Kanban é um sistema de gestão visual para controle de tarefas e fluxos de trabalho através da utilização de colunas e cartões. Os quadros Kanban contribuem para que você possa obter uma melhor compreensão sobre como flui todo o processo de trabalho. Para explicar a você e a sua empresa como funciona essa ferramenta, o Genyo preparou este artigo. Confira-o na íntegra e aprenda como utilizar os quadros Kanban!
O que é Kanban?
Kanban é um termo japonês, que significa “cartão” ou algo como “sinalização”. Seguindo o conceito que seu nome propõe, o método Kanban propõe uma forma de gestão visual que promove um controle de fluxo de trabalho através da utilização de cartões e colunas coloridas.
A lógica por trás do método Kanban é que, conforme as atividades forem executadas, os cartões são movidos de coluna, permitindo ao gestor acompanhar o progresso do projeto e identificar a capacidade de novas demandas.
História do Quadro Kanban
O sistema Kanban surgiu como um sistema de programação visual, como parte do sistema de produção conhecido como Toyota, ainda na metade do século XX, quando a empresa fez uma revolução no modelo de produção industrial com a proposta do “just in time”.
Através do modelo de produção Toyota, os produtos passam a ser produzidos sob demanda, sendo apenas produzidos quando havia demanda pelos consumidores. Nesse cenário, passou a ser necessário um controle de estoque, visto a necessidade de controlar todo o fluxo produtivo para que os materiais não fossem excedentes, nem faltantes.
É justamente dentro dessa necessidade que surge o modelo Kanban, com a proposta e objetivo de controlar a quantidade de recursos, buscando garantir que houvesse o equilíbrio entre o estoque e a linha de produção.
O que são os Quadros Kanban
O quadro Kanban é uma ferramenta utilizada para visualização do fluxo de trabalho, elaborada justamente para contribuir nos processos de trabalho, aumentando a eficiência do trabalho em andamento. É um sistema ágil de gestão de produção ou de tarefas que funciona de maneira visual e dinâmica.
Provendo um nível de transparência alto, é possível que os líderes dos projetos, RH ou heads da empresa possam, rapidamente, acompanhar estágios do trabalho e aprimorá-los, estimulando a equipe a trabalhar com ainda mais eficiência.
Os Quadros Kanban permitem uma organização ao fluxo de trabalho através de colunas e cartões, de maneira que toda a equipe visualize o fluxo, contendo informações de todo o começo do processo até o final.
Os quadros Kanban são compostos por três elementos: o quadro, as colunas e o cartão.
O cartão
O cartão é a representação de uma tarefa ou ação que necessita ser realizada para que o trabalho final seja entregue. Usualmente, eles são diferenciados por um sistema de cores, que categoriza cada ação indicando: quem deve ser o responsável pela tarefa, o nível de prioridade ou qual o tipo de tarefa.
Colunas
As colunas representam os status da atividade em que os cartões se encontram durante o fluxo de trabalho. As colunas organizadas em “a fazer”, “fazendo” e “feito” costumam ser as mais comuns, e mais utilizadas pelas empresas, porém cada uma possui a opção de customizá-las de acordo com a preferência.
Porém o ideal e recomendado é conservar a ordem cronológica das colunas no Kanban original, mantendo as iniciais à esquerda e os cartões finais à direita, para que ao longo do tempo os cartões de trabalho se movam a esquerda para a direita até chegarem a última coluna, que demonstra a conclusão da tarefa.
Quadro
O quadro Kanban é a estrutura que irá comportar as colunas e os cartões, podendo ser virtual ou físico. A estrutura de quadros kanban permite que várias equipes trabalhem e compartilhem o mesmo quadro. Ou seja, utilizando como exemplo um projeto de desenvolvimento de um produto, os vários times que estejam trabalhando no projeto, podem compartilhar do mesmo quadro para acompanhar a execução do projeto.
O Kanban pode ser utilizado tanto online, através do sistema Kanban, ou offline através de um sistema de post-its. Entretanto, o mais comum é a utilização do sistema online, uma vez que o quadro pode ser modificado com mais facilidade, e acessado por mais pessoas – mesmo aquelas que não estejam fisicamente presentes na empresa.
