Diferença entre Nota Fiscal e Fatura: Algo que todo MEI precisa saber

A diferença nota fiscal e fatura é uma dúvida recorrente entre os empreendedores, especialmente os Microempreendedores Individuais (MEI).

A nota fiscal possui validade legal, permitindo o registro correto das transações e o devido recolhimento de tributos.

Em contrapartida, a fatura, embora registre as operações financeiras, não oferece a mesma legitimidade legal, sendo mais uma ferramenta para detalhar acordos comerciais.

Desse modo, no artigo abaixo, vamos esclarecer as principais distinções entre esses dois documentos, fundamentais para uma gestão financeira eficaz.

Leia com atenção para evitar confusões na hora de cumprir as obrigações relacionadas ao trabalho e a tributação do MEI!

O que é nota fiscal MEI?

A nota fiscal é um documento que legitima transações comerciais, servindo como prova da venda de produtos ou serviços.

Ela garante o correto recolhimento de tributos como ISS, ICMS e IPI, bem como outros impostos relacionado à cadeia produtiva de produtos e/ou serviços.

Para a maioria das empresas, a emissão de uma nota fiscal é uma obrigação legal. 

No entanto, os Microempreendedores Individuais (MEIs) têm algumas nuances nas suas obrigações fiscais.

Eles precisam emitir nota fiscal quando vendem para pessoas jurídicas, mas estão desobrigados de fazê-lo para vendas realizadas diretamente a pessoas físicas.

Se o cliente solicitar, o MEI até pode emitir a nota fiscal em vendas para pessoas físicas, mas o processo não é obrigatório.

A nota fiscal eletrônica, ou NFS-e, uma versão digital da nota fiscal tradicional, foi introduzida em 2008, trazendo praticidade e eficiência ao processo de emissão e armazenamento.

Com ela, as empresas podem emitir notas fiscais de forma mais rápida e segura, reduzindo a burocracia envolvida nas suas atividades comerciais.

O que é fatura?

A fatura é um documento comercial que fornece um detalhamento claro do produto vendido ou do serviço prestado.

Em termos práticos, ela apresenta os valores a serem pagos pelo cliente, mas não possui vínculos diretos com tributos.

Muitas vezes, a dúvida sobre o que é fatura surge em relação à função do documento fiscal, levando à confusão entre a diferença nota fiscal e fatura.

Dentre as principais características da fatura de serviço, podemos listar:

• Não possui validade fiscal.
• Usualmente usada em transações a prazo.
• Comum em serviços como energia elétrica, internet e telefone.

Por exemplo, uma fatura mensal de serviços de internet traz informações sobre o consumo e o valor a ser pago, mas não registra impostos.

Seja como for, compreender o que é fatura e suas particularidades é um processo de inegável importância para evitar confusões e garantir que as obrigações comerciais sejam atendidas corretamente.

Entendendo a diferença nota fiscal e fatura na prática

A principal diferença entre nota fiscal e fatura se concentra em sua função e validade dentro do contexto financeiro e regulamentar.

A nota fiscal, como citamos anteriormente, é utilizada para o recolhimento de tributos, servindo como um comprovante de venda e garantindo a legalidade da transação.

Por outro lado, a fatura tem um propósito diferente, funcionando como um documento financeiro utilizado para cobrança, sem a obrigação legal de ser emitida.

Enquanto a nota fiscal é obrigatória conforme a legislação nacional, a fatura é uma ferramenta que pode ser utilizada apenas quando necessário, embora seja comum no mercado para facilitar a gestão financeira.

Confira mais detalhes na tabela abaixo:

Apesar da confusão gerada pela pergunta se nota fiscal e fatura é a mesma coisa, é vital entender essas diferenças.

Esta compreensão facilita a gestão de um negócio e, ao mesmo tempo, assegura que todas as obrigações legais sejam cumpridas corretamente.

Obrigações do MEI relacionadas à nota fiscal

Para os microempreendedores individuais, a emissão de nota fiscal MEI é necessária sempre que ele realizar vendas para outras empresas (CNPJ).

Também é recomendada quando uma pessoa física solicita a nota, mas nesse caso, não é obrigatória – apesar de fazer diferença na relação entre o empreendedor e o cliente.

Embora essa não seja uma exigência para todas as transações, a prática traz benefícios ao profissionalizar o atendimento e assegurar conformidade legal.

A seguir, uma tabela detalha as principais obrigações do MEI em relação à nota fiscal:

Sendo assim, quando é obrigatório emitir nota fiscal MEI? A resposta está no tópico abaixo, confira.

Quando é obrigatório emitir nota fiscal?

O conhecimento sobre quando é obrigatório emitir nota fiscal é algo imprescindível para todos os Microempreendedores Individuais (MEIs) que desejam manter suas atividades em conformidade com a legislação.

