O sistema de ponto pode ser uma ferramenta poderosa para ajudar a gerenciar a produtividade de uma empresa. Ele permite que o gestor rastreie com precisão o tempo que seus funcionários passam no trabalho, além de fornecer informações sobre suas atividades. Dessa forma, é possível ter uma visão mais clara sobre a produtividade dos seus funcionários, o que pode ajudar a identificar áreas em que eles precisam de ajuda. No entanto, é comum encontrar líderes com dúvida sobre qual modelo se encaixa melhor em seu negócio, especialmente em relação ao ponto manual, eletrônico e digital. Quer saber suas principais diferenças? Confira abaixo!
O que é o controle de ponto?
Basicamente, o controle de ponto é um sistema usado para controlar a quantidade de horas trabalhadas por um funcionário, permitindo que os empregadores registrem de forma eficiente a jornada de seus colaboradores. É uma ferramenta muito útil para garantir que os horários sejam cumpridos de forma correta, respeitando as leis e impedindo o excesso de trabalho. Em geral, esse sistema pode ser manual ou eletrônico, onde pode conter planilhas ou um sistema de gestão pessoal para registrar a entrada e saída desses indivíduos.
Dependendo da sua complexidade, também pode ser utilizado para monitorar a segurança da empresa. Afinal, permite acompanhar e controlar o acesso a áreas restritas, além da movimentação de itens da organização. Porém, é importante lembrar que para o sistema funcionar corretamente, é necessário manter os equipamentos do trabalho em boas condições, pois os dados registrados são fundamentais para o controle de jornada de trabalho. Além disso, os funcionários devem estar cientes das regras de funcionamento do sistema e devem cumprir rigorosamente os horários de entrada e saída.
Por esse motivo, é importante conhecer os diferentes modelos para esse sistema, onde através de uma análise criteriosa, é possível identificar qual deles se encaixa melhor com o seu negócio.
Quais os tipos de controle de ponto?
Existem diferentes tipos de sistemas de controle de ponto, cada um com suas vantagens e desvantagens. São eles:
Controle de ponto eletrônico
Atualmente, é o modelo mais utilizado em empresas do mundo inteiro. Isso porque ele é capaz de fornecer relatórios detalhados sobre o registro de presença do funcionário, o que facilita a auditoria e o monitoramento de horas extras e faltas. Para isso, funciona através de um cartão magnético ou chip, onde o funcionário deverá inseri-lo em um leitor. Dessa forma, o ponto identifica o indivíduo e registra seu horário de entrada e saída, com uma margem de erro muito baixa..
Essa precisão traz uma série de benefícios para os colaboradores, pois além de evitar fraudes ou erros, pode ajudá-los a gerenciar melhor seu tempo, evitando trabalho excessivo, pagamentos injustos, etc. Já quando falamos de vantagens para os empregadores, essa é uma excelente opção para aqueles que buscam reduzir os custos de folha de pagamento, pois não são registradas horas trabalhadas de maneira errada.
Por esse motivo, é considerado muito eficaz em reduzir a burocracia relacionada à verificação e ao controle das horas trabalhadas, onde não é mais exigido o uso de caneta, papel e todos os itens do ponto manual.
Controle de ponto biométrico
O controle de ponto biométrico é considerado um dos mais seguros do mundo, visto que para identificar funcionários ou visitantes, conta com características únicas, como impressão digital, reconhecimento facial, reconhecimento de íris ou digitalização da palma da mão. Essa tecnologia oferece uma solução perfeita para as empresas que desejam implementar um sistema de controle mais seguro, garantindo total monitoramento de quem transita por seus softwares ou sede.
Através dele, é possível economizar tempo e dinheiro, visto que não há necessidade de carimbos de ponto, cartões de controle de presença ou outros mecanismos de controle de presença. Além disso, já foi comprovado que o sistema é altamente seguro e não há risco de fraudes ou outros problemas relacionados ao controle de presença. Em muitos deles, também é possível monitorar e rastrear a presença dos funcionários em tempo real. Isso permite que os gestores acompanhem o desempenho e produtividade dos colaboradores, ajudando-os a melhorar suas performances.
