Hoje em dia, existem diversas estratégias para ampliar os ganhos de uma empresa. Em todas elas, pode ter certeza que existe algum tipo de ferramenta ou tecnologia envolvida, visto que elas são responsáveis por aumentar o desempenho de trabalhadores e máquinas em qualquer área. Nesse sentido, a que mais se destaca é a gestão eletrônica de documentos.
Para muitos, é uma das principais representações de mudança entre o velho e o novo quando falamos do mundo dos negócios. Afinal, esses sistemas são capazes de substituir pilhas e pilhas de papelada, proporcionando mais economia, praticidade e espaço no dia a dia. Com isso em mente, separamos algumas dicas sobre como elas funcionam e como implementá-las em uma empresa.
Como a tecnologia ajuda um negócio?
Desde que o mundo é mundo, a tecnologia tem desempenhado um papel essencial na transformação de negócios. Seja através de pequenas vendas, trabalhadores autônomos ou até mesmo grandes corporações, elas trazem mais praticidade no dia a dia das pessoas envolvidas na compra e venda de serviços
Por esse motivo, acabam ajudando as empresas a melhorar sua eficiência e, consequentemente, o lucro. Logo, é utilizada em diversas áreas, como atendimento ao cliente, marketing, vendas, etc.
Hoje em dia, entre suas principais vantagens, uma das que mais se destaca é a automatização, o que permite que as organizações realizem alguns processos com mais velocidade e menos pessoas. Dessa forma, a mão de obra e recursos podem ser deslocadas para outros processos, o que pode melhorar bastante os níveis de produtividade.
Além disso, algumas ferramentas são excelentes para trazer mais segurança no dia a dia. Um controle de gestão de pontos, por exemplo, pode garantir mais segurança para as pessoas que têm acesso ao local ou dados da sua empresa. Já uma gestão eletrônica de documentos permite que informações importantes sejam armazenadas de forma mais segura e prática.
O que é a Gestão eletrônica de Documentos?
Independente do ramo, qualquer negócio precisa lidar com muitos documentos diferentes no dia a dia. Sejam contratos de trabalho, contas, guias ou informações sobre vendas, todos eles precisam ser organizados da forma mais produtiva possível, pois devem estar sempre à disposição dos colaboradores.
É justamente dessa necessidade que aparece a Gestão Eletrônica de Documentos, também conhecida como GED. Esse termo se refere a qualquer software capaz de acessar, armazenar e recuperar documentos eletrônicos de forma digital e estratégica, sem a necessidade de ocupar muito espaço da empresa.
Através dela, usuários, administradores e líderes podem acessar esses dados de maneira prática, sempre com as devidas permissões definidas pela gerência. Por esse motivo, é uma das soluções mais práticas no dia a dia, especialmente para aqueles negócios que precisam lidar com um fluxo alto de documentos.
Atualmente, os avanços nos meios de comunicação permitem esses acessos não só dentro da empresa, mas também através de computadores pessoais e dispositivos móveis, visto que muitos deles ficam disponíveis na nuvem.
Em alguns casos, essa ferramenta também funciona como um complemento ou um componente de outro sistema de gestão de informações, como o Customer Relationship Management (CRM) e o SCM (Supply Chain Management).
Benefícios da GED
No geral, trabalhar com um fluxo alto de documentos pode dar bastante dor de cabeça e qualquer erro pode custar caro. Por esse motivo, é importante investir em um sistema de gestão de documentos. Através deles, é possível conseguir os seguintes benefícios:
Agilidade no acesso
Como essa ferramenta permite armazenar, procurar e acessar documentos em questões de segundos, essa última etapa se torna muito mais rápida. Antes da sua invenção, funcionários tinham que passar por um processo trabalhoso até encontrar uma pasta ou papelada específica, muitas vezes precisando recorrer até mesmo a outro setor.
Agora, basta apenas alguns cliques para chegar ao que precisam, e, mesmo que não tenham acesso liberado, o próprio sistema não permite que as etapas sejam levadas para frente. Além disso, em muitos softwares, classificam esses arquivos automaticamente, o que permite que os colaboradores encontrem aqueles específicos de forma muito mais rápida.
Aumento na qualidade dos arquivos
Como foi visto, a documentação eletrônica permite que os usuários consigam acessar informações mais rápido. Logo, há um aumento significativo na produtividade, o que acaba refletindo na redução de esforços gastos em algumas tarefas, trazendo mais qualidade no dia a dia desses trabalhadores.
