Se você gerencia ou é dono de uma empresa que possui funcionários, a folha de ponto se faz essencial. Porém, principalmente tratando-se de empresas com uma grande quantidade de funcionários, manter esse controle de ponto pode ser algo muito complicado. Por isso, a folha de ponto online é uma excelente inovação do RH.
Ela permite que empresas acompanhem a frequência de seus funcionários através de um simples aplicativo, ou outro sistema online. Assim, para saber mais sobre os benefícios desse sistema inovador, o Genyo preparou para você esse artigo com todas as informações necessárias sobre esse sistema. Confira o artigo na íntegra e fique por dentro do assunto!
O que é a folha de ponto?
Também muito conhecido como livro de ponto, a folha de ponto é a responsável por obter todos os registros de horários de cada colaborador da empresa. Esses horários servirão como base quando for necessário realizar o cálculo de fechamento de contas.
Os registros contidos nessas folhas são muito importantes. Não apenas consta dos horários de chegada e partida dos funcionários, como também deve contabilizar intervalos de descanso e refeições.
Dessa maneira, toda e qualquer ocorrência de atrasos, hora extra, faltas injustificadas e consequentemente a duração da jornada de trabalho do funcionário são monitoradas e contabilizadas.
Por isso, possuir um controle de ponto garante o bom funcionamento da empresa, além de ser uma forma de organização muito eficiente e que serve como um resguardo por meios legais, para qualquer possível problema envolvendo o assunto.
O que diz a lei sobre o controle de ponto?
Presente na Consolidação das Leis do Trabalho, no artigo 74, há a determinação de que, todo estabelecimento comercial, com mais de 20 funcionários, há a necessidade de que os horários de entrada e saída de todos os colaboradores sejam anotados por meio de um registro manual, mecânico ou eletrônico.
“ Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)
- 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)”
Como mencionado anteriormente, a folha de ponto é um documento que protege as empresas e o próprio colaborador, em casos de processos trabalhistas. Para os casos nos quais a empresa não possui um controle sobre a sua folha de ponto, dá ao funcionário a possibilidade de entrar na justiça com um processo trabalhista contra o empregador.
Nesse cenário, a controle de jornada de trabalho das leis trabalhistas aceita como correta é aquela apresentada pelo funcionário, exceto naqueles casos em que a empresa possui provas alegando o contrário durante o processo.
Visto isso, é possível compreender sua importância e saber do controle de ponto quantos funcionários precisa para começar a registrar ponto. Levando em consideração que a folha de ponto deve ser preenchida por um funcionário, a área de Recursos Humanos, ou Departamento Pessoal da corporação, possuem como função orientar os funcionários durante esse processo, para ocorrer o menor número de erros possível.
Dessa forma, os responsáveis pelo RH ou DP ficam encarregados de muita responsabilidade referente aos papéis da folha de ponto. Para empresas com muitos funcionários, principalmente, isso não é nem um pouco rentável, econômico, nem mesmo sustentável. Pensando nisso, a folha de ponto online surge como uma excelente alternativa.
Modelos de controle de ponto
Como citado acima, hoje existem amplas possibilidades de controle de ponto. Essas são: manual, mecânico, eletrônico e digital.
Manual
O controle de ponto manual tende a ser o modelo mais adotado por pequenas e micro empresas. Esse é o mais antigo dos registros de ponto, feito de maneira manual pelo colaborador em livros de ponto, ou mesmo folhas unitárias.
Essas folhas possuem a tabela, na qual deve ser indicada qual o horário de entrada, de saída, todos os intervalos e a assinatura para confirmar a veracidade do documento.
Mecânico
Já o registro mecânico foi algo que se tornou mais conhecido ainda no século XX, principalmente pelos filmes quando os funcionários apareciam “batendo o ponto”, originando a expressão.
Nesse modelo, a ficha de ponto funciona por meio de uma ficha de papel impressa por uma máquina, no qual constam informações registrando a entrada, saída e intervalo do almoço. Por conta do registro ser mecanizado, é feito em tempo real e por isso, requer a disciplina dos funcionários para que se registrem de forma adequada.
