Os impactos que a internet trouxe, mudou completamente a forma como o ser humano se relaciona e realiza o seu trabalho. Não à toa, os negócios e empresas têm sido cada vez mais digitalizados, o que acaba trazendo à tona a necessidade de se ter uma assinatura digital.
Assim como acontece com documentos impressos, ela é uma garantia em uma negociação online, de que o emissor de um documento digital é mesmo quem afirma ser. Facilitando assim a realização de transações, navegar por site, adquirir produtos, entre outras coisas.
De modo geral, a assinatura digital serve para que uma pessoa, um site ou uma empresa possa comprovar sua identidade na internet, dando mais segurança e credibilidade aos negócios feitos online, com fins lucrativos ou não.
Para te ajudar a entender melhor como essa ferramenta funciona, o que de fato ela é, como funciona e quais as suas vantagens, o genyo preparou este artigo, que vai tirar de vez todas as suas dúvidas. Então, acompanhe a leitura até o final para não perder nenhuma informação!
O que é a assinatura digital?
A assinatura digital é um recurso que foi criado para garantir a segurança dos negócios online, sejam eles comerciais ou não. Ela comprova a sua identidade na internet, seja você uma pessoa física ou jurídica.
Quando há uma assinatura digital em um documento, quem assina está comprovando que é quem diz ser e a partir disso há uma série de recursos que podem ser checados para garantir a autenticidade do documento assinado.
Para isso, ela usa chaves criptográficas de um certificado digital para identificar as pessoas físicas ou jurídicas que são donos da assinatura, protegendo as informações e dando validade jurídica ao documento.
Hoje em dia, os documentos eletrônicos têm a mesma validade jurídica e podem substituir totalmente o papel, desde que autenticados com a assinatura digital.
Como funciona a assinatura digital?
Vamos imaginar que duas empresas estão fechando um contrato e que cada uma delas tem uma pessoa jurídica como representante. Até aí tudo certo, não é mesmo?
Mas o ponto é que essas pessoas são de estados diferentes, então para que esse contrato seja assinado e firmado, seria necessário que um dos dois negociadores se deslocasse até a empresa do outro para poder assinar o contrato e validá-lo em um cartório, gastando tempo e energia nesse processo.
Como estamos em um mundo cada vez mais tecnológico e digital, é comum encontrar muitos serviços disponíveis na rede, isso inclusive, evita um esforço desnecessário para o colaborador e um gasto com baixo retorno para a empresa.
Para evitar esse tipo de transtorno, a assinatura digital foi criada para garantir a mesma segurança e validade jurídica de um documento autenticado em cartório a um arquivo eletrônico em PDF, DOC ou outros formatos.
Quem pode ter uma assinatura digital?
Afinal de contas, quem pode ter uma assinatura digital? Bom, como já dissemos anteriormente, pessoas físicas, autônomas e pessoas jurídicas podem fazer uma assinatura digital.
Inclusive, se pensarmos em empresas, são diversos segmentos que podem fazer uso deste recurso, como: o setor imobiliário, instituições de saúde, construtoras, seguradoras, organizações financeiras, entre outras.
A assinatura digital, inclusive, em algumas situações é item obrigatório, como é o caso de prescrições digitais de medicamentos controlados, elas só são válidas, caso tenham a assinatura digital do médico responsável.
Para que não reste dúvidas, a seguir listamos os principais documentos que a assinatura digital pode ser utilizada:
- Balanços e relatórios;
- Concessões de crédito;
- Laudos e atestados médicos;
- Propostas e apólices de seguros;
- Declarações, certificados e registros;
- Procurações, protocolos e processos;
- Fotografias, projetos, códigos fontes, scripts;
- Contratos imobiliários de locação, compra e venda;
- Contratos com clientes, parceiros, fornecedores e franquias.
A seguir vamos te responder três das perguntas mais feitas sobre o tema. Confira!
1ª Existe diferença entre a assinatura digital e assinatura eletrônica?
Bom, a resposta para essa pergunta é sim!