Mais importante, como eles ficam armazenados em um ambiente digital, acabam não sofrendo a influência e desgaste do tempo. Assim, a qualidade em que podem ser lidos e repassados não é afetada de maneira alguma. Ou seja, a GED traz até mesmo mais durabilidade para esses arquivos, impedindo que eles sejam danificados por elementos como a umidade, calor ou mau uso.
Maior segurança
Em geral, os sistemas de gestão eletrônica de documentos utilizam servidores seguros e bem protegidos, sempre com profissionais competentes por trás do seu funcionamento. Assim, o acesso é permitido apenas para funcionários autorizados, o que evita o vazamento de informações, cópia de arquivos pessoais, etc.
Atualmente, os cuidados nessa área são tão grandes que muitos deles passaram a contar com criptografia de dados, assinatura digital. autenticação em múltiplos fatores e muito mais. Isso ajuda a impedir que os documentos sejam acessados por hackers ou outros indivíduos mal-intencionados
Outro fator importante é que esse cuidado também traz segurança jurídica, visto que esses documentos também servem como garantias de que a empresa está seguindo a legislação. Quando são bem armazenados, podem ser utilizados como provas sempre que for necessário, sem a menor preocupação com sua integridade.
Mais espaço
Apesar de um pouco óbvio, esse é um dos melhores benefícios da GED. Afinal, é uma grande vantagem reduzir o espaço físico que toneladas de pastas, papeladas e documentos ocupavam entre os armários de uma empresa.
Além da eliminação desses materiais reduzir custos e proporcionar mais segurança, ajuda até mesmo o meio-ambiente. Por esse motivo, é o tipo de estratégia que também faz parte do dia a dia daqueles negócios que se preocupam com o meio-ambiente.
Ainda assim, também é importante entender que o armazenamento eletrônico pode exigir alguns investimentos. Afinal, para mantê-los seguros e bem localizados, é necessário optar por servidores dedicados, pois é a melhor forma de garantir que não sejam danificados por terceiros.
Redução de custos
Como os arquivos podem ser armazenados sem a necessidade de ocupação física, muitas empresas acabam economizando em não precisar alugar salas com esse fim. Além disso, como esse acesso pode ser feito de forma remota, os funcionários economizam tempo e dinheiro de deslocamento, seja por algo que precisam trocar entre a equipe ou até mesmo com um cliente.
Como isso, também é reduzida a necessidade de impressão, xerox e digitalização de folhas de forma significativa, o que pode trazer resultados positivos para os gastos de uma organização. Para isso, basta garantir que os colaboradores consigam encontrar e utilizar esses documentos de maneira prática, sem muito esforço.
Quais as principais ferramentas e tecnologias da GED?
Muitas ferramentas são utilizadas para a organização de documentos de forma eletrônica, mas os softwares de gerenciamento de conteúdo são os que mais se destacam. Eles são capazes de armazenar os arquivos de forma eficiente, além de permitir que possam ser acessados de qualquer lugar.
Além disso, tende a acompanhar o mercado de tecnologia quando o assunto é segurança, criptografia de dados, etc. Assim, seus usuários e administradores podem controlar o acesso das informações e realizar auditorias, de forma que possam garantir que esses documentos estão armazenados de forma segura.
Já os softwares de workflow, também muito populares, são utilizados por aquelas empresas que buscam tornar esse processo mais automatizado, seja na etapa de criação ou até mesmo revisão dos mesmos. Entre seus principais benefícios, o principal é sua capacidade de tornar muito fácil fazer alterações e rastrear versões anteriores desses arquivos.
Ademais, é importante entender que qualquer sistema de gerenciamento de documentos precisa utilizar outras ferramentas como servidores, serviços de nuvem, espaço de armazenamento, etc. Através delas, fica muito mais fácil acessar os arquivos de qualquer lugar, além de garantir mais segurança no dia a dia.
No final, é necessário garantir que uma equipe competente esteja presente para tomar as melhores decisões para implementação de um desses sistemas. Assim, poderão gerenciar seus documentos com mais cuidado e aproveitar todos os seus benefícios.
Como implementar esse processo?
