É fácil acompanhar os processos nos estágios iniciais de um negócio. No entanto, à medida que suas operações se expandem e se tornam mais complexas, o gestor precisa de um método de documentação mais eficaz para registrar procedimentos comerciais críticos. É nesse momento que entra um POP Procedimento Operacional Padrão.
O que ocorre é que cada parte de um negócio precisa funcionar sem problemas para que sua equipe entregue os projetos no prazo e supere as expectativas do cliente. Se uma parte do processo quebrar, ocorre um efeito cascata em toda a organização, resultando em atrasos no projeto e enormes custos excessivos.
O Procedimento Operacional Padrão é uma forma de documentar seus processos do início ao fim. Se a sua empresa ainda não está usando POP, você está perdendo uma oportunidade de aumentar a produtividade e melhorar a eficiência do seu negócio.
Este artigo que o Genyo preparou fornece uma explicação sobre o que são os Procedimentos Operacionais Padrão, seus benefícios para sua organização e um guia passo a passo de como você pode fazer um POP bem estruturado.
O que é um POP?
Um Procedimento Operacional Padrão, ou POP, é definido como a documentação que orienta os processos de um local de trabalho. Em outras palavras, é um conjunto de instruções de trabalho detalhadas que descrevem cada etapa de um processo.
Um Procedimento Operacional Padrão bem escrito define fluxos de trabalho e tarefas de rotina, levando a operações organizacionais consistentes e eficientes. Assim, o principal objetivo de um POP é aumentar a eficiência e entregar resultados consistentes, ao mesmo tempo em que garante a conformidade com as práticas operacionais.
Um POP explica o que acontece em sua organização, como e por que acontece e quando deve acontecer para garantir operações tranquilas e resultados de qualidade. É como uma receita: se você seguir todos os passos corretamente, obterá os resultados esperados, mas caso erre em algum passo, você vai acabar precisando começar tudo de novo.
Os Procedimentos Operacionais Padrão existem em todas as organizações, mas são vitais em empresas maiores que operam em setores técnicos e possuem procedimentos complexos.
A razão fundamental para isso é que, ao contrário das pequenas equipes, as grandes organizações não se dão ao luxo de coordenar as atividades manualmente, portanto, para economizar tempo, elas dependem, quase que inteiramente, de uma documentação adequada para padronizar suas operações internas e externas.
Se você precisa elaborar uma proposta comercial ou solicitar um novo estoque, um POP detalha todo o procedimento e inclui todas as referências necessárias para realizar seu trabalho.
Por exemplo, uma fábrica de automóveis que produz milhares de veículos diariamente requer uma documentação clara explicando em instruções passo a passo como realizar tarefas específicas, como operações de desligamento, solicitar inventário, solucionar problemas, usar equipamentos e realizar outras tarefas semelhantes de uma maneira que faça sentido para os funcionários. entender o que é necessário.
Sem eles, é quase impossível garantir uma produção de qualidade em escala. Isso porque, processos que não são claramente documentados deixam mais espaço para erros. Os funcionários podem realizar uma tarefa de uma maneira que não deveriam ou perder algo importante.
Agora, caso sua empresa possua um POP, os funcionários podem simplesmente consultá-lo em vez de procurar as informações de que precisam para realizar seus trabalhos. Ter diretrizes estabelecidas irá agilizar os fluxos de trabalho e melhorar a produtividade.
Quais os benefícios de um POP?
Conforme dito no tópico anterior, os procedimentos operacionais padrão (POPs) estabelecem uma maneira consistente de executar determinados processos para atingir o resultado desejado.
Embora fornecer procedimentos documentados aos colaboradores não seja uma garantia de se obter um desempenho positivo dos funcionários, é uma forma de se criar uma cultura de confiabilidade de rotina, controle de qualidade e segurança na relação de trabalho.
Vamos demonstrar agora algumas das vantagens de se implementar um POP na sua organização, independentemente do tamanho ou tipo organizacional:
● Serve para atingir consistência
Mesmo processos simples são suscetíveis a várias interpretações. Um aspecto divertido de trabalhar em um ambiente diverso é descobrir quantas maneiras diferentes existem de abordar as tarefas. Embora a inovação seja essencial para se manter competitivo na força de trabalho atual, a padronização é crucial para manter resultados consistentes.
