O provisionamento é uma parte essencial da gestão de uma empresa. Ainda assim, é um processo que pode gerar muitas dúvidas, especialmente entre gestores não muito experientes. No entanto, é importante entender que se feitos da maneira correta e com consistência, possuem impactos significativos na produtividade e alcance de objetivos de qualquer organização. Para isso, é possível utilizar as mais diversas tecnologias, visto que muitas maximizam a eficiência operacional dos serviços, além de preparar a empresa para possíveis perdas ou crises. Quer saber como funcionam? Conheça abaixo seus principais benefícios e como implementá-los em seu negócio.
Os provisionamentos no mundo dos negócios
No mundo dos negócios, o provisionamento é um dos principais fatores para o sucesso de uma empresa. Afinal, ele é o processo de previsão de custos e necessidades dentro de alguns intervalos, sempre com a intenção de satisfazer as necessidades dos clientes e colaboradores. No entanto, é importante entender que existem vários tipos de provisionamento, sendo os três principais: de recursos, jurídico e financeiro.
O que é provisionamento de recursos?
O provisionamento de serviços, também conhecido como provisionamento de recursos, é o processo de configuração e implementação de serviços, aplicações e equipamentos para fornecer serviços a clientes. É um modelo que envolve a entrega de produtos para públicos externos ou internos e está diretamente ligado às práticas de negócios e às estratégias corporativas. Por conta disso, é uma parte importante da gestão de serviços, pois envolve a identificação das demandas e necessidades dos clientes, a definição de requisitos técnicos, o planejamento de recursos e a entrega dessas demandas.
Com o seu uso, é possível fazer essas entregas de forma eficiente, sempre atendendo às necessidades dos consumidores de um produto. Para isso, sua implementação envolve a definição dos requisitos de cada recurso, tais como a disponibilidade, escalabilidade, segurança, qualidade e desempenho. Além disso, também é necessário definir os processos de forma atenciosa, incluindo os procedimentos de provisionamento, configuração e monitoramento dos serviços. Em algumas empresas, esse modelo também envolve a conexão das atividades às redes e às outras tecnologias, como sistemas de gestão e armazenamento, para garantir que elas possam ser acessadas de forma segura e confiável.
O que é o provisionamento jurídico?
Já o provisionamento jurídico é um processo pelo qual uma parte, como um advogado ou outro profissional jurídico, prepara ou reformula documentos ou planos para atender às exigências legais e às necessidades dos clientes. É fundamental para o sucesso na tomada de decisões em relação a questões jurídicas. Em geral, ele envolve a análise de documentos como contratos, acordos, cartas de propriedade, documentos de responsabilidade civil e leis.
Essa análise é realizada para determinar se os documentos estão em conformidade com a lei e se são adequados para atender às demandas desses clientes. Após a avaliação, o advogado responsável precisa preparar algumas recomendações sobre como proceder. Normalmente, isso inclui a redação de documentos adicionais, a realização de ligações com os clientes para discutir seus interesses ou a determinação de como evitar problemas legais. Ademais, o profissional também pode auxiliar os clientes em casos de litígio.
Isso envolve a realização de pesquisas para determinar se algum direito foi violado, a construção de uma estratégia para litigar o caso e a representação das partes na corte. Esse modelo também inclui a realização de diligências, como a verificação de fatos e informações sobre um caso. Isso pode incluir a realização de entrevistas com testemunhas, a apuração de pesquisas e a realização de buscas documentais.
O que é o provisionamento financeiro?
Por fim, o provisionamento financeiro, que será o mais aprofundado neste artigo, é uma prática contábil usada para garantir que as empresas cumpram justamente seus compromissos financeiros. Sua ideia é bem simples: reservar dinheiro para cobrir possíveis perdas financeiras futuras. É uma forma de proteger a empresa de perdas significativas e assegurar que ela tenha os recursos necessários para lidar com as despesas operacionais.Por esse motivo, é usado principalmente para cobrir riscos e dívidas de curto e longo prazo.
Ou seja, o provisionamento financeiro desempenha um papel importante na cobertura de possíveis perdas financeiras de uma organização. Nesse caso, utiliza-se de uma quantia específica e reservada em uma conta separada para cobrir possíveis perdas.Além disso, é usado para ajudar as empresas a cumprir com seus compromissos de crédito. Isso porque quando as organizações pedem empréstimos, fazem uma promessa de devolver o montante emprestado, mais juros, dentro de um determinado período de tempo. Neste caso, o serviço ajuda a garantir que a empresa possa cumprir com suas obrigações.
