Obrigações acessórias: O que são, como funcionam e quais os tipos

Você sabe o que são obrigações acessórias, como funcionam e quais os tipos? Descubra nesse artigo que preparamos para você!
Sumário
obrigações acessórias

Se você é um empresário e/ou empreendedor, com certeza já deve saber ou no mínimo ter ouvido falar sobre as obrigações acessórias. Todas as empresas estão sujeitas a uma série de cuidados que precisam adotar para realizar suas operações.

Sejam eles sob o olhar das atividades cotidianas que exercem para atender seus clientes ou das atividades que precisam exercer para atender a determinações legais ou tributárias.

Sob o aspecto das questões tributárias, a empresa tem dois tipos de obrigações a cumprir, conforme determina a lei: as obrigações principais e as obrigações acessórias.

Portanto, manter uma empresa em dia e regularizada com o Fisco é fundamental para a saúde e crescimento de qualquer empresa. Dessa forma, entre muitas atividades desenvolvidas para manter a organização e o funcionamento adequado de uma companhia, existem as chamadas obrigações acessórias.

Para te ajudar a entender o que são as obrigações acessórias, como funcionam e quais os tipos, o Genyo preparou este artigo. Então, acompanhe a leitura até o final para não perder nenhuma informação!

O que são obrigações acessórias?

Quando se fala das obrigações acessórias, estamos falando de instrumentos auxiliares, exigidos pelas autoridades, para recolher das diferentes empresas dados referentes à suas operações, e que foram utilizados para apurar os impostos, tributos, encargos e contribuições, que constituem a obrigação principal*.

De maneira geral, podemos comparar as obrigações acessórias com relatórios, em sua maioria eletrônicos, que as empresas devem entregar aos diferentes órgãos do Governo Federal, Estadual e Municipal.

Esses relatórios, ou obrigações acessórias, também variam de acordo com o tipo de atividade e o regime tributário da empresa. Basicamente, podemos pensar nos seguintes documentos:

  • Demonstrações Contábeis;
  • Escrituração dos livros fiscais;
  • Folha de pagamento e contracheques;
  • Confecção e envio das declarações sociais;
  • Emissão das guias de recolhimento dos tributos;
  • Confecção e envio das declarações fiscais pertinentes;
  • Emissão da nota fiscal de venda de mercadoria ou serviço.

A obrigação principal de um negócio são os pagamentos dos tributos em si, que independem de outras, como no caso de impostos, taxas e contribuições. Sua principal  função é estar em dia com o fisco e evitar problemas e prejuízos para a sua empresa.

Em outras palavras, podemos dizer que as obrigações acessórias são documentos de frequência mensal, trimestral ou anual, com dados sobre a empresa, que precisam ser gerados e enviados aos órgãos fiscalizadores.

Além disso, elas têm como objetivo mostrar ao governo todas as informações sobre receita efetiva, impostos apurados e também no que diz respeito à parte trabalhista, como folhas de pagamento e encargos gerados.

Outro ponto importante de ser destacado, é que as obrigações acessórias variam de acordo com o regime tributário de cada empresa, por isso é importante que o gestor responsável esteja atento.

Como funcionam as obrigações acessórias?

É função dos Governos Federal, Estaduais e Municipais definirem que tipo de obrigações acessórias cada empresa deve cumprir, além de determinar os prazos de entrega dessas obrigações e as eventuais multas devidas pelas empresas que não cumprirem a obrigação acessória.

Além das multas, as empresas que deixam de apresentar suas obrigações acessórias ficam também sujeitas a serem consideradas irregulares e até mesmo proibidas de continuarem suas atividades.

Obrigações acessórias x Obrigações tributárias

As obrigações tributárias são conhecidas por apresentarem o pagamento do tributo em si.

Dentro dessas obrigações estão as taxas, os impostos, as contribuições e outros tipos de pagamento que precisam ser feitos pelas empresas.

Essa é a hora que os gestores menos gostam, pois é quando o dinheiro sai efetivamente do bolso deles.

Já as obrigações acessórias, como vimos acima, são responsáveis por documentar os pagamentos que foram realizados por cada tributo, como por exemplo: o pagamento de impostos, de taxas, de contribuição.

Isso quer dizer que as declarações acessórias se referem ao momento em que você será capaz de enxergar toda a movimentação de impostos pagos pela empresa.

