Você já ouviu dizer que tempo é dinheiro? Bom, em alguns casos isso realmente pode ser uma realidade. Empresas que trabalham com produtividade devem manter a organização e seguir planos. Por causa disso, ter noção de tempo é essencial. Neste artigo, discutiremos alguns detalhes sobre a gestão de tempo e como utilizá-la a favor da empresa. Se você tem interesse em assuntos empresariais, não deixe de conferir este artigo na íntegra!
O que é gestão de tempo?
A gestão de tempo é uma forma de planejamento de tempo e atividades de forma consciente. Ou seja, há uma organização específica em torno de trabalhos e projetos a fim de ter maior produtividade. Isso é muito importante em qualquer trabalho e, por isso, pode ser aderido em qualquer área. Para isso, basta encontrar o método que melhor se adequa à situação.
Como saber quando a empresa precisa de gestão de tempo?
Para saber se a empresa precisa ou não de gestão de tempo, é necessário analisar quais os objetivos da rede. Antes de qualquer coisa, a empresa precisa saber onde ela quer chegar e se isso é está de acordo com os planos da empresa.
Depois dessa análise, se for observado que a empresa está com a produtividade abaixo do esperado, pode ser uma boa ideia investir na gestão de tempo. Com isso, todo o quadro de funcionários recebe uma ajuda para produzir melhor.
A ideia é assimilar onde a empresa está e onde ela quer chegar. O objetivo da gestão de tempo é servir como uma ponte entre esses dois espaços no tempo.
Quais são as formas de fazer a gestão de tempo?
Engana-se quem acredita que existe apenas uma maneira fixa de se fazer a gestão de tempo. Na verdade, essa ferramenta pode ser modelada para que se encaixe na empresa ou na forma de trabalho de cada funcionário. Veja abaixo alguns exemplos de gestão de tempo que costumam dar super certo em empresas de todo o país.
Método pomodoro
O método pomodoro foi criado como uma maneira de manter o foco durante longas horas de trabalho. Muitas pessoas acreditam que para manter a produtividade, é preciso ficar focado durante horas seguidas sem parar. Porém, o método pomodoro traz a ideia de que pequenas pausas podem ser extremamente benéficas para o bom trabalho.
Existem muitos formatos de pomodoro, o que ajuda o trabalhador a ajustar o seu horário de trabalho para aquele ao qual se adapta melhor. O objetivo é separar as atividades em blocos de trabalho e entre eles adicionar um tempo de pausa. Por exemplo: trabalhar por 30 minutos e descansar por 5 minutos. Segundo especialistas, o método pomodoro evita que o trabalhador se desgaste, o que mantém a sua produtividade constante durante todo o dia.
Do mais difícil para o mais fácil
Algumas pessoas preferem fazer a gestão de tempo de acordo com as tarefas que possuem a cada dia. Então, ao receber as demandas do dia, o trabalhador faz uma análise rápida sobre o tempo que elas levarão. Em seguida, ele deve organizá-las em ordem da que leva mais tempo para a que leva menos.
A explicação para isso é que a maioria das pessoas começa o dia com picos de energia, que vão diminuindo com o passar do tempo. Por isso, os trabalhos que ficam para o fim, caso sejam difíceis ou demorados, podem ser postergados ou feitos com pouca qualidade.
Método S.M.A.R.T.
Pode parecer que não, mas quando as tarefas podem ser entregues em longos períodos de tempo, pode ser mais difícil entregá-las. Isso acontece por uma falsa sensação de que existe muito tempo hábil para realizar essas tarefas. Então, para evitar que esse problema trouxesse prejuízo para as empresas, foi criado o método SMART. Veja como colocar esse método em prática:
- Specific: aquilo que você fará especificamente;
- Measurable: como você se lembrará de que cumpriu a tarefa;
- Attainable: qual a possibilidade de realizar essa tarefa;
- Relevance: qual a importância da tarefa;
- Time-related: qual o prazo de entrega.
