O passivo trabalhista é a união de todas as dívidas que a empresa possui pelo não cumprimento das obrigações trabalhistas e também pelo recolhimento erradamente dos encargos sociais ou pagamento de benefícios obrigatórios.
Sendo assim, é bastante visto que o passivo trabalhista inclui questões como pagamentos de adicionais como noturno e/ou adicional de periculosidade e insalubridade, verbas rescisórias, pagamento de férias, horas extras e etc. Em alguns casos tem até mesmo situações de contratação irregular.
Diante disso, o passivo trabalhista ocorre em resultado de uma gestão inadequada. Por trás do problema, podem estar bagunçados ou uma tentativa frustrada de conter os custos.
Especialmente, em situações em que as finanças da companhia ou a economia do Brasil não vão tão bem, então, os empresários procuram reduzir consideravelmente suas despesas ou se enxergam obrigados a isso.
Um caso bastante comum é o acúmulo de funções ou o crescimento das responsabilidades de cada empregado, levando ao acréscimo das jornadas de trabalho com horas extras.
De modo geral, o problema se encontra na falta de controle da jornada e do contrato de cada colaborador, causando registros inconsistentes e a recolhimentos equivocados dos encargos trabalhistas. Um fato que pode causar impacto direto no passivo trabalhista da empresa.
Confira a seguir!
O que significa o termo passivo trabalhista?
O passivo trabalhista é a soma total dos valores relacionados às obrigações trabalhistas, gastos por uma companhia.
Esse termo corresponde a dois tipos de obrigações:
- As regulares: que são aquelas feitas pela empresa de modo frequente, como benefícios, salários, encargos e impostos;
- As irregulares: que podem ou não existir, se tratando de ações trabalhistas, multas e/ou indenizações (como acontece em situações de assédio).
Mesmo que englobe esses dois tipos de despesas, o passivo trabalhista é mais visto normalmente para responder aos gastos da companhia com os processos trabalhistas.
Por conta disso, é relevante compreender todo o contexto em que o termo surge, com o intuito de entender do que se trata todas as obrigações do estabelecimento, ou se está sendo observado apenas sob o viés judicial.
Por que é necessário analisar o passivo trabalhista?
Os gastos trabalhistas contemplam boa parte das despesas de uma corporação, e, por esse motivo, não podem ser deixados de lado.
Diante disso, qualquer equívoco capaz de criar uma demanda judicial pode interferir negativamente não apenas na imagem do estabelecimento, como também compromete toda sua organização financeira.
Sendo assim, possuir uma boa gestão das obrigações trabalhistas recorrentes, e se preparar de modo eficaz dos passivos trabalhistas judiciais, é um exercício que precisa ser desenvolvido em todas as empresas contratantes.
Então, ao ter controle sobre este passivo derivado das relações trabalhistas, a empresa se mantém positivamente financeiramente falando, além de habitar em uma posição mais favorável e visibilidade frente aos investidores.
O que pode causar um passivo trabalhista?
Como o pagamento das obrigações trabalhistas regulares pelas companhias é uma resolução legal mencionada na Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT).
Assim sendo, iremos trazer com mais detalhes, nos próximos tópicos, algumas causas que podem gerar um passivo trabalhista judicial para as instituições. Veja:
Não realizar o pagamento de horas extras ou adicionais
Segundo o Artigo 74, §2º da CLT, é obrigatório a utilização de um controle de ponto para as companhias que possuem 20 ou mais funcionários.
“§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.”
Com o controle de ponto correto, é possível perceber os funcionários aos quais é necessário o pagamento de horas extras, quando não houver compensação por banco de horas.
Além do mais, o ponto ajuda na identificação dos casos em que é necessário o adicional noturno, por exemplo, por conta do detalhamento do horário de trabalho do empregado.
Quando se trata de um controle ineficiente ou inexistente, podem surgir demandas trabalhistas pautadas na falta de pagamento de horas extras e adicionais, tais como o noturno.
Outros adicionais que podem ser exigidos judicialmente pelos colaboradores são o de insalubridade, periculosidade e penosidade.