Apesar da mecanização, esse ainda é um sistema muito similar ao manual, principalmente no que se trata do controle que deve ser realizado pelo RH, visto que o setor precisará analisar as informações, em um prazo normalmente muito curto, para o fechamento da folha dos funcionários.
Eletrônico
Esse é o tipo de controle de ponto, criado para registrar eletronicamente a entrada e a saída dos funcionários da empresa, armazena as informações de registro e permite a visualização dos arquivos de maneira digital e organizada.
Como uma forma de manter a seguridade da empresa, esses dados também são invioláveis. Para que ele funcione, é necessário adquirir um aparelho de ponto eletrônico que cumpra as exigências da Lei, como citam a portaria 1510 e 373, que definem regras para esse tipo de ponto.
Exigências da Portaria 373
A Portaria 373, não altera os termos da Portaria 1510. Essa é aquela que traz especificações para o Registro de Ponto Eletrônico (REP), algo bem diferente de um sistema alternativo de ponto.
Já a Portaria 1510, se trata do dispositivo que fica nas paredes das empresas, denominado relógio de ponto. Mediante isso, observa-se que a Portaria 373 é totalmente digital e fica hospedada em uma nuvem.
Algumas de suas exigências são:
- O sistema não deve permitir a marcação automática. Ou seja, o funcionário precisa registrar o seu horário de entrada e saída.
- O sistema deve identificar o empregado e a empresa, além de garantir que ambos possam extrair o relatório com os dados de registro.
- A aplicação não pode fazer exclusões das informações originais feitas pelos empregados.
- O sistema não pode exigir autorização por parte da empresa para que o colaborador registre suas horas extras.
Por isso, mesmo que se utilize um sistema alternativo, que é possível, é necessário que esse seja autorizado por convenção coletiva, ou acordo coletivo de trabalho. Feito isso, basta optar por um sistema que atenda as necessidades da sua empresa, para além de estar adequada à portaria 373.
Exigências da Portaria 671
Em 2021 foi expedida a Portaria 671 na íntegra que unificou todas as antigas Portarias que tratavam das regras para o controle de ponto de funcionários. Para facilitar, consolidamos para você a Portaria 671 comentada pelos especialistas da Genyo para escolher o melhor parceiro de ponto eletrônico para a sua empresa!
Online
Para a folha de ponto online, ou digital, o registro de entrada e saída dos funcionários é feito por meio do computador, ou qualquer outro dispositivo eletrônico disponível, por meio de uma plataforma online.
Essa é uma excelente alternativa para empresas. Além do próprio controle de forma mais efetiva e sem desperdício de tanto papel, a folha de ponto online dispõe de mais finalidades. Nessa modalidade, o RH ou DP pode realizar, através do próprio sistema, um gerenciador de tarefas, como também integrar com o GPS, o que possibilita a localização precisa do funcionário.
Além disso, através da folha de ponto online, é possível fazer a gestão de horas extras, contabilizar todas as faltas, como também ajustar detalhes sobre a folha de ponto em tempo real.
Por conta de suas disponibilidades, esse tende a ser um sistema mais custoso, financeiramente, porém pode ser considerado como um investimento que é muito vantajoso para a própria empresa.
Erros comuns no fechamento da folha de ponto
Métodos manuais, principalmente se se tratando de mecanismos para controle de ponto, podem gerar diversos problemas à empresa. Dentre esses, alguns são mais recorrentes:
- A perda de documentos: armazenar documentos físicos é algo muito difícil, pois requer um alto nível de dificuldade. É necessário preservar o documento, e guardá-los em local seguro e organizado. Porém perder, e/ou danificar documentos importantes é algo bastante comum;
- Errar o cálculo: Tanto na calculadora, ou mesmo no Excel, erros são recorrentes. Porém, isso é um assunto muito perigoso, a depender da importância do cálculo (e a maioria desses é de suma importância), um erro pode custar muito caro para a sua empresa;
- Falta de registros: utilizando de métodos manuais de controle é muito comum que o funcionário esqueça de realizar a marcação em algum dia, ou mesmo se esqueça por uma quantidade significativa de tempo, o suficiente para que se configure um atraso. Isso gera distorções significativas na folha de ponto, que podem gerar problemas.
