A função administrativa é um dos principais elementos responsáveis pelo crescimento de uma empresa. Isto porque, uma base sólida é necessária para administrar uma empresa em um espaço tão disputado.
É importante destacar que a função administrativa não somente pode ser aplicada no ambiente empresarial, como também em outros âmbitos da sua vida.
Contudo, é no mundo da gestão empresarial onde a aplicação das funções administrativas é crucial para o desenvolvimento do seu empreendimento. Isto ocorre porque, no mundo dos negócios, não há muita margem para erros e novas tentativas.
Apesar do ambiente intensamente disputado do mercado empresarial, o conhecimento é essencial para que um gestor faça a sua empresa se destacar. Com trabalho e atenção, é possível ampliar os resultados dentro do seu negócio.
Por isso, nós do Genyo preparamos esse artigo que é de suma importância para os gestores que queiram aprender sobre a função administrativa e alavancar o seu empreendimento para novos rumos.
Fique atento para aprender sobre as quatro funções administrativas!
De onde surgiu a função administrativa?
As função administrativa foi inicialmente desenvolvidas pelo engenheiro de minas francês Henri Fayol. Considerado um dos teóricos clássicos da administração e fundador da teoria clássica da administração, Henri Fayol desenvolveu as chamadas principais funções da Humanidade.
Em sua teoria inicial, a ideia era de que seriam cinco as funções do administrador, sendo elas as seguintes:
- Prever e planejar
- Organizar
- Comandar
- Coordenar
- Controlar
Seriam essas cinco funções, cuja sigla é POCCC, que, quando aplicadas pelo gestor em sua empresa, tornam a administração do seu empreendimento eficaz e organizado.
Entretanto, com o advento da chamada Escola Neoclássica de Administração, convencionou-se em reunir as funções de Comandar e Controlar em uma só.
Assim, nasce a função de Direção, que reúne as duas funções administrativas em uma só. Dessa forma, passam a ser quatro as funções administrativas, sob a sigla PODC, sendo elas as seguintes:
- Planejar
- Organizar
- Dirigir
- Controlar
Qual a importância das quatro funções administrativas?
Como dito no tópico anterior, atualmente são aceitas a existência de quatro funções administrativas: planejar, organizar, dirigir e controlar. Essas funções trabalham juntas na criação, execução e realização de metas organizacionais.
Dito isso, as quatro funções administrativas podem ser consideradas um processo onde cada função possui fundamento na função anterior. Assim, para ser bem sucedido em seu negócio, um gestor precisa seguir as quatro funções administrativas em sua ordem correta.
Dessa forma, primeiramente um administrador de empresas deve desenvolver um plano para, em seguida, organizar os seus recursos e, posteriormente, delegar as responsabilidades para os empregados de acordo com o plano. Por fim, o gestor deve liderar os seus funcionários para que o plano seja seguido sem sair dos trilhos.
Seguindo todos esses passos, em sua ordem correta, o empresário finalmente poderá avaliar a eficácia do seu plano. Essa avaliação deve ser feita enquanto o plano é executado, de forma que o gestor tem o poder de fazer qualquer ajuste que seja necessário para a perfeita execução do plano.
Dito isto, vamos falar sobre cada uma das quatro funções administrativas:
A função administrativa de Planejar
Na fase de planejamento, o gestor da empresa deve, primeiro, estabelecer as metas organizacionais para, em seguida, criar um curso de ação para que se possa alcançar essas metas, sendo esta a primeira função administrativa.
É importante destacar que a fase de planejamento é uma das funções administrativas mais importantes. Isto porque, durante a fase de planejamento, o gestor toma decisões estratégias para dar um norte para a organização.
Uma das formas de fazer isso é executar um brainstorm, visando diferentes alternativas para atingir o objetivo antes de escolher qual a melhor direção a se tomar no projeto.
Outro ponto importante é que, durante a fase de planejamento, os gestores devem fazer uma profunda análise de como se encontra a empresa atualmente. Para isso, o gestor deve levar em consideração a visão da empresa e a sua missão, bem como avaliar quais os recursos que estão disponíveis para alcançar os objetivos desejados.
Durante a função administrativa de planejar, os gestores devem avaliar os fatores internos e externos que podem afetar a execução do plano, bem como o crescimento econômico, os consumidores e os competidores.