Desvio e acúmulo de funções
Desde o momento da contratação, é acordado formalmente com o funcionário e o mesmo é destinado para tal tipo de função e atividades que irá desempenhar.
Caso passe a exercer outro cargo, ou até mesmo possua um acúmulo de funções, ele deve possuir o conhecimento sobre o fato e a modificação deve ser feita na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), retratando o nome e o salário para atribuição.
Se em alguma hipótese isso não ocorra, pode ser caracterizado como desvio de função, e a partir daí, gerar uma demanda do colaborador contra a companhia, a fim de que lhe seja transferido a diferença de salários e eventuais indenizações.
Não disponibilizar EPIs
Os Equipamentos de Proteção Individual (EPIs) precisam ser disponibilizados de acordo com as normativas do Ministério do Trabalho.
Sendo assim, em situações que não sejam oferecidos, a firma poderá ser autuada pelos órgãos de fiscalização trabalhista, sofrendo multas de valores variados.
Então, ficará sob critério do funcionário, também, ingressar com ação de danos morais contra a entidade, pleiteando a indenização devida.
Não coletar os encargos sociais
Respondendo a dúvida de muitos, é de responsabilidade das companhias coletar o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) de cada contratado.
Caso essa obrigação não seja realizada, a empresa será autuada no crime previsto no Artigo 168-A do Código Penal:
Art. 168-A. Deixar de repassar à previdência social as contribuições recolhidas dos contribuintes, no prazo e forma legal ou convencional:
Pena – reclusão, de 2 (dois) a 5 (cinco) anos, e multa.
- 1 o Nas mesmas penas incorre quem deixar de:
I – recolher, no prazo legal, contribuição ou outra importância destinada à previdência social que tenha sido descontada de pagamento efetuado a segurados, a terceiros ou arrecadada do público;
II – recolher contribuições devidas à previdência social que tenham integrado despesas contábeis ou custos relativos à venda de produtos ou à prestação de serviços;
III – pagar benefício devido a segurado, quando as respectivas cotas ou valores já tiverem sido reembolsados à empresa pela previdência social.
Controle de ponto incompentente
Desde a Lei da Liberdade Econômica Nº 13.874, aceita em setembro de 2019, a obrigatoriedade para o registro de ponto passou a valer apenas para companhias que possuíssem 20 ou mais colaboradores.
No entanto, quando esse controle de ponto é incompetente, o registro da jornada de cada empregado pode aparecer inconsistências que também são razões comuns de ações judiciais e passivo trabalhista.
Ao assimilar isto, é necessário considerar que até mesmo empreendimentos que tenham menos de 20 contratados (as que não são enquadradas a realizar o controle) podem se beneficiar.
Basta se atentar ao registro de horas extras, para compreender como um sistema eficiente pode evitar futuros problemas.
Rescisão contratual
Toda empresa sabe que a rescisão de contrato necessita ser realizada com bastante cautela e que corresponde a uma etapa que dá trabalho a quem cuida dos registros e finanças da firma.
Sendo assim, a apuração das verbas rescisórias, ou seja, o cálculo do quanto o empregador deve pagar ao funcionário demitido, precisa ser efetivada para evitar problemas trabalhistas. O erro no acerto de contas é também é causa comum de passivo trabalhista.
Desentendimento da legislação
Outra causa bastante significativa entre as citadas anteriormente que se enquadra no passivo trabalhista é o desentendimento da legislação.
O empregador é obrigado a conhecer a CLT, leis também como a da Liberdade Econômica e Reforma Trabalhista. Tal qual, convenções coletivas de trabalhos e outros artigos legais significativos para o conjunto de atuação e as relações de trabalho.
Como diminuir ou evitar o passivo trabalhista
Agora que você já compreende o que é o passivo trabalhista e as suas principais causas, vamos trazer estratégias de como diminuir ou evitar esses tipos de problemas.