Ao anotar todos esses tópicos, o profissional cria um plano de ação que não possui falhas. Assim ele consegue se organizar e entregar a tarefa no tempo solicitado.
É possível fazer gestão em trabalhos virtuais?
Com a evolução e normalização do Home Office após a pandemia, as empresas passaram a procurar maneiras de realizar a gestão de tempo virtualmente. A melhor maneira de fazer isso é contar com plataformas virtuais para fazer o monitoramento. Com elas, é possível criar técnicas que ajudam os funcionários a cumprir as tarefas
Uma dessas técnicas é o Método KanBan, que ajuda empresas que trabalham com algum tipo de estoque ou similares.
O método KanBan
O método KanBan funciona com base nos status das tarefas a serem produzidas. Isso ajuda a empresa e os funcionários a terem uma visão ampla sobre o que está acontecendo durante a produção. De forma simplificada, o método separa as tarefas em alguns níveis como:
- Para fazer;
- Em produção;
- Feito;
- Revisão.
A depender do que a empresa faça, é possível adicionar outros status específicos relacionados ao que precisa ser produzido.
Além de facilitar a visão sobre o que deve ser realizado, o método KanBan estimula a produção do trabalhador. A explicação para isso é que os status passam a sensação de que a empresa está de olho na produção. Assim, o funcionário percebe a necessidade de terminar a sua função.
Qual o papel da empresa na gestão de tempo?
Como visto acima, a empresa pode ter um papel importante ao impulsionar os funcionários a produzirem mais, mesmo sem falar nada. Porém, uma ação direta é ter um cuidado com as demandas que estão sendo realizadas. Em casos como o método KanBan, em que é possível observar o status das demandas, é mais simples fazer essa observação. Porém, é possível adaptar esse cuidado a qualquer método de gestão de tempo.
Bom, o fato é que a empresa pode avaliar quais funcionários não estão conseguindo acompanhar o ritmo da empresa. Com essa informação, eles podem oferecer ajuda a partir de:
- Cursos profissionalizantes para melhorar a produtividade;
- Acompanhamento do RH;
- Mudança de área de atuação;
- Delegação de tarefas com os colegas.
Para fazer a decisão correta, é preciso conversar com o colaborador e entender o que faz com que ele se atrase tanto. E só assim a empresa poderá tomar a decisão correta.
Como o controle de ponto ajuda na gestão de tempo?
Você sabia que o controle de ponto está intrinsecamente ligado com a questão da gestão de tempo? Para começar, ambos trabalham com o controle de ponto dos funcionários dentro da empresa. Um armazena dados sobre a entrada e saída dos colaboradores e o outro é utilizado como forma de organizar esse período entre a entrada e saída de modo produtivo.
Essa é exatamente a relação entre o controle de ponto e a gestão de tempo. Quando a empresa possui um bom serviço, é possível utilizá-lo de forma criativa. Uma dessas formas é calcular o tempo que o funcionário permanece na empresa e se nesse tempo seria possível realizar tudo o que é necessário.
Ao comparar esses dados com os dados de produção, a empresa consegue conferir se é possível fazer alguma alteração nas horas trabalhadas. Algumas pessoas produzem mais em horários diferentes do comum, e trabalhar com escala livre pode ser bem melhor. Só que para manter um horário total constante, é importante utilizar o sistema de controle de ponto. Com ele, a rede tem acesso rápido e fácil de todos os colaboradores e consegue contabilizar todas essas horas extras.
O Genyo é um dos maiores no ramo de controle de ponto eletrônico tanto para funcionários internos, quanto externos. Empresas de todos os tamanhos contam com os serviços do Genyo para ter o melhor resultado. Se você procura por qualidade e parceria, entre no site e confira mais sobre os serviços de ponto eletrônico.
Todos os funcionários precisam fazer a mesma gestão de tempo?
Nem sempre. Algumas empresas sentem a necessidade de uniformizar a forma como os funcionários trabalham. Por um lado, isso é bom pois cria um padrão claro de como os resultados devem ser entregues. Porém, por outro lado, isso tira um pouco da autonomia dos colaboradores. Então é preciso avaliar quais são as prioridades da empresa para aí sim discutir como abordar a gestão de tempo.