Porém, mesmo que venha ganhando cada vez mais espaço no mercado, conta com algumas desvantagens. Entre elas, seu alto custo de instalação e manutenção é o que mais se destaca, especialmente para empresas menores. Afinal, alguns mais avançados podem exigir até mesmo um servidor dedicado ou softwares mais caros. Além disso, em casos onde é utilizado o reconhecimento de voz e impressões digitais, os funcionários podem sentir uma invasão de privacidade, visto que dados sensíveis estão sendo acessados por outras pessoas.
Controle de ponto digital
Quando uma empresa busca por segurança, eficácia e um excelente custo-benefício, o controle de ponto digital é o que mais se destaca. Assim como todos os outros, é capaz de registrar a jornada de trabalho dos colaboradores de forma precisa, seja através da entrada e saída, número de horas trabalhadas, tempo de almoço e muito mais. No entanto, o que o faz tão vantajoso é a facilidade em ser utilizado nos mais diversos dispositivos, como computadores, smartphones e tablets.
Inclusive, uma vez que os funcionários já estão acostumados com o uso de recursos digitais, o registro do ponto é feito de forma prática e intuitiva, com acesso aos dados atualizados e a possibilidade de fazer alterações em caso de necessidade. Ademais, pode ser integrado a outros sistemas, como o de gestão de horas extras, ajudando a gerenciar e otimizar as informações com mais eficiência. Isso permite que as empresas obtenham ainda mais controle sobre a folha de pagamento, evitando erros de cálculo e outros processos burocráticos.
O Sistema de Gestão Inteligente Genyo, por exemplo, é capaz de oferecer todos esses benefícios. Através dele, os gestores não precisam gastar com um novo relógio de ponto ou manutenção de equipamentos, além de contar com bastante segurança ao deixar seus dados salvos na nuvem. É o tipo de ferramenta considerada perfeita para empresas dos mais diversos tamanhos e segmentos, onde oferece diversas tecnologias, como a possibilidade de acompanhar o local do ponto via GPS, foto no momento de registro, chat entre colaboradores e até mesmo assinatura eletrônica.
Controle de ponto manual
O mais antigo do mundo, o controle de ponto manual é utilizado há décadas em diversas empresas. Na maioria das vezes, envolve o uso de cartões ou livros para o registro da entrada e saída dos funcionários. No primeiro caso, cada empregado possui um cartão em que são registrados esses momentos, com a data e horário. Já no segundo, é usado um caderno de ponto, onde é necessário anotar todas as entradas e saídas dos colaboradores. Por esse motivo, é importante que a empresa tenha um funcionário responsável por conferir e conferir as informações registradas, pois assim será possível identificar possíveis erros ou fraudes, preservando a integridade dos dados.
Principais desvantagens do controle de ponto manual
Todo gestor deve ter em mente que este sistema conta com desvantagens significativas, especialmente por estar muito exposto a erros humanos, como registros incorretos ou até mesmo burocracia excessiva. Pensando nisso, separamos as falhas que mais se destacam:
Descentralização de informações
Essa é uma das principais desvantagens do controle de ponto manual, visto que geralmente, as informações sobre o horário de entrada e saída dos colaboradores não estão localizadas em um único sistema. Em vez disso, cada trabalhador mantém suas próprias informações, que podem incluir a hora de entrada, saída, horas extras, faltas, períodos de descanso, etc. Isso torna a tarefa de rastrear e monitorar os horários e a quantidade de horas trabalhadas muito mais difícil.
Além disso, a própria alocação dessas informações pode ser confusa, onde os pedidos de folga, horas extras, gestão férias e atestados podem estar localizados em pastas completamente diferentes, o que pode dificultar no momento em que precisam ser reunidas, como numa auditoria.
Nível de segurança reduzido
Como é muito simples de ser utilizado, o ponto manual pode parecer muito atrativo, especialmente para aqueles que desejam evitar a tecnologia. No entanto, suas limitações podem impactar diretamente a segurança da empresa. Como ele depende da assinatura do trabalhador ou de um supervisor para confirmar a presença dos funcionários, são criadas muitas oportunidades em que esses dados podem ser adulterados.
Os funcionários podem facilmente assinar o ponto de outra pessoa, ou podem forjar assinaturas para aumentar o número de horas trabalhadas. Além disso, os gestores podem alterar as informações no cartão para aumentar ou diminuir o número de horas trabalhadas pelos funcionários, o que acaba gerando um ambiente de desconfiança mútua.