Diante disso, o passivo trabalhista pode aumentar os custos de modo a ameaçar o destino de sua empresa. E, mesmo quando o contratante possui uma boa habilidade em coordenar as finanças para se reerguer do impacto, a imagem da companhia pode ser manchada.
Assim sendo, veja algumas sugestões de prevenção para que a sua instituição consiga fugir de um passivo trabalhista ou diminuir as chances das dívidas surgirem.
1 – Crie a melhor equipe de Recursos Humano e Setor Jurídico
Ao que tudo indica, as medidas para fugir das dívidas caminham por dois setores importantes: o de Recursos Humanos (RH) e o Jurídico.
Então, quando unidos, podem atuar de modo mais direto na garantia da execução das leis e da correção das ações feitas pelo contratante.
Além do mais, podem disponibilizar os recursos necessários para que medidas preventivas sejam adotadas.
Com isso, caso algum processo venha surgir, possuem em seus departamentos as provas e o entendimento que a empresa precisa para provar que agiu corretamente, evitar penalidade e a criação de um passivo trabalhista.
2 – Tenha o melhor sistema de controle de ponto
Uma empresa pode possuir um sistema de controle de ponto que é bem simples de ser manuseado, com uso rápido e prático e, por conta disso, contribuem para uma situação em que os colaboradores façam o registro de ponto corretamente.
Com isso, a lei definiu o uso de soluções alternativas de controle de ponto, correspondendo a aplicativos que podem ser instalados em dispositivos móveis.
A melhor opção é o Genyo. Com ele, cada colaborador pode, por meio de seu próprio aparelho celular, tablet, notebook e dentre outros, fazer seus registros de entrada, intervalo e saída.
3 – Todos os documentos precisam ser assinados corretamente
Já imaginou na chance da empresa sofrer um processo, ter documentos para comprovar a sua palavra, mas só no momento descobriu que os mesmo não foram devidamente assinados?
Posto isso, a dica é para que a companhia atualize todos os seus processos e adote bastante atenção ao cumprimento de cada parte.
Recibos e outras documentações precisam ser devidamente assinados por todas as partes (as que correspondem ao contratante e o contratado em questão).
Vale ressaltar, o software de controle de ponto do Genyo já possui esta opção, ela é realizada pela plataforma virtual, evitando que a sua instituição gaste dinheiro com papel, impressões e coisas do tipo. Como também, automatizando esses processos com a assinatura digital.
4 – Tenha um sistema eficaz de arquivamento
Já imaginou responder um processo trabalhista, ver que o colaborador não apresenta ao juiz informações fidedignas e você não tem como provar o contrário?
Pois bem, quando a empresa não se organiza previamente e não conta com um sistema eficaz de arquivamento, pode acabar perdendo documentos que provavelmente o livraria de um passivo trabalhista.
Ou melhor, a instituição fica sem condições de fugir das punições que o juiz determinar por conta da ação iniciada por seu ex-funcionário.
Se a sua empresa ainda trabalha com documentos impressos, é importante encontrar métodos de preservar, recolher e preservar os mesmos já preenchidos, assinados, divididos e mantidos em um local seguro.
Agora, se quiser utilizar a tecnologia ao seu favor, a gestão eletrônica de documentos conta com serviços virtuais de armazenamento que utilizam a nuvem como meio de guardar todos os documentos sem precisar imprimí-los.
Conclusão
Como conseguimos observar ao decorrer do texto, o passivo trabalhista surge de uma má gestão no dia a dia da empresa, que, na maioria das vezes, deixa passar alguns detalhes cruciais na relação de trabalho.
De modo geral, muitas vezes o problema é visto na ausência do controle correto dos processos internos. E vou logo dizendo, alegar o desconhecimento da legislação não vai te ajudar muito na presença do juiz.
Sendo assim,se você não quer que o passivo trabalhista cause sérias dores de cabeça, o melhor será investir no melhor controle de ponto, uma boa assessoria contábil, jurídica e em qualificação de departamentos internos.
Isso porque, podem ser significativos para você notar os riscos rapidamente e remediá-los antes que consigam acabar com o dinheiro da sua companhia.
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