Ademais, ele permite que as empresas mantenham uma reserva de capital para cobrir possíveis perdas financeiras. Dessa forma, os gestores não precisam se preocupar com a possibilidade de não conseguir pagar suas dívidas, visto que poderão usar seus fundos de reserva para cobrir qualquer perda.
Quais os principais benefícios do provisionamento financeiro?
Existem muitos benefícios que são resultados do provisionamento financeiro. Entre eles, podemos destacar os seguintes:
- Mais controle de custos: O provisionamento financeiro permite que as empresas tenham maior controle sobre os custos, especialmente aqueles relacionados a riscos. Com essa ferramenta, é possível estabelecer limites de gastos e avaliar se os custos incorridos são adequados para a atividade da empresa.
- Mais eficiência na gestão de riscos: Além do controle de custos, as empresas podem identificar e gerenciar melhor os riscos que podem afetar a saúde financeira da organização. Dessa forma, podem avaliar se os riscos são aceitáveis ou não e tomar medidas para minimizar ou eliminar os riscos.
- Melhor planejamento financeiro: Com o provisionamento financeiro, as empresas podem ter um melhor planejamento de suas finanças. Elas podem avaliar os riscos e os custos envolvidos em suas atividades, o que permite planejar suas finanças de forma eficaz para garantir maior rentabilidade e sustentabilidade.
- Maior consciência de custos: Essa ferramenta também ajuda as empresas a criar uma consciência de custos, identificando as principais áreas de gastos e estudando formas de reduzi-los. Isso resulta em um melhor uso dos recursos e maior rentabilidade do negócio.
- Maior transparência financeira: O provisionamento financeiro também ajuda as empresas a ter maior transparência nas suas finanças, o que pode trazer resultados positivos de um ponto de vista legal e de negócios. Com isso, elas podem estabelecer procedimentos para que todos os processos financeiros sejam realizados de forma clara e objetiva.
Os riscos no provisionamento financeiro
Como o provisionamento financeiro é um processo usado pelas empresas para prever e esperar por perdas financeiras que elas possam ter no futuro, funciona também através de avaliações de risco. Nesse caso, é importante entender que elas estão classificadas em três possíveis perdas: risco provável, risco remoto e risco possível. O objetivo desta classificação é permitir que as empresas façam uma estimativa mais precisa de suas potenciais perdas, com o objetivo de que possam tomar medidas preventivas para mitigar seu impacto. Confira abaixo suas principais diferenças:
Risco provável
Risco provável é aquele em que há um risco significativo de ocorrência. Como o próprio nome diz, estes são aqueles riscos que provavelmente ocorrerão no futuro, mas ainda não ocorreram. Um exemplo bem prático é de quando há a possibilidade de que os empréstimos ou financiamentos concedidos por uma empresa não sejam pagos. Nesses casos, a empresa pode reservar dinheiro para cobrir essas possíveis perdas.
Risco remoto
O risco remoto é frequentemente associado a eventos de baixa probabilidade, mas que podem ter um impacto significativo em qualquer empresa ou negócio. Na maioria dos casos, não é considerado uma ameaça imediata para o negócio, mas ainda é algo que deve ser monitorado de perto para garantir que não se torne uma ameaça. Em casos de riscos de desastres naturais, por exemplo, apesar de serem muito baixos, podem ter impactos econômicos e financeiros muito grandes para as empresas. Por conta disso, ainda devem ser considerados.
Outro exemplo de risco remoto é o risco de mudanças legislativas ou regulatórias. Essas mudanças podem afetar diretamente as atividades de uma empresa e podem levar a custos adicionais, mudanças significativas na forma como a organização opera e, às vezes, até à falência. Por esse motivo, é importante que as empresas estejam atentas às mudanças legislativas e regulatórias que podem afetar seus negócios.
Risco possível
Por último, risco possível é a classificação mais alta de risco no provisionamento financeiro. Ela é usada para descrever situações nas quais as perdas financeiras são consideradas como altamente prováveis de ocorrer. Logo, é usada para descrever situações em que há uma grande chance de ocorrência de perdas financeiras, como por exemplo, se uma empresa tem um grande número de clientes inadimplentes. Neste caso, a organização pode prever riscos altamente prováveis através desta classificação.