A nota fiscal MEI traz benefícios e proteção ao empreendedor, além de evitar complicações futuras.

O MEI deve emitir nota fiscal nas seguintes situações:

1. Vendas para outras pessoas jurídicas.
2. Venda solicitada por pessoa física, quando houver solicitação expressa.
3. Despacho de produtos, independente do destinatário ser uma empresa ou uma pessoa física.

A não emissão pode resultar em problemas legais e de gestão. Assim, todo MEI deve estar atento a essas regras e praticar a emissão de nota fiscal de forma adequada.

Confira mais detalhes na tabela abaixo:

O registro correto das vendas e serviços prestados através da nota fiscal MEI garante a segurança e credibilidade do empreendedor no mercado.

Tipos de notas fiscais disponíveis para MEIs

Os Microempreendedores Individuais (MEIs) têm a possibilidade de emitir diversos tipos de notas fiscais, conforme a atividade que realizam.

A escolha correta é o primeiro passo para a regularização da operação e o cumprimento das obrigações fiscais.

Na lista abaixo, apresentamos os principais tipos de notas fiscais que os MEIs podem utilizar:

• NF-e (Nota Fiscal Eletrônica de Produtos): Utilizada para registrar a venda de produtos, permitindo a emissão eletrônica e facilitando a gestão fiscal.
• NFC-e (Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica): Destinada à venda direta ao consumidor, muito comum em estabelecimentos comerciais. A nota fiscal eletrônica aqui oferece praticidade ao cliente.
• NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica): Pertinente à prestação de serviços, sendo obrigatória para quem atua nesse segmento. A digitalização simplifica o registro e a transmissão.
• Nota Fiscal Avulsa: Uma opção para aqueles que realizam vendas esporádicas e não precisam gerar um sistema contínuo. Ideal para atender necessidades pontuais.

Vale destacar que a escolha do tipo de nota fiscal deve ser baseada na natureza da atividade realizada.

Cada opção apresenta suas características e requisitos específicos, permitindo ao MEI se adaptar às exigências do mercado e às normas fiscais vigentes.

Conforme a necessidade e a frequência das operações, a correta utilização das notas fiscais, como a nota fiscal eletrônica, pode assegurar o cumprimento das obrigações e auxiliar no controle financeiro e administrativo do negócio.

O que deve constar na nota fiscal MEI?

A nota fiscal do MEI (Microempreendedor Individual) deve conter as seguintes informações:

Dados da Empresa:

• Nome Fantasia: Nome comercial da empresa.
• CNPJ: Número de Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica.
• Inscrição Estadual: Se houver, o número de inscrição no Cadastro de Contribuintes do Estado.
• Endereço: Endereço completo da empresa, incluindo CEP.
• Nome do MEI: Nome completo do microempreendedor.
• CPF: Número do CPF do microempreendedor.

Dados da Operação:

• Número da Nota Fiscal: Número sequencial único da nota.
• Data da Emissão: Data em que a nota foi emitida.
• Natureza da Operação: Descrição sucinta da operação (ex: venda, serviço, etc.).
• CFOP: Código Fiscal de Operações e Prestações.
• Chave de Acesso: Código único que identifica a nota fiscal no sistema da SEFAZ.
• Valor Total da Nota: Valor total da operação, incluindo impostos.

Informações sobre os Produtos/Serviços:

• Descrição: Descrição detalhada do produto ou serviço.
• Quantidade: Quantidade de produtos ou serviços.
• Valor Unitário: Valor individual de cada item.
• Valor Total: Valor total de cada item.
• NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul): Código que identifica a classificação fiscal do produto, se for o caso.
• CST (Código de Situação Tributária): Código que indica a tributação do produto ou serviço.

Informações sobre o Cliente:

• Nome: Nome completo do cliente.
• CPF/CNPJ: Número do CPF ou CNPJ do cliente.
• Endereço: Endereço completo do cliente, incluindo CEP.

Outras Informações:

• Observações: Informações adicionais relevantes sobre a operação.

Como emitir nota fiscal MEI: Passo a passo

Antes de começar a emitir suas notas fiscais pelo Portal Nacional de Emissão de Nota Fiscal de Serviços eletrônica (NFS-e), é preciso realizar o primeiro acesso e configurar a plataforma.

Esse processo garante que suas informações estejam corretas e que o sistema esteja pronto para a emissão das suas notas.

Também é obrigatório fazer o primeiro acesso pela web para usar o aplicativo.