Quais são os principais tipos de obrigações acessórias

Agora que você já entendeu o que são as obrigações acessórias, como funcionam e o que as difere das obrigações tributárias, vamos descobrir quais são as principais obrigações acessórias de cada regime tributário.

Mas antes, vejamos as que são comuns a todos os regimes tributários, como por exemplo:

  • EFD (Escrituração Fiscal Digital);
  • ECF (Escrituração Contábil Fiscal);
  • RAIS (Relação Anual de Informações Sociais);
  • CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados);
  • DIRF (Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte);
  • SEFIP/GFIP (Sistema Empresa de Reconhecimento do FGTS e Informações à Previdência Social);
  • ECD (Escrituração Contábil Digital) — Lucro Real e Lucro Presumido obrigatório e Simples Nacional Facultativo.

Agora vamos ver as obrigações acessórias de cada regime tributário.Confira!

1.   Obrigações acessórias do Simples Nacional

Para o Simples Nacional, foram definidas as seguintes obrigações acessórias:

DEFIS – Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais

O DEFIS  tem como objetivo declarar para o Governo Federal que a empresa, que se enquadra no regime do Simples Nacional, fez o recolhimento correto dos tributos do ano-calendário anterior, que possui o prazo máximo de entrega anual até o dia 31 de março do ano subsequente.

Além disso, ele também é uma forma de apresentar as despesas que a empresa teve no ano analisado, como também, sua distribuição societária dos sócios, a quantidade de colaboradores naquele período, entre outros detalhes.

DAS – Documento de Arrecadação do Simples Nacional

O DAS é um imposto calculado sobre o faturamento mensal das empresas. Dessa forma, se o seu negócio não tiver movimento dentro de um certo mês específico, por exemplo, você está isento do imposto.

DIRF – Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte

A DIRF é o documento que é enviado anualmente para as empresas que fazem a retenção de imposto (IRRF) e que optaram pelas contribuições retidas de seus fornecedores.

DESTDA – Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquotas e Antecipação

A DESTDA é uma obrigação mensal direcionada para micro e pequenas empresas, quando responsáveis pelo recolhimento do ICMS de que tratam as alíneas:

  • “a” (Substituição Tributária);
  • “g” (Antecipação);
  • “h” (Diferencial de alíquotas).

2.   Obrigações acessórias do Lucro Real

SINTEGRA – Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços

O SINTEGRA é uma obrigação direcionada aos contribuintes que estão sujeitos ao recolhimento de ICMS, e que utilizam o PED (Processamento Eletrônico de Dados) para emitir documentos fiscais. Além disso, os usuários de ECF (Emissor de Cupom Fiscal), também precisam cumprir com essa obrigação acessória.

DIRPF – Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física

A DIRPF é aplicada aos sócios de empresas que se adequam a esse sistema, eles precisam fazer essa declaração para garantir que estarão em dia com as obrigações fiscais.

Além das obrigações acessórias citadas acima, também se aplicam a este modelo de regime tributário algumas das obrigações que veremos no tópico a seguir:

  • DES;
  • GIA;
  • DCTF;
  • EFD Contribuições.

3.   Obrigações acessórias do Lucro Presumido

DES – Declaração Eletrônica de Serviços

A DES é uma obrigação municipal que se sujeitam as empresas prestadoras de serviço.  Seu principal objetivo é  declarar ao Fisco o total de serviços prestados mensalmente.

DCTF – Declaração de Débitos Tributários Federais

A DCTF é uma obrigação de competência da União, e trabalha informações das empresas relacionadas aos impostos federais, como por exemplo:

  • IRPJ;
  • IRRF;
  • IPI;
  • CSLL e outros.

EFD Contribuições – Programa Gerador da Escrituração Fiscal Digital das Contribuições incidentes sobre a Receita

O EFD Contribuições, são declarações que compõe o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), que devem  ser enviadas pelas empresas envolvendo:

  • serviços e indústrias;
  • contribuição da Cofins;
  • contribuição para o PIS/Pasep;
  • acolhimento de receitas referentes aos CNAEs;
  • atividades, serviços e produtos (NCM) nela relacionados;
  • escrituração digital da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta.

GIA – Guia de Informações e Apuração

A GIA é uma declaração que serve para informar ao governo estadual as apurações individuais dos contribuintes a respeito do ICMS-ST. São obrigados a apresentá-la somente os contribuintes que realizam a venda de produtos sujeitos aos regimes de ST.

