Se você gostaria de realizar todas as suas tarefas com maior rapidez para ser bem sucedido no trabalho, utilizar estratégias para ser mais produtivo é uma solução. Apesar de os profissionais, hoje em dia, terem de desempenhar diversas atividades com a prática de determinados hábitos, é possível fazer mais em menos tempo.
Uma vez que você aumente sua produtividade na vida profissional tem a vantagem de aproveitar mais seu período de descanso com amigos e familiares. Também se sentirá bem consigo mesmo por atingir ótimos resultados e não sentirá tanto estresse como ocorre quando somos improdutivos.
Contudo, chegar a esse ponto não se trata de um propósito fácil de alcançar. Assim sendo, este artigo ajudará você a descobrir como ser mais produtivo no trabalho usando algumas dicas e técnicas. Confira!
Dicas de como ser mais produtivo no trabalho
Aparelhos, ambiente, horário, técnicas e outros elementos podem contribuir para você seja mais produtivo. Portanto, confira abaixo 15 estratégias que facilitam aumentar seu nível de produtividade.
Trabalhe em um ambiente confortável que não tenha distrações
Atualmente, é quase obrigatório que as pessoas fiquem “conectadas” o tempo todo para estarem informadas de tudo o que acontece. No entanto, muitas vezes isso impacta no trabalho, pois desvia a atenção do que realmente é importante e necessário fazer em um determinado momento.
Portanto, se você deseja ser mais produtivo é recomendável que procure silenciar as notificações, fechar e-mails e aplicativos de redes sociais. Dessa forma, você não ficará tentado a verificá-los a cada minuto. Se tiver que usar a internet, também nem pense em acessar páginas de entretenimento, mesmo que seja por poucos segundos.
Use a tecnologia a seu favor
Com bons recursos tecnológicos, você pode reduzir o tempo para fazer algumas atividades ou, talvez, nem precise executá-las. Eletrônicos, inteligência artificial, softwares etc. facilitam a realização dos processos. Existem diversas opções que contribuem para que uma pessoa consiga ser mais produtiva no ambiente profissional.
Por exemplo, ter um celular somente para o trabalho evita distrações com assuntos da vida pessoal. Utilizar um laptop como um dos 20 melhores notebooks de 2022 ajuda a otimizar sua produção. Instalar softwares para bloquear determinados sites por algumas horas da mesma forma consiste em outra solução.
Faça uma listagem das tarefas a serem realizadas
Se você fizer suas tarefas conforme elas aparecem, ou sente vontade ou o chefe exige, acabará deixando muitos assuntos pendentes e isso se tornará um problema. Então, com a antecedência de pelo menos um dia, organize suas atividades por relevância ou data de entrega, defina o que é urgente e importante.
Uma vez que estabeleça isso, mantenha o foco em executar seu trabalho. Um elemento que também ajuda você a ser mais produtivo, é ter um dispositivo como um desses 13 melhores smartwatches de 2022. Esse tipo de ferramenta te notifica o que é preciso fazer a cada momento, mas sem gerar distrações.
Estabeleça seus objetivos
Um dos principais erros que as pessoas cometem tanto no trabalho como na vida pessoal, é estabelecer metas ambíguas e de longo prazo sem identificar as etapas para alcançá-las. Por exemplo, melhorar o ambiente profissional, aumentar a lucratividade, cuidar do bem-estar, ser mais interessante etc.
Uma boa prática para impedir que esse problema ocorra é dividir cada objetivo em ações menores que permitam que você vá do ponto A ao B. Assim, para ser mais produtivo basta avaliar quais recursos podem ajudar, definir a quantidade de atividades que pretende realizar em “X” tempo e como fará para pôr seu plano em prática.
Conheça seus próprios horários de produtividade
É cientificamente comprovado que cada ser humano possui um período em que é mais produtivo, onde por uma hora e meia nossa atenção se mantém ativa. Então, você pode usar esse momento em que sua mente está em estado de alerta para realizar funções que exigem uma boa dose de concentração.