Ademais, o gestor tem que estabelecer uma linha do tempo realista para atingir as metas que ele deseja, baseado na avaliação financeira, pessoal e de recursos da sua empresa. Dessa forma, o gestor evita que as coisas saiam muito do seu controle e a aplicação de métodos ágeis pode ser útil.
Contudo, o empresário deve ter atenção nesse ponto. Isso porque, nessa fase o gestor pode ter que tomar alguns passos extras, tais como buscar aprovação de outros departamentos ou outros executivos ou, em alguns casos, até de outros diretores antes de proceder com o plano.
Existem algumas abordagens diferentes para a função administrativa de planejar. Vamos conhecer algumas delas:
● Planejamento estratégico
O planejamento estratégico é um processo no qual os líderes de uma organização empresarial definem sua visão para o futuro e identificam as metas e objetivos de sua organização. O processo inclui estabelecer a sequência na qual essas metas devem ser realizadas para que a organização possa alcançar sua visão declarada.
Esse tipo de planejamento costuma ser realizado pela alta administração de uma empresa que, costumam criar metas para toda a empresa.
Eles analisam os desafios da empresa, avaliando seus pontos fortes e fracos para, então, criar um plano de como a empresa pode competir dentro do ambiente de negócios.
Os planejamentos estratégicos costumam ser para planos de médio a longo prazo, normalmente possuindo três anos ou mais.
● Planejamento tático
A abordagem da função administrativa de planejar conhecida como planejamento tático é um tipo de planejamento que, no geral, envolve a quebra e divisão de um planejamento estratégico de longo prazo, em planos de curto prazo, menores e diferentes entre si.
As empresas e equipes devem utilizar o planejamento tático quanto possuem metas de longo prazo, que geralmente levam mais de dois ou três anos.
Contudo, o gestor deve observar que existem vários elementos-chave de um planejamento tático, tais como metas focadas, etapas que devem ser seguidas para atingir essas metas e um cronograma bem definido.
Esse tipo de planejamento é, geralmente, realizado pela gerência intermediária da empresa e deve ser direcionado a uma área ou departamento específico da organização, como por exemplo, produção, finanças ou marketing.
● Planejamento operacional
Dentro da função administrativa de planejar, temos o tipo de planejamento chamado de operacional. Esse tipo de planejamento resulta de uma equipe ou de um departamento que esteja trabalhando para executar um planejamento estratégico.
Esse tipo de processo mapeia as metas, capacidades e orçamentos do departamento, de forma que consiga promover o sucesso das atividades de trabalho em equipe que são projetadas para dar apoio a um planejamento estratégico.
Em outras palavras, o planejamento operacional utiliza o planejamento tático, de forma a atingir as metas do planejamento estratégico. Isso ocorre criando-se um cronograma para colocar uma parte do objetivo estratégico em prática operacionalmente.
A função administrativa de Organizar
Seguindo a nossa lista de função administrativa, temos a função de organizar. O principal objetivo dessa função administrativa é distribuir os recursos e delegar tarefas aos funcionários, de forma a atingir as metas que foram estabelecidas na função administrativa de planejamento.
Nessa fase, os gestores podem precisar trabalhar com outros departamentos da organização, como finanças e recursos humanos, para organizar o orçamento e a equipe. Por isso, durante o estágio de organização, o gestor tem que se esforçar para criar um ambiente de trabalho propício à produtividade.
Uma forma de criar esse ambiente produtivo é o gestor levar em consideração a motivação e a aptidão dos funcionários para combiná-los com as funções e tarefas que melhor se adaptam às suas habilidades.
Dessa forma, o gestor, ao atribuir funções aos membros da equipe, deve explicar e garantir que os funcionários entendam suas funções individuais.
Ainda, como uma forma de ajudar os funcionários a se sentirem engajados e produtivos, os gestores devem garantir que os funcionários recebam uma quantidade adequada de trabalho e uma quantidade adequada de tempo para concluir seu trabalho.
É nesse momento que o Genyo, com o seu registro de atividades, pode ser útil para sua empresa.
A função administrativa de Dirigir
A função administrativa de dirigir consiste em motivar os funcionários e influenciar seu comportamento para atingir os objetivos organizacionais. Assim, a direção se concentra no gerenciamento de pessoas, como funcionários individuais, equipes e grupos, em vez de tarefas.