Ademais, a plataforma online Kanban disponibiliza uma estrutura muito mais flexível e dinâmica, que facilita a adaptação das atividades conforme as necessidades da empresa.
Funcionamento
Contendo esses três elementos, a utilização do Kanban consiste basicamente em mover os cartões conforme o status for alterado, dando um parecer do que ainda está pendente no sistema e do que já foi concluído.
Ademais, outro ponto relevante é o caráter limitante do sistema kanban, uma vez que linhas produtivas podem obter uma demanda muito maior do que a capacidade de produzir. Então, no sistema kanban só serão adicionadas as atividades que o tima comporta, sendo as novas demandas inseridas conforme as entregas forem acontecendo.
Quais são os três tipos de kanban?
Existem três modalidades de kanban, uma para cada finalidade necessária. Confira os tipos a seguir!
Kanban de produção
O Kanban de produção costuma seguir o formato tradicional das três colunas: a fazer; em execução; e feito – na forma física, com a utilização de post-its. Dessa forma, cada coluna possui uma série de cartões que representam as tarefas que necessitam serem executadas.
Assim, conforme o fluxo de trabalho vá avançando, a equipe vai transferindo os cartões demonstrando a progressão das atividades, até a finalização da tarefa. Justamente por isso que o nome deste modelo é “produção”, pois cada cartão é uma entrega realizada. Costuma ser um modelo muito utilizado para equipes de desenvolvimento de software, marketing e prestação de serviços.
Kanban de movimentação
Esse é um modelo kanban mais comumente utilizado na indústria – também comumente podendo ser utilizado de forma física, nas empresas. Seu objetivo costuma ser o controle das entradas e saídas do estoque, equilibrando a produção com o volume de produtos disponíveis para o mercado.
A lógica segue a mesma do Kanban de produção,porém, neste modelo, eles determinam a necessidade da produção dos produtos. Assim, conforme esses vão sendo produzidos e o volume do estoque muda, os cartões vão sendo deslocados.
Nesse modelo, é muito comum acontecer em duas situações: de forma interna, dentro da empresa, para próprio controle de produção; ou mesmo externamente, para controlar os fornecedores e os terceiros.
Online Kanban
O Online Kanban, ou E-kanban, segue a mesma lógica dos dois modelos citados anteriormente, porém, ao invés de realizado em quadros físicos, esse é um modelo utilizado apenas digitalmente.
Devido ao fato de ser online, essa forma do sistema kanban possui algumas vantagens. Além do fato de não demandar um espaço físico, o modelo online também evita a perda de informações, uma vez que todos os dados presentes no kanban ficam salvos na nuvem.
Ademais, de forma online, o cartão fica aberto para ser um local de discussão de tarefas, assim como receber opiniões, pois é possível fazer comentários, além de mencionar os próprios responsáveis do cartão.
O formato online também possibilita a atribuição de responsáveis, portanto cada cartão possui seu próprio responsável – uma pessoa ou equipe encarregada de executar aquela atividade dentro daquele prazo. Os responsáveis podem ser alterados, conforme ocorra o avanço do cartão dentro das colunas.
Também é possível atribuir, como mencionado, uma data de entrega para cada cartão, conforme o prazo necessário para cada tarefa. Conforme o prazo for se aproximando, o sistema alerta aos envolvidos, o que evita a ocorrência de atrasos nas demandas, ou mesmo o descumprimento delas.
Vantagens de utilizar o Kanban
Como mencionado, o Kanban foi elaborado com o propósito de permitir aos gestores uma melhor percepção sobre o que está sendo produzido em sua equipe, assim como é possível analisar como anda o ritmo de produção, se há algum atraso ou pendências.
Dessa forma, é possível avaliar o fluxo interno dos integrantes, proferindo um equilíbrio interno no fluxo da empresa. Mediante isso, é possível listar os principais benefícios do uso do sistema Kanban:
Autonomia
O sistema kanban é um mecanismo que funciona por meio da gestão visual, dessa forma o uso do quadro é passível de compreensão logo à primeira vista, no qual prontamente é possível entender as demandas, assim como os prazos das entregas.
Essa forma de funcionamento proporciona às equipes uma maior autonomia, permitindo que essas possam verificar por conta própria as atividades necessárias a serem entregues.
