Não importa o tamanho do seu negócio, a sobrevivência dele, com toda certeza, depende de como você faz a gestão dos processos que o envolvem. A gestão de recursos materiais é um dos fatores primordiais para os bons resultados de uma empresa.
Uma boa organização financeira reflete em economia. Uma boa organização e gestão de pessoas, resulta em funcionários e clientes satisfeitos. Um estoque bem gerido traz resultados na qualidade dos produtos oferecidos e na renovação do material que é colocado à venda.
Estes e muitos outros processos são infinitos e se interligam entre si. Quanto mais organizados, melhores serão os resultados. O resultado final sempre depende do bom funcionamento de cada uma das peças dessa engrenagem.
Uma dessas peças é o recurso material. Ele se relaciona tanto com a parte financeira da empresa quanto com a parte de produção. Ou com o estoque, caso a sua empresa venda algum produto para o consumidor.
O que é gestão de recursos de materiais
Gestão de recursos materiais é gerir e administrar os recursos físicos de uma empresa de forma que eles cumpram o seu objetivo final de maneira satisfatória. Esse objetivo final geralmente é a obtenção de lucro, mas eventualmente a organização pode ter outros objetivos.
Para entender melhor o que é essa gestão, primeiro precisamos conceituar o que é recurso material: recursos materiais são todos os recursos físicos de que uma empresa se utiliza para se manter funcionando e alcançar os seus objetivos.
Parece complicado, mas é bem simples. Para você entender melhor, vamos separar esses recursos em duas categorias.
Recursos materiais:
São bens tangíveis, mas que não vão permanecer na sua empresa. São os produtos que você vai vender ou consumir, o seu estoque, a sua matéria prima, etc.
Recursos patrimoniais:
São bens permanentes do seu negócio. Aqui se enquadram os móveis, o maquinário, e mesmo o prédio onde funciona a sua empresa, se ele for próprio.
Dentro desta ideia de que recursos são ferramentas para que um negócio alcance o seu objetivo principal, existem ainda, outros recursos que integram o sistema de uma empresa, que são:
Recursos humanos:
que é a soma das competências e habilidades dos funcionários que compõem o corpo da empresa. A função do RH na empresa é muito importante e mostramos várias de suas atribuições neste artigo.
Recurso financeiros:
é o dinheiro disponível na sua empresa, bem como as fontes de financiamento de onde pode vir esse capital.
Recursos tecnológicos:
são as ferramentas tecnologias que a sua empresa dispõe e que são essenciais para o desempenho perfeito das funções do negócio.
Independente de qual seja o objetivo do seu empreendimento, é o bom entrosamento e funcionamento destas áreas que fará com que o negócio chegue à meta final.
Por isso a gestão de cada uma destas áreas é tão importante e deve ser levado muito à sério. O gestor dos recursos materiais deve conhecer todos os passos dos processos internos da empresa. Isso para que o acompanhamento feito por ele seja confiável. Para isso ele deve entender perfeitamente quais itens deverá supervisionar e que fim deve esperar de cada um deles.
Entrarão na lista itens como controle de estoque, classificação de materiais, logística de entrega de produtos, itens mais vendidos, etc.
O gestor dos recursos materiais será responsável por garantir o bom funcionamento, classificação, manutenção e avaliação de áreas importantes, como:
- Atendimento e clientes: o cliente serve como fator avaliativo, uma vez que é através do pedido dele que o gestor saberá a quantidade de produto a ser vendido ou fabricado. Além disso, é por meio de um cadastro de clientes eficiente que empresário sabe que produtos têm mais saída e merecem mais investimento.
- Demanda: avaliar o quanto de produtos ou itens é necessário para suprir a necessidade dos seus clientes e de seu mercado. De novo, os dados de compra dos clientes servirá como guia até mesmo para o planejamento de novas estratégias de venda ou gestão.
- Fornecedores: analise dos melhores fornecedores da matéria-prima de seus produtos ou dos ítens que são vendidos pelo seu negócio.