Muito embora os gestores possam direcionar os seus funcionários dando ordens e orientando sua equipe, os gestores que são verdadeiros líderes de sucesso costumam se conectar com seus empregados usando habilidades interpessoais para encorajar, inspirar e motivar os membros da equipe a realizar o melhor de suas habilidades.
Os gestores devem promover um ambiente de trabalho positivo identificando os momentos em que os funcionários precisam de incentivo ou orientação e usando o reforço positivo para elogiar quando os empregados executam bem o seu trabalho.
Os gestores costumam adotar diferentes estilos de direção e liderança, mudando seu estilo de gerenciamento para se adaptar a diferentes situações.
Vamos dar uma olhada em alguns estilos de liderança:
● Direção
O gestor lidera na tomada de decisões, de forma que o funcionário pouco contribui. Esse estilo de liderança é melhor utilizado para funcionários novos na empresa, pois estes costumam precisar de muito mais orientação, além de um treinamento inicial.
● Treinamento
Nesse estilo de liderança, o gestor é mais receptivo às contribuições dos funcionários. Eles podem apresentar suas ideias aos funcionários para que trabalhem cooperativamente e criem confiança com os membros da equipe. Esse estilo de liderança é eficaz para indivíduos que precisam de apoio gerencial para desenvolver ainda mais suas habilidades.
● Suporte
Já no estilo de liderança de suporte, o gestor decide junto com os membros da equipe, mas se concentra mais na construção de relacionamentos dentro da equipe. Esse estilo de liderança é eficaz para funcionários que desenvolveram suas habilidades totalmente, mas que costumam ser inconsistentes em seu desempenho.
● Delegar
Por último, temos o estilo de liderança de delegar. Nesse estilo de liderança, o gestor fornece um mínimo de orientação aos funcionários e está mais preocupado com a visão geral do projeto do que com as operações do dia a dia. Esse estilo de liderança é eficaz com funcionários capazes de trabalhar e realizar tarefas por conta própria com pouca orientação. Dessa forma, o gestor pode se concentrar mais em metas de alto nível do que em tarefas do dia a dia.
A função administrativa de Controlar
A última da nossa lista de funções administrativas é a de controlar. Como definição, temos que a função administrativa de controlar consiste no processo de avaliar a execução do plano e fazer ajustes para garantir que o objetivo organizacional seja alcançado.
Durante a fase de controle, os gestores executam tarefas como, por exemplo, treinar funcionários conforme for necessário e gerenciar prazos.
Além disso, os gestores monitoram os funcionários e avaliam a qualidade de seu trabalho. Assim, eles podem realizar avaliações de desempenho e dar feedback aos seus funcionários, fazendo comentários positivos sobre o que eles estão fazendo bem e sugestões de melhoria. Ainda, o gestor pode oferecer incentivos de aumento de salário para funcionários de alto desempenho.
Entretanto, é nessa fase que o gestor pode precisar realizar alguns ajustes. Vejamos dois exemplos de ajustes que podem ser feitos:
● Ajuste de orçamento
Nesse tipo de ajuste, o gestor monitora o orçamento de forma a garantir que os recursos sejam utilizados sem que ultrapasse o orçamento. Assim, um gestor pode notar que o orçamento está sendo ultrapassado em um projeto mas ainda não sabe o que realmente está causando o problema.
É aqui então que o gestor deve identificar se o problema com gastos além do orçamento é de toda a organização ou somente de um departamento em particular. Em seguida, ele deve tomar medidas para conter os gastos gerais e fazer os cortes necessários para equilibrar o orçamento.
● Ajuste de pessoal
Outro tipo de ajuste que o gestor pode precisar fazer é o de pessoal. É nesse momento que os gestores podem precisar tomar decisões desafiadoras, como alocar um funcionário que produz um trabalho de baixa qualidade a uma tarefa diferente ou, em alguns casos, retirá-lo de um projeto.
O gestor também pode precisar adicionar membros adicionais à equipe para atingir uma meta organizacional se concluírem que a equipe está com falta de pessoal. Se for esse o caso, eles também podem precisar consultar os executivos da organização para garantir mais financiamento.
As funções administrativas de um gestor devem ser executadas com muito cuidado e a tecnologia do Genyo é uma aliada para a sua empresa nesse momento!
Confira as nossas funcionalidades!
