Se você é um empresário e/ou empreendedor, com certeza já deve saber ou no mínimo ter ouvido falar sobre as obrigações acessórias. Todas as empresas estão sujeitas a uma série de cuidados que precisam adotar para realizar suas operações.
Sejam eles sob o olhar das atividades cotidianas que exercem para atender seus clientes ou das atividades que precisam exercer para atender a determinações legais ou tributárias.
Sob o aspecto das questões tributárias, a empresa tem dois tipos de obrigações a cumprir, conforme determina a lei: as obrigações principais e as obrigações acessórias.
Portanto, manter uma empresa em dia e regularizada com o Fisco é fundamental para a saúde e crescimento de qualquer empresa. Dessa forma, entre muitas atividades desenvolvidas para manter a organização e o funcionamento adequado de uma companhia, existem as chamadas obrigações acessórias.
Para te ajudar a entender o que são as obrigações acessórias, como funcionam e quais os tipos, o Genyo preparou este artigo. Então, acompanhe a leitura até o final para não perder nenhuma informação!
O que são obrigações acessórias?
Quando se fala das obrigações acessórias, estamos falando de instrumentos auxiliares, exigidos pelas autoridades, para recolher das diferentes empresas dados referentes à suas operações, e que foram utilizados para apurar os impostos, tributos, encargos e contribuições, que constituem a obrigação principal*.
De maneira geral, podemos comparar as obrigações acessórias com relatórios, em sua maioria eletrônicos, que as empresas devem entregar aos diferentes órgãos do Governo Federal, Estadual e Municipal.
Esses relatórios, ou obrigações acessórias, também variam de acordo com o tipo de atividade e o regime tributário da empresa. Basicamente, podemos pensar nos seguintes documentos:
- Demonstrações Contábeis;
- Escrituração dos livros fiscais;
- Folha de pagamento e contracheques;
- Confecção e envio das declarações sociais;
- Emissão das guias de recolhimento dos tributos;
- Confecção e envio das declarações fiscais pertinentes;
- Emissão da nota fiscal de venda de mercadoria ou serviço.
A obrigação principal de um negócio são os pagamentos dos tributos em si, que independem de outras, como no caso de impostos, taxas e contribuições. Sua principal função é estar em dia com o fisco e evitar problemas e prejuízos para a sua empresa.
Em outras palavras, podemos dizer que as obrigações acessórias são documentos de frequência mensal, trimestral ou anual, com dados sobre a empresa, que precisam ser gerados e enviados aos órgãos fiscalizadores.
Além disso, elas têm como objetivo mostrar ao governo todas as informações sobre receita efetiva, impostos apurados e também no que diz respeito à parte trabalhista, como folhas de pagamento e encargos gerados.
Outro ponto importante de ser destacado, é que as obrigações acessórias variam de acordo com o regime tributário de cada empresa, por isso é importante que o gestor responsável esteja atento.
Como funcionam as obrigações acessórias?
É função dos Governos Federal, Estaduais e Municipais definirem que tipo de obrigações acessórias cada empresa deve cumprir, além de determinar os prazos de entrega dessas obrigações e as eventuais multas devidas pelas empresas que não cumprirem a obrigação acessória.
Além das multas, as empresas que deixam de apresentar suas obrigações acessórias ficam também sujeitas a serem consideradas irregulares e até mesmo proibidas de continuarem suas atividades.
Obrigações acessórias x Obrigações tributárias
As obrigações tributárias são conhecidas por apresentarem o pagamento do tributo em si.
Dentro dessas obrigações estão as taxas, os impostos, as contribuições e outros tipos de pagamento que precisam ser feitos pelas empresas.
Essa é a hora que os gestores menos gostam, pois é quando o dinheiro sai efetivamente do bolso deles.
Já as obrigações acessórias, como vimos acima, são responsáveis por documentar os pagamentos que foram realizados por cada tributo, como por exemplo: o pagamento de impostos, de taxas, de contribuição.
Isso quer dizer que as declarações acessórias se referem ao momento em que você será capaz de enxergar toda a movimentação de impostos pagos pela empresa.
Quais são os principais tipos de obrigações acessórias
Agora que você já entendeu o que são as obrigações acessórias, como funcionam e o que as difere das obrigações tributárias, vamos descobrir quais são as principais obrigações acessórias de cada regime tributário.
Mas antes, vejamos as que são comuns a todos os regimes tributários, como por exemplo:
- EFD (Escrituração Fiscal Digital);
- ECF (Escrituração Contábil Fiscal);
- RAIS (Relação Anual de Informações Sociais);
- CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados);
- DIRF (Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte);
- SEFIP/GFIP (Sistema Empresa de Reconhecimento do FGTS e Informações à Previdência Social);
- ECD (Escrituração Contábil Digital) — Lucro Real e Lucro Presumido obrigatório e Simples Nacional Facultativo.
Agora vamos ver as obrigações acessórias de cada regime tributário.Confira!
1. Obrigações acessórias do Simples Nacional
Para o Simples Nacional, foram definidas as seguintes obrigações acessórias:
DEFIS – Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais
O DEFIS tem como objetivo declarar para o Governo Federal que a empresa, que se enquadra no regime do Simples Nacional, fez o recolhimento correto dos tributos do ano-calendário anterior, que possui o prazo máximo de entrega anual até o dia 31 de março do ano subsequente.
Além disso, ele também é uma forma de apresentar as despesas que a empresa teve no ano analisado, como também, sua distribuição societária dos sócios, a quantidade de colaboradores naquele período, entre outros detalhes.
DAS – Documento de Arrecadação do Simples Nacional
O DAS é um imposto calculado sobre o faturamento mensal das empresas. Dessa forma, se o seu negócio não tiver movimento dentro de um certo mês específico, por exemplo, você está isento do imposto.