- Compras: a análise dos recursos financeiros e dos dados das compras dos clientes possibilita a compra da quantidade exata de materiais e itens necessários para manter o seu negócio funcionando.
- Transporte: como o seu produto será entregue? Como ele chegará à empresa e depois às mãos dos clientes? Essa logística também é responsabilidade de quem faz a gestão de recursos materiais do negócio.
- Controle de qualidade: avaliar a qualidade dos produtos recebidos. Eles podem ser vendidos para o consumidor final? Devem retornar ao fabricante? devem ser estocados?
- Armazenagem: o gerenciamento de estoque do negócio deve ser preciso. Isso porque a rotatividade de produtos é a responsável por grande parte dos lucros de um negócio varejista. Automatizar o processo com o uso de uma ferramenta feita para isso, como o QuantoSobra, é o melhor modo de manter essa área em bom funcionamento.
Movimentação interna e venda: o produto passou por todos os estágios necessários para chegar perfeito às mãos do consumidor final? Cabe ao gestor de recursos materiais garantir que sim. Além disso, também fica por conta dele a responsabilidade de manter esse processo todo, desde o início dos ítens, rastreável, para que possa ser avaliado pelos superiores durante as reuniões que planejarão os próximos passos da empresa.
Como fazer a melhor gestão de recursos materiais
Como já citamos, é o conhecimento que o gestor possui que vai garantir a qualidade da sua gestão de recursos materiais. O primeiro passo para garantir uma administração de qualidade é ter certeza que o gerente dessa área conhece o produto e todos os processos pelos quais ele passa dentro da empresa. Afinal, ninguém consegue manter a ordem daquilo que não conhece, não é mesmo?
Todas as áreas da empresa, tendo relação com o produto ou não, devem ser do conhecimento do gestor, assim como todas as atividades atreladas a ele.
Somente quando o responsável por administrar essa área tiver todos os dados que puder juntar sobre estes processos é que poderá começar a desempenhar a sua função de maneira efetiva.
Os resultados começarão a aparecer depois que os dados colhidos forem utilizados para o aperfeiçoamento dos métodos e para o planejamento de estratégias futuras.
Definir metas, delegar funções, saber o que e quando será rastreado é que vão garantir o sucesso dessa atividade.
Todos os materiais que serão disponibilizados para venda devem ser registrados, etiquetados e catalogados em uma ferramenta específica para isso, de forma que todas as etapas possam ser avaliadas. Este processo ganha agilidade quando estes registros são automatizados por meio de leitores de código de barras e emissores de etiquetas. Funções encontradas em ferramentas de gestão criadas especialmente para isso.
É por meio desta prática inicial de catalogação que o controle de estoque começa a ganhar forma. É o controle de estoque que garantirá que o gestor saiba que produtos têm mais saída, quais podem estar em falta, quais devem ser encomendados, quais estão encalhados nas prateleiras e quais vendem mais rápido.
Claro que o controle de estoque não é só isso. A armazenagem dos produtos também deve ser gerenciada, garantindo que os itens estejam sempre em espaço arejado e fácil de achar. Essa organização vai impedir que os produtos sejam estocados de forma inadequada e estraguem ou percam a sua qualidade inicial.
Esta prática reflete também na área de controle financeiro da empresa, uma vez que o monitoramento eficiente dos estoques garante que somente os produtos que têm saída sejam comprados. Garante também, que quando armazenados estes produtos, que representam dinheiro parado, não sofram nenhuma avaria.
O controle de qualidade já pode ser incluído nesta etapa, uma vez que você fará a vistoria de todos os produtos que estão no almoxarifado. Este passo se retroalimenta: o gerente analisa a qualidade dos produtos na entrada, durante o processo de classificação, etiquetação e cadastramento. Depois analisa a qualidade dos produtos que já estão no estoque. Desta forma, além de saber exatamente que itens estão disponíveis em todos os setores da empresa, o gestor garantirá que todos eles têm a qualidade necessária para ser vendido.