Como fazer o provisionamento financeiro?
Esse é um processo que apesar de muito comum, pode gerar algumas dúvidas. Ainda assim, para implementá-lo é só seguir alguns passos bem simples. Para começar, um bom provisionamento financeiro deve definir objetivos a longo e curto prazo. Estes objetivos devem ser baseados nas metas gerais da empresa, as quais devem ser orientadas para garantir a saúde financeira. Em seguida, é necessário ter uma compreensão clara do fluxo de caixa da organização. Por esse motivo, deve-se entender profundamente como o dinheiro entra e sai da empresa para que as decisões de provisionamento possam ser feitas com base em informações corretas.
Uma vez que os objetivos e o fluxo de caixa estejam claros, é necessário avaliar os recursos necessários para alcançar esses objetivos. Isso inclui a identificação de alguns investimentos necessários, assim como quaisquer gastos futuros previstos. Ademais, é importante considerar qualquer custo associado a esses investimentos, bem como qualquer receita que possa ser gerada. Após esse passo, deve-se estabelecer um plano de ação: Em geral, deve incluir prazos realistas para a realização de qualquer investimento necessário, assim como quaisquer obrigações de pagamento que possam existir.
Para que elas sejam cumpridas, também é importante considerar todas as circunstâncias externas que possam afetar o orçamento da empresa, como alterações nas taxas de juros e na economia geral. Com isso em mente, o último passo é a implementação do plano de ação e a monitoração regular, onde todos investimentos realizados e pagamentos devidos para garantir que tudo esteja sendo feito de acordo com o plano. É igualmente importante rever o plano periodicamente para se certificar de que ainda é relevante.
Como a tecnologia pode ajudar nesse processo?
Tradicionalmente, o provisionamento financeiro é realizado manualmente, o que torna o processo um pouco mais cuidadoso e demorado. Atualmente, graças à tecnologia, existem meios mais eficientes para gerenciá-lo, visto que internet e alguns programas de computador se tornaram os principais aliados para aperfeiçoar esse processo. Através dessas ferramentas, os dados financeiros da empresa podem ser organizados de forma mais prática, ajudando a identificar os principais problemas financeiros e a encontrar soluções. Esses sistemas também possibilitam a automação de algumas tarefas, como o processamento de pagamentos e o cálculo de impostos.
Além disso, é importante lembrar que a tecnologia facilita bastante a comunicação entre empresas. Entre as mais populares, estão as plataformas de troca de informações entre setores, gerentes e colaboradores. Ademais, softwares como o chatbot são muito importantes para facilitar o provisionamento financeiro, visto que ela utiliza de inteligência artificial para entender as necessidades do negócio e fornecer assistências aos clientes de maneira mais rápida.
Inclusive , a tecnologia blockchain também está ajudando as empresas a melhorar seus processos de provisionamento financeiro. Através dela, as organizações podem criar um registro distribuído digitalmente, o que permite que os dados financeiros sejam compartilhados de maneira segura e sem interferências externas. Isso ajuda a garantir que os dados sejam mantidos confidenciais e que exista maior controle sobre o fluxo de caixa.
Até mesmo alguns softwares jurídicos podem ajudar a simplificar o processo de provisionamento financeiro ao proporcionar um meio para que todas as partes envolvidas possam compartilhar informações, documentos e acordos, tudo em um único local. Os documentos estarão disponíveis para consulta na plataforma e podem ser acessados por qualquer pessoa com acesso a ela. Isso ajuda a reduzir o tempo gasto em processos manuais, permitindo um fluxo de trabalho mais rápido e eficiente.
Conclusão
No final, o provisionamento financeiro é uma parte importante da gestão de qualquer empresa. Afinal, é um processo vital para garantir que a empresa esteja em boa saúde em suas finanças e possa se preparar para qualquer contratempo. Ainda assim, é necessário definir objetivos claros, entender o fluxo de caixa, identificar recursos necessários, estabelecer um plano de ação e implementá-lo com monitoramento contínuo. Seguindo este processo, qualquer negócio será capaz de tomar decisões informadas de forma consistente para garantir a saúde financeira da organização. Se você quer acompanhar mais dicas para manter a saúde financeira do seu negócio e preservá-la dos riscos, clique aqui para encontrar outros artigos com dicas.