Fornecer aos colaboradores instruções detalhadas e padronizadas sobre como executar tarefas repetidas garante resultados previsíveis. Isso porque, os gerentes devem identificar a melhor maneira possível de abordar cada tarefa de rotina para obter resultados consistentes.
● Melhora a garantia de qualidade e segurança
O resultado da execução consistente de tarefas geralmente é a garantia de qualidade. Por isso, POPs bem escritos permitem que os trabalhadores entendam claramente os resultados esperados para cada estágio de qualquer tarefa. Prestar atenção aos detalhes durante o processo de produção é crucial para produzir produtos acabados de alta qualidade.
Cumprir os padrões de qualidade não é apenas essencial para manter a satisfação do cliente, mas também é crucial para a segurança. Instruções passo a passo reduzem a probabilidade de erros humanos que resultam em tempo de inatividade do equipamento, riscos de segurança e resultados abaixo da média.
● Economiza tempo e dinheiro
Outra vantagem da utilização de procedimentos operacionais padrão é a lucratividade.
Embora a maioria dos trabalhadores provavelmente conclua suas tarefas com bastante eficiência, alguns podem desperdiçar tempo, esforço e recursos em etapas desnecessárias.
A melhor maneira de começar esse processo é usando POPs para remover os tipos de desperdício mais caros – defeitos, superprodução, espera, não utilização de talentos, transporte, excesso de estoque, desperdício de movimento e excesso de processamento.
● Simplifica o gerenciamento de funcionários
Os POPs podem servir como uma estrutura para medir o desempenho dos funcionários. Quando os funcionários sabem exatamente o que se espera deles, avaliar o desempenho e fornecer feedback para melhoria torna-se muito mais fácil.
Além disso, POPs bem estruturados agilizam o processo de integração de novas admissões. Em vez de relembrar repetidamente como concluir as tarefas atribuídas e quais detalhes importantes devem ser cobertos, os gestores podem indicar que os novos funcionários estudem os POPs como parte de seu treinamento.
● Evita a Perda de Conhecimento
Devido a alta rotatividade de colaboradores, os gestores correm o risco de comprometer os processos de produção cruciais se os principais funcionários saírem sem transmitir seus conhecimentos aos novos empregados.
Os POPs garantem que o conhecimento organizacional seja documentado, acessível e seguro. Além disso, o software de procedimento operacional padrão torna mais fácil para os membros da equipe editar processos à medida que ativos e processos mudam.
● Simplifica as auditorias
Por fim, os POPs fornecem mecanismos claros para a realização de auditorias internas nos procedimentos da empresa. Além de redigir POPs técnicos – que abordam como executar tarefas – as empresas também podem redigir POPs de gerenciamento.
Entre outras coisas, um POP de gerenciamento fornece diretrizes para desenvolver, revisar e atualizar os POPs existentes. Os processos de revisão permitem que os gestores identifiquem consistentemente as áreas a serem melhoradas.
● Aumenta a autonomia
Por fim, uma vantagem do uso de procedimentos operacionais padrão é o aumento da sensação de autonomia. As organizações que tornam os POPs acessíveis por meio de aplicativos móveis capacitam os funcionários a tomar boas decisões sem ter que esperar o aval dos gestores o tempo todo.
Como fazer um POP?
Agora que já descobrimos as vantagens de se ter um POP Procedimento Operacional Padrão na sua empresa, vamos finalmente aprender a como redigir um de forma simples e consistente nos passos dados a seguir:
● Decida como formatar seu POP
Você pode escolher entre uma variedade de estruturas e formatos quando se trata de manter seus procedimentos operacionais padrão. Grandes empresas, por exemplo, costumam aderir aos padrões internacionais.
Mas, não é necessário seguir as regras internacionais para escrever um bom procedimento operacional padrão.
O formato escolhido depende de uma série de variáveis – como uma grande empresa, você precisará ter POPs que sigam as políticas e padronizações internas da empresa. Já para gestores de pequenas empresas uma apresentação pode ser muito mais simples.