Siga abaixo o passo a passo para fazer o primeiro acesso no Portal NFS-e:

• Acesse o Portal Nacional de Emissão de Nota Fiscal de Serviços Eletrônica: Entre no site oficial de emissão das notas fiscais
• Faça login ou cadastre-se: Você pode acessar o portal com sua conta gov.br (apenas para MEI) ou cadastrar os dados da sua empresa diretamente no emissor web.
• Acesse as configurações: Clique no ícone de engrenagem, no canto superior direito da tela, ou no ícone “Configurações”, na barra lateral esquerda.
• Preencha seus dados: Informe seu e-mail e telefone, que serão utilizados na geração da NFS-e.
• Configure o valor aproximado dos tributos: Selecione a opção “Não informar nenhum valor estimado para os tributos”.
• Cadastre seus serviços favoritos (opcional, mas recomendado para quem usa o app): Clique no ícone de estrela ou em “Serviços Favoritos” na barra lateral esquerda.
• Adicione um novo serviço favorito: Clique em “Novo Serviço Favorito” e preencha os dados solicitados, como descrição do serviço e código de atividade. Você pode cadastrar até 10 serviços favoritos.

Pronto! Após seguir esses passos, o Portal Nacional de Emissão de Nota Fiscal de Serviços eletrônica estará pronto para você emitir suas notas fiscais.

Agora, chegou a hora de aprender a emitir suas notas fiscais pelo Portal Nacional de Emissão de Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e).

O Portal Nacional NFS-e oferece duas modalidades de emissão de notas fiscais: a Emissão Simplificada, ideal para MEIs que prestam serviços padronizados, e a Emissão Completa, que oferece mais opções de personalização e é obrigatória em alguns casos específicos.

NFS-e Emissão Simplificada (Exclusiva para MEI) Passo a Passo:

• Acesse o menu de emissão de notas: Na página inicial do Portal NFS-e, clique no ícone “Notas Fiscais” ou em “Emitir NFS-e”.
• Selecione a opção “Emissão Simplificada”: Essa opção será exibida apenas para MEIs.
• Escolha o serviço da lista de favoritos: Na emissão simplificada, você só poderá utilizar os serviços que foram previamente cadastrados em “Serviços Favoritos”.
• Informe o CPF/CNPJ do cliente (opcional): Esse campo não é obrigatório, mas é recomendável preenchê-lo para ter um controle mais completo de seus clientes.
• Informe o valor do serviço: Preencha o campo “Valor dos Serviços” com o valor total da nota fiscal.
• Emita a nota fiscal: Revise os dados e clique em “Emitir NFS-e”. Pronto! Sua nota fiscal será gerada e estará disponível para download.

NFS-e Emissão Completa Passo a Passo

• Acesse o menu de emissão de notas: Na página inicial do Portal NFS-e, clique no ícone “Notas Fiscais” ou em “Emitir NFS-e”.
• Selecione a opção “Emissão Completa”: Essa opção está disponível para todos os usuários do Portal NFS-e.
• Preencha os dados do tomador do serviço: Informe o CPF/CNPJ, nome/razão social, endereço e contato do cliente.
• Selecione o serviço prestado: Você pode escolher um serviço da lista de favoritos ou buscar por um novo serviço na lista completa de serviços.
• Descreva o serviço prestado: Preencha o campo “Descrição dos Serviços” com uma descrição detalhada do serviço prestado.
• Informe o valor do serviço: Preencha o campo “Valor dos Serviços” com o valor total da nota fiscal.
• Emita a nota fiscal: Revise os dados e clique em “Emitir NFS-e”. Sua nota fiscal será gerada e estará disponível para download em XML e PDF.

Vale lembrar que a Emissão Completa é obrigatória em algumas situações específicas, como na prestação de serviços para exportação ou quando o ISSQN (Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza) é devido no local do tomador do serviço.

Nota fiscal e fatura: Finalidade e validade

A validade de uma nota fiscal é reconhecida no Brasil, pois trata-se de um documento legal que comprova a realização de uma transação comercial.

Este tipo de documento possui o reconhecimento da Receita Federal, o que traz segurança tanto para o vendedor quanto para o comprador.

Por outro lado, a fatura, embora seja um importante comprovante financeiro, não possui validade fiscal.

Ela é utilizada principalmente para fins de cobrança, detalhando os serviços prestados ou produtos vendidos, mas não substitui a nota fiscal.

• Assim, surge a questão: nota fiscal e fatura é a mesma coisa? A resposta é não, pois cada um tem suas finalidades específicas.

As finalidades dos documentos se dividem entre registro e tributação, quando falamos da nota fiscal, e controle de contas a receber, relacionado à fatura.

Abaixo, uma tabela simples para destacar essas diferenças:

Entender a validade e finalidades dos documentos é crucial para o correto funcionamento de um negócio, evitando complicações e garantindo a conformidade com a legislação.

Ao estabelecer esses pontos, os empreendedores podem gerenciar melhor suas obrigações fiscais e financeiras.