  • SPED FISCAL

O SPED Fiscal é um sistema, de iniciativa do governo, que tem como objetivo automatizar os processos de arquivamento, envio e validação das obrigações.

Com ele é possível fazer o encaminhamento das apurações de ICMS e IPI para o governo federal. Alguns estados só fazem o requerimento da entrega do SPED FISCAL e dispensam a entrega da GIA (Guia de Informações e Apuração).

  • LFE – Livro Fiscal Eletrônico

O LFE é uma obrigação acessória que se estabelece apenas para as empresas situadas no estado de Brasília. Ele serve para informar à Receita quais são os contribuintes que constam ICMS e/ou ISS no Distrito Federal.

  • SISCOSERV – Sistema Integrado de Comércio Exterior de Serviços, Intangíveis e Outras Operações que Produzam Variações no Patrimônio

O SISCOSERV é um sistema informatizado, desenvolvido para o aprimoramento das ações de estímulo, formulação, acompanhamento e análise das políticas públicas relacionadas a serviços e intangíveis bem como para a orientação de estratégias empresariais de comércio exterior de serviços e intangíveis.

Prazos para entrega das obrigações acessórias

obrigações acessórias

Ao longo do ano, em diferentes momentos, as obrigações acessórias precisam ser entregues. Para facilitar o seu entendimento, separamos em dois tópicos: mensais e anuais. Confira a seguir!

Obrigações acessórias mensais

DES e GIA:

I – finais 0 e 1 – até dia 16;

II – finais 2, 3 e 4 – até o dia 17;

III – finais 5, 6 e 7 – até dia 18;

IV – finais 8 e 9 – até dia 19.

Sintegra:

até o dia 15 do mês subsequente ao período da apuração.

EFD ICMS/IPI:

até o dia 25 do mês subsequente ao período da apuração.

DCTF:

até o 15º dia útil do 2º mês subsequente ao mês de ocorrência dos fatos geradores.

EFD Contribuições:

até o 10º dia útil do segundo mês subsequente ao de referência da escrituração

Sefip/GFIP:

até o dia 7 de cada mês, prazo que também serve ao pagamento da GFIP – Guia de Recolhimento de FGTS e de Informações à Previdência Social.

GPS:

até o dia 20 de cada mês.

Caged:

até o dia 07 do mês subsequente ao mês de referência das informações.

Obrigações acessórias anuais

ECD:

até o último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira a escrituração.

ECF:

até o último dia útil do mês de junho do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira.

DIRF:

até o último dia útil de fevereiro de cada ano. Comprovantes de rendimentos gerados pela DIRF devem ser entregues aos beneficiários também até o último dia útil de fevereiro de cada ano para realização da Declaração de Imposto de Renda.

RAIS:

até o início do mês de março de cada ano.

DIRPF:

até o último dia útil do mês de abril.

Por que optar por um sistema de controle de ponto eletrônico digital na sua empresa?

Para quem acompanhou a leitura do texto até aqui, viu que são muitas as responsabilidades e burocracias tributárias que uma empresa precisa lidar, além disso se você é um gestor ou profissional de RH, com certeza já deve saber que toda empresa com mais de 20 funcionários tem obrigação de fazer o controle da jornada de trabalho dos seus funcionários.

Por isso, poder contar com uma solução prática que permite o acesso diretamente do smartphone ou tablet do trabalhador otimiza o processo e dá segurança.

Fazer uso de um sistema de controle de ponto eletrônico digital é a melhor escolha para quem quer gerir o seu negócio com segurança e qualidade, além de diminuir as muitas demandas que fazem parte do dia a dia de uma empresa. O Genyo está entre os melhores sistemas de controle de ponto do mercado.

Com ele é possível fazer o registro de ponto pelo computador, celular ou tablet, seu funcionamento é online e offline, ou seja com ou sem internet. Além disso, através do aplicativo o funcionário consegue ser notificado na hora que deve fazer o registro do ponto, evitando esquecimento e gastos com horas extras que não eram necessárias.

São muitas as funcionalidades e vantagens que este sistema oferece. Inclusive, é possível fazer um teste grátis. Ou seja, você não paga nada para experimentar e ver se realmente funciona. Bom, o difícil é não se apaixonar pelo sistema que é inteligente até no nome.

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