De forma geral, as empresas permitem que cada profissional escolha a sua forma de gestão de tempo. Felizmente, é cada vez mais comum que as empresas se interessem pelo bem estar dos seus funcionários. Por isso, os métodos são apresentados e permite-se que cada um teste aquele que gosta mais.
Como a empresa pode apresentar a gestão de tempo?
De fato, nem todos os funcionários conhecem os detalhes sobre a gestão de tempo ou não sabem como utilizá-la. Dessa maneira, é essencial apresentar esse tema a todos os funcionários, independente da área em que eles trabalham.
Para fazer essa apresentação, é uma boa ideia contar com o RH para fazer uma ponte de comunicação com todos os funcionários. Essa comunicação não precisa ser formal como um workshop ou uma palestra. Apesar desses métodos serem eficientes e interessantes, eles não são necessários. Uma conversa formal já é o suficiente para passar essa mensagem.
Caso a empresa prefira, é possível montar um material digital com todos os detalhes sobre a gestão de tempo para ser compartilhado via e-mail.
Quais as vantagens da gestão de tempo?
Agora que você já conhece o que é a gestão de tempo, é a hora de entender sobre as suas principais vantagens. Veja abaixo quais são elas:
Diminui a dúvida
Muitos funcionários relatam que sentem dificuldade em iniciar um trabalho por não saberem por onde começar. Com um plano semi pronto, é muito mais fácil chegar ao trabalho e já iniciar as etapas necessárias para a produção.
Melhor relação entre empresa e empregado
É comum que profissionais sintam que a empresa cobra muito deles. Geralmente, isso acontece devido a dúvida sobre a produtividade daquele colaborador. Então, caso a empresa adote a gestão de tempo, ela terá mais segurança de que as demandas serão entregues.
Menos gastos
O Setor Financeiro das empresas agradece quando há mais organização. Ao invés de perder prazos e clientes, a gestão de tempo garante que tudo será entregue ou pelo menos direcionado para que outra pessoa realize a tarefa.
Melhora a produtividade
O grande ponto da gestão de tempo é melhorar a produtividade de todas as áreas da empresa. Alcançar eficiência máxima pode ser algo apenas algo imaginário, mas a gestão de tempo se aproxima bastante desse ideal.
Quais as desvantagens da gestão de tempo?
Na verdade, as desvantagens da gestão de tempo tem a ver com a forma que ela é utilizada. Essas técnicas costumam funcionar com melhor eficiência quando não são impostas. A ideia é que elas estejam disponíveis para ajudar a todos que procurarem por formas de ter uma performance profissional melhor.
Prender o profissional a uma forma de trabalho
Ao adotar a gestão de tempo, o profissional pode entender que ele só consegue trabalhar daquela maneira. Isso é péssimo para quem trabalha com criatividade, pois o cotidiano acaba ficando engessado.
Utilizar a técnica errada
Para uma gestão de tempo ser boa, ela precisa trazer resultados. Não adianta utilizar a mesma técnica que as outras pessoas e não conseguir melhorar a produtividade. Isso pode até ter o efeito contrário: diminuir a produção.
E quando a gestão de tempo não funciona?
Ao observar que a gestão de tempo não está funcionando, o melhor a fazer é interromper e procurar por outra técnica. Caso isso não funcione, o problema pode estar relacionado a outros pontos como a formação do profissional ou a área em que ele está trabalhando. O importante é não forçar o trabalhador a continuar com uma técnica que não o ajuda e não ajuda a empresa.
Conclusão
A gestão de tempo se mostra super eficiente e interessante para quem tem interesse em melhorar a produtividade. Utilizada por empresas do mundo todo, essa técnica pode ser utilizada nas mais diversas áreas e em empresas diferentes. Porém, é preciso tomar cuidado com a forma com que se coloca a gestão de tempo em prática.
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