O processo de admissão de funcionários de uma empresa é um processo crucial, pois permite encontrar os melhores profissionais para preencher cargos específicos. No entanto, é preciso que isso seja feito de forma eficiente e responsável, afinal, um plano mal executado pode trazer diversos efeitos negativos para a organização.
Por isso, conhecer melhor sobre o que é, como funciona e todos os passos para criar um processo de admissão é extremamente eficaz. Embora não seja algo extremamente complicado, é necessário que a equipe de RH tenha sempre cuidado para concluir todas as tarefas e etapas de forma correta. Se você quiser saber mais sobre o tema é só continuar lendo este artigo.
O que é processo de admissão?
A contratação de novos colaboradores é formalizada por uma série de processos empresariais fundamentais, incluindo a admissão de colaboradores. Para que as empresas se mantenham competitivas e mais próximas de atingir seus objetivos, elas devem controlar esse processo. Só por isso, ele é considerado um dos processos de recursos humanos mais significativos.
A abertura de uma nova vaga e seu anúncio marcam o início do processo de contratação de funcionários. Participam das etapas do processo seletivo os candidatos que mais se aproximam da vaga. Depois disso, os aprovados recebem uma proposta. E, por fim, quem aceita a proposta passa pelas formalidades da contratação, como o envio de documentos e o comprovante da formação acadêmica.
Sendo assim, o profissional deve ter expectativas alinhadas com as da organização. Isso porque a admissão é a formalização de um contrato, que leva em consideração uma série de fatores para garantir que a prestação de serviços, seja física ou jurídica, seja de fato efetiva.
Cabe ressaltar que existem diretrizes estabelecidas pelo CLT que devem ser seguidas ao longo deste procedimento. Eles determinam os direitos e obrigações que empregados e empregadores têm durante o processo de admissão.
Se as regras não forem seguidas, podem resultar em multas para as empresas e o cancelamento da proposta do candidato. Por isso, é fundamental estabelecer uma rotina organizada e ter um processo de admissão bem definido.
Qual a importância do processo de admissão?
O fato de o processo de admissão ser a porta de entrada de novos colaboradores confere-lhe importância nas empresas. É fundamental que essas impressões iniciais da organização sejam favoráveis para apoiar o engajamento e a produtividade dos profissionais que chegam.
Além disso, se o recrutamento for feito de forma estratégica, pode ser possível encontrar profissionais mais alinhados com a cultura da empresa. Isso resulta em uma taxa de rotatividade menor, maior retenção de talentos e melhor entrega de resultados.
Há casos em que a própria formalização afeta diretamente os resultados. Por exemplo, é prática comum nos setores de varejo, indústria e turismo aceitar funcionários temporários para aproveitar os tempos de expansão sem incorrer na despesa de manter funcionários não cooperativos.
Como funciona o processo de admissão?
Existem diversas etapas que o setor de RH precisará ficar atento para entender como funciona o processo de admissão. É preciso procurar trabalho no mercado de trabalho, receber candidaturas, escolher os melhores talentos e depois integrar os novos contratados à empresa. Por isso, o processo de admissão deve ser visto como o ponto focal de um mapa mental com vários pontos de conectividade.
A forma mais eficaz de evitar erros e ser bem recebido na admissão de colaboradores é preparar bem o processo e estar atento a cada passo com antecedência. Os passos a seguir estão alinhados com o que precisa ser feito logo após o início do processo de seleção de candidatos, em que o RH normalmente escolhe os profissionais para preencher as vagas em aberto, mas também existe a possibilidade de criação de bancos de talentos.
Recrutamento
As etapas que antecedem a contratação de um trabalhador são cruciais para a formalização do contrato, principalmente para detalhar o cargo, a empresa e quaisquer requisitos que possam existir.
Por isso, é importante considerar a experiência do colaborador ao fazer novas contratações como um processo que se inicia com o primeiro contato do candidato com a empresa. Finalmente, todas as expectativas e incertezas do candidato em relação a um possível novo emprego precisam ser esclarecidas.