Em vista disso, é muito importante investir em tecnologia para que prejuízos, ocasionados com esses tipos de problema, possam ocorrer. Pensando nisso, o controle de ponto eletrônico se faz essencial para empresas que buscam produtividade, além de possuir interesse em manter a legislação em dia.
Como a folha de ponto online pode acabar com os erros
Para que nunca mais erros aconteçam na folha de ponto, é necessário obter um sistema de folha de ponto online. Com um sistema informatizado, sua empresa nunca mais precisará se preocupar com erros de cálculos, armazenamento de documentos físicos e perda de prazos, fatores muito passíveis de falha humana.
Esse controle, realizado a partir do registro feito em relógio de ponto eletrônico ou os modernos aplicativos de ponto online, com marcação pelo celular, em uma plataforma de gestão de colaboradores, é capaz de resolver todas as rotinas trabalhistas.
Sendo assim, quando o profissional registra o ponto, usualmente por meio do uso da biometria, os dados são enviados automaticamente para o app, as informações correm em tempo real e todos os cálculos são atualizados automaticamente, facilitando o controle de banco de horas para gestão e para o colaborador, pois ele também passa a controlar suas horas trabalhadas.
A vantagem é que, além de tudo, esses sistemas ainda conseguem exportar os dados para o eSocial e ao contador da empresa de maneira automática, trazendo praticidade para a rotina dos profissionais do RH.
Benefícios da folha de ponto online
Como citado em partes anteriores do texto, a folha de ponto online possui diversos benefícios para a sua empresa. Confira alguns desses a seguir!
Praticidade
A praticidade é um dos maiores benefícios de se obter uma folha de ponto online. Através dela, sua empresa não necessita mais lidar com todos os problemas de ponto manual, e todas as possibilidades de dar errado, quando se conta com grande parte da responsabilidade por parte da eficiência humana.
Cálculos automáticos
Um dos outros benefícios é a capacidade da folha de ponto online realizar todos os cálculos da jornada de forma automática. Isso significa que, assim que o funcionário adentrar ao sistema, o mesmo já irá compreender as informações de acordo com a jornada de trabalho pré-cadastrada.
Dessa forma, todo mês ela apontará as marcações de pontos referentes àquele período, tais como folgas, feriados ou dispensas preenchidas. Esse sistema também consegue separar o que é hora extra, adicional noturno, sobreaviso, intervalo intrajornada e faltas.
Folhas de ponto podem ser acessada pelo celular
Com o controle de ponto online, isso faz do processo muito mais acessível, de onde quer que esteja. Dessa forma, você pode acessar e conferir a folha de ponto dos colaboradores de qualquer lugar do mundo, onde basta apenas existir internet.
Isso faz do sistema algo muito mais prático e viável. Assim, você pode acessá-la do celular, conferir informações, além de realizar o tratamento dos dados assim como o fechamento da folha, com apenas alguns cliques.
Conclusão
Dá muito trabalho calcular a folha de ponto de forma manual, principalmente em empresas com muitos funcionários. Imagine a quantidade de papéis que se fazem necessários contar e recontar, além de contabilizar os resultados?! Fazer isso todos os dias do mês, para cada funcionário, demanda um tempo enorme, que poderia ser usado de maneira mais estratégica.
Justamente por esse motivo que as empresas têm optado pela folha de ponto online, visto que a tecnologia avançada desses permite não apenas a marcação de ponto por meio de biometria, como também outras inúmeras ferramentas relevantes.
Uma vez que o trabalhador faz o registro, os dados são enviados para um sistema de controle de ponto que faz todos os cálculos necessários, desde o saldo de horas diário até o saldo mensal.
Dessa forma, através dos aplicativos e sites de folhas de ponto online, é possível que você faça a gestão do ponto de onde quer que esteja (alguns mesmo sem a disponibilidade de internet).