A assinatura digital faz uso de um certificado digital para poder identificar a pessoa signatária. Já a assinatura eletrônica pode utilizar uma série de evidências como biometria, endereço IP, localização, endereço de e-mail, login e senha.
Além disso, elas também têm validade jurídica diferentes. Enquanto a assinatura digital com certificado Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) tem presunção de validade e legalidade em relação aos signatários. Isso quer dizer que o ônus da prova é de quem contesta.
A assinatura eletrônica garante a sua validade através da solidez das informações coletadas para confirmar a identidade do signatário e comprovar o ato da assinatura. Isso quer dizer então, que ela tem presunção de veracidade, que só é afastada se provas em contrário forem apresentadas.
Na hora de fazer a escolha de qual é a melhor tecnologia para autenticar seus documentos eletrônicos, é necessário avaliar o contexto e a necessidade de cada empresa.
Além disso, também é possível fazer uso das duas assinaturas juntas. Isso mesmo, a assinatura digital e a assinatura eletrônica juntas em um mesmo documento, é o que chamam de assinatura híbrida. Essa, inclusive, é uma boa forma de facilitar a gestão de contratos, por exemplo.
Falando em facilitar, se você é gestor de uma empresa ou profissional de RH, sabe a quantidade de demandas que uma empresa tem, e uma excelente forma de otimizar essas demandas, é fazendo uso de um sistema de controle eletrônico digital. Clique aqui, conheça o Genyo e as suas funcionalidades!
Existe diferença entre a assinatura digital e o certificado digital?
Apesar de diferentes, a assinatura digital e o certificado digital são tecnologias complementares.
Enquanto a assinatura digital faz uso de técnicas de criptografia complexa para vincular dados do certificado digital ICP-Brasil de um signatário a documentos, com o intuito de autenticá-los. Sendo a solução mais confiável e segura para fechar negócios, similar a uma assinatura autenticada em cartório.
O certificado digital é como um CPF ou CNPJ eletrônico, sendo fundamental para a etapa de identificação digital. Através dos seus dados é possível identificar, sem erros, a pessoa ou empresa signatária, tornando viável a realização de uma assinatura eletrônica avançada e ou de uma assinatura eletrônica qualificada (se emitido por uma AC vinculada à ICP-Brasil).
3ª A assinatura digital tem validade jurídica?
A Medida Provisória 2.200 de 2001 além de criar a ICP Brasil, também regulamenta a certificação digital e a assinatura de documentos eletrônicos.
Ela diz que os documentos eletrônicos assinados digitalmente, utilizando certificado digital emitido pela ICP-Brasil, têm a mesma validade jurídica do que documentos em papel com assinatura manuscrita e autenticados em cartório.
Isso quer dizer que, se houver contestação juridicamente, vai existir a presunção de legalidade. Ou seja: o ônus da prova cabe ao acusador e ele precisará provar que a assinatura foi fraudada.
Isso também vale para assinaturas digitais que usam certificados corporativos, caso haja um acordo prévio entre as partes envolvidas.
Por outro lado, havendo um acordo prévio entre as partes, a assinatura eletrônica tem a presunção de veracidade. Ou seja, caso haja a contestação, o ônus da prova é do acusado, que precisará provar que de fato realizou a assinatura.
Tipos de assinatura digital
Existem algumas regras para o uso de assinaturas eletrônicas, entre elas estão:
1º Assinatura Eletrônica Simples: Não utiliza criptografia para autenticação. São aquelas assinaturas realizadas com token, login/senha, biometria, confirmação de código para celular ou e-mail e outros.
Esse tipo de assinatura é aceita em interações com o ente público de menor impacto e que não envolvam informações protegidas por grau de sigilo.
2º Assinatura Eletrônica Avançada: associada a quem assina de forma unívoca, se utilizando de métodos de criptografia aplicados diretamente ao documento e permitindo a identificação de qualquer alteração realizada.
Esse tipo de assinatura é aceita em interações com ente público de menor impacto, registro de atos em Juntas Comerciais e em quaisquer documentos protegidos legalmente por certo grau de sigilo.
3º Assinatura Electrónica Qualificada: é aquela que se utiliza de Certificado Digital.