Os processos de contratação e seleção já demonstraram a ética e a cultura de trabalho da empresa. Isso inclui a postura ética do recrutador, o cumprimento das obrigações legais e a apresentação das condições de trabalho, entre outros elementos cruciais no relacionamento que será estabelecido com o potencial contratado após esse contato.
Por isso, após criar o anúncio para a vaga, ele será preparado para publicação nas ferramentas disponíveis para a coleta de cadastros de interesse. Feito isso, resta aguardar o recebimento das inscrições e dos currículos dos candidatos, que podem variar em tamanho de um pequeno número a numerosos.
Triagem e seleção
O objetivo dessa fase é reduzir o número de profissionais qualificados para o cargo que se aplicaram para a vaga. Com isso, os responsáveis pela triagem e seleção devem ler os currículos e verificar se os candidatos atendem aos requisitos para a vaga.
A utilização do software RH é uma maneira eficaz e econômica de gerenciar todos os aplicativos. Como resultado, as ferramentas integradas de triagem curricular que utilizam inteligência artificial fazem uma diferença significativa na escolha dos melhores desempenhos.
Entrevistas e testes
A terceira etapa do processo de entrevista para seleção de candidatos é a entrevista de emprego. Em alguns processos, as empresas aplicam testes e realizam dinâmicas individuais ou em grupo a fim de conhecer melhor o perfil de comportamento dos candidatos.
Essa fase é realizada pelo representante de RH responsável pelo processo seletivo e pelo gerente do departamento em que o candidato irá atuar. Para determinar se o profissional entrevistado é qualificado para o cargo, os avaliadores fizeram perguntas sobre a formação, conhecimento, habilidades e técnicas de resolução de problemas do profissional.
Além disso, esse é o momento de dar ao candidato a chance de se informar sobre a vaga, a empresa e responder a todas as suas dúvidas. Alternativamente, as entrevistas podem ser realizadas pessoalmente e virtualmente através da internet.
Envio de documentos
Para permitir a continuidade do processo de admissão, os colaboradores devem enviar uma série de documentos. Os principais documentos para a preparação da ficha do empregado são os seguintes: RG; Comprovante de residência; CPF; Documento de reservista (para homens acima de 18 anos); Título de eleitor.
É importante ter em mente que os novos funcionários que possuem filhos menores de 21 anos devem enviar suas certidões de nascimento para que sejam classificados como dependentes. O mesmo vale para colegas de trabalho casados, eles devem enviar suas certidões de casamento.
Para as admissões online, todos esses documentos são enviados por meio de canais virtuais. Esse recurso é fundamental para profissionais contratados para trabalhar remotamente e também para quem não pode perder tempo viajando até a empresa.
Preparação do contrato CTPS
Uma vez que a documentação é entregue ao departamento de recursos humanos, cabe à empresa atualizar o cadastro do novo funcionário com suas informações pessoais. Os dados necessários para este preenchimento são os seguintes: cargo, salário base, data de admissão, escolaridade, jornada de trabalho, estado civil e dependentes (caso haja).
Lembre-se que tudo pode ser negociado respeitando a lei também. Por exemplo, não é permitido contratar alguém por menos do que o salário mínimo. As cláusulas do contrato podem incluir recompensas, comissões, planos de saúde e outros benefícios.
Além disso, o termo é uma boa oportunidade para explicar as diretrizes de conduta da empresa. Caso a empresa ainda utilize a CTPS física, o empregado tem 48 horas a partir do recebimento da carteira de trabalho para fazer as anotações necessárias e devolvê-la ao empregado.
Exame admissional
O processo de admissão de um novo colaborador inclui o exame de admissão. Ele é realizado em clínica especializada e é exigido pelo artigo 168 da CLT. Esse atestado comprova que o profissional está qualificado para realizar as tarefas sugeridas pela empresa. É impossível iniciar o contrato de trabalho sem ele.
