Independente do tamanho da sua empresa, para que essa possa ter um bom funcionamento, é imprescindível uma boa rotina do setor financeiro. Dele, parte a responsabilidade pelo controle das finanças da empresa ou seja, se mal gerido, pode levar à falência do empreendimento.
Para que você possa preparar melhor a sua empresa, mantê-la sem imprevistos e com um controle financeiro organizado, confira este artigo que o Genyo preparou para você, e conheça as principais rotinas do setor financeiro.
Qual a função do Setor Financeiro de uma empresa?
O Setor Financeiro de uma empresa é o órgão responsável pela sua gestão de recursos. Para negócios de grande e médio porte, é comum que exista uma área responsável pelo gerenciamento dessas tarefas, e por conta de sua importância, costumam ser administrados diretamente pelo próprio CEO ou dono do empreendimento.
Independente do tamanho da sua empresa, obter um departamento financeiro se torna muito importante, antes mesmo de iniciar as operações. Ao criar uma rotina do setor financeiro, evita a desorganização de dados, que pode originar prejuízos para a empresa.
Ao criar a rotina deste setor, é importante baseá-la nas necessidades da sua empresa. Assim, ela se tornará cada vez mais funcional, e elementar para o sucesso do seu negócio.
A importância deste setor
O setor financeiro de uma empresa visa encontrar soluções para a captação de recursos, além de encontrar as melhores fontes para aplicação de capital. Assim, é possível evitar gastos desnecessários, por meio da gestão eficiente das finanças.
Por isso, basicamente tudo realizado dentro de um negócio depende do setor financeiro. Por exemplo:
- Liberação de verba para compra de ativos; Investimentos em ferramentas de otimização dos setores da empresa;
- Pagamento de fornecedores;
- Pagamento dos colaboradores;
- Investimento em cursos de especialização e capacitação de funcionários;
- Entre outras funções necessárias para o funcionamento de uma empresa.
Tendo em vista a relevância desse setor, é preciso que este funcione de maneira harmoniosa, e acima de tudo, otimizada. Dessa forma, as questões importantes são resolvidas de formas mais ágeis, melhorando o funcionamento da empresa, e consequentemente alavancando a rentabilidade mensal da mesma.
Ou seja, quando o setor financeiro de uma empresa flui bem, os demais setores possuem maior liberdade para atuar de forma independente. Porém, o contrário também ocorre de forma diretamente proporcional, assim quando o mesmo vai mal, compromete toda a estrutura empresarial.
Como elaborar a rotina de um setor financeiro?
É importante ter em mente que alguns fatores podem influenciar na estruturação do setor financeiro da sua empresa. Esses fatores podem ser:
- Seguimento do negócio;
- O porte da empresa;
- O modelo de funcionamento do negócio;
- A quantidade de operações.
Ademais, uma de suas características principais é o fato de ser uma área extremamente técnica, que demanda bastante atenção. Por isso, o estabelecimento de metas, assim como aderir o uso de métodos e softwares fazem do funcionamento desta área algo muito mais produtivo, em menor tempo, de forma mais objetiva.
O objetivo final será sempre basicamente o mesmo: maximizar lucros, evitar prejuízos. Para isso, é preciso um plano de ação pautado em uma análise de cenário completa. Ou seja, será preciso pontuar todos os pontos positivos e negativos, da própria empresa – tanto internamente quanto externamente – para que essa tenha seu campo de ação mais objetivo possível.
Entendido a complexidade desse órgão, as suas subdivisões internas irão variar conforme a necessidade da própria empresa. Em suma, um setor financeiro eficiente possui:
- Planejamento financeiro;
- Gestão de riscos;
- Controle bancário;
- Gestão de Contas e Pagamentos;
- Contabilidade;
- Tesouraria;
- Gestão de impostos;
- Auditoria;
Para cada subdivisão existente, é preciso que esta conte com profissionais competentes e capacitados para assumir suas responsabilidades. Além de conhecimento técnico, esse funcionário também precisará de foco, muita organização e um olhar bastante pragmático para que nenhum detalhe, possivelmente prejudicial, possa passar despercebido.
Uma das funções mais complicadas é a de fluxo de caixa. Nesta, é preciso contabilizar, além das contas pagas, também as contas a receber. Dessa forma, as vendas e os faturamentos acabam dependendo do engajamento de outros departamentos para a entrada do capital.
