Organizar todos os processos que envolvem uma rotina é essencial principalmente para aquela empresa que almeja crescer. Existes vários métodos para que a empresa consiga alcançar esse objetivo, nesse artigo iremos abordar sobre um deles, você irá entender o que é workflow e a sua importância.
Durante a gestão de um setor de marketing, pode ocorrer de alguns funcionários se sentirem sobrecarregados com o excesso de atividades e por isso, não conseguirem administrar todas elas com eficiência.
Isso ocorre pelo fato de que um único processo em uma empresa pode envolver várias outras etapas e tarefas e, é justamente nessas horas que a aplicação do workflow se faz tão essencial.
No caso da área do marketing digital, se olharmos mais afundo, é possível perceber que esse único setor é composto por vários canais e atividades diferentes que precisam operar e conjunto para que o produto final seja obtido com êxito.
Então, quando há alguma ação de mídia paga pelo Instagram, alguns processos são acionados. É necessário criar uma campanha com um objetivo assertivo com capacidade de gerar mais cliques em um link, aumentar as conversações em vendas e atingir o máximo de pessoas possíveis.
Ademais, também é preciso que o público que se deseja atingir seja especificado além do compilado de anúncios que irão pertencer a essa campanha.
Desse modo, fica claro que o único ato de elaborar uma campanha tem um fluxo de trabalho composto da criação da campanha, escolha do público e a criação dos anúncios da campanha.
Assim, se as etapas dessa ordem não forem seguidas corretamente, certamente o trabalho terá o resultado almejado e o objetivo da campanha não será alcançado.
Por isso, é preciso que você entenda o que é workflow, como aplicar em sua empresa e o motivo de ser tão importante. Visto isso, nós da equipe Genyo preparamos esse artigo com tudo o que você precisa saber sobre workflow.
Portanto, continue lendo atentamente o texto para não deixar nenhuma informação passar. Se preferir, pegue um papel e caneta para anotar os tópicos que julgar mais importantes. Ao final, terá conhecimento o suficiente sobre o assunto para levar para dentro do seu trabalho.
O que é workflow?
Ao se ouvir a palavra workflow, em um primeiro momento pode haver um certo estranhamento pelo fato de que é uma palavra da língua inglesa que não é usual em nosso cotidiano.
Basicamente, a melhor definição para esse termo é o que a tradução significa: workflow é uma palavra inglês que se significa fluxo de trabalho.
Esse termo passou a ser sapo para definir várias tarefas que ocorrem separadas por etapas e organizadas em sequência, com o fito de facilitar a administração as tarefas de uma empresa.
Através dessa ferramenta, é possível que os gestores consigam organizar melhor as tarefas do dia a dia, otimizar o serviço, aumentar a produtividade e proporcionar um fluxo de trabalho mais ágil.
Trata-se de um método que, quando adotado e aplicado de forma eficiente, consegue proporcionar uma gestão de tempo dos negócios mais direcionada, por isso, é um mecanismo cada vez mais aplicado por gestores em suas equipes.
Ou seja, ele é considerado um trabalho que flui de um estágio para o outro por meio de alguma ferramenta ou outo processo. Esse método também pode ser aplicado por uma única pessoa.
Como, por exemplo, quando uma mesma pessoa escreve, desenha, edita, corrige e faz a publicação de algum post em uma rede social, ela mesma estão executando várias etapas.
Ou pode envolver várias pessoas, quando é preciso realizar uma venda mais complexa para algum cliente, por exemplo.
Porém, é preciso se atendar para que o workflow não seja confundido com uma ou várias tarefas em conjunto, pois esse é o conceito de projeto.
O grande diferencial do workflow é que, apesar de ser constituído de tarefas, todas elas precisam ocorrer em uma sequência determinada, além de ser algo executado regularmente.
Para exemplificar melhor como isso funciona, imagina a situação do fluxo de trabalho no processo de alinhamento entre marketing e venda, no qual existem vários profissionais envolvidos.
Primeiramente, o analista de marketing precisa gerar leads ou oportunidades de venda. Em seguida, o representada comercial entra em contato com o lead para fechar a venda. Depois, a parte financeira gera um boleto para o cliente e, por fim, o time de cobrança recebe o pagamento e lança no caixa.
