter o documento para autenticação é sempre uma boa ideia.
O prazo para a autenticação em cartório normalmente é imediato, dependendo da fluidez do atendimento no local.
Assim, é aconselhável que os interessados planejem suas visitas em horários com menos movimento, para garantir um atendimento mais rápido.
Confira abaixo uma média de preço e prazo de autenticação de documentos em 3 regiões diferentes:
| Localização | Custo Médio (R$) | Prazo de Autenticação |
|---|---|---|
| Capitais | R$ 12,00 | Imediato |
| Cidades Interioranas | R$ 8,00 | Imediato |
| Regiões Metropolitanas | R$ 15,00 | Imediato |
Agora que você já conhece os prazos de autenticação de documentos e os prazos envolvidos, é hora de conhecer as alternativas mais modernas ao processo tradicional.
Alternativas à autenticação tradicional
Com a modernização dos processos, muitas empresas têm buscado alternativas à autenticação tradicional que podem facilitar suas operações diárias.
A assinatura digital é uma dessas soluções que se destaca, oferecendo autenticidade e integridade dos documentos de forma totalmente virtual.
Este método elimina a necessidade de deslocamento até um cartório e, ao mesmo tempo, proporciona uma experiência mais ágil e segura para as partes envolvidas.
Além de reduzir custos operacionais, a assinatura digital é igualmente reconhecida, conforme a legislação brasileira.
Isso significa que empresas podem validar seus documentos de maneira rápida, sem comprometer a segurança.
A adoção dessa tecnologia pode transformar a maneira como um negócio lida com suas transações e formalizações, permitindo que as equipes se concentrem em outras áreas estratégicas.
Por fim, a modernização dos processos através de soluções digitais não é apenas uma tendência, mas sim uma resposta necessária às demandas contemporâneas do mercado.
A assinatura digital representa um avanço significativo em eficiência e segurança, tornando-se uma alternativa atrativa e sustentável para a autenticação de documentos.
FAQ
O que é a autenticação de documentos?
A autenticação de documentos é o processo de verificar a autenticidade de um documento, assegurando que cópias tenham valor legal equivalente ao original.
Quais tipos de autenticação de documentos existem?
Existem dois principais tipos de autenticação de documentos: a autenticação física, realizada em cartórios, e a autenticação digital, que utiliza métodos eletrônicos como certificados digitais.
Quais documentos precisam ser autenticados?
Documentos como balanços financeiros, diplomas, contratos sociais e certidões (nascimento, casamento) precisam ser autenticados para garantir segurança jurídica.
Como fazer a autenticação de um documento jurídico?
Para autenticar um documento jurídico, é necessário levar o documento original e uma cópia ao cartório, onde um tabelião verificará e certificará a autenticidade.
O que a Lei nº 13.726/2018 estabeleceu sobre a autenticação de documentos?
A Lei nº 13.726/2018 simplificou a autenticação de documentos, permitindo a dispensa de autenticação em cópias para relações com a administração pública, desde que os originais sejam apresentados.
Como realizar a autenticação digital de documentos?
A autenticação digital pode ser feita em plataformas como a Cenad, onde o interessado precisa solicitar um certificado digital e enviar o documento a ser autenticado.
Quais documentos não podem ser autenticados?
Não podem ser autenticados documentos com rasuras, em papel térmico, sem tradução juramentada, ou que não tenham um original para comparação.
Quais são os custos e prazos para a autenticação de documentos?
Os custos de autenticação variam, em média, entre R$ 6,00 a R$ 15,00, e o prazo é geralmente imediato, dependendo do atendimento do cartório.
Existem alternativas à autenticação tradicional?
Sim, a assinatura digital é uma alternativa moderna que garante a autenticidade e integridade dos documentos sem a necessidade de deslocamento físico.