Alguns formatos que podem ser escolhidos são um checklist simples, um checklist mais complexo e linear ou até mesmo um fluxograma.
● Reúna o público-alvo
Os POPs devem se comunicar claramente com as pessoas já encarregadas de realizá-los. Por isso, se você gerencia uma equipe que já trabalha todos os dias nas tarefas que deseja documentar, você já deve ter uma ideia das melhores práticas deles e incorporá-las aos seus POPs.
Criar seus processos de forma colaborativa não apenas traz mais experiência sobre o trabalho, mas os funcionários que seguem seus POPs sentirão mais propriedade sobre eles.
● Descubra seu propósito
Pense no que você deseja alcançar ao criar seus procedimentos operacionais padrão. Se seus POPs estiverem documentando fluxos de trabalho e processos existentes, você precisará considerar quais são seus pontos problemáticos.
Já se o problema se encontra nos seus processos existentes, você precisa descobrir o que pode fazer para mudá-los. O sistema atual pode ser muito lento ou produzir um produto que não é de qualidade alta o suficiente.
Nesse caso, você precisará criar uma análise detalhada do processo das tarefas envolvidas e garantir que os padrões sejam atendidos sempre que a tarefa for concluída.
● Identifique a estrutura dos seus POPs
Em uma grande empresa, seu procedimento operacional padrão será estruturado como um relatório formal, incluindo uma folha de rosto com o título e materiais de referência relacionados, seguido por uma lista de capítulos e o próprio processo.
Já nas pequenas empresas, seus POPs serão muito menos formais. Escolha uma estrutura de bom senso e siga-a para todos os seus POPs.
Os tipos de POPs existentes podem ser em formato de narrativa detalhada, tabelas, listas enumeradas, um passo a passo com fotos ou gráficos, fluxogramas, checklists, entre outros. Escolha o que melhor se adapte ao seu objetivo.
● Defina o escopo do procedimento
Um fluxo de trabalho pode de fato envolver várias equipes, mas você deve saber desde o início se esse é o caso. Defina claramente os limites do seu trabalho ou você acabará com aumento do escopo.
Descubra com o que você está lidando. Definir seu escopo é essencial para criar um POP bem-sucedido.
● Use um estilo consistente
Comece com palavras de ação. Sempre use um verbo no início de uma declaração para uma tarefa. Esse tipo de linguagem comunica claramente o que você tem que fazer e é impactante para o seu público.
Outro ponto essencial é certificar-se de que sua escrita é clara e transmite apenas as informações mais essenciais.
● Elabore as etapas necessárias no processo
Esta é a etapa em que você se esforça para definir seu POP. Percorra o procedimento do início ao fim, anotando cada etapa do processo. Peça sugestões e discuta com toda a equipe e anote todas as etapas extras sugeridas.
Depois de ter o esqueleto do procedimento, examine cada tarefa que você registrou e descubra se alguma subtarefa é necessária.
● Avalie possíveis problemas em seu processo
Depois de escrever seu processo, é hora de descobrir onde as coisas podem dar errado. Se você estiver usando seu POP, procedimento operacional padrão para documentar um processo de fabricação, poderá executar os cálculos para verificar se o seu POP funciona corretamente.
● Teste seu POP
Veja se seu POP realmente funciona na prática. Peça aos colaboradores que estão realmente seguindo suas instruções para testá-las e encontrar quaisquer erros no processo.
Se você está satisfeito com o fato de seu novo processo de negócios ser superior ao anterior, você pode implementá-lo imediatamente.
● Implemente seu POP
Se você seguiu essas instruções do começo ao fim, seus POPs certamente melhorarão suas operações. Uma vez concluído o procedimento operacional padrão, você precisa comunicar os novos manuais à sua equipe e garantir que sejam seguidos.
Crie e implemente um plano de implantação e informe a equipe que os POPs estão mudando. Realize eventos de lançamento e treinamento para apresentar os novos POPs à sua equipe.
Conclusão
Diante de todo o exposto, os procedimentos operacionais padrão, ou POP, são essenciais em uma empresa porque eliminam a incerteza sobre a melhor forma de concluir as tarefas, além de aumentar a produtividade e diminuir os custos.
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