Todavia, não são todos os processos de fluxos de trabalho que são tão simples assim. Alguns workflow são mais complicados, como, por exemplo, a inserção de um novo funcionário, que envolve reuniões, relatórios, e atividades de vários departamentos.
Portanto, quando exige um nível de complexidade maior, o monitoramento também precisa ser maior, para que o processo seja gerenciado e otimizado da forma mais eficiente possível.
Diferença entre workflow e gerenciamento de processos
Apesar de serem termos com conceitos muito parecidos, é preciso ter muita atenção para não confundi-los e usar de maneira incorreta dentro de sua empresa.
O workflow é uma estratégia de gerenciamento inserido no gerenciamento de processos, além de ter a parte gestacional bem maior em uma corporação.
O gerenciamento de processo consiste em atividades realizadas em sequência, as quais se subdivide em tarefas organizadas pela lógica e possuem uma relação mais estreita entre si, de causa e efeito.
Nos processos, o objetivo é assegurar que a entrega de algum produto ou informação, realização de algum serviço, tomada de decisão ou outros tipos de saídas de um cliente externo, ou interno, serão devidamente efetivados.
Assim, a cadeia de processos de um negócio é o que agrega mais valor ao produto final, além de aumentar a percepção de orçamentos pelo mercado em relação aos custos utilizados durante a sua produção.
Ademais, se a diferença entre o valor percebido e os gastos com a produção do produto for alta, consequentemente, o lucro da empresa será maior. Desse modo, fica claro que a preocupação em melhorar cada vez mais como ocorrem os processos é um passo essencial.
E é exatamente nesse momento que os processos e o workflow se relacionam, visto que o workflow é justamente uma ferramenta que pode ser utilizada para um melhor gerenciamento desses processos e consequentemente, trazendo mais lucros.
Desse modo, enquanto o workflow tem como foco a organização dos funcionários e das instruções para garantir que as etapas seja feita corretamente e em sequência, o gerenciamento de processos se concentra na coordenação de todos os processos de um negócio.
Em suma, todo workflow é composto por processos, mas nem todos os processos estão em workflow. Ademais, o fluxo de trabalho tem um conjunto de tecnologias e ferramentas que fazem com que os funcionários realizem os processos com mais agilidade e facilidade.
Quais as principais características do workflow?
Um sistema de workflow, quando bem aplicado, garante uma fluidez e organização nas equipes, principalmente quando essas rotinas são armazenadas em uma plataforma inteligente, na qual é possível visualizar todos os dados das atividades.
Assim, esse método é uma ferramenta super útil para um melhor gerenciamento dos negócios, servindo para otimizar, monitorar, gerenciar, organizar e entender exatamente como está acontecendo o fluxo de trabalho entre os colaboradores.
Desse modo, essa ferramenta pode ser aplicada em vários tipos de processos, dividido em cinco principais tipos. Para facilitar a visualização do fluxo de trabalho e como eles podem ocorrer, confira como se dá essa divisão a seguir:
- AD HOC: Esse primeiro tipo é um processo manual feito de forma simples que podem ser movidos ou alterados a depender das regras, de quais procedimentos a empresa irá estabelecer e das necessidades do fluxo de trabalho;
- Administrativo: Já esse segundo tipo e, envolve processos de trabalho mais burocráticos, por estarem coordenados as demais tarefas empresariais. Assim, utiliza do sistema workflow para ser simplificado, organizando as informações de maneira mais simplificada e prática;
- Produtivo: Já os processos produtivos são um tanto diferenciados, pois podem ter intervenções humanas ou não. Essa variação pode ocorrer, visto que, são processos que exigem uma complexidade maior e detém de ações mais repetitivas, além de ser necessário um nível de qualificação superior e acesso a vários sistemas de informações. Assim, nele o workflow é útil para auxiliar na organização e visualização das etapas, amenizando a complexidade.