Visualização maior de todo o trabalho
Problemas de comunicação são muito comuns entre as equipes, principalmente quando se trata de uma comunicação entre maiores cargos, como os gerentes, para com suas equipes. Infelizmente, isso acaba influenciando na entrega do trabalho, na falta de visibilidade sobre o andamento das atividades, e afins.
Através do sistema Kanban, é possível que os funcionários tenham uma visão de todas as atividades necessárias a serem desenvolvidas, tendo, assim, uma ideia maior sobre o planejamento, evitando comprometimentos durante o processo.
Hierarquização das tarefas
Os cartões kanban possuem a possibilidade que sejam delimitados prazos limite e grau de prioridade para as atividades. Dessa forma, as tarefas podem e devem ser priorizadas de acordo com a sua importância e seu prazo final. Assim, há uma priorização das tarefas, o que fornece maior foco à equipe, maior organização e um processo mais coerente.
Otimização do fluxo de entregas
Como consequência a uma maior visualização do trabalho e da hierarquização das tarefas de acordo com a importância e prazo, o Kanban promove a otimização do fluxo de entregas da equipe. Assim, reduz os empecilhos que poderiam atrapalhar o processo.
Maior comprometimento e colaboração
O Kanban é um mecanismo que centraliza todo o trabalho de uma equipe em um único quadro, o que permite que todos os colaboradores possam identificar as atividades a serem realizadas no projeto, além de compreender quais as demandas mais urgentes.
Consequentemente, o sistema Kanban permite maior comprometimento dos seus funcionários, e maior colaboração dos mesmos. Todos presentes, observando e monitorando um único quadro de tarefas auxilia não apenas no cumprimento de tarefas, como também no favorecimento do clima organizacional da empresa.
Utilize o quadro Kanban para otimizar tempo
Um benefício muito válido para organização pessoal, é que o sistema Kanban permite que você economize muito tempo gasto em reuniões, relatórios de progresso e outras interrupções necessárias.
Por isso, utilize os quadros Kanban como uma forma de repositório de informações de dedicação de tempo de trabalho. Assim, ele irá notificar a todos da sua atuação naquele momento, mantendo você e todos da equipe informados sobre o progresso e as ações do trabalho. Isso evita a ocorrência de reuniões desnecessárias, como aquelas que acontecem apenas para notificar o andamento das ações.
O quadro Kanban também permite a visualização de problemas que impedem sua equipe de concluir qualquer tarefa. Devido aos softwares avançados que o sistema utiliza, ele identifica os fatores que te impedem, ou a sua equipe, de continuar trabalhando em uma tarefa. Dessa forma, podem rotulá-la como bloqueada temporariamente.
Construa seu quadro Kanban pessoal
Também é possível utilizar o quadro Kanban para organizar sua vida pessoal e seus projetos. Confira a seguir dicas para montar o seu próprio quadro Kanban.
Mapeie seu fluxo de trabalho
Um bom ponto de partida é o mapeamento do seu fluxo de trabalho. Para fazê-lo uma boa ideia é começar com as três colunas simples: coisas que estão a fazer; que estão sendo feitas; e que já foram concluídas.
Esse é um modelo de trabalho adequado para o gerenciamento individual. Ele também permite que esse quadro possa evoluir para um maior grau de complexidade, ao renomear colunas, adicionando raias adicionais.
Essa forma de organização, após o mapeamento das ideias, permite que você vá adicionando tarefas a ele. Cada atividade deve ser descrita em um cartão separado. Para organizar visualmente, separe os cartões por cores, cada cor para um tipo de tarefa específica.
Limite seu trabalho em andamento
Começar tudo ao mesmo tempo pode te trazer futuros problemas e muitas tarefas incompletas. Portanto, é necessário limitar a quantidade de trabalho que está em andamento. Isso permitirá que você foque nas tarefas mais urgentes, na hora certa.
Feito isso, já é possível começar a organizar e trabalhar de uma forma mais eficiente utilizando seu quadro Kanban pessoal. Uma vez que você entendeu a abordagem do sistema Kanban, já pode aplicar seu método na sua equipe e na sua empresa.