DIRF – Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte
A DIRF é o documento que é enviado anualmente para as empresas que fazem a retenção de imposto (IRRF) e que optaram pelas contribuições retidas de seus fornecedores.
DESTDA – Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquotas e Antecipação
A DESTDA é uma obrigação mensal direcionada para micro e pequenas empresas, quando responsáveis pelo recolhimento do ICMS de que tratam as alíneas:
- “a” (Substituição Tributária);
- “g” (Antecipação);
- “h” (Diferencial de alíquotas).
2. Obrigações acessórias do Lucro Real
SINTEGRA – Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços
O SINTEGRA é uma obrigação direcionada aos contribuintes que estão sujeitos ao recolhimento de ICMS, e que utilizam o PED (Processamento Eletrônico de Dados) para emitir documentos fiscais. Além disso, os usuários de ECF (Emissor de Cupom Fiscal), também precisam cumprir com essa obrigação acessória.
DIRPF – Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física
A DIRPF é aplicada aos sócios de empresas que se adequam a esse sistema, eles precisam fazer essa declaração para garantir que estarão em dia com as obrigações fiscais.
Além das obrigações acessórias citadas acima, também se aplicam a este modelo de regime tributário algumas das obrigações que veremos no tópico a seguir:
- DES;
- GIA;
- DCTF;
- EFD Contribuições.
3. Obrigações acessórias do Lucro Presumido
DES – Declaração Eletrônica de Serviços
A DES é uma obrigação municipal que se sujeitam as empresas prestadoras de serviço. Seu principal objetivo é declarar ao Fisco o total de serviços prestados mensalmente.
DCTF – Declaração de Débitos Tributários Federais
A DCTF é uma obrigação de competência da União, e trabalha informações das empresas relacionadas aos impostos federais, como por exemplo:
- IRPJ;
- IRRF;
- IPI;
- CSLL e outros.
EFD Contribuições – Programa Gerador da Escrituração Fiscal Digital das Contribuições incidentes sobre a Receita
O EFD Contribuições, são declarações que compõe o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), que devem ser enviadas pelas empresas envolvendo:
- serviços e indústrias;
- contribuição da Cofins;
- contribuição para o PIS/Pasep;
- acolhimento de receitas referentes aos CNAEs;
- atividades, serviços e produtos (NCM) nela relacionados;
- escrituração digital da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta.
GIA – Guia de Informações e Apuração
A GIA é uma declaração que serve para informar ao governo estadual as apurações individuais dos contribuintes a respeito do ICMS-ST. São obrigados a apresentá-la somente os contribuintes que realizam a venda de produtos sujeitos aos regimes de ST.
- SPED FISCAL
O SPED Fiscal é um sistema, de iniciativa do governo, que tem como objetivo automatizar os processos de arquivamento, envio e validação das obrigações.
Com ele é possível fazer o encaminhamento das apurações de ICMS e IPI para o governo federal. Alguns estados só fazem o requerimento da entrega do SPED FISCAL e dispensam a entrega da GIA (Guia de Informações e Apuração).
- LFE – Livro Fiscal Eletrônico
O LFE é uma obrigação acessória que se estabelece apenas para as empresas situadas no estado de Brasília. Ele serve para informar à Receita quais são os contribuintes que constam ICMS e/ou ISS no Distrito Federal.
- SISCOSERV – Sistema Integrado de Comércio Exterior de Serviços, Intangíveis e Outras Operações que Produzam Variações no Patrimônio
O SISCOSERV é um sistema informatizado, desenvolvido para o aprimoramento das ações de estímulo, formulação, acompanhamento e análise das políticas públicas relacionadas a serviços e intangíveis bem como para a orientação de estratégias empresariais de comércio exterior de serviços e intangíveis.
Prazos para entrega das obrigações acessórias
Ao longo do ano, em diferentes momentos, as obrigações acessórias precisam ser entregues. Para facilitar o seu entendimento, separamos em dois tópicos: mensais e anuais. Confira a seguir!
Obrigações acessórias mensais
DES e GIA:
I – finais 0 e 1 – até dia 16;
II – finais 2, 3 e 4 – até o dia 17;
III – finais 5, 6 e 7 – até dia 18;
IV – finais 8 e 9 – até dia 19.
Sintegra:
até o dia 15 do mês subsequente ao período da apuração.
EFD ICMS/IPI:
até o dia 25 do mês subsequente ao período da apuração.
DCTF:
até o 15º dia útil do 2º mês subsequente ao mês de ocorrência dos fatos geradores.
EFD Contribuições:
até o 10º dia útil do segundo mês subsequente ao de referência da escrituração
Sefip/GFIP:
até o dia 7 de cada mês, prazo que também serve ao pagamento da GFIP – Guia de Recolhimento de FGTS e de Informações à Previdência Social.
GPS:
até o dia 20 de cada mês.
Caged:
até o dia 07 do mês subsequente ao mês de referência das informações.
Obrigações acessórias anuais
ECD:
até o último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira a escrituração.
ECF:
até o último dia útil do mês de junho do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira.
DIRF:
até o último dia útil de fevereiro de cada ano. Comprovantes de rendimentos gerados pela DIRF devem ser entregues aos beneficiários também até o último dia útil de fevereiro de cada ano para realização da Declaração de Imposto de Renda.
RAIS:
até o início do mês de março de cada ano.
DIRPF:
até o último dia útil do mês de abril.
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Para quem acompanhou a leitura do texto até aqui, viu que são muitas as responsabilidades e burocracias tributárias que uma empresa precisa lidar, além disso se você é um gestor ou profissional de RH, com certeza já deve saber que toda empresa com mais de 20 funcionários tem obrigação de fazer o controle da jornada de trabalho dos seus funcionários.
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