- Colaborativo: Os processos colaborativos são aqueles que envolvem o trabalho cooperativo realizado por várias pessoas de diferentes setores de uma empresa, mas com o mesmo objetivo. Eles podem ser feitos de maneira automatizada ou manual. Ademais, esse tipo não oferece tanta agilidade por poder precisar de ações repetidas de um mesmo processo até que o objetivo seja alcançado. Porém, esse é considerado o tipo mais completo, pois envolve vários departamentos cujas habilidades podem ser exploradas em conjunto.
- Transacional: Essa ultima divisão consiste em processos que as tarefas são realizadas de forma conjunta, porem em unidades diferentes ou com o auxílio de vários setores de uma empresa, com o fito de assegurar uma maior confiabilidade e aplicação feita de forma exata. Sendo assim, esse processo exige muita transparência, organização e centralização das informações, justamente onde o workflow se aplica.
Quais as principais vantagens de um sistema workflow?
Após o esclarecimento de todas essas informações, ficou claro que uma empresa, para obter sucesso nos lucros e alcançar todos os objetivos almejados, precisa de uma estratégia organizacional para ter conhecimento de todos os processos que estão ocorrendo.
Assim, toda ferramenta que irá ser aplicada deve ser analisada para ver se ela de fato irá cumprir a missão de administrar melhor as atividades e se adaptar aos processos gerenciais. Logo, todos os seus benefícios devem ser analisados antes mesmo do uso.
Isso porque, é preciso ter a certeza de que os investimentos direcionados na aplicação de uma nova estratégia, trarão os resultados esperados conforme as necessidades da corporação, e assim, fazer com que sua gestão empresarial alavanque.
Em vista disso, nossa equipe separou as principais vantagens que a aplicação do sistema workflow pode trazer para a sua organização. Desse modo, você poderá avaliar os pontos todas as vantagens de forma mais clara.
Confira quais são as principais vantagens dessa ferramenta a seguir:
Redução dos custos
Se você deseja reduzir os gastos da sua empresa e obter mais lucros, a aplicação do sistema workflow é a melhor opção. Isso porque, com a aceleração e otimização dos processos, há uma economia de tempo e, consequente, de dinheiro. Afinal, são necessários menos materiais para que o processo seja realizado.
Redução de erros
Quando uma empresa tem que lidar com vários processos e informações no cotidiano, é normal que esteja mais suscetível a cometer alguns erros, logo, é essencial saber organizar e arquivar bem todos esses dados para evitar confusões.
Desse modo, o investimento nessa estratégia organizacional auxilia no andamento do negócio de forma eficiente, aumentando o potencial de organização e revisão de informações da empresa, contribuindo para tomadas de decisões mais seguras.
Melhoria no desempenho dos colaboradores
Quando uma empresa começa a investir em um sistema de organização eficiente, é certo que a sua produtividade irá aumentar gradativamente.
Isso se dá pelo fato de que quando os funcionários percebem que a organização se preocupa em voltar seus investimentos no em uma ferramenta que irá melhorar o desempenho pessoal de cada um, eles se sentem mais valorizados.
Além disso, com uma estratégia organizacional das tarefas, os trabalhadores terão mais tempos para realizar outras atividades na empresa de forma eficiente, pois terão todo o auxílio necessário para facilitar as execuções.
Melhora a comunicação interna
Outra principal vantagem que esse sistema traz é um melhoramento significativo na comunicação interna da empresa. A falta de comunicação, sem dúvidas, é um dos principais motivos para o mau desempenho e desavenças no ambiente de trabalho.
Assim, a utilização do workflow evitará que precise ser repetido constantemente para os funcionários o que precisa ser feito, evitando erro na comunicação. Isso porque, o sistema exibirá automaticamente o andamento do trabalho e assim, todos ficam cientes sobre a divisão das partes do processo.
Desse modo, essa automação da comunicação reduzirá os erros na passagem de informação pelo boca a boca, e o atraso na execução das atividades laborais também serão reduzidos.
E aí, após a leitura de todos esses tópicos, achou que essa estratégia será útil para a sua empresa? Esperamos que tenha compreendido a sua eficiência! Para mais artigos sobre estratégias de gestão confira o nosso site e ao contratar nosso serviço, ganhe 15 dias grátis!