Como lidar com tantas funções em um setor
Dependendo do segmento, e do tamanho da empresa, pode ser uma opção para ela contratar um serviço terceirizado para ficar encarregado da gestão financeira. Uma das formas de, mesmo terceirizando, ainda obter o controle sobre as contas é manter um funcionário da própria empresa como líder daquele segmento.
Por exemplo, ao fazer a contratação de uma empresa terceirizada, especialista em gestão financeira, para realizar essa função, e como forma de controle e acompanhamento mais próximo do que está ocorrendo, manter um funcionário próprio da empresa principal como Coordenador Financeiro.
Outra forma de realizar a gestão financeira de forma eficiente, sem a contratação de terceirizadas, é compor um time forte de analistas, assistentes e auxiliares. Essa é uma maneira de manter as atividades diárias desse setor fluindo de forma positiva.
Ademais, ainda há uma maneira de realizar essa função de forma híbrida: mantendo a contratação de analistas e seus auxiliares, porém terceirizando a contabilidade. Mesmo para empresas pequenas, estruturar esse setor oferecerá maior credibilidade do seu negócio para o mercado.
Principais atividades para a rotina do setor Financeiro
Confira aqui atividades elementais para garantir o funcionamento do setor financeiro da sua empresa.
Planejamento financeiro
Realizar o planejamento financeiro da sua empresa será a chave para o sucesso da mesma. Um planejamento bem realizado determinará as melhores estratégias para o seu negócio.
Para que ele seja completo é necessário também mapear os meios utilizados para cumprir os objetivos traçados, assim como estar preparado e ciente de que problemas podem ocorrer. Porém, quando esse planejamento é bem feito, uma gestão para estes riscos já está inclusa no mesmo.
Gestão de Riscos
Para realizar a gestão de riscos de uma empresa, uma equipe muito bem capacitada ficará responsável por avaliar os riscos. Estes riscos devem ser relacionados ao mercado, e outras variáveis econômicas que poderão impactar a empresa.
Porém, também deve cobrir e estar preparado para qualquer outro problema que possa ser atrelado à imagem da empresa. Dessa forma, quando este problema de fato surgir, as soluções já foram pensadas, e o campo de ação funciona de forma muito mais eficaz.
Assim, evita que esses problemas afetem a reputação da empresa, e consequentemente leve a oscilações no mercado, ou pior, possa levá-la à falência.
Controle bancário
Na rotina do setor financeiro, o controle bancário serve para centralizar as, em muitos casos, inúmeras contas bancárias. Dessa forma, ocorre um controle muito maior das atividades financeiras, que são bastante complexas.
Precificação
Uma das atribuições desse setor é o estabelecimento dos preços, ou precificação, pois através deste a empresa irá obter seus resultados. Para isso, a equipe precisará identificar a quantidade de impostos, a margem de lucro e assim calcular o percentual de retirada do empreendedor.
Porém, além disso, também é preciso levar em consideração a necessidade de estabelecer um preço competitivo. Assim, é preciso purificar de uma forma que cubram os custos e as despesas do negócio, mas que além disso ainda deixe a empresa em um patamar competitivo para com as outras.
Gestão de Contas a Pagar e Receber
Esta é a parte em que todas as movimentações financeiras realizadas na empresa precisam ser controladas, além de documentadas e registradas. Visto isso, esse é o segmento que controla o dinheiro que a empresa precisa para pagar seus funcionários, impostos, fornecedores e tudo mais.
Por isso, é muito importante manter o controle assíduo desse segmento. Esquecer de pagar essas contas pode ocasionar em multas, ou outras sanções devido ao atraso. Por isso, para manter sua eficiência seguindo os seguintes passos pode contribuir. Para controlar a gestão de contas a pagar, confira a sequência:
- Conferência e aprovação do pagamento realizada pelo setor de origem da despesa;
- Cadastramento, agendamento e controle dos prazos e valores para pagamento;
- Autorização e efetivação do pagamento;
- Conciliação e baixa do pagamento.
Além disso, para manter o pagamento das contas em dia, é preciso receber pagamentos. Para fazer a gestão desses créditos a receber, sem levar prejuízo, é preciso manter um controle dos seus clientes, contabilizando os pagamentos, e assim obter um fluxo de caixa saudável.