Para saber em qual hora seu cérebro fica mais focado nas atividades, observe em todos os horários como costuma ser seu desempenho, considerando uma escala de 1 a 10. Desse modo, no final de uma semana, você notará que as pontuações mais altas da sua atuação, geralmente acontecem em certo intervalo.
Utilize aplicativos ou ferramentas para gerenciar sua produtividade
Na busca para ser mais produtivo no trabalho, você encontrará diversos aplicativos para planejar, organizar, delegar, coordenar e até se concentrar nas tarefas. Há sites como o Monday.com para gerenciamento de projetos, Todoist que é direcionado a gestão e acompanhamento das atividades que faz diariamente e muitos outros.
Você também pode utilizar aparelhos como um desses 15 melhores celulares de 2022, para organizar assuntos profissionais separadamente. Além disso, um bom smartphone serve para baixar vários apps que contribuem para aumentar a produtividade. Então, não deixe de considerar essa possibilidade.
Se motive com pequenas recompensas
Do ponto de vista da psicologia, um comportamento tem mais chances de ser repetido na medida em que é recompensado. Nesse sentido, você se tornará mais produtivo no trabalho conforme seus esforços são reconhecidos pelos outros ou por si mesmo. Portanto, acompanhe seu progresso e crie seu próprio sistema de reconhecimento.
Por exemplo, planeje ir na sexta-feira ao cinema, desde que consiga realizar uma determinada quantidade de atividades. Também compartilhe suas conquistas, conte a um amigo, familiar ou, até mesmo, seu chefe como se sente satisfeito por ter alcançado uma meta que ajudará no ambiente profissional.
Use métodos de produtividade
Existem várias técnicas que você pode experimentar para ser mais produtivo como o método de Pomodoro. Ele consiste em trabalhar em uma função por um tempo limitado em torno de 20 minutos e depois fazer uma pausa de 10 minutos. Com essa metodologia, você consegue realizar suas atividades sem esgotar sua concentração.
Outra estratégia interessante para aumentar sua produtividade no aspecto profissional é a do Flow Time. Ela é quase igual ao Pomodoro, mas o tempo é flexível, ou seja, não existe exatamente um intervalo. Você simplesmente faz a tarefa, enquanto estiver atento e quando aparecer os primeiros sinais de distração, descansa um pouco para recomeçar.
Sempre tenha pausas
Existe um mito de que uma pessoa precisa trabalhar incansavelmente para ser mais produtiva. Contudo, quem não tira folgas e tampouco faz pausas durante o expediente acaba se sentindo esgotado e sem energia. Para tristezas de alguns, nossa mente e corpo não foram projetados para funcionarem como máquinas.
Além do mais, essas interrupções devem servir para você recuperar suas energias, ter melhor humor e aumentar seu nível de concentração nas tarefas. Por esse motivo, é aconselhável que nesses momentos tome chá, fale com um amigo, faça um passeio, leia um livro, ouça música, se alongue etc.
Não faça várias coisas ao mesmo tempo
O nosso cérebro não foi feito para executar várias tarefas de uma vez com qualidade. Ao contrário do que se pensa, ele alterna a atenção para cada atividade. Quando você tenta fazer muita coisa ao mesmo tempo, sua concentração fica dividida entre todas elas e seu desempenho diminui em tudo que está fazendo.
Tentar ser multitarefa não é um crime, mas aumenta a possibilidade de uma pessoa cometer mais erros e com isso perder tempo. Se você deseja ser mais produtivo, o ideal é que procure focar em uma ação por vez. Toda a sua dedicação e sentidos estarão direcionados para que você entregue o melhor e no prazo esperado.