Esse passo é de extrema importância, principalmente para empresas que trabalham com venda ou estocagem de alimentos, uma vez que esses produtos possuem prazo de validade.
Outro reflexo do bom gerenciamento de recursos materiais é o processo de compras: conhecendo o funcionamento de todas as áreas da empresa e como elas se integram entre si, de posse dos dados de compras dos clientes, sobre o que é mais comprado, e sabendo exatamente que itens ainda estão disponíveis no estoque, o gerente destes recursos saberá exatamente o que comprar e em qual quantidade.
Além disso, como já conhece toda a logística de fornecimento destes produtos, sabe em que data deve encomendar esses itens de forma que cheguem com antecedência, garantindo que os itens mais comprados sempre estavam disponíveis no estoque.
O melhor sistema de gestão de recursos materiais
Por sorte, atualmente, todos estes processos podem ser automatizados por meio de sistemas como o QuantoSobra, que faz o gerenciamento completo do seu negócio, agilizando as atividades e mantendo todas as transações sob controle.
Lembra que falamos sobre a importância de um bom controle de estoque? Esta ferramenta automatiza esse processo pra você. O QuantoSobra oferece a facilidade adicionar produtos à lista de estoque de forma individual ou por grupos de determinados produtos.
Ele também já faz a geração e impressão de etiquetas, e ainda a edição de lotes, o que facilita reajustes necessários em algumas mercadorias.
Os produtos ainda podem ser adicionados de forma manual ou podem ter seus dados importando de um XML.
As etiquetas geradas pelo sistema já vêm com preços, código de barras e opções de parcelamento e a automatização facilita o reajuste de preços ou outras mudanças. Você ainda pode escolher a quantidade de etiquetas que quer imprimir, além do tamanho e se quer incluir o código de barras na mesma impressão.
E já que todos estes processos de gerenciamento visam o controle das atividades e a geração de lucro qualificado, a ferramenta também é direcionada ao controle comercial da sua empresa. Essa função permite que você acompanhe em tempo real o dinheiro que o seu negócio está movimentando diariamente já que todas as etapas de compra, venda e troca estarão registradas pelo sistema. Facilidade de controle, agilidade para você e seus funcionários e tranquilidade quanto às movimentações materiais e financeiras do seu negócio.
O software vai registrar tudo isso e ainda vai gerar um histórico destas transações, para que você possa usar estes dados para saber o que está dando despesa e o que está dando lucro, e também ajudando no planejamento de estratégias futuras, uma vez que por meio do cadastro inteligente de clientes você saberá tudo sobre as preferências do seu público-alvo.
O serviço de seus vendedores também será facilitado já que as vendas serão rápidas em função do sistema leitor de código de barras que registra as transações e disponibiliza esses dados para faturamento posterior. Ainda no processo de venda, o sistema pode imprimir carnês, se o seu negócio oferece a opção de parcelamento deste tipo, histórico por cliente, por produto, por dia, por semana ou por tipo de transação.
Os indicadores de venda também são gerados nesse processo, permitindo que você esteja consciente sobre os produtos que têm maior margem média de lucro.
Falando nisso, uma boa margem de lucro depende de um bom controle do fluxo de caixa. Gerenciar o que entra e o que sai de dinheiro todos os dias é a melhor forma de manter as finanças do seu negócio em dia, permitindo um balanço mensal perfeito e garantindo que as perspectivas de lucro anuais sejam coerentes.
Por isso este software também cuida para você das contas a pagar e das contas a receber. Ter automatizado esse processo é garantia de tranquilidade, além de garantia de mais tempo disponível para trabalhar no que é realmente importante para a sua loja.
Estes são apenas alguns exemplos de como o QuantoSobra pode ajudar a simplificar e aperfeiçoar os processos do seu negócio. Faça um teste gratuito por 10 dias e se surpreenda com tudo o que esta ferramenta pode fazer pela sua empresa.
Esperamos artigo sobre sobre gestão de recursos materiais foi escrito pela equipe da QuantoSobra para o Genyo. Esperamos que tenha gostado e até o próximo artigo!