Esse tipo de assinatura oferece um maior nível de segurança, por isso é aceita em qualquer interação eletrônica com o ente público, sendo obrigatória para a emissão de notas fiscais eletrônicas. E não podem ser emitidas por pessoas físicas ou MEI e em atos de transferência e registro de imóveis.
Vantagens da assinatura digital
Nós já vimos até aqui, uma das principais vantagens e funções que uma assinatura digital tem, é a praticidade e segurança que ele oferece para as negociações. Sem falar que é importante que o mundo dos negócios também acompanhe os avanços tecnológicos.
A seguir, listamos algumas das vantagens que uma assinatura digital oferece. Veja!
1. Reduz os custos
Essa talvez seja a vantagem que mais vai agradar os gestores de empresas. Quando você opta por tornar os documentos da sua empresa digitais, você está reduzindo custos com papel, impressora e espaço para armazenamento.
Além é claro de custos com deslocamento, Correios, transportadoras, cartórios e arquivamentos que também podem deixar de existir.
2. Otimizar processos
A assinatura digital permite que todos os trâmites possam ser realizados de forma online, até a coleta de assinaturas se tornar muito mais rápida, afinal os documentos e dados necessários estão no ambiente digital, otimizando assim os processos.
Dessa forma, não é mais necessário se preocupar em enviar o documento impresso para as partes, isso reduz o tempo de formalização, proporciona um aumento da produtividade e da gestão dos documentos eletrônicos.
3. Trâmites jurídicos
A assinatura digital é uma das tecnologias mais seguras para usar em documentos eletrônicos, facilitando a conformidade jurídica, compliance e a consolidação da sua organização.
Além de te dar a possibilidade de eliminar o uso de papel, afinal seus arquivos agora podem ser apenas no meio virtual com garantia de autenticidade e integridade, assim como recursos para rastrear acessos e eventuais vazamentos de dados.
Sem falar também, que essa economia de papel é uma excelente forma das empresas contribuírem para a sustentabilidade do planeta. Evitando assim o desmatamento, o consumo de enorme quantidade de energia elétrica e água, a poluição atmosférica e a geração de resíduos.
Então, quando você opta por digitalizar processos, utilizar apenas documentos eletrônicos e a assinatura digital, você não está só reduzindo custos e otimizando processos, mas também contribuindo para a sustentabilidade do planeta e da sua empresa.
E pensar em um planeta melhor não é só investir em tecnologia, mas também garantir que ele seja sustentável.
Como um sistema de controle de ponto pode ajudar a sua empresa?
Como estamos falando de uma modalidade tecnológica como a assinatura digital, e de como o uso de tecnologias pode facilitar a vida de uma empresa, é inevitável não falar da importância que um sistema de controle de ponto tem em uma empresa.
Por isso, hoje você encontra sistemas de soluções digitais como o Genyo, que foi idealizado para facilitar a vida de gestores e profissionais de RH.
Como você já deve saber, toda empresa com mais de 20 funcionários tem obrigação de fazer o controle da jornada de trabalho dos seus funcionários e para isso, poder contar com uma solução prática que permite o acesso diretamente do smartphone ou tablet do trabalhador otimiza o processo e dá segurança para os gestores e profissionais do RH.
Fazer uso de um sistema de controle de ponto eletrônico digital é a melhor escolha para quem quer gerir o seu negócio com segurança e qualidade, além de diminuir as muitas demandas que fazem parte do dia a dia de uma empresa. O Genyo está entre os melhores sistemas de controle de ponto do mercado.
Com ele é possível fazer o registro de ponto pelo computador, celular ou tablet, seu funcionamento é online e offline, ou seja com ou sem internet. Além disso, através do aplicativo o funcionário consegue ser notificado na hora que deve fazer o registro do ponto, evitando esquecimento e gastos com horas extras que não eram necessárias.
São muitas as vantagens que este sistema oferece. Inclusive, é possível fazer um teste grátis. Ou seja, você não paga nada para experimentar e ver se realmente funciona. Bom, o difícil é não se apaixonar pelo sistema que é inteligente até no nome.