Querendo ou não, é um modelo que depende de todos os funcionários assinando seus cartões de ponto corretamente e na hora certa, o que pode ser difícil de acompanhar.
Maior risco de erro humano
Mesmo que o registro de ponto seja feito de boa fé, o modelo manual ainda é bem suscetível a erros, pois ele depende da precisão dos funcionários para registrar suas horas de trabalho. Se o empregado esquecer de registrar sua hora de entrada/saída ou preenchê-la errada sem querer, por exemplo, é muito difícil que esse erro seja identificado ou simplesmente alterado.
Dessa forma, torna-se muito mais trabalhoso gerenciar essas informações, o que acaba exigindo mais mão de obra, alocação de recursos, etc. Por esses motivos, gestores mais experientes recomendam o investimento no ponto digital ou até mesmo eletrônico.
Como mudar de um sistema manual para o digital?
A mudança do ponto manual para o digital na empresa é cada vez mais necessária para acompanhar a evolução tecnológica. Essa inovação permite que os gestores tenham um controle mais preciso dos horários de entrada e saída dos colaboradores, além de proporcionar maior segurança no tratamento de dados e a eficiência na gestão de pessoas. Porém, para implementar essa mudança, é preciso levar em consideração alguns pontos importantes:
Para começar, deve-se ter em mente o tipo de ferramenta que poderá atender melhor às necessidades do negócio. Nesse caso, alguns profissionais, geralmente de RH, são responsáveis por essa busca pelas melhores opções do mercado. Em seguida, é necessário montar uma equipe responsável pela instalação e configuração do sistema. Ela deve estar capacitada para identificar os pontos de acesso mais adequados, conectar os dispositivos à rede da empresa e garantir a segurança de dados.
Além disso, por mais que os colaboradores já estejam habituados aos processos digitais e sejam simples de usar, como o sistema Genyo, a empresa deverá investir no treinamento para o novo ponto. Afinal, ao ensiná-los a utilizar corretamente o sistema de ponto digital, os dados podem ser registrados de forma mais adequada. Ademais, é importante explicar quais são as regras e as responsabilidades dos funcionários no sistema.
No final, também é necessário realizar avaliações e monitoramento do novo sistema, garantindo que ele esteja sendo utilizado de forma correta e respeite todas as leis trabalhistas.
O que diz a CLT sobre esses sistemas?
Para começar, é importante entender que os sistemas de controle de ponto são muito úteis para que as empresas cumpram com suas obrigações legais, sempre de forma organizada e eficiente. Por esse motivo, a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), estabelece regras e normas para que as instituições possam controlar os horários de seus colaboradores e cumprir com suas obrigações contratuais.
Essa regulamentação inclui aspectos como a obrigatoriedade de registrar os horários de entrada e saída dos funcionários, o uso de relógios de ponto ou outros sistemas monitoramenteo de acesso, a manutenção dessas informações e a obrigatoriedade de arquivar os dados desses sistemas. Eles devem conter informações como a data, hora de entrada e saída, horas extras, e faltas, assim como a hora de almoço.
No final, é importante que esse processo seja feito de forma honesta e fiel à realidade, pois é através dele que o empregado poderá comprovar o cumprimento de seu horário de trabalho e, consequentemente, os seus direitos trabalhistas.
Conclusão
O uso do ponto manual é uma prática importante para manter as finanças de uma empresa organizadas. Ao registrar seus lançamentos de forma manual, as empresas podem ter uma visão mais clara dos seus negócios, monitorando as entradas e saídas de dinheiro com maior precisão. No entanto, ele conta com desvantagens que podem afastar muitos gestores, como a falta de segurança, excesso de burocracia e descentralização de informações.
Por esse motivo, a troca por um sistema digital acaba se tornando uma excelente alternativa, visto que pode sanar esses problemas com controles de frequência mais precisos e seguros, além de permitir o acompanhamento à distância da jornada de trabalho. Dessa forma, é possível economizar em gastos e tempo, visto que o monitoramento dos colaboradores é muito mais seguro e rápido. Se você quer conhecer outras ferramentas que podem ajudar com seu negócio, acesse nosso blog!