Preparo da infraestrutura
É responsabilidade dos profissionais de RH garantir que o novo funcionário tenha todas as ferramentas necessárias para desempenhar sua nova função em seu poder. Preparar os materiais necessários para a conclusão do trabalho, o posto de trabalho com mesa e cadeira confortáveis e quaisquer itens pessoais adicionais que possam ser necessários, tanto nos modelos remotos quanto híbridos e atuais.
Além disso, a equipe de infraestrutura precisa criar um e-mail para o colaborador e conceder acesso às ferramentas que serão utilizadas. A equipe de logística deve garantir que equipamentos como computadores, monitores, caddy e outros itens estejam disponíveis quando o novo funcionário chegar.
É importante ressaltar que a equipe de Recursos Humanos é quem comunica tudo para a empresa.
Integração do novo membro
Existem procedimentos administrativos que formalizam a contratação de colaboradores perante a equipa e o colaborador individual, além de todos os requisitos legais que dizem respeito à formalização da admissão de colaboradores. O papel da integração dos colaboradores entra em jogo nesta fase.
A inclusão de um colaborador nas práticas internas é o que se entende por integração. É necessário declarar oficialmente sua participação na equipe antes do início oficial das atividades comerciais.
Para isso, o gerente ou outra pessoa que ele designar poderá realizar a integração. Para garantir que o colaborador conheça os demais integrantes da equipe, as divisões da empresa, o restaurante, as ferramentas utilizadas e a cultura organizacional da instituição, o gestor deve dar total apoio nas etapas iniciais e acompanhar de perto o colaborador.
A ausência dessa etapa mais interna de iniciação pode diminuir o impacto que o processo de admissão tem na motivação.
Treinamento
É fundamental que a empresa ofereça ao novo funcionário um período de treinamento após a aceitação. O ocupante se familiarizará com todas as ferramentas e procedimentos da corporação ao longo desta fase.
Oferecer essas práticas é uma forma de desenvolver a funcionalidade para a entrega de resultados satisfatórios. Ele aprende técnicas e estratégias ao longo do ciclo educacional para reduzir a probabilidade de erros e, como resultado, trabalhar com mais rapidez e eficácia nas tarefas diárias.
A cultura organizacional deve ser passada adiante, juntamente com detalhes sobre como o negócio funciona, quais produtos vende, etc. Em geral, as organizações estabelecem um prazo específico para essa prática.
É crucial que todo esse procedimento inicial tenha uma estratégia predeterminada para que você sempre saiba o que fazer a seguir para esse novo talento e como estruturar o processo de contratação.
Há empresas que preferem uma entrada mais simples, onde menos é exigido inicialmente do funcionário. Outros já concordam que incluir um trabalhador em projetos significativos assim que ele se tornar parte da organização é uma maneira única de liberar seu potencial e estimular sua criatividade.
Quanto tempo demora o processo de admissão?
Se você é do RH e quer saber quanto tempo demora um processo de admissão, a resposta é que depende. A definição da estratégia de alinhamento e das ferramentas empregadas em um processo de admissão que irão determinar se ele será mais demorado ou rápido.
No entanto, a maioria dos casos pode durar entre duas e quatro semanas ou até mais de um mês. Por fim, todo o processo é um pouco demorado, estendendo-se desde a criação da vaga até o treinamento.
Tipos de recrutamento para processo de admissão
Os métodos mais populares de contratação para pequenas, médias e grandes empresas são as contratações internas, externas, conjuntas e pela internet. Algumas organizações priorizam a contratação interna antes de desenvolver planos de carreira e estratégias de gestão de recursos humanos. No entanto, nem sempre há candidatos qualificados para preencher a vaga.
Com isso, é necessário partir para captura externa. Nessa etapa, devem ser realizadas entrevistas, avaliações e dinâmicas para entender melhor os potenciais candidatos, avaliando suas qualificações, qualidades pessoais, carreiras e diversas outras facetas profissionais.
É fundamental ter em mente que o uso de muitas ferramentas o ajudará a fazer uma seleção mais assertiva. A entrevista é essencial, pois ajudará você a entender melhor o candidato e isso pode ser feito tanto de forma presencial quanto online.
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