Não fique procrastinando
Não deixe para amanhã, o que pode ser feito agora e assim você se torna mais produtivo. Em qualquer trabalho há algumas tarefas que são chatas, repetitivas e causam preguiça; no entanto, elas devem ser feitas. Quanto mais se adia, pior a situação fica, pois as atividades se acumularão e ao fazê-las com pressa compromete a qualidade.
Então, é melhor encarar esses contratempos e terminar o mais rápido possível. Divida a tarefa em etapas e comece pelo mais simples, assim conforme for avançando se sentirá mais motivado. Depois que finalizar tudo, com certeza, ficará tranquilo, em vez de estar tenso e estressado como quando procrastina.
Tenha uma rotina
Quase toda pessoa bem sucedida na vida profissional segue uma rotina que embora varie possui algumas características comuns. Uma delas é se preparar física e mentalmente cedo para a correria do cotidiano com uma boa noite de sono. Também se vestem adequadamente para o trabalho (mesmo que remoto) e tomam um café saudável.
Além disso, elas têm um plano bem detalhado do que precisa ser feito e em que momento de cada dia. Graças a isso, conseguem ser mais produtivas tanto no trabalho como na vida particular. Se você adotar essas mesmas atitudes será mais fácil lidar com imprevistos e terá progressos.
Não aceite todas as tarefas que te entregam
Se na ânsia de agradar e provar o seu valor, alguém aceita todas as propostas que lhe são feitas no trabalho, isso em algum momento vira um problema. Muitas vezes, as circunstâncias levam a pessoa a ficar fora do horário na empresa, terminar o dia totalmente esgotada ou irritada, ter crises de ansiedade, entre outras coisas.
Para fazer recusas com educação, use a técnica sanduíche na qual agradece pelo convite, depois explique a razão por não poder fazer e por fim, se acrescente um comentário positivo. Além desse, há o método da alternativa em que você informa o motivo da negação, porém indica uma solução ou quem possa lidar com a tarefa.
Mantenha seu local de trabalho organizado
Um espaço bem arrumado que seja agradável até de ver contribuirá para que você se torne mais funcional e produtivo. Portanto, para conseguir isso livre-se do que não usa como objetos e papéis que um dia, talvez, sirvam para alguma coisa. Caso no meio deles esteja algum documento, escaneie e salve no computador.
Por falar em PC, classifique o material que precisa arquivar a cada três meses, assim será fácil localizá-los mais rapidamente. Também distribua o espaço, toda vez que você iniciar uma atividade, coloque na apenas o que vai usar, deixe outros papéis, equipamentos e ferramentas no lugar mais apropriado.
Não pense no trabalho em casa
Desconecte o máximo possível do trabalho após o expediente para reduzir o estresse. Crie limites entre vida profissional e pessoal, já que uma afeta a outra. Todos nós precisamos de tempo para descansar e respirar para ser mais produtivo frequentemente. Além do mais, isso é um sinal de que consegue cumprir com todos seus deveres no tempo previsto.
Então, mesmo que exista algum assunto pendente, ele deve ficar para o próximo dia. Não tem problema a caminho de casa pensar em estratégias, por alguns minutos, para na manhã seguinte resolver algum caso complexo. Contudo, é improdutivo perder horas de lazer e, até mesmo, noites de sono com esse tipo de preocupação.
Use as dicas de como ser mais produtivo no trabalho para um melhor desenvolvimento!
Ser mais produtivo no trabalho favorecerá seu crescimento profissional e não afetará seu tempo de lazer. No entanto, como se trata de um comportamento difícil de adotar, é aconselhável utilizar técnicas indicadas nesse texto para não fracassar na tentativa. Então, livre-se das distrações, liste suas tarefas e objetivos para planejar seu dia.
Não se esqueça de realizar pausas, tirar folgas e aproveitar seus momentos de lazer. Também use alguns truques para facilitar sua mudança de hábito, como a utilização de aparelhos, softwares e técnicas para aumento de produtividade. Assim, você conseguirá fazer mais em menos tempo e com ótima qualidade.