Para manter uma gestão desse segmento de forma eficiente, separe a contabilidade em três “pastas”: contas provisionadas; contas previstas; e contas já recebidas. A primeira, servirá para que você possa realizar uma previsão dos pagamentos, dos valores desses, além de estipular uma meta mensal para a sua empresa.
Com base nessa análise, separe uma sessão para administrar as contas previstas. Levando em consideração cada cliente, o quanto cada um precisa pagar e quais as datas referentes a esses pagamentos.
Assim, para os pagamentos que já foram recebidos, e confirmados na conta bancária, é preciso manter um controle desses valores, e de suas notas fiscais. Dessa forma, sua empresa terá controle de todo dinheiro que foi recebido e enviado, evitando prejuízos, contas vencidas e multas.
Contabilidade
Neste setor, são administrados os ativos da empresa, assim como seus estoques, equipamentos, dinheiro, imóveis e tudo que pode ser relacionado ao patrimônio financeiro da empresa.
Ademais, também é realizado o controle dos bens passivos do negócio, como por exemplo, dívidas, contas a serem pagas, etc. Mediante os resultados obtidos pela relação do ativo e passivo, poderá ser afirmado se a empresa obteve lucro, ou prejuízo.
Tesouraria
Este é o setor que ficará diariamente responsável pelo fluxo de caixa. Ou seja, o controle de entrada e saída de valores das contas bancárias da empresa. Por isso, para os funcionários com esta função será preciso verificar frequentemente os recursos e as movimentações realizadas, principalmente durante um processo de tomada de decisão.
Gestão de Impostos
Neste segmento da rotina financeira estão os encarregados pelos cálculos dos impostos que deverão ser pagos pela empresa, assim como para todas as outras exigências tributárias. Será preciso selecioná-las com cautela, para evitar o pagamento de impostos indevidos.
Auditoria
A auditoria é fundamental para que o setor financeiro funcione de forma organizada e transparente. Para isso, é necessário constantemente revisar e avaliar as finanças em prol de proporcionar credibilidade aos relatórios financeiros e evitar imprevistos.
Em empresas de grande porte, essa é feita como forma de evidenciar para todos os sócios e os investidores como estão as finanças da empresa. Porém, também é extremamente relevante para as empresas de pequeno e médio porte, para avaliar suas próprias finanças.
Esta é uma prática obrigatória nas empresas de capital aberto. Isso acontece pois esses dados servirão com provas no quesito faturamento, balanço patrimonial e entre outros aspectos.
Manter a rotina do setor financeiro favorece a lucratividade da empresa
Quando uma empresa possui o controle das suas contas, ou seja melhora a sua gestão financeira, é possível observar uma tomada de decisões muito mais assertivas. Consequentemente, essa prolonga seu tempo de permanência no mercado, e assim a sua credibilidade.
Visto isso, empresas que possuem uma excelente gestão financeira, ultrapassam a barreira da organização financeira, adquirindo muito mais sucesso e um crescimento sustentável. Por isso, é necessário que os colaboradores compreendam que os objetivos da empresa dependem da rotina financeira.
Em vista disso, é elementar que os funcionários também estejam alinhados com a importância desse setor. Assim, eles também precisam compreender algumas características necessárias para esse sucesso.
Dentre essas estão a capacidade de prever cenários, além de planejar ações com base nesses cenários estudados. Por isso, também é indispensável que os colaboradores saibam como colocar em prática as estratégias traçadas.
Dessa forma, eles estarão alinhados com os objetivos e metas de atuação da empresa, promovendo em conjunto um crescimento sustentável desta. Assim, se fará possível reduzir custos, maximizando o faturamento mensal, semanal e até mesmo, anual.
Porque um controle de ponto pode contribuir com a sua empresa
Como uma forma de contribuir para a sua empresa, e também para os seus colaboradores, contratar um serviço de controle de ponto automatizado pode melhorar muito o rendimento dos mesmos.
Nestes sistemas irão constar informações para contabilizar as presenças e faltas dos funcionários, assim como as horas extras destes. Por isso, o controle de ponto faz toda a diferença para mais produtividade na rotina de trabalho, contribuindo para auxiliar na gestão dos seus funcionários.