O número de vantagens de um GED já mostra que vale a pena sua implementação. No entanto, é importante ter em mente que esse é um processo trabalhoso e que muitas vezes exige bastante de uma equipe.
Para começar, é necessário escolher a solução certa e que mais se encaixa com o seu negócio, sempre atendendo seus objetivos e requisitos específicos. Para isso, vai precisar fazer uma pesquisa profunda, onde deverá conhecer com certa profundidade os serviços oferecidos no mercado.
Uma vez que esse sistema for escolhido, a etapa seguinte é a de planejar a implementação. Nela, deverá definir o que procura, sendo que geralmente isso inclui o armazenamento dos documentos de forma segura, acesso a esses arquivos, integração com outras aplicações e a possibilidade de compartilhá-los entre usuários autorizados.
Depois, é só partir para a implementação em si, que envolve a criação de diretórios e pastas, definição de direitos de acesso, criação de políticas de segurança e a implementação de ferramentas de pesquisa.
Além disso, outra etapa que pode ser considerada a última, mas que muitas vezes é negligenciada, é a de manutenção. Ela é essencial para garantir um bom funcionamento desses serviços,de forma que os dados da empresa possam ser mantidos sempre atualizados e seguros.
Como manter esses documentos seguros?
Quando o assunto é GED, a segurança dos documentos armazenados é sempre o centro das atenções. Ela é essencial para proteger essas informações de acessos não autorizados e garantir que somente alguns colaboradores tenham acesso a esses arquivos.
Por esse motivo, são adotadas as mais diversas medidas de segurança, que apesar de parecerem irritantes, são indispensáveis. Entre elas, além da criptografia e sistemas de autenticação, as mais comuns são a monitoração de usuários e a auditoria dos documentos.
Nesse sentido, também deve ter em mente que mais do que protegê-los, segurança também significa ter um plano em casos onde eles são danificados. Por esse motivo, toda organização conta com procedimentos de backup para garantir que os documentos não sejam simplesmente perdidos ou corrompidos.
Inclusive, isso também envolve outras questões, como o estabelecimento de políticas de segurança que devem ser repassadas entre os funcionários. Elas servem para fortalecer uma relação mais saudável e cautelosa em relação ao vazamento de informações, compartilhamento de dados sensíveis, etc.
Nesse sentido, podem abranger diversos tópicos como questões relacionadas ao acesso, edição e exclusão de documentos.
Como esses documentos são melhores que os tradicionais?
Como foi visto, o contrário do método tradicional, a GED não requer o uso de espaço físico para armazenar documentos. Todos os documentos podem ser armazenados em um servidor central, o que torna mais fácil localizar e acessar documentos específicos.
Além disso, as ferramentas de pesquisa avançadas oferecem aos usuários a capacidade de pesquisar e recuperar informações de forma mais eficiente. Outra grande vantagem desses sistemas em relação aos outros é que ele permite que os usuários compartilhem documentos facilmente.
Nesse sentido, existem melhoras significativas na troca de informações e comunicação entre os colaboradores. Isso também acaba impactando a segurança da organização, visto que são criados sistemas de criptografia, autenticação e controle de acesso para que esses documentos sejam mantidos de forma segura.
Logo, esses usuários podem compartilhar os arquivos confidenciais sem medo, com o conhecimento de que os dados não serão compartilhados com terceiros não autorizados.
Além disso, diferente da forma tradicional e física, esses sistemas permitem que os usuários façam alterações nos documentos de forma mais rápida e eficiente.
Afinal, não vão mais precisar desperdiçar tempo digitando documentos novamente ou fazendo cópias impressas.
Conclusão
Um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos conta com uma série de benefícios, mas se destaca no mercado por fazer o básico bem feito. Afinal, armazenar, recuperar e compartilhar documentos é algo indispensável em qualquer negócio, e que se torna ainda melhor com um software capaz de automatizar esses processos.
Ainda assim, é importante saber como implementá-lo e quais serviços se encaixam melhor às necessidades da sua empresa. Além disso, é papel do gestor se preocupar com questões importantes durante sua implementação, como treinamento adequado para seus colaboradores e a segurança oferecida pelo serviço contratado.
Dessa forma, com esses cuidados e um monitoramento frequente, todos os documentos, sejam eles jurídicos, de vendas ou contratos, poderão ser acessados e armazenados com agilidade e